В последние 3 года онлайн-кассы стали самым востребованным торговым оборудованием. Федеральный закон № 54, вступивший в действие в мае 2003 года, обязывает использовать их практически в каждой сфере бизнеса за редким исключением. Розничные точки, предприятия общепита, интернет-магазины, вендинг и обслуживающие компании должны принимать расчеты от клиентов только через онлайн-кассу, иначе они — нарушители закона и рискуют получить штраф. Кого все-таки освободили от использования ККТ? Как зарегистрировать кассу в ФНС и настроить для корректной работы? Какие документы нужны? Подробные ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.
Для кого обязательна работа с онлайн-кассой
Масштабная кассовая реформа началась в 2017 году и закончилась в июле 2021-го. Никаких отсрочек и преференций больше не предвидится. Подавляющее большинство предпринимателей и юридических лиц обязаны выдавать кассовые чеки за реализованные товары и оказанные услуги независимо от того, каким образом расплатился клиент — картой, наличкой или посредством смартфона. Это правило касается в том числе и бюджетных учреждений, ведущих коммерческую деятельность.
Некоторым субъектам сделали послабление и разрешили использовать одну кассу удаленно от места приема расчета. В этот список вошли интернет-магазины, вендинговый бизнес, разносная торговля, организации с курьерской доставкой и городской транспорт.
Кто освобожден от использования кассы
Итак, требования по работе на контрольно-кассовой технике распространяются на розничную торговлю, сферы общественного питания и оказания услуг, интернет-коммерцию и вендинг. В числе исключений:
- кредитные организации;
- услуги нянь и сиделок;
- сдача в аренду предпринимателями собственного жилья;
- деятельность агентов;
- производство изделий народного промысла;
- ремонт обуви, сумок, изготовление ключей;
- продажа газет и журналов в киосках;
- торговая деятельность на ярмарках и др.
Полный перечень предпринимателей, освобожденных от применения кассы, приведен в ст. 2 Закона № 54-ФЗ. В местах, отдаленных от сетей связи, кассу можно использовать в автономном режиме (без подключения к интернету). В этом случае ККТ печатает чеки, но не отправляет их в ФНС в режиме онлайн. В труднодоступных населенных пунктах разрешается работать без кассы, но по требованию покупателя необходимо предоставить бумажный документ, подтверждающий оплату.
Может ли ИП работать без кассы
С предпринимателями, освобожденными от применения ККМ по закону, все понятно — они не обязаны автоматизировать расчеты с покупателями и выдавать чеки. Возможно в будущем требования 54-ФЗ распространятся и на них, но пока к этому нет никаких предпосылок. Все остальные «частники», не попавшие в число освобожденных, должны проводить оплату с клиентами только через кассу. Первого июля этого года закончилась последняя отсрочка для предпринимателей без наемного персонала в штате:
- торгующих продукцией собственного производства (одеждой, кулинарией, украшениями и т. д.);
- оказывающих услуги населению: репетиторство, юридические консультации и другие;
- выполняющих работы: пошив одежды, изготовление мебели на заказ, пассажирские перевозки и т. п.
Может ли кто-то из перечисленных ИП работать без кассового аппарата? В статусе индивидуального предпринимателя уже нет. Заниматься привычной деятельностью без ККТ разрешается только при переходе на специальный налоговый режим для самозанятых.
Использование кассы на рынках
По закону торговлю на рынке можно осуществлять без использования кассового аппарата, но только если в ассортименте нет:
- маркированных товаров, подконтрольных системе «Честный ЗНАК»: шуб, домашнего текстиля, духов, обуви и др.;
- технически сложных изделий, например, ноутбуков, смартфонов или телевизоров;
- подакцизной продукции.
Допустим, предприниматель торгует с лотка или разносит продукцию по рынку (у него нет павильона или палатки) — это законное основание не пользоваться кассовым аппаратом. Как только в ассортименте появятся подакцизные или маркированные товары, например, кухонные полотенца, торговля без ККМ станет незаконной, что повлечет за собой штрафные санкции.
