Некоторые сферы бизнеса не позволяют установить кассовый аппарат и нанять кассира для выполнения расчетов. И явный тому пример — интернет-магазин, где покупатели на «самообслуживании»: делают покупки без чьей-либо помощи. При этом закон требует от ИП и организаций обязательно использовать онлайн-ККТ для расчетов с клиентами. Вот для чего нужна облачная касса. Расскажем, что это такое и как работает.
Чем отличается облачная касса от «физической» онлайн-кассы
Облачная касса выполняет такие же функции, как привычная всем ККТ, но отличается от последней способом взаимодействия с пользователем — он не контактирует с аппаратом напрямую, не видит его и не может потрогать. Расчеты с клиентами происходят через облачный сервис. Это своеобразный «посредник» между предпринимателем и «физической» кассой, размещенной в дата-центре. Работа возможна при наличии интернет-соединения. Предприниматель не покупает кассовый аппарат, а берет его в аренду.
Облачная версия онлайн-кассы, как и любая другая ККМ, должна быть зарегистрирована в ФНС. В этом мы готовы помочь. Выполним регистрацию облачной кассы в налоговой — удаленно и в удобный для вас день. Сэкономим ваше время и поможем избежать ошибок.
Интернет-касса полностью соответствует требованиям ФЗ-54Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ:
- регистрирует продажи товаров и услуг;
- работает с фискальным накопителем (ФН);
- обеспечивает формирование и фискализацию кассовых чеков;
- передает данные ОФД.
Сравним, чем отличается облачная касса от «физической» онлайн-кассы:
| Удаленная касса | «Физическая» ККТ |
| Может размещаться вне места расчетов | Устанавливается на рабочем месте кассира |
| Формирует только электронные чеки | Формирует электронные и печатает бумажные чеки |
| Интегрируется с различными CMS-платформами сайтов, платежными системами | Интегрируется с товароучетными программами и некоторыми бухгалтерскими онлайн-сервисами, поддерживает систему быстрых платежей (СБП) |
| Не поддерживает наличные платежи | Поддерживает наличные и безналичные платежи |
Еще одно весомое отличие облачной и «обычной» онлайн-кассы — первая функционирует только при наличии интернет-соединения, вторая может работать автономно. Например, закон это допускает при проведении расчетов в местностях, удаленных от сетей связи. Один раз в 30 дней кассовый аппарат нужно подключать к интернету, чтобы выгрузить данные ОФД. Плюсы облачной кассы:
- круглосуточное обслуживание техническими специалистами;
- удаленная работа — не нужно беспокоиться о том, что сотрудники испортят или потеряют оборудование;
- не требуется нанимать кассира и платить ему зарплату.
Удаленная касса через интернет работает быстрее, чем стационарная. Это связано с тем, что все процессы при расчетах происходят автоматически, без участия кассира.
Как работает облачная онлайн-касса
С облачной (цифровой) онлайн-кассой покупатели могут проводить платежи самостоятельно, а данные об операциях сохраняются «в облаке». Предприниматель может просматривать их через личный кабинет в онлайн-сервисе.
Разберемся, как работает облачная онлайн-касса (на примере расчетов в интернет-магазине):
- Покупатель оформляет заказ на сайте и переходит к оплате. Для этого указывает платежные данные (например, реквизиты банковской карты) в специальной форме.
- Интернет-магазин передает информацию в платежную систему. Деньги поступают на расчетный счет продавца.
- Данные через облачный сервис направляются в интернет-ККТ, записываются на фискальном накопителе. Формируется электронный чек, который передается клиенту (на email или в SMS).
- Информация поступает ОФД. Затем — в ФНС.
По такой схеме происходят расчеты в любом интернет-магазине — с помощью облачной онлайн-кассы, без кассира и «физического» кассового аппарата.
Примечание! При выборе облачного сервиса обращайте внимание на удобство интерфейса, функции, возможности интеграции. Как правило, предлагается несколько тарифов с разным набором услуг. От этого зависит цена интернет-кассы. Например, при покупке облачной ККТ Ferma можно выбрать тариф «Помесячный», «Почековый» или «Годовой».
Подробнее о том, как выбрать виртуальную онлайн-кассу для сайта интернет-магазина, мы писали в предыдущей статье.
Кто может использовать облачную кассу
Итак, поясним, кто может использовать облачную кассу, поскольку она подходит далеко не всем. Например, если расчеты проводятся в офлайн-магазине, пункте выдачи заказов и других местах, где кассир лично контактирует с клиентом, виртуальная ККТ — не вариант. Но облачные кассы необходимы, если:
- покупатель платит за товары через интернет;
- клиент оплачивает работу или услугу вне торгового объекта, организации или предприятия, ИП (например, парикмахер выезжает на дом к клиенту);
- владелец таксопарка принимает оплату за проезд через агрегатора — пассажиры заказывают такси через приложение, а по завершении поездки деньги списываются с их банковских карт;
- жильцы вносят средства за жилищно-коммунальные услуги на расчетный счет организации ЖКХ.
Если предприниматель комбинирует способы расчетов, например, реализует продовольственные товары через торговую точку, а также имеет интернет-магазин, через который предоставляет услуги доставки (покупатели оформляют и оплачивают заказ через сайт), то ему понадобятся две ККТ. При продаже продуктов в стационарном магазине нужна «физическая» касса, в «онлайне» — облачная.
Сколько стоит облачная касса
Сколько стоит облачная онлайн-касса, зависит от выбранного сервиса и подключенного тарифа. В стоимость аренды входит оплата:
- за подключение сервиса ЭДО и к серверу ОФД;
- количество чеков, которые можно формировать;
- обновление и настройку программного обеспечения;
- покупку ФН и пр.
Если вы еще не поняли, нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы, отвечаем: да, обязательно! Без него расчеты будут незаконными. При заключении договора с провайдером арендатор указывает, какой ему нужен ФН. Цену фискального накопителя включают в стоимость аренды облачной онлайн-кассы.
Не забудьте поставить ККТ на учет в налоговой. О том, как зарегистрировать облачную кассу в ФНС, можете почитать в этой статье.
Как подключить облачную кассу
Перед тем как подключить облачную онлайн-кассу, нужно выбрать тариф и оформить заявку на сервисе (например, Ferma), заключить договор аренды. Предпринимателю откроется доступ в личный кабинет, где можно просматривать отчеты и статистику по проведенным операциям, отслеживать срок действия ФН и др.
Удаленную ККТ нужно интегрировать с CMS-платформой сайта и платежными системами. Для подключения облачной кассы к интернет-магазину используется готовый модуль интеграции (при наличии) или открытый API.
Кроме того, нужно наладить взаимодействие удаленной ККТ с учетной программой. Для этого можно использовать готовый программный модуль — бесплатно скачать на сайте ОФД и загрузить в систему учета. Еще один вариант интеграции — через сайт интернет-магазина. В этом случае обмен данными между ОФД и учетной программой осуществляется через «посредника».
Если у вас остались вопросы, задайте их нашему специалисту по телефону (указан на экране) или через форму обратной связи.
