При выборе программного обеспечения нужно учитывать количество сотрудников, объемы продаж, площадь склада и торгового зала, особенности ассортимента и много других факторов. В этой статье мы рассмотрим решения для автоматизации учета продукции на предприятиях малого и среднего бизнеса. Расскажем, как контролировать все процессы на складе и в торговом зале, не расширяя штат сотрудников.
Этот материал будет полезен всем, кто только планирует открывать свой магазин или уже работает в торговле, но до сих пор ведет учет в Excel.
Какие программы нужны для учета в магазине розничной торговли
Любому магазину, независимо от масштаба и ассортимента, необходима кассовая программа. Это обязательное условие для законной торговли в соответствии с требованиями ФЗ № 54Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Кассовый софт относится к категории ПО фронт-офиса. Он используется для:
- регистрации наличных и безналичных платежей, продаж и возвратов;
- формирования и печати чеков;
- передачи информации оператору фискальных данных через интернет.
ПО можно приобрести отдельно и самостоятельно установить на POS-терминал. Софт можно использовать и на обычном ПК с подключенным фискальным регистратором (ФР).
Многие смарт-терминалы, например, Эвотор, выпускаются с уже предустановленной фирменной программой.
Программы для учета товаров в розничной торговле
Система автоматизации магазина не ограничивается только кассой. Кроме расчетов с покупателями, есть и другие важные процессы:
- управление складом;
- планирование закупок и контроль поставок;
- создание первичных документов;
- формирование ассортимента;
- ценообразование.
Перечисленные функции выполняет товароучетная программа. Это может быть коробочный софт, который устанавливается на ПК, или облачные сервисы, запускаемые из браузера с любого устройства.
Без товароучетной программы продавец не сможет посчитать, сколько единиц реализовано, сколько осталось на складе, сколько нужно заказать у поставщика и т. д. Делать это в Excel — сложно и трудозатратно. Приходится вручную фиксировать все складские операции, вести количественный учет, сводить остатки и т. д. ПО выполняет эти операции автоматически и избавляет сотрудников магазина от рутины.
Кому не обойтись без программы для ведения учета:
- с большим ассортиментом (от 100 позиций).
- продающим скоропортящийся товар;
- работающим с разными типами цен: оптовыми, розничными, со скидкой и т. д.;
- торгующих алкоголем или маркированными товарами: одеждой, обувью, табаком, шинами и др.
При небольшом обороте необязательно покупать отдельную программу для учета. Есть универсальные решения, например, «1С:Розница», в которых доступны базовые функции и для управления складом, и для кассовых операций.
Еще один популярный вариант для небольших магазинов — дополнительные сервисы для смарт-терминалов. «Эвотор» предлагает специальные приложения для автоматизации учета в розничной торговле. Они автоматически интегрируются с кассой и получают от нее всю информацию о продажах.
Мобильные программы для терминалов сбора данных (ТСД)
Если у вас большой склад или торговый зал, инвентаризация по бумагам может занять целый день или больше. Мобильные приложения для учета товара в магазине позволяют посчитать все товары за час, быстро выявить пересортицу (недостачи или излишки) и отправить данные в учетную систему. Софт устанавливается на ТСД, смартфоны или планшеты, работает в связке со сканером штрихкодов.
При считывании данных с этикетки программа покажет информацию о товаре (в том числе количество остатков на складе). Поможет оперативно проверить новую партию от поставщика, найти расхождения с накладной, собрать заказ для клиента, выполнить переоценку товаров в торговом зале.
Пример такого приложения — «Mobile SMARTS: Магазин 15» от компании «Клеверенс».
