Как правильно закрыть смену на кассе

В конце каждого рабочего дня продавец должен закрыть смену на онлайн-кассе и напечатать соответствующий отчет. Если этого не сделать, фискальный накопитель (ФН) временно блокируется. Как следствие, придется остановить работу магазина. Если продолжить продажи, грозит штраф. В статье расскажем, как правильно закрыть смену на кассе, приведем примеры проведения операции на популярных моделях аппаратов.

Как закрыть смену ККТ и какой отчет нужно формировать

Для соблюдения требований закона № 54-ФЗ (далее — Закон)Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ недостаточно просто установить ККТ, нужно еще и правильно ее использовать. Каждый день кассир должен создавать два отчета:

1. Об открытии смены — перед тем, как начать принимать платежи от покупателей.
2. О ее закрытии — в конце рабочего дня.

Эти документы, как и кассовые чеки, отправляются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД) в режиме онлайн.

Отчет о закрытии смены нужно сформировать не позднее 24 часов после ее открытия. Иначе касса перестанет печатать чеки. Чтобы не получить штраф, придется остановить работу торговой точки. Это приведет к финансовым потерям и снижению лояльности покупателей.

В отчете об окончании смены отражены основные показатели по кассе за прошедший рабочий день:

• количество выданных чеков;
• число неотправленных ОФД документов;
• дата и время операции.

Кроме этого, в отчете должны быть указаны обязательные реквизиты согласно п. 5 ст. 4.1 Закона: фискальный признак, Ф. И. О. кассира, номер смены и др.

Дальше ответим на самые популярные вопросы о том, как снимать отчет по кассе в конце смены в разных ситуациях.

Оказываем удаленно

Обучение работе на ККТ

1 500 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Техническое сопровождение

8 000 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Подключение эквайринга

2 000 ₽

Быстрый просмотр

Рабочий день не закончен — можно ли завершить смену

В законодательных актах не указана определенная продолжительность смены. То есть она может длиться любое количество часов, но не более суток (24 часов). Также нет никаких требований по завершению рабочего дня в строго определенное время.

Что делать при круглосуточной работе магазина?

В некоторых магазинах, супермаркетах и на заправках кассовый аппарат функционирует в режиме нон-стоп. Сеанс в любом случае придется закончить не позднее чем через 24 часа после его начала. Обычно это происходит во время технического перерыва или при смене кассира. Торговля прекращается на 5–10 минут, а потом возобновляется, но уже с новой смены.

Обязательно ли закрывать смену, если не было продаж

Если вы уже начали новую смену, ее нужно завершить в любом случае, независимо от наличия расчетов и количества пробитых чеков. Если не было ни одной продажи, кассир формирует нулевой отчет.

Что делать, если не все чеки отправлены ОФД

Наличие неотправленных чеков — не препятствие для закрытия смены. Желательно устранить ошибку до окончания рабочего дня. Если не получилось этого сделать, то сначала закройте смену, а уже потом решайте проблему с отправкой чеков. Обычно ситуация связана с отсутствием интернета или неправильными настройками обмена данными с ОФД.

Если по какой-то причине ККТ не отправляет чеки, отчет о закрытии тоже не будет доставлен оператору. Однако из-за этого касса не блокируется. Главное — завершить смену. Операция в любом случае фиксируется на ФН. По Закону, у владельца кассы есть 30 дней с момента формирования фискального документа, чтобы передать его ОФД.

Если не получается решить проблему с отправкой чеков самостоятельно, можете обратиться к нам. Звоните на номер 8 (800) 500-25-91, поможем быстро решить проблему.

Можно ли закрывать и открывать смену несколько раз в день

В Законе не предусмотрено разрешенное количество открытий и закрытий. Оператор может начать сессию, чтобы сделать один расчет, а потом сразу завершить ее. Потом снова открыть, сформировать чек и повторно закрыть. Смена может продлиться как 1 час, так и целые сутки.

Обязательно ли открывать и закрывать смену каждый день

Если у вас не предвидятся продажи, то необязательно открывать и закрывать смену каждый день.

Как снять отчет о завершении смены на разных кассах

Принцип закрытия смены одинаков для всех кассовых аппаратов, но порядок действий может различаться в зависимости от модели и установленного софта. Рассмотрим, как закрыть смену на примере ККТ АТОЛ, Меркурий, Эвотор.

