Подключение и установка онлайн-кассы

Вы выбрали и приобрели онлайн-кассу. Перед тем как начать печатать чеки, ее нужно зарегистрировать и настроить. Вы можете обратиться в ЦТО, техподдержку производителя устройства или сделать все самостоятельно. В этой статье подробно рассмотрим, как подключить онлайн-кассу к компьютеру, зарегистрировать и настроить для работы.

Шаг 1. Подключение онлайн-кассы к компьютеру

Чтобы настроить кассу, ее нужно подключить к компьютеру, чаще всего через USB. Многие современные модели также могут подключаться через Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth или работать в облаке. Перед подключением:

• скачайте на сайте производителя инструкцию, если ее нет в комплекте;
• скачайте на сайте производителя свежие драйверы для ККТ, если они требуются для используемой вами модели;
• установите софт на компьютер.

Дополнительные рекомендации по подключению:

1. Убедитесь в совместимости ОС. Драйверы для ККТ (например, АТОЛ или Эвотор) поддерживают Windows 10/11, macOS Ventura и выше, а также Linux (Ubuntu 20.04+). Если у вас устаревшая система, обновите ее.
2. Проверьте комплектность. В коробке с ККТ должен быть USB-кабель, блок питания. Кроме того, нужно приобрести фискальный накопитель (ФН). Если подключение по Bluetooth или Wi-Fi (для мобильных моделей вроде Эвотор 7.2), сначала настройте сеть.

Совет. Если касса не определяется, перезагрузите ПК, проверьте USB-порт (используйте другой) или обновите драйверы вручную через Диспетчер устройств. Для моделей с чипом TPM (новые требования с 2025 года) может потребоваться активация в BIOS.

Теперь разберем, как зарегистрировать кассу в ОФД.

Шаг 2. Подписать договор с ОФД

Выберите ОФД из реестра на портале налоговой. Зарегистрируйтесь на сайте оператора и войдите в личный кабинет. Для заключения договора онлайн потребуется квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Заполните все необходимые поля и подпишите документ. Более подробно об этом этапе читайте в статье «Как заключить договор с ОФД…».

Шаг 3. Подать заявление в налоговую

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, можете обратиться лично в любую ИФНС (без необходимости нести кассу) или все сделать через интернет. Чтобы подать заявление на сайте ФНС, через Госуслуги или оператора фискальных данных, с которым заключен договор, понадобится УКЭП. В личном кабинете налогоплательщика зайдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

Раздел «Учет контрольно-кассовой техники» на сайте ФНС

В открывшемся окне нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и вручную заполните заявление.

Подача заявления на регистрацию ККТ на сайте ФНС

Введите:

• свои контактные данные;
• информацию об организации;
• информацию о кассе и фискальном накопителе;
• данные об ОФД, с которым подписали договор.

Заполнение информации об ОФД на сайте ФНС

Также в заявлении укажите, как будете использовать кассу: стационарно, для передвижной торговли, в автономном режиме и т. п.

Обычно ФНС выдает регистрационный номер ККТ в течение 1 рабочего дня после подачи заявления. Он понадобится для следующего этапа.

Шаг 4. Фискализация кассы

Чтобы фискализировать кассу, понадобится специальное приложение на компьютере. Утилита от производителя ККТ обычно идет в комплекте и устанавливается вместе с драйверами. Хотя эту же операцию можно провести с помощью интегрированного учетного программного обеспечения, например, «1С:Предприятие». Чтобы фискализировать кассу, введите в соответствующие поля:

• регистрационный номер, который получили в ФНС;
• свой ИНН и информацию об организации;
• данные об ОФД.

Регистрация фискального накопителя в «1С:Предприятие»

Теперь разберем, как сделать, чтобы онлайн-касса для ИП правильно передавала чеки. Для этого в ККТ нужно внести адрес сервера ОФД. Он у каждого оператора свой. Например, для OFD.ru — gate.ofd.ru, порт 4000. Данные необходимо брать с сайта выбранного оператора.

Будьте внимательны: если при фискализации неправильно ввести ИНН или регистрационный номер, исправить данные в фискальном накопителе нельзя — придется покупать новый ФН и опять проходить регистрацию. После того как вы заполнили все поля, касса напечатает свой первый документ — отчет о регистрации.

Отчет о регистрации ККТ

Перед тем как подключить онлайн-кассу для ИП, внимательно читайте инструкцию к устройству. Каждая модель настраивается по-своему. Если у вас возникли сложности, обратитесь к нам за услугой «Настройка онлайн-кассы».

Шаг 5. Завершение регистрации кассы

В личном кабинете налогоплательщика на портале налоговой службы введите информацию из отчета, сформированного кассой. Если все сделали правильно, ФНС оформит карточку регистрации ККТ.

Карточка ККТ в ЛК на портале ФНС

Этот документ подтверждает, что устройство поставлено на учет в налоговом органе. Вы можете хранить его в электронном виде или распечатать. У вас есть 5 рабочих дней, чтобы внести данные из отчета о регистрации в личный кабинет налогоплательщика.

Шаг 6. Регистрация кассы у ОФД

В личном кабинете на сайте ОФД введите информацию о ККТ (регистрационный номер из карточки ФНС, модель, серийный номер ФН). Между кассой и сервером оператора должна установиться связь. После этого вам выставят счет. Услуги ОФД обойдутся в 2025 году в 900–7 000 руб./год, в зависимости от ОФД, количества касс и дополнительных услуг. У вас будет несколько дней на оплату, и аппарат в это время будет работать.

С 1 марта 2025 года предприниматели могут в упрощенном порядке зарегистрировать аппарат через ОФД. В этом случае данные из отчета о регистрации кассы будут автоматически переданы в налоговую оператором. Вводить данные в личном кабинете ФНС вручную не придется.

Шаг 7. Настроить программное обеспечение

Чтобы завершить установку кассы, нужно обновить и настроить товароучетную систему, бухгалтерскую программу и т. д. В зависимости от типа ККТ действия различаются:

1. Обновите драйверы и программное обеспечение кассы. Скачайте актуальные драйверы с сайта производителя и установите их на компьютер. Для смарт-терминалов (например, Эвотор 10) драйверы не нужны — софт встроен.
2. Настройте систему учета товаров. Для фискальных регистраторов интегрируйте кассу с программой учета (1С, «МойСклад»), настроив API или драйверы. Для смарт-терминалов внесите номенклатуру (до 1 млн позиций) через сенсорный интерфейс кассы или загрузите из Excel/облака.
3. Проверьте интеграцию. Убедитесь, что касса формирует чеки с корректной номенклатурой и передает данные ОФД. Напечатайте тестовый чек.

Процесс занимает от 30 минут до нескольких часов, в зависимости от типа ККТ и ПО. Если настройка не удается, свяжитесь с нами по телефону 8 (800) 500-25-91 или закажите услугу настройки на сайте.

Важно! Убедитесь, что касса работает с учетной программой. Проверьте это на сайте производителя ККТ в разделе «Поддержка» или «Интеграция», где указаны совместимые решения.

Шаг 8. Напечатать первый чек

После установки кассы напечатайте первый тестовый чек. Убедитесь, что он содержит корректную номенклатуру (названия товаров, цены, штрихкоды) и обязательные реквизиты: ИНН, адрес точки, QR-код для ОФД. Зайдите в личный кабинет на сайте оператора фискальных данных и проверьте, поступила ли информация о чеке.

После этого обучите персонал работе с кассой (формирование чеков, возвратов, коррекций) и проверьте соответствие чеков требованиям ФНС через приложение «Проверка чеков». Это завершающий шаг по настройке ККТ для начала работы.