«1С:Розница»: универсальный софт для автоматизации учета продукции
Это одна из самых популярных и сбалансированных (по цене и функциям) программ для учета торговли в магазине. Рассчитана на малый и средний бизнес в сфере розничных продаж. Основные возможности:
| Учет товародвижения | В программе фиксируются все операции: поступление новой партии от поставщика, перемещение со склада в торговый зал, инвентаризация, отгрузка, продажи на кассе. В системе всегда отображается актуальное (обновленное) количество остатков |
| Рабочее место кассира (РМК) | Встроенное РМК выполняет все необходимые функции для работы по ФЗ № 54. Позволяет принимать любые виды оплаты: наличные, банковские карты, сертификаты. Интегрируется с системой быстрых платежей (СБП). К программе можно подключить сканер штрихкодов, весы, фискальный регистратор, терминал эквайринга и т. д. |
| Ценообразование | Пользователь может установить цены на основании документов поступления, внедрить бонусную программу или систему скидок по дисконтным картам |
| Учет алкоголя | ПО включает в себя функции обмена данными с ЕГАИС: запрос остатков, постановка на баланс и списание, подтверждение факта закупки, запрос кодов алкогольной продукции для восстановления марок, фиксации продаж и перемещений, вскрытия тары |
| Аналитическая отчетность | В «1С:Рознице» можно не только вести учет в магазине, но и формировать отчетность: по продажам, ассортименту, остаткам, маркетинговым акциям |
| Закупки | Софт позволяет анализировать потребность в той или иной продукции, планировать закупки с учетом остатков и запросов клиентов, формировать заказы для поставщиков, вести взаиморасчеты |
Программа подойдет для автоматизации небольшого магазина розничной торговли с любым ассортиментом: алкоголь, табак, косметика, обувь, продукты питания и т. д.
Какую версию программы выбрать
Конфигурация доступна в «коробке» и в облачном сервисе «1С:Фреш» («1С:Предприятие 8 через Интернет»). Коробочная программа приобретается по лицензии на неограниченный срок. Устанавливается на один компьютер. Если нужно автоматизировать больше рабочих мест, придется покупать дополнительные лицензии.
Базовая версия «1С:Розницы» — однопользовательский софт. Чтобы в информационной базе могли одновременно работать несколько человек, необходимо перейти на версию «ПРОФ» и приобрести нужное количество лицензий.
Для небольших магазинов и стартапов мы рекомендуем «1С:Розницу» в облачном сервисе. Пользователь не покупает лицензию, а оплачивает подписку на 6 или 12 месяцев. Облачная программа базовой версии подойдет для магазина розничной торговли с небольшим оборотом. В системе одновременно могут работать два сотрудника (например, кассир и кладовщик). Сеансы можно запускать с любых устройств, подключенных к интернету. В облачной программе реализованы те же функции, что и в коробочной.
«1С:Фреш» версии «ПРОФ» позволяет запускать сразу до 5 сеансов. Это выгодное решение для магазинов розничной торговли, где доступ к товароучетной системе нужен одновременно сотрудникам склада, кассирам и директору магазина. Последний может контролировать бизнес удаленно.
«Магазин 15»: мобильная программа учета для ТСД
Это программное обеспечение используется в связке с товароучетной системой для комплексной автоматизации бизнеса. Мобильный софт интегрируется с популярными конфигурациями 1С, в том числе с «1С:Розница». Подходит для любых предприятий в розничной торговле, где ведется учет товаров по штрихкодам.
Функциональность зависит от выбранной лицензии. Версия «Минимум» позволяет:
- собирать информацию о товарах, сканируя штрихкоды;
- считать фактическое количество остатков на складе и в торговом зале;
- создавать документы прямо на ТСД и выгружать их в 1С;
- работать с характеристиками товаров (после сканирования штрихкода приложение покажет цвет, размер и другие свойства продукции);
- добавлять номенклатуру.
В тарифе «Базовый» доступно больше возможностей:
- загрузка заданий и накладных из 1С;
- учет по серийным номерам;
- приемка товаров прямо в торговом зале;
- регистрация возвратов и перемещений;
- проверка ценников и печать новых на мобильном принтере;
- подбор заказов.
Лицензии «Расширенный» и «Мегамаркет» обеспечивают работу приложения полностью онлайн. Сотрудникам магазина доступна актуальная информация о ценах и остатках (из 1С). Ее можно просматривать на экране ТСД в режиме реального времени.
«Мегамаркет», в отличие от «Расширенного», поддерживает групповую работу с одним документом. Например, несколько сотрудников с разных ТСД могут одновременно вносить изменения в накладную при приемке товара.
Приложение обменивается с программой товароучета через интернет. При отсутствии связи можно работать в автономном или полуавтономном режиме: собирать данные, а потом выгружать их в 1С через USB-кабель или по Wi-Fi.
«Магазин 15» не подходит для складов с адресным хранением и не поддерживает работу с упаковочными листами, коробами и палетами. Если нужны эти функции, рекомендуем «Mobile SMARTS: Склад 15».
Приложения для автоматизации учета товаров на смарт-терминалах Эвотор
В небольших розничных точках, торговых павильонах и магазинах у дома все торговые и складские операции, как правило, выполняет один человек. Он принимает товары, размещает их на полках, пробивает чеки на кассе, заполняет книгу доходов и расходов, считает остатки и т. д. Все эти процессы можно автоматизировать на смарт-терминале Эвотор без покупки дополнительного товароучетного ПО.