АТОЛ

Компания «АТОЛ» выпускает фискальные регистраторы (ФР), смарт-терминалы и компактные кнопочные модели. Порядок действий разберем на примере автономной кассы (ньюджера) АТОЛ 91Ф.

Касса АТОЛ 91Ф

Как закрыть смену:

1. Несколько раз нажмите на кнопку «С», пока на экране не появится форма для ввода пароля.
2. Нажмите F2 для входа в меню «Роль».
3. Выберите пункт «Администратор» и нажмите «Ввод».
4. Введите пароль (по умолчанию — «30»).
5. В основном меню выберите команду «Закрытие смены».
6. Появится предупреждение о том, что смена будет закрыта. Дайте согласие.
   

   Строка «Предупреждение»

Если все сделано правильно, касса напечатает соответствующий отчет, после чего ее можно выключить.

Меркурий

Рассматриваем на примере Меркурий 115Ф.

Для завершения смены следуйте инструкции:

1. Несколько раз нажмите на кнопку «РЕ», пока не увидите на экране вкладку «Отчеты ФН».
2. Подтвердите выбор нажатием на «ИТ».
3. Зайдите под правами Администратора, указав пароль (по умолчанию — «22»).
4. Выберите в меню пункт «Закрыть смену» и нажмите «ИТ».

Дождитесь, когда сформируется отчет.

Фискальный регистратор и «1С:Касса»

Фискальные регистраторы (ФР), в отличие от «автономок», работают под управлением внешнего устройства — POS-компьютера или обычного ПК. И порядок действий по закрытию смены зависит от интерфейса кассовой программы. Рассмотрим, как закрыть смену на примере приложения «1С:Касса»:

1. Перейдите в раздел «Рабочее место кассира».
2. Щелкните по кнопке «Еще» в верхнем меню и из выпадающего списка выберите пункт «Закрыть смену (Z-отчет)».
   

   Кнопка «Еще» и строка «Закрыть смену (Z-отчет)»

3. В открывшемся окне нажмите «Да».
   

   Закрытие смены

Смена успешно закрыта. ККТ отправит отчет ОФД, а ФР распечатает его бумажную копию.

Эвотор

Кроме автономных ККТ и ФР, есть еще один вид онлайн-касс — смарт-терминалы, с сенсорным экраном. Закрытие смены на таких устройствах осуществляется в пару кликов. Расскажем подробнее на примере модели Эвотор 6:

1. Перейдите в раздел «Отчеты».
   

   Раздел «Отчеты»

2. Нажмите на вкладку «Кассовый отчет».
   

   Кассовый отчет

3. Кликните по кнопке «Закрыть смену» и отправьте отчет на печать.
   

   Закрытие смены и печать отчета

Для устройств Эвотор разработано специальное приложение для забывчивых пользователей. В нем можно задать конкретное время, когда кассовая программа автоматически создаст и распечатает отчет о закрытии смены.

Подробнее о ККТ этой модели читайте в нашей статье «Эвотор 6: «умная» онлайн-касса для автоматизации продаж».

Как закрыть смену на ПК с помощью драйвера ККТ

Обычно драйвер используется для принудительного закрытия сессии, когда не удается это сделать на самом устройстве. Например, если зависла программа или текущая смена превысила 24 часа.

Для ККТ АТОЛ используют драйвер от компании-производителя — софт, который предназначен для быстрой настройки основных параметров работы онлайн-кассы. Загружается на компьютер вместе с основным драйвером ККТ.

Скачайте софт для своей версии операционной системы на официальном сайте разработчика, откройте дистрибутив на рабочем ПК и следуйте инструкции. В бесплатной версии предусмотрен базовый набор функций, в том числе и для открытия/закрытия смен. Полнофункциональный вариант требует покупки лицензии.

Как закрыть смену на онлайн-кассе АТОЛ через драйвер:

1. Подключите устройство к ПК, на котором установлен программный компонент.
2. Откройте драйвер.
3. Перейдите во вкладку «Отчеты».
4. Выберите тип документа «0 — отчет о закрытии смены».
5. Нажмите на кнопку «Сформировать отчет».

Драйвер ККТ для АТОЛ

Для ФР завершить сессию тоже можно через утилиту «Тест драйвера». Интерфейс почти такой же, как и у аналогичной программы для АТОЛ.

