Управление проектами в «Битрикс 24»

Чтобы планировать работу в «Битрикс24», сотрудники компании пользуются инструментом «Задачи». А руководители с его помощью контролируют сроки и следят за выполнением поручений.

Иногда для какой-то объемной работы нужно привлечь разных сотрудников и создать для них несколько задач. Но следить за их выполнением по отдельности — сложно и неудобно. В этом случае можно объединить задачи с помощью инструмента «Проекты». С ним проще и удобнее планировать и контролировать совместную работу команды. В статье расскажем, как создавать, удалять и управлять проектами в «Битрикс 24».

Что такое проекты в «Битрикс 24» 

«Проект» — это единое пространство, в котором объединены связанные между собой задачи, файлы, беседы и встречи. Этот модуль позволяет организовать совместную деятельность в рамках одной группы. Например, несколько сотрудников компании работают над созданием сайта, но выполняют разные задачи с определенными сроками. При этом они взаимодействуют друг с другом, обмениваются файлами и сообщениями. Все задачи и материалы по этой работе можно объединить в проект «Создание сайта».

Руководителю и исполнителям проще искать нужную информацию — она находится в одном месте. Можно проверить, кто уже выполнил свое задание, а кто не укладывается в сроки, оценить результаты проделанной работы, оставить комментарии, написать сообщение коллеге, организовать планерку и т. д.

Чем отличается группа от проекта в «Битрикс 24»

В «Битрикс24» есть два инструмента для управления командной работой: «Группы» и «Проекты». Их главное назначение — объединить сотрудников и организовать их совместные действия. Это может быть отдел компании или группа людей, которая работает над общим заданием. Оба инструмента находятся в разделе «Группы».

Единственное, чем отличается проект в «Битрикс 24» от группы, — это сроки сдачи работы.

Для проекта можно установить конкретные даты начала и окончания. Сроки задач, созданные в рамках проекта, должны находиться в этом временном интервале.

Пример: вы создали проект и поставили дату окончания 25 апреля 2023 года. Если для новой задачи вы хотите назначить срок исполнения 27 апреля 2023 года, система запретит это действие и выдаст ошибку. Придется корректировать дату окончания проекта или выбирать другой срок для задачи.

Для групп не предусмотрены никакие ограничения по срокам.

«Проекты» чаще используются для работы с конкретными клиентами и сделками, когда для выполнения заказа собирается команда из разных отделов, каждому даются задачи и назначаются сроки.

Инструмент «Группа» больше подходит для совместной текущей работы отделов. Он используется для автоматизации внутренних процессов компании. Например, можно создать группу для сотрудников службы HR, где они будут ставить и контролировать задачи по приему персонала, разработке регламентов и методичек, проведению корпоративных мероприятий и т. д.

Битрикс24

2 490 ₽ 1 990 ₽

Быстрый просмотр

Настройка Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Внедрение Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Инструменты для совместной работы в проектах и группах

Группы и проекты в «Битрикс24» отображаются в одном списке. Найти его можно двумя способами. Первый — перейти в раздел «Группы» на левой панели инструментов. Второй:

1. Открыть раздел «Задачи и Проекты».
   
2.  Перейти во вкладку «Проекты».
   

При выборе проекта (или группы) открывается его карточка.

На верхней панели инструментов пользователь может отфильтровать свои задачи в проекте по ролям:

• исполнитель («Делаю»);
• помощник («Помогаю»);
• постановщик («Поручил»);
• наблюдатель («Наблюдаю»).

Задачи проекта можно просмотреть в виде списка или в режиме «Канбан». Во втором случае все задания структурированы в таблице по этапам выполнения. По умолчанию их три: новые, в работе, сделаны. Можно переименовывать этапы канбан-таблицы, удалять или добавлять новые столбцы. Когда исполнитель сделал работу, он самостоятельно переносит задачу в следующую ячейку.

Руководитель и остальные участники проекта видят эти изменения.

При работе с задачами можно использовать инструмент «Мой план». Это то же самое, что и «Канбан», но только для личного применения сотрудниками. В этом разделе можно самостоятельно планировать свою работу, и коллеги не будут видеть персональные задачи. В разделе «Гант» отображается диаграмма, которая наглядно показывает временные рамки заданий.

Для управления проектами и группами в «Битрикс 24» предусмотрен один и тот же набор инструментов:

• Новости. Это новостная лента для участников команды. В ней можно публиковать важные сообщения для группы, прикреплять файлы, оставлять комментарии к новостям. Есть функция создания новой задачи прямо в ленте.
  
• Календарь. Показывает уровень загруженности и сроки выполнения поручений. Можно открыть задачу прямо в календаре, настроить напоминание, посмотреть информацию, организовать созвон с командой по видеосвязи и т. д.
  
• Диск. Представляет собой облачное хранилище, куда участники команды добавляют материалы по проекту. Сюда можно загружать файлы ПК, документы «Битрикс24.Docs», Google Docs, MS Office Online и Office365. Доступно гибкое распределение прав доступа: можно разделить файлы на Диске и предоставить сотрудникам доступ только к тем папкам, которые нужны им для решения задач.
  
• Чат. Здесь можно вести личные переписки с коллегами, создавать каналы для публикации общих новостей и объявлений, формировать групповые чаты и добавлять в них участников. Сотрудники получат уведомление с приглашением по email и в личном кабинете «Битрикс24». В чатах можно пользоваться телефонией и создавать видеоконференции.
  
