Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Смарт-процессы в «Битрикс24»: чем они полезны бизнесу

Смарт-процессы в «Битрикс24»: чем они полезны бизнесу

В CRM доступен стандартный список элементов (или так называемых сущностей) для автоматизации работы с клиентами. Они используются для решения базовых задач: сбора лидов, ведения сделок, создания счетов и т. д. Но если типовых элементов вам недостаточно, можно создавать новые и настраивать их под собственные сценарии работы. Для этого в «Битрикс 24» реализованы смарт-процессы. Что это такое и как их использовать, рассказываем в статье.

Настроим «Битрикс24» и обучим сотрудников работе в системе за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    Что такое смарт-процессы в «Битрикс 24»

    По умолчанию пользователям «Битрикс24» доступны стандартные элементы CRM: «Сделки», «Лиды», «Контакты», «Компании», «Предложения» и «Счета». Раньше все нетиповые процессы нужно было адаптировать под эти сущности.

    Пример: компания хотела вести наем персонала в CRM. Специального инструмента в «Битрикс24» для этого нет, поэтому приходилось использовать раздел «Сделки». Этот элемент позволяет автоматизировать работу с клиентами: фиксировать взаимодействия (звонки, встречи, письма), хранить историю общения, контролировать сроки выполнения заданий, отправлять предложения и счета. Операции по приему сотрудников (сбор резюме, планирование встреч и другие) нужно было «подгонять» под сценарии сделок. Но проблема в том, что наем персонала и взаимодействие с клиентами — это разные бизнес-процессы, что вызывало сложности и путаницу.

    Пользователи «Битрикс24» остро нуждались в дополнительном инструменте, который бы позволял им создавать что-то похожее на «Сделки», но для решения индивидуальных задач. Разработчики расширили функциональность системы и добавили новую опцию — смарт-процессы. Теперь в CRM можно создавать новые сущности (по аналогии со сделками). Рассмотрим на примерах, как инструмент помогает бизнесу:

    Пример использованияОписание
    Работа с договорамиМожно создать новую сущность («Договоры»), настроить ее под себя и управлять документами прямо в карточках: просматривать все договоры, находить нужный, отслеживать статусы
    Взыскание дебиторской задолженностиНовый смарт-процесс поможет разделить зоны ответственности при работе с должниками и настроить четкий порядок действий. Можно назвать эту сущность «Дебиторская задолженность» и разделить мероприятия на несколько этапов, например: проверка статуса оплаты, запуск процедуры взыскания, подготовка документа, звонок клиенту, переговоры, обращение в суд
    Наем персоналаДля HR можно настроить смарт-процесс под названием «Соискатели». Для обработки вакансий создать специальную воронку, где будут отображаться стадии: получение резюме, созвон, встреча и т. д. Сотрудник HR может просмотреть соискателей на каждом этапе воронки, сравнить и выбрать лучший вариант
    Дополнительные услугиНапример, компания занимается продажей и монтажом окон. Первичные продажи ведутся в разделе «Сделки». Для монтажа можно создать отдельную сущность «Установка окон» со стадиями: прием заявки, доставка окна, работа выполнена, оплата произведена.

    Смарт-процессы в «Битрикс24» пригодятся любой компании, независимо от сферы деятельности. Например, ветклиники могут создавать сущность «Животные» и вести там учет по всем пациентам, сервисные центры — заводить карточки для каждого автомобиля, а агентства недвижимости — для квартир.

    Смарт-процессы доступны только на старших тарифах «Битрикс24» — «Профессиональном» и «Энтерпрайз».

    Как создавать смарт-процессы в «Битрикс 24»

    Чтобы создать новый смарт-процесс, откройте раздел «CRM», перейдите во вкладку «Настройки» и выберите пункт «Список смарт-процессов».

    Откроется страница, на которой будут отражены все смарт-процессы, созданные для вашей компании. Нажмите «Добавить».

    Пользователю доступно три варианта создания «умного» процесса:

    1. Список.
    2. Все включено.
    3. С чистого листа.

    В первых двух случаях используется готовый шаблон с уже настроенными сценариями работы. В третьем — весь смарт-процесс нужно создавать самостоятельно. При выборе шаблона «С чистого листа» откроется страница «Настройки».

    Перейдите во вкладку «Основные настройки» и в самом первом поле укажите название процесса, например, «Реестр документов». Далее необходимо отметить опции, которые вы будете использовать в смарт-процессе:

    • работа с направлениями и туннели продаж;
    • стадии и канбан;
    • дизайн бизнес-процессов;
    • роботы и триггеры.

    Теперь можно приступать к следующему этапу создания смарт-процесса.