Тест драйвера для ФР

Как снять на кассе отчет о закрытой смене: что делать, если возникли проблемы

Если вы превысили 24-часовой лимит, касса блокируется, и любые операции на ней становятся недоступны, кроме одной — закрытия смены. Завершите текущую сессию и дождитесь, когда ККТ распечатает фискальный документ. Только после этого сможете открыть новую смену и пробивать чеки. Если не получается закончить сеанс на самой кассе, попробуйте через драйвер ККТ, как мы описали выше.

Прежде чем начать пользоваться кассой, рекомендуем внимательно изучить инструкцию производителя. Там подробно описано, как закрыть смену на ККТ. Рассмотрим типичные проблемы с закрытием смены и способы их решения.

Смена закрыта, но не получается открыть новую

При попытке начать новую сессию на экране возникает ошибка «Нет ККТ с закрытой сменой». Обычно такое случается при использовании ФР в паре с товароучетной программой — «1С:Касса», «1С:Розница» и другими.

Ошибка может означать следующее: в «1С» смена закрыта, но пользователь быстро выключил ПК, или «вырубили» электричество, и информация не поступила в память ФН. Для решения проблемы выполните принудительное закрытие смены через драйвер.

Невозможно закрыть смену: распространенные причины

Проблемы с закрытием смены могут быть связаны не только с ошибкой кассира или отсутствием электричества, но и с техническими неполадками самого аппарата (например, поврежден кабель) или с тем, что на ККТ неправильно установлены время или дата.

Если вы делаете все, как обычно, следуете инструкции, но онлайн-касса не позволяет закрыть сессию, скорее всего, причина в аппаратном или программном сбое. Не можете сами устранить проблему — звоните по номеру 8 (800) 500-25-91, чтобы получить помощь специалиста. Также можете заказать услугу технического сопровождения в пару кликов.

Не удается закрыть смену при переполненном ФН

Если фискальный накопитель переполнен, на экране кассы появляется сообщение «Исчерпан ресурс КС ФН». Это значит, что истек срок службы фискального накопителя.

Исчерпан ресурс приптопроцессора ФН

Для замены ФН нужно закрыть смену. Но если ошибка появилась при открытой сессии и завершить ее не получается, то в официальных руководствах производители ККТ «АТОЛ» и «Эвотор» в этом случае рекомендуют сразу обращаться в сервисный центр.

Обратите внимание! Самостоятельно вы не сможете заменить ФН при открытой смене!

Специалисты сервисного центра закроют сессию непосредственно в ФН с помощью специальных утилит. Документ об окончании смены будет отправлен в ваш личный кабинет на портале ОФД.

Кассы заранее уведомляют пользователя о скором окончании срока службы ФН. Рекомендуем не откладывать замену устройства на последний день.

О выборе ФН мы рассказали в статье «Какой фискальный накопитель нужен в 2023 году: на 15 или 36 месяцев? Разъяснения ФНС».

Оказываем удаленно

Регистрация кассы в ФНС

3 500 ₽

Быстрый просмотр

Настройка онлайн-кассы

1 000 ₽

Быстрый просмотр

Будет ли наказание, если вовремя не завершить смену

Если вы забыли снять отчет в конце рабочего дня, ничего страшного не произойдет. Даже если налоговая обнаружит эту ошибку, она не сочтет ее серьезным нарушением. Последствия наступят в том случае, если смена длится больше суток, ФН заблокирован, а продавец продолжает принимать оплату от покупателей и не применяет онлайн-кассу. За торговлю без ККТ предусмотрен штраф:

• для ИП и должностных лиц — 25–50 % от суммы расчета;
• для организаций — 75–100 %.

За невыдачу чека покупателю предприниматель может получить штраф в 2 000, а юрлицо — 10 000 руб. Отсутствие в чеке фискального признака трактуется как применение ККТ, несоответствующей требованиям Закона. За это нарушение ИП придется заплатить от 1,5 до 3 тыс., а организации — от 5 до 10 тыс. руб. ( ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФКодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Как избежать штрафов

Если вы уже допустили нарушение, можно избежать денежного взыскания, обратившись в налоговую. Составьте в произвольном виде заявление с объяснением, почему вы не смогли закрыть смену. Например, по причине сбоев в подаче электроэнергии или неисправности ККТ.

Если вы не можете устранить текущие проблемы с онлайн-кассой — звоните по номеру 8 (800) 500-25-91. Мы настроим ККТ и ликвидируем неисправности.