• База знаний. К проекту и группе можно привязать базу знаний, например, инструкции для разработчиков, рекомендации для дизайнеров и т. д. Материалы структурированы по папкам и представлены в виде многостраничного сайта или лендинга. Подробно о работе с базами знаний в «Битрикс24» мы рассказали в статье.

Если типовых инструментов недостаточно, можно подключить дополнительные приложения из «Маркета». Здесь доступно более 1 800 сервисов, в том числе для управления проектами: контроля сроков, группировки задач, создания отчетности и т. д.

Кто может создавать проекты и группы в «Битрикс24»

Создавать группы и проекты в облачной версии «Битрикс24» может любой сотрудник компании. В «коробке» права настраиваются через административную панель. Для этого необходимо активировать режим администратора, зайти в систему, открыть вкладку «Группы» и настроить права в блоке «Могут создавать рабочие группы».

Количество проектов в «Битрикс24» не ограничено.

Как создать проект в «Битрикс 24»

Зайдите в раздел «Группы» или во вкладку «Проекты» на странице «Задачи и Проекты» и нажмите кнопку «Создать».

Выберите тип «Проект».

Укажите название проекта. При необходимости поменяйте аватар группы и добавьте краткое описание проекта.

В нижней части формы кликните по ссылке «Расширенные настройки» и заполните следующие параметры:

• Сроки начала и окончания (этот пункт доступен только для «Проектов»).
• Теги — ключевые слова, по которым удобно объединять разные группы (проекты) по темам, доступным в поиске.
• Возможности. Здесь отметьте «галочками» инструменты, которые будут доступны для вашего проекта.
  
• Тип группы. Поставьте «галочку» для публикации проекта.
• Внешние пользователи. Отметьте «флажком», чтобы открыть доступ к группе для других пользователей, которые не участвуют в проекте.

После ввода всех параметров нажмите кнопку «Продолжить».

Выберите уровень конфиденциальности:

1. Открытый. Команда отображается в списке групп и видна всем сотрудникам. Все могут заходить в группу и свободно присоединяться к ней.
2. Закрытый. Доступ к информации есть только у участников. При этом все сотрудники видят группу в списке. Чтобы присоединиться к ней, необходимо отправить запрос и дождаться подтверждения.
3. Секретный. Группа не отображается в списке. Присоединиться к ней можно только по запросу.

Укажите руководителя проекта и помощника. Нажмите кнопку «Добавить сотрудника» и выберите способ отправки приглашения: по ссылке, на email или по номеру телефона, массовая рассылка, с привязкой к отделу или группу, регистрация нового участника и т. д. Укажите контакты и нажмите кнопку «Пригласить».

Новый проект появится в разделах «Группы» и «Задачи и Проекты». Прямо в списке (не заходя в сам проект) можно узнать следующую информацию:

• дату и время последней активности в проекте;
• показатель эффективности (в %) — соотношение выполненных задач к общему объему запланированной работы.

Чтобы посмотреть, кто работает в команде, нажмите на иконку в столбце «Участники».

После создания проекта для него доступен полный набор инструментов редактирования. Название, описание, изображение и все настройки может менять только владелец группы (руководитель проекта).

Как скопировать проект в «Битрикс 24» 

Созданный и настроенный проект можно скопировать. Эта функция позволяет существенно сэкономить время, если в компании постоянно создаются типовые проекты с похожими этапами и задачами.  Как скопировать проект в «Битрикс 24»:

1. Откройте группу, нажмите кнопку «О проекте» в правом верхнем углу.
2. В списке «Действия» выберите команду «Скопировать проект».
   
3. Измените название и дополнительные настройки, при необходимости добавьте новых участников.
   

Нажмите кнопку «Копировать».

Через меню «Действия» также можно менять настройки, редактировать права доступа, вносить данные и приглашать сотрудников.

Как перевести проект в группу и обратно

Уже созданный проект можно в любой момент перевести в группу и наоборот:

1. Нажмите кнопку «О проекте» в правом верхнем углу.
   
2. В списке «Действия» выберите команду «Редактировать проект».
3. Кликните по ссылке «Расширенные настройки».
   
4. Нажмите кнопку «Изменить».

Аналогичным образом можно перевести группу в проект. Отметьте «галочкой» нужный пункт и укажите сроки.

При переводе проекта в группу немного меняются роли. Руководитель проекта становится владельцем группы, а помощник руководителя — модератором. Права доступа при этом не меняются.

Битрикс24

2 490 ₽ 1 990 ₽

Быстрый просмотр

Обучение Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Интеграция Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Как удалить проект в «Битрикс 24» 

Перейдите в список групп и проектов и выполните следующие действия:

1. Отметьте выбранный проект «галочкой».
2. Нажмите кнопку «Удалить».

Система попросит подтвердить операцию. Нажмите «Удалить». Проект исчезнет из списка.

Если вы не хотите навсегда удалять группу из системы, переместите ее в архив. При необходимости ее можно будет восстановить.

Если у вас остались вопросы по работе с проектами в «Битрикс24», задайте их в комментариях или оставьте заявку — мы перезвоним вам и предоставим подробную консультацию!