Кассы на транспорте
Требования Закона № 54-ФЗ не обошли стороной и транспортную сферу — пассажирам в такси, маршрутках, трамваях и автобусах также должны выдавать кассовые чеки или использовать предусмотренные законодательством альтернативные варианты:
- предоставлять билеты (талоны) со ссылкой, по которой можно получить чек;
- направлять в СМС или по электронной почте сведения об услуге и адрес интернет-ресурса для скачивания чека;
- выдавать билеты с реквизитами кассового чека;
- предоставлять пассажиру возможность отсканировать QR-код с экрана мобильного устройства.
Таксисты-частники, работающие в одиночку на своих машинах и не оформленные в качестве самозанятых, должны поставить мобильную кассу в салоне. В транспортных компаниях (таксопарках) чаще всего используют удаленные кассы, а пассажиры получают чеки в электронном виде.
Какие документы необходимы для работы онлайн ККТ
Онлайн-касса оснащается фискальным накопителем, где хранятся данные о каждой продаже, и отправляет электронные чеки в ФНС в режиме реального времени. Установка ККТ не вызывает никаких сложностей. Все процедуры от покупки до регистрации можно выполнить онлайн за пару дней. Рассмотрим подробнее, какие документы необходимы для работы онлайн ККТ, и как подготовиться к ее внедрению:
| Этап | Документы |
| Выпуск электронной подписи (ЭП) на имя ИП или руководителя предприятия. Она нужна для постановки кассы на учет в ФНС, перерегистрации, заключения договора с оператором фискальных данных (ОФД). ЭП выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. С 1 июля 2022 года ее можно получить бесплатно в ФНС | Сертификат ЭП (необходимо ежегодно продлевать или получать новый) |
| Установка средства криптографической защиты (СКЗИ) на компьютер. Криптопровайдер обязателен для работы с электронной подписью. Чаще всего устанавливают отечественное ПО КриптоПро CSP. При использовании Рутокен ЭЦП 2.0 инсталляция СКЗИ не требуется — лицензия уже записана на USB-носитель | Лицензия для ПО криптозащиты |
| Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД) и оплата выбранного тарифа. ОФД выполняет функцию посредника — получает элекронные документы от кассовых аппаратов в режиме онлайн и передает их в ФНС | Договор на оказание услуг с ОФД |
| Подключение кассы к проводному или мобильному интернету, оплата тарифа | Договор на обслуживание с провайдером |
| Регистрация кассы в налоговой службе через интернет | Заявление, заполненное в личном кабинете nalog.ru, по форме, утвержденной ФНС. Никаких копий документов загружать не придется |
| Фискализация ККТ (ввод в эксплуатацию) | Регистрационный номер кассы, полученный в ФНС |
В течение 10 рабочих дней после фискализации кассы на указанный электронный адрес придет регистрационная карточка. Она подтверждает законность использования этой техники для расчетов с покупателями. Документ нужно хранить на протяжении всего срока использования ККМ.
Как зарегистрировать кассовый аппарат
Поставить ККТ на учет можно лично в налоговой инспекции. Для этого нужно собрать пакет документов и несколько раз посетить отделение ФНС. На сайте nalog.ru можно зарегистрировать кассовый аппарат гораздо быстрее и проще. Вся процедура занимает не более 15 минут.
Шаг 1. Подать заявление в личном кабинете юрлица или ИП на сайте nalog.ru:
- зайти в раздел «Учет ККТ» и нажать кнопку «Зарегистрировать ККТ»;
- заполнить все пункты в анкете: адрес и место установки, модель, заводские номера кассы и ФН, особенности применения устройства (например, для развозной торговли), название ОФД;
- отправить заявку на рассмотрение.
Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» (в разделе «Учет ККТ») появится регистрационный номер.
