По закону № 54-ФЗ подавляющая часть предпринимателей и организаций при приеме оплаты от покупателей обязана использовать кассовые аппараты. Это касается в том числе и бюджетных учреждений, которые осуществляют коммерческую деятельность.
До конца II квартала 2021 года «частники» без наемного персонала могли на законных основаниях принимать платежи от клиентов без кассовых аппаратов. Но 1 июля отсрочка закончилась и для них.
Нужна ли онлайн касса для ИП без работников? Как выбрать ККМ с учетом специфики бизнеса и бюджета? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
Касса для ИП без работников в 2021: нужна или нет
Переход на повсеместное использование онлайн-касс осуществлялся постепенно. По данным ФНС, с 2017 года более 1,5 млн налогоплательщиков зарегистрировали около 3,5 млн ККТ. В июле 2021 года завершилась последняя волна кассовой реформы. Теперь работа с онлайн-кассами обязательна почти для всех организаций и ИП, принимающих расчеты от физлиц в сферах:
- розничных продаж;
- оказания услуг;
- общественного питания;
- интернет-торговли;
- вендинга.
В 2021 году использование кассы стало обязательным и для ИП без работников (без заключения трудовых договоров):
- оказывающих услуги на выезде и в офисах (клининг, ремонт, репетиторство и другие);
- выполняющих работы, например, возведение конструкций, создание фотографий, разработка ПО;
- торгующих продукцией собственного изготовления, например, кулинарными изделиями, одеждой, аксессуарами и игрушками hand made.
Площадка для реализации товаров и услуг не имеет значения. Даже если предприниматель работает на дому, он должен проводить все расчеты через кассу. То же касается и торговли через интернет-магазины и социальные сети.
Каким ИП без работников не нужна онлайн-касса в 2021 году
«Частникам», ведущим бизнес без наемного персонала, доступен еще один спецрежим — НПД (налог на профессиональный доход). Он дает возможность законно принимать оплату от физлиц без онлайн-кассы. При этом следует помнить об ограничениях:
- для перехода на спецрежим ИП должен работать без сотрудников;
- у него отсутствует доход от использования имущества;
- получает выручку до 2,4 млн рублей в год.
Если предприниматель соответствует перечисленным условиям, он может оформить НПД — стать самозанятым и спокойно работать без онлайн-кассы. НПД нельзя совмещать с другими спецрежимами. Предприниматель должен отказаться от УСН, ЕСХН и патента.
Важно! Граждане, которые осуществляют коммерческую деятельность в статусе самозанятых, так же, как и ИП, бессрочно освобождены от использования ККМ.
Для каких коммерческих операций не нужны ККМ
Кроме льготников (ИП и самозанятые на НПД), есть еще категории бизнеса, для которых в принципе не требуется установка онлайн-кассы. К ним относятся:
- торговля бумажными газетами и журналами в киосках;
- реализация ценных бумаг;
- организация питания в образовательных учреждениях;
- торговля на открытых рынках, ярмарках и выставках;
- продажи мороженого в киосках, безалкогольных напитков, молока и воды на разлив;
- ремонт обуви;
- изготовление ключей;
- услуги по уходу за больными, пожилыми и детьми;
- вспашка огородов и распиловка дров;
- услуги носильщиков на вокзалах;
- продажа изделий народного художественного промысла;
- сдача индивидуальным предпринимателем собственного жилого имущества в аренду и др.
Представители всех сфер бизнеса, освобожденные от использования кассы, перечислены в ст. 2 54-ФЗ.
Какие еще есть способы законно не работать с онлайн-кассой
Если ИП не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, у него есть еще два законных способа избежать установки онлайн-кассы.
Во-первых, можно заключить договор со службой курьерской доставки. В этом случае сотрудник принимает от покупателя оплату, используя мобильную кассу, и выдает ему чек с реквизитами продавца. Такой вариант ограничивает покупателей в выборе способов оплаты — за товар можно заплатить только курьеру.