    Настройка карточки

    Для каждого лида, контакта и других сущностей в «Битрикс24» создается отдельная карточка. В ней отображаются контакты, история взаимодействий и другая информация. Такая функция предусмотрена и для смарт-процессов, например, для новой сущности «Договоры» будут генерироваться карточки по каждому новому документу. Чтобы сформировать шаблон, в разделе «Настройки» откройте вкладку «Смарт-процесс».

    Добавьте поля для карточки процесса и активируйте нужные опции: «Печать документов», «Привязка товаров каталога», «Использовать корзину».

    Привязка элементов CRM к смарт-процессу

    Чтобы привязать другие элементы CRM к смарт-процессу, перейдите во вкладку «Связи».

    Если вы добавите «Контакты» или другой элемент CRM, в карточке смарт-процесса появится поле с выбором из списка.

    В настройке связей можно активировать опцию «Добавить список со связанными элементами в карточку». В этом случае в карточке привязанного элемента появится ваш смарт-процесс.

    Смарт-процесс тоже можно привязать к другим элементам, например, к «Предложениям».

    В этом случае в карточках предложений можно будет выбирать элементы из списка смарт-процесса.

    Привязка к другим инструментам

    Во вкладке «Привязка к элементам» можно настраивать дополнительные связи:

    1. С другими элементами CRM.
    2. Календарями.
    3. Задачами.
    4. Шаблонами задач.

    Например, если вы выбрали «Задачи», то при создании новых задач можно будет указывать в них элементы из списка смарт-процесса.

    Показ вне CRM

    С помощью этой настройки вы можете добавить смарт-процесс в главное меню. Откройте вкладку «Показ вне CRM».

    Кликните по ссылке «Настроить» и выберите ваш смарт-процесс. Теперь этот раздел будет доступен на левой панели инструментов (как «Сделки», «Контакты» и другие элементы «Битрикс24»).

    После завершения настройки нажмите «Сохранить». Новая сущность появится в перечне смарт-процессов.

    Чтобы удалить или отредактировать процесс, нажмите на кнопку слева (с тремя полосками).

    Начните работать в «Битрикс24» прямо сейчас! Внедрим и настроим систему за 1 день!
    Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Роботы, триггеры и другие инструменты для смарт-процессов в «Битрикс24»

      Функции, которые будут доступны в смарт-процессе. Они реализованы во всех других сущностях «Битрикс24». Рассмотрим каждую из них подробнее.

      Свои направления и туннели продаж

      В одной компании может быть несколько направлений, например: производство, продажа и монтаж пластиковых окон. Чтобы не путаться, для каждого из них можно создать несколько воронок, а потом связать их между собой в туннель. Подробнее об этих инструментах вы можете почитать в нашей статье.

      Раньше воронки применялись для сделок и лидов. Теперь эта опция доступна и для смарт-процессов.

      Стадии и «Канбан»

      Доска «Канбан» представляет собой интерактивную панель с таблицей, в которой перечислены все этапы работы. Можно посмотреть, на какой стадии выполнения находится задача. Например, если вы работаете в разделе «Сделки», то в «Канбане» будут показаны этапы, которые нужно пройти до момента заключения договора (или оплаты счета).

      В своем смарт-процессе вы тоже сможете пользоваться канбан-доской. Например, вы создали сущность «Дебиторская задолженность». В «Канбане» можно настроить три этапа: взыскание, переговоры и суд. На доске можно посмотреть, сколько клиентов находятся на той или иной стадии, и перетащить карточку с одного этапа на другой. Для этого отметьте нужную опцию в настройках.

      По умолчанию в «Канбане» содержится 3 стадии. При необходимости вы можете удалять и добавлять новые этапы прямо на самой доске.

      Роботы и триггеры в «Битрикс 24»

      Эти инструменты позволяют автоматизировать работу с элементами смарт-процесса. Роботы в «Битрикс24» самостоятельно выполняют настроенные действия при наступлении определенного события. Например, когда пользователь перенес сделку на другую стадию, робот отправляет письмо клиенту, формирует счет и т. д.

      Триггеры не выполняют никаких операций. Зато они могут отслеживать действия со стороны клиентов и некоторые изменения в CRM. Пример: вы отправляете потенциальным покупателям письма с предложениями. Чтобы не тратить время зря и не заваливать клиентов звонками, можно настроить триггер, который «заметит», что адресат прочитал сообщение. Сделка перейдет на следующую стадию, на которой уже можно позвонить клиенту и узнать его решение.

      Вы можете использовать роботы и триггеры и для смарт-процессов в «Битрикс 24». Чтобы они были доступны, поставьте «флажки» в настройках.