Шаг 2. Ввести номер ККТ и ИНН в онлайн-кассу (порядок действий зависит от типа и модели аппарата). Например, для устройств АТОЛ это делается на компьютере с помощью драйвера торгового оборудования. В разделе «Регистрация ККТ» необходимо заполнить форму, указав данные о компании, адрес места установки кассы и другую информацию. С особой внимательностью следует заполнять строки с ИНН и регномером. Если допустить ошибку хотя бы в одной цифре, ФН станет непригодным для дальнейшего применения, и его останется только выбросить. По завершении процедуры онлайн-касса напечатает отчет о регистрации (его нужно сохранить для следующего этапа). Для всех кнопочных автономных касс и фискальных регистраторов порядок действий примерно одинаковый. Фискализацию смарт-терминалов можно выполнить на самом устройстве, следуя подсказкам.
Шаг 3. Завершить регистрацию на сайте ФНС. Для этого необходимо вернуться в личный кабинет, открыть вкладку «Учет ККТ» → «Отчет о регистрации ККТ» и указать данные из напечатанного чека:
- время операции;
- порядковый номер документа;
- 10 цифр из строки «Фискальный признак».
При нажатии кнопки «Подписать и отправить» анкета уйдет на проверку в ФНС. Если все сделано правильно, на сайте появится отметка об успешной регистрации. Через несколько дней (не более 10) в ЛК налогоплательщика появится регистрационная карточка. Она подтверждает, что устройство поставлено на учет в налоговой инспекции и работает в соответствии с законом.
Шаг 4. Подключить ККТ к личному кабинету ОФД. Для начала нужно настроить канал связи между кассой и сервером оператора фискальных данных, ввести хост, порт ИНН компании (ОФД) и другую информацию. В кнопочных моделях и ФР эта процедура осуществляется на ПК через драйвер, в смарт-терминалах и мобильных кассах — в настройках на самом аппарате.
Далее необходимо зайти в ЛК на сайте ОФД и в разделе «Кассы» добавить новое устройство, указав регистрационные данные. Можно приступать к работе с онлайн-кассой.
Работа на контрольно-кассовой технике: базовые операции
Работа с онлайн-кассой начинается с открытия смены — операция сопровождается печатью соответствующего отчета. В нем содержится информация об аппарате, смене и кассире, который ее открыл. Как и стандартные кассовые чеки, этот документ отправляется ОФД в режиме онлайн. В торговых точках с невысокой пропускной способностью смену рекомендуется открывать в момент обслуживания первого покупателя. В конце дня кассир закрывает смену, формируя отчет о ее завершении и сдавая наличность.
Как выбрать кассу
Производители торгового оборудования предлагают несколько видов кассовой техники:
- кнопочные автономные модели — самый бюджетный вариант ККТ для начальной автоматизации расчетов в мелких розничных точках с небольшим ассортиментом и работы на выезде (если за день нужно пробивать до 20–30 чеков за смену);
- мобильные кассы — компактные устройства с емким аккумулятором, отличаются от автономных наличием сенсорного экрана (5 дюймов), подходят для любых выездных сотрудников (курьеров, таксистов, предпринимателей, оказывающих услуги по месту нахождения клиента);
- смарт-терминалы — кассы с большим сенсорным экраном (диагональ от 7 до 12 дюймов) и широким комплектом интерфейсов для проводного и беспроводного подключения, используются в магазинах с небольшим и средним клиентопотоком (до 100 человек за смену), кафе, барах, отелях, парикмахерских, автосервисах;
- фискальные регистраторы — работают в составе POS-систем на предприятиях розничной торговли любого формата, различаются по скорости печати чеков (до 300 мм/с).
Все современные кассы адаптированы для торговли алкоголем и маркированной продукцией. Не рекомендуем выбирать для этих целей кнопочные «автономки» — ввод номенклатуры в чек занимает гораздо больше времени, чем на смарт-терминале или в POS-системе. Некоторые производители, например, Эвотор, предлагают специальные программные решения для работы с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом».