Во-вторых, можно реализовывать свою продукцию через партнерский сайт (маркетплейс). Предприниматель, зарегистрированный на сторонней торговой площадке, продает товар через онлайн-кассу партнера, заплатив за эту услугу определенную комиссию. Оплату он получает не от конкретного покупателя, а от маркетплейса. Чеки на покупку клиентам отправляет торговая площадка, на которой был оформлен заказ.
Как выбрать ККТ для ИП без работников в 2021 году
Итак, в начале июля 2021 года закончилась последняя отсрочка по кассам — для ИП без работников, оказывающих услуги и продающих товары собственного производства. Теперь все наличные и безналичные платежи от физлиц они должны проводить через ККТ с выдачей чека (бумажного или электронного).
Типы онлайн-касс
Для микробизнеса можно использовать бюджетные кассы с минимальной функциональностью, рассчитанные на небольшой клиентопоток, с пробитием до 50–100 чеков за смену:
| Тип устройства | Краткое описание | Сферы применения |
| Кнопочные автономные кассы | Моноблочный аппарат с небольшим монохромным дисплеем, физической клавиатурой, встроенным чековым принтером, аккумулятором и отсеком для фискального накопителя (ФН). Работает на простом командно-управляемом ПО и выполняет базовый набор функций (без поддержки программы лояльности, отложенных чеков и др.) | Мелкие розничные точки без выделенной кассовой зоны и с прилавочной торговлей, оказание услуг на выезде |
| Мобильные кассы | Устройство на базе планшета с сенсорным экраном 5,5 дюйма (без клавиатуры), АКБ и термопринтером. На борту — оперативная и flash-память, фотокамера для считывания штрихкодов. Касса работает на Android или фирменных ОС (например, Evotor OS). Некоторые мобильные кассы оснащаются встроенным модулем эквайринга для приема магнитных, чипированных и бесконтактных карт | Магазины с ассортиментом от 100 позиций, где нужен количественный товароучет (кнопочные кассы позволяют вести только суммовой), выездная торговля, услуги такси |
| Смарт-терминалы | Имеют такой же тип исполнения, как и у мобильных касс, но отличаются от них увеличенным размером экрана (от 7 дюймов) и расширенным комплектом интерфейсов. Рассчитаны на стационарную и мобильную эксплуатацию | Бутики, цветочные магазины, торговые точки формата «у дома», закусочные, кондитерские, столовые |
| Фискальные регистраторы | Работают в паре с управляющим оборудованием — ПК, POS-компьютером, моноблоком или смартфоном с кассовой программой. Оснащаются ФН, печатающим механизмом и портами для подключения к ПК | Используются преимущественно в розничной торговле |
Критерии выбора
При выборе кассы для ИП без работников обращайте внимание на следующие факторы:
- Продолжительность автономной работы. Этот параметр важен для торговли и оказания услуг на выезде. Если нужно работать на одном заряде полную смену, выбирайте мобильные и автономные кассы с аккумулятором емкостью не менее 5 600 мАч. Некоторые устройства можно заряжать от автомобильного прикуривателя и использовать с повербанком.
- Скорость печати. Для магазинов с проходимостью более 100 человек в день следует выбирать фискальные регистраторы и смарт-терминалы, печатающие на скорости от 100 мм/с. Если предприниматель оказывает услуги на выезде и пробивает не более 30–50 чеков, подойдет автономная или мобильная ККМ со скоростью печати 50–80 мм/с.
- Интерфейсы для подключения периферии. Мобильные и автономные кассы оснащаются USB-портом и модулем Bluetooth. Одновременно к ним можно подключить не более 1–2 устройств (например, PIN-pad и 2D-сканер). Смарт-терминалы поддерживают несколько USB-портов, RS-232, RJ11/12 для подключения весов, дисплея покупателя, денежного ящика.