Аппараты этого бренда поставляются с уже предустановленной программой для проведения кассовых операций. Но пользователи могут расширить функциональность терминала с помощью дополнительных приложений из фирменного магазина Эвотор. Эти сервисы максимально понятны. С их помощью можно вести простой учет продаж без знаний бухгалтерии. Это может делать кассир или работник склада.
«Управление ассортиментом»
Приложение помогает вести товарный учет прямо в личном кабинете Эвотор (на самой кассе или на ПК).
Функциональность зависит от тарифа. Всего их два. При выборе пакета «Оптимальный» вы сможете выполнять в ЛК следующие операции:
- загружать базу из Excel;
- создавать и редактировать товарные карточки (данные на кассе и в ЛК автоматически синхронизируются);
- контролировать остатки;
- создавать складские документы;
- печатать ценники;
- обмениваться данными с 1С;
- формировать аналитику: по продажам, самым ходовым и непопулярным товарам.
На тарифе «Персональный» доступны те же функции, но в стоимость включается еще и поддержка персонального менеджера.
В любой тариф можно добавить опции для работы с маркетплейсами и ЕГАИС.
Первые 7 дней товароучетной программой для розничной торговли можно пользоваться бесплатно.
«Смарт-терминал Плюс»
Этот комплект приложений содержит следующие сервисы:
- «Компактный чек». Касса печатает чеки на 15 % короче. Экономия составляет до 14 рулонов ленты в месяц. Увеличивается срок службы принтера.
- «Настройка количества печати слип-чеков».
- «Быстрый чек». Ускоряет печать в два раза.
Сервис автоматически обновляет кассовую программу, если в законодательстве появились новые требования к оформлению чеков.
«КУДиР»
Приложение заполняет книгу учета доходов и расходов на основании данных с кассы Эвотор. Этот документ обязателен для компаний на УСН и всех предпринимателей. Один сервис работает со всеми терминалами, привязанными к личному кабинету.
«Маркировка»
Приложение поможет вести учет маркированных товаров в соответствии с требованиями «Честного ЗНАКа». В подписку уже входит подключение к электронному документообороту. Накладные от поставщиков пользователь может принимать и подписывать прямо на терминале, в ЛК или мобильном приложении Эвотор.
Не придется вручную обновлять остатки и вводить в базу новые позиции. Информация автоматически обновляется после приемки и выбытия товаров.
«Электронные платежи»
Сервис позволяет отражать в чеке любые способы безналичной оплаты: перевод на счет или по номеру телефона, по QR-коду, с банковской карты и т.д.
Приложение упрощает работу с СБП: выводит на экран терминала QR-коды для сканирования, отправляет ссылки на оплату в SMS или по email.
В конце смены онлайн-касса формирует отчет с суммами платежей, принятых разными способами, в разрезе видов чеков.
У нас вы сможете приобрести программу для продуктового и строительного магазина, бутика, розничной точки, торгующей одеждой, обувью, бытовой техникой или любой другой продукцией. Мы подберем софт для кассы и склада, установим и настроим его с учетом конкретных задач. Чтобы сэкономить ваше время и бюджет, мы выполним комплексную автоматизацию магазина:
- зарегистрируем кассу в ФНС;
- интегрируем систему учета с «Честным ЗНАКом»;
- подберем и подключим торговое оборудование;
- настроим эквайринг;
- обучим сотрудников работе с программами.
Автоматизация под ключ обходится дешевле, чем покупка и настройка оборудования и программного обеспечения по отдельности.
Я хочу подключить эквайринг к Эвотору. Обязательно ли мне покупать это приложение электронные платежи? Разве терминал не может принимать их без приложения?
Здравствуйте! Приложение «Электронные платежи» расширяет функциональные возможности ККТ. Его покупать не обязательно. Можно подключить эквайринг, не используя это приложение Эвотор.
А какие недорогие программы кроме 1С Розницы можно использовать для товароучёта в магазине? Ассортимент около 50-70 наименований. Примерно 30 чеков в день пробиваем. Используем смарт терминал Атол сигма 7..
Здравствуйте! Управлять бизнес-процессами небольшого магазина вы можете в личном кабинете Атол Sigma. Подробнее в нашей статье: https://online-kassa.ru/blog/atol-sigma-video-s-instruktsiej-kak-upravlyat-torgovlej/