Функции онлайн-кассы
Функциональность ККТ зависит от установленной на ней кассовой программы. Они отличаются дополнительными «фишками», но стандартный набор возможностей у всех одинаковый:
- открытие и закрытие смены;
- передача ОФД данных обо всех продажах;
- прием наличных денег и банковских карт;
- создание и печать чеков продажи, коррекции, возврата;
- отмена покупки;
- работа с любыми признаками способа расчета: полная оплата, аванс, кредит, возврат кредита;
- регистрация списаний;
- продажа по свободной цене (в чеке указывается общая сумма без конкретизации по товарам и количеству).
Дополнительные функции:
- прием смешанной оплаты (наличностью и по карте);
- работа с отложенными чеками;
- применение скидки на весь чек и на отдельные позиции;
- работа с картами лояльности, учет бонусов;
- прием подарочных сертификатов в счет оплаты;
- создание простых статистических отчетов и др.
Для добавления товаров в чек есть несколько способов: используя поиск в базе по названию или локальному коду, путем считывания этикетки с помощью сканера штрихкодов.
Большинство производителей ККТ предлагает пользователям доступ к облачному сервису. В нем можно получать подробную аналитику о продажах, загружать в кассу тысячи номенклатурных позиций за несколько минут, вести товароучет и удаленно контролировать работу сотрудников.
Как создать кассовый чек
Пошаговые действия, как работать с кассовым аппаратом, следует уточнять в инструкции пользователя — у каждой модели есть свои нюансы. Мы рассмотрим процесс расчета на примере смарт-терминала Эвотор:
- Откройте главное меню и нажмите кнопку «Продажа».
- Добавьте товар вручную через поиск или с помощью сканера штрихкода.
- Укажите количество и нажмите «В чек».
- В новом окне, где отображается название товара, цена и количество единиц, нажмите «К оплате».
- Выберите способ оплаты: наличными или банковской картой (при корректировке шаблона можно настроить и другие варианты, например, купон или подарочный сертификат).
- При оплате «наличкой» укажите сумму, принятую от покупателя, чтобы ККТ рассчитала сдачу.
- Подтвердите операцию клавишей «оплатить».
После приема платежа онлайн-касса распечатает чек, а на экране появится уведомление «Оплачено». На фискальном документе есть QR-код, по которому покупатель может проверить сведения о покупке с помощью приложения от ФНС.
Какие чеки бывают
При продаже товара формируется стандартный кассовый чек. Но кроме него бывают и другие фискальные документы. Если во время приема платежа отключили электричество или в конце рабочего дня в кассе больше «налички», чем нужно, сотрудник магазина формирует чек коррекции на неучтенные продажи.
Если пробили лишние позиции или покупатель вернул товар, создают чек возврата. Для этого нужно принять от клиента заявление на возврат товара и пробить на ККМ новый чек. Реквизиты в нем такие же, как и в документе о продаже, но в строке «признак расчета» указывают «возврат прихода».
Покупатель вносит стопроцентную или частичную предоплату за товар или услугу, которую еще не получил — продавец выдает ему чек с признаком способа расчета «Предоплата». При передаче товара формируется еще один документ с признаком «полный расчет» с указанием окончательной суммы покупки с учетом ранее внесенного платежа.
Что делать, если пропал интернет
При отключении интернета нет необходимости останавливать работу кассового узла. Можно пробивать чеки покупателям в привычном режиме. Фискальный накопитель сохранит неотправленные данные и передаст их в контролирующий орган сразу, как только восстановится доступ к интернету.
Закон дает ровно 30 дней для устранения технических сбоев и отправку накопившихся чеков оператору. Если этого не сделать в указанный период, фискальный накопитель блокируется. Менять его не придется. При восстановлении подключения к интернету чеки выгружаются на сервер ОФД. Когда оператор направит подтверждение, блокировка с ФН снимается, после чего можно формировать новые фискальные документы в привычном режиме.
Блокировка ФН из-за отсутствия интернета — не единственная проблема, с которой могут столкнуться пользователи ККМ. Чтобы избежать сбоев в работе кассового узла, рекомендуем воспользоваться услугой технического сопровождения от нашей компании. Техподдержка в режиме 24/7 обеспечивает быстрое устранение ошибок в работе с кассой. Большинство проблем наших клиентов мы решаем за одно обращение.