- Способы передачи данных ОФД. Если в помещении нет Wi-Fi-сигнала, выбирайте смарт-терминал с Ethernet. Для работы на выезде нужна касса с подключением к мобильному интернету (2G/3G/4G). Все онлайн-кассы поддерживают Wi-Fi-подключение. Наличие других способов связи зависит от конкретной модели.
- Размер экрана. Если нужно работать с карточками товаров (например, в кафе или магазинах одежды), следует выбрать смарт-терминал или ФР с POS-компьютером. Автономная касса для этих целей не подойдет.
Выбирая ККТ для ИП без работников в 2021 году, также учитывайте ассортимент, с которым работаете. Например, если магазин торгует алкогольной или маркированной продукцией, желательно выбирать ККТ с большим сенсорным экраном для удобного добавления товаров в чек (автономные кассы для этих целей не подходят).
Программное обеспечение
Кроме технических характеристик, рекомендуем обращать внимание на возможности кассовой программы. Большинство мобильных и смарт-касс выпускаются с предустановленным софтом, который уже нельзя «дописать» под себя. В нем реализован стандартный набор функций. ФР можно подключать к ПК с любым кассовым ПО. Их основное преимущество — возможность доработок. Но для ИП, как правило, достаточно базовой функциональности:
- открытие и закрытие кассовых смен;
- формирование и печать чеков с полным набором реквизитов;
- взаимодействие с ОФД в режиме онлайн;
- регистрация продаж, возвратов и списаний;
- расчет сдачи;
- отмена покупки;
- продажи по свободной цене;
- поддержка разных способов расчета: 100%-ная оплата, аванс, кредит и возврат кредита.
Некоторые ККМ могут работать с отложенными чеками, применять скидки на весь чек и отдельные позиции, принимать смешанную оплату («наличкой» и по карте) и формировать статистические отчеты.
Обзор популярных касс для ИП без работников
Производители предлагают большой ассортимент бюджетных касс специально для малого бизнеса, поэтому на работу по новыми требованиям можно перейти с минимальными расходами. В качестве примеров рассмотрим 4 модели с оптимальным соотношением цены и функциональности.
Эвотор 5i
Эвотор 5i — компактная мобильная касса со встроенным модулем эквайринга. Клиенты могут расплачиваться наличными и по картам, QR-кодом, с помощью смартфона или платежных сервисов (таких как Apple Pay). Характеристики кассы:
- распознает чипованные, магнитные и бесконтактные (с NFC) карты;
- скорость печати — до 50 мм/с (на стандартных чековых лентах шириной 57 мм);
- емкостный сенсорный экран с диагональю 5,5 дюйма;
- 2 батареи емкостью 2 600 мАч обеспечивают до 12 часов автономной работы;
- поддержка всех способов беспроводной передачи данных: Bluetooth, Wi-Fi, 2G/3G;
- две камеры с разрешением 5 Мп для сканирования штрихкодов.
Касса весит всего 393 г. Ее можно везде носить с собой (в кармане) и заряжать от автомобильного прикуривателя прямо в дороге. Модель разработана специально для курьерской доставки, выездной торговли, такси, киосков, сувенирных лавок и цветочных магазинов.
ПТК MSPos-K
Портативная касса ПТК MSPos-K — универсальное решение для автоматизации расчетов с покупателями в курьерских службах, выездных и мобильных торговых точках, сфере услуг и интернет-магазинах.
Устройство поддерживает связь по Wi-Fi, Bluetooth и 3G-сети. Японский термопринтер печатает чеки со скоростью до 70 мм/с. Для подключения внешних устройств предусмотрен USB-разъем Type-C.
Мощный аккумулятор обеспечивает до 12 часов непрерывной печати (около 1 000 чеков) и до 48 часов без зарядки в режиме ожидания. Кассу можно заказать без кассовой программы или с предустановленным софтом Лайтбокс.