      Как создать и настроить робота в «Битрикс 24»

      Откройте смарт-процесс и нажмите на кнопку «Роботы».

      Выберите команду «Создать» или нажмите на плюсик под стадией.

      Откроется страница настройки со списком доступных роботов в «Битрикс 24». Выберите нужный и нажмите «Добавить».

      На этой же странице вы можете выбирать другие стадии смарт-процесса и добавлять для них роботов.

      Вернитесь на страницу роботов и откройте только что созданный.

      Настройки зависят от операции, которую должен автоматизировать робот. Рассмотрим на примере автоматической отправки писем клиентам.

      В графе «Выполнять» по умолчанию указано «Сразу», это значит, что робот срабатывает мгновенно. Можно отсрочить этот момент, поставить конкретную дату и время для отправки письма.

      В поле «Условие» добавьте событие, при котором робот будет срабатывать, например: отправлять уведомления, если клиент — юрлицо. В этом случае физлицам сообщения поступать не будут. Основные настройки:

      • от кого — ящик, с которого будут отправляться сообщения;
      • тема и текст — содержание письма;
      • тип адреса клиента — автоматический выбор (подставляется первый адрес в карточке) или ручной (менеджер сам указывает email).

      Нажмите кнопку «Сохранить».

      В «Битрикс24» есть еще один похожий инструмент — роботизация бизнеса RPA. Это нечто среднее между роботами (которые могут выполнять только одно действие) и бизнес-процессами (где могут быть сотни разных сценариев). Инструмент ориентирован на внутренние процессы компании и для CRM не предназначен. Типичный пример использования: согласование отпусков и командировок.

      «Битрикс24» предлагает огромные возможности по части автоматизации бизнеса. Мы подберем для вас подходящий тариф, внедрим систему под ключ, настроим смарт-процессы и другие функции, интегрируем со сторонними сервисами и приложениями. Оставьте заявку, и мы перезвоним вам с выгодным предложением!

      Оцените, насколько полезна была информация в статье?

      Наш каталог продукции

      У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
      кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

      Посмотреть весь каталог

      Мероприятия

      Все мероприятия

      Добавить комментарий

      4 комментариев к записи "Смарт-процессы в «Битрикс24»: чем они полезны бизнесу"
      • Виктор
        14.12.2022

        Добрый день. Подскажите,можно ли настраивать пользовательские поля в карточке смарт процесса и добавлять новые, как в сделках например?

        Ответить
        • Онлайн-касса.ру
          18.12.2022

          Добрый день, можно. Создавать новые поля можно добавлять 2 способами: в карточке элемента и в меню смарт-процесса. Первый способ ничем не отличается от процесса создания полей в тех же сделках. Второй можно использовать только для счетов и смарт-полей. В правой части канбана нужно нажать на шестеренку, затем на «Настройки полей» и «Создать». Выбрать тип данных и настроить все опции в карточке.
          Для редактирования или удаления нужно перейти в «Настройки полей» и в открывшемся слайдере изменить опции. В этом же окне можно удалить поле, нажав на соответствующую кнопку в нижнем углу.

          Ответить
      • Елена Переверзева
        14.12.2022

        А когда робот совершает какое-то автоматическое действие, я получу сообщение об этом?

        Ответить
        • Онлайн-касса.ру
          19.12.2022

          Добрый день! Обо всех действиях робота сообщения не приходят, только если он настроен на задачу, связанную с оповещением сотрудника, например, уведомление руководителя о появлении новых клиентов.

          Ответить
      вверх
      Подпишитесь на рассылку

      Вовремя сообщим и расскажем обо всех нововведениях.
      Каждый месяц - честный обзор нового кассового
      оборудования и программного обеспечения.

      Есть вопросы?

      Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
      Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
      оборудование, решим технические сложности.

      Задать вопрос
      Online-kassa.ru

        Хотите избежать штрафов по маркировке?

        Получите решение «под ключ»
        от наших экспертов!

        Отправляя форму вы принимаете условия
        обработки персональных данных.

          Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

          Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

          Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

            Хотите попробовать? Получите тестовый доступ к программе на 14 дней.

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

              Дарим 6 000 рублей
              на настройки 1С!

              При покупке версии ПРОФ — 
2 часа работы эксперта 
по настройке ПО бесплатно

              Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                Битрикс24 для бизнеса под ключ

                Получите платформу и настройку от экспертов под ваши задачи

                Отправляя форму, вы принимаете условия обработки персональных данных

                  Не тратьте время
                  на поиски кассы!

                  Оставьте номер, и мы подберем оборудование под ключ по лучшей цене

                  Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                    Нет времени разбираться? Подберем решение для автоматизации от 10 000₽

                    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.