МТС Касса 7
Смарт-терминал с большим 7-дюймовым экраном подходит для розничных точек любой направленности, сферы услуг и общепита. Характеристики:
- прием безналичной оплаты без эквайринга (путем считывания QR-кодов);
- печать чеков со скоростью до 100 мм/с;
- работа от аккумулятора до 14 часов;
- совместная работа с весами, терминалом эквайринга и сканером штрихкодов;
- подключение к интернету по беспроводным каналам (Wi-Fi, 3G) и по кабелю Ethernet.
Касса работает на базе Android и поставляется с фирменной кассовой программой. Пользователям предоставляется доступ к личному кабинету облачного сервиса, где можно вести товароучет, загружать номенклатуру из внешних источников и получать подробную аналитику по продажам.
Атол 30Ф
Атол 30Ф — одно из самых компактных и легких устройств на рынке ФР (вес — 360 г). Подходит для разных форматов розничной торговли и общепита.
ККТ можно интегрировать с компьютерами, мобильными устройствами, коробочным и облачным кассовым ПО, «1С» и другими «товароучетками». Чтобы начать работу с ФР, достаточно просто подключить его к ПК — сложных настроек для этого не требуется.
Встроенный термопринтер печатает чеки на узких и средних лентах (шириной 44 и 58 мм) со скоростью до 75 мм/с. Специальная конструкция ФР позволяет установить рулон с носителем за 3 секунды без вскрытия корпуса. Беспроводная передача данных осуществляется через мобильный интернет, по Bluetooth и Wi-Fi (при наличии специального адаптера).
Как ИП без работников подготовить кассу для расчетов с клиентами
Помимо самой онлайн-кассы, предпринимателю необходимо приобрести фискальный накопитель (можно — в комплекте с ККТ) и квалифицированную электронную подпись. КЭП понадобится для постановки кассового аппарата на учет в ФНС, заключения договора с ОФД и других операций, где необходимо заверять документы для отправки через интернет. Сертификат ЭП можно оформить в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. Подготовка кассы к эксплуатации предполагает следующий порядок действий:
- Выбор ОФД, заключение договора и оплата выбранного тарифа (разные компании предлагают обслуживание на срок от 1 дня до 3 лет).
- Установка криптопровайдера, например, КриптоПро CSP (без этой программы нельзя работать с электронной подписью).
- Заключение договора с провайдером (или оператором сотовой связи, если используется мобильный интернет).
- Дистанционная регистрация онлайн-кассы в ФНС (вся процедура осуществляется в личном кабинете налогоплательщика на сайте nalog.ru).
- Фискализация ККТ после получения регистрационного номера. Выполняется на самой кассе (для смарт-терминалов) или на ПК с помощью специального драйвера ККТ (для автономных моделей и ФР). В процессе этой процедуры пользователь должен ввести аппарат в эксплуатацию, указав уникальный регистрационный номер и ИНН в параметрах кассы.
- Настройка канала передачи данных на сервер ОФД. Требуется ввести параметры выбранной компании.
- Добавление кассы в личном кабинете ОФД. Порядок действий можно уточнить в инструкциях на официальном сайте оператора.
- Подключение торгового оборудования.
Если ИП без работников не использует онлайн кассу с 1 июля 2021 года, он осуществляет свою деятельность незаконно, а значит, рискует нарваться на санкции по ст. 14.5 КоАП РФ. За первое нарушение предусмотрен штраф в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, проведенного в обход кассы (но не менее 10 000 рублей). При повторном нарушении, если сумма всех операций составит 1 млн. рублей и более, деятельность ИП могут приостановить на срок до 90 дней.
В нашей компании вы сможете приобрести кассовый аппарат с учетом специфики бизнеса и начать работу в соответствии с законом в самые кратчайшие сроки. Также мы предлагаем широкий спектр услуг по по регистрации, установке и настройке ККТ под ключ. Закажите звонок и получите бесплатную консультацию!
