Необходимое программное обеспечение и оборудование для автоматизации розничного магазина

Как и во многих других отраслях бизнеса, автоматизация в контексте розничной торговли призвана значительно усовершенствовать организацию производственного процесса на предприятии. Но в чем будет заключаться такое усовершенствование? С помощью каких технических решений может проводиться соответствующая автоматизация?

Что понимать под автоматизацией торговли?

Понятие «автоматизация торговли» может интерпретироваться по-разному. Оно — исключительно емкое, и конкретная его трактовка сильно зависит от контекста (соотносящегося, в свою очередь, с конкретной сферой применения решений по автоматизации).

Если говорить о несетевой рознице — то есть, о продуктовых или небольших универсальных магазинах в формате «У дома» и аналогичных ему, то под автоматизацией торговли можно понимать программные и аппаратные решения бюджетного уровня (с начальным функционалом), направленные на обеспечение реализации различных составляющих торгового процесса без участия человека. Такими процессами могут быть:

1. Расчет с покупателями.

2. Бухгалтерский учет.

3. Управление товарными запасами.

4. Управление продажами.

5. Обеспечение безопасности продаж.

Изучим подробнее, в чем сущность указанных типов решений для автоматизации торговли (и примеры конкретных программных и аппаратных продуктов, относящихся к таким решениям).

Автоматизация расчетов с покупателями

При расчете магазина с покупателями наибольшая потребность в автоматизации, как правило, характеризует такие процедуры как:

1. Формирование счета на оплату, подготовка товаров к выдаче покупателю.

Главные инструменты автоматизации: сканер штрих-кодов, весы, кассовое ПО.

Вспомогательные инструменты: товарная лента, устройства для упаковки.

Сканер считывает данные о каждой позиции и автоматически вносит их в кассовую программу, формирующую затем счет к оплате. Если товар к моменту расчетов не взвешен покупателем в зале, то эту процедуру должен произвести продавец — используя электронные весы, которые также связаны с кассовой программой.

Для ускорения обработки товаров и подготовки их к выдаче покупателю могут быть применены товарная лента, различные устройства для упаковки товаров.

2. Прием оплаты от покупателя.

Главные инструменты: кассовый аппарат (либо разрешенный в соответствии с Законом № 54-ФЗ и корреспондирующими нормативными актами аналог), эквайринговый терминал, кассовая программа с функционалом для проведения платежа через кассовый аппарат.

Вспомогательные инструменты: денежный ящик, счетчик банкнот, калькулятор.

3. Предоставление дополнительных консультаций, разрешение сопутствующих вопросов при расчетах.

Инструменты, которые могут потребоваться: товароучетная программа, устройство для размена купюр на монеты, мобильный телефон или иное средство связи.

Взаимодействие продавца и покупателя во многих случаях не ограничивается лишь расчетами по товарам, выбранным покупателем. С его стороны продавцу могут быть заданы различные вопросы, касающиеся работы магазина. Например:

3.1. Вопросы по ассортименту.

Например, если покупатель не смог самостоятельно найти товар на полке, то он вправе обратиться к кассиру и уточнить — если соответствующая позиция в наличии. Кассир для проверки ее наличия может через свой компьютер обратиться к товароучетной программе, в которой будет отражено — есть ли такая позиция на складе или на витрине, а если нет — когда она может появиться (если есть данные по предзаказам у поставщика).

3.2. Вопросы по содействию расчетам.

Покупатель, рассчитываясь на кассе магазина, может попросить продавца, к примеру, разменять крупную купюру на монеты. Для этого продавцу может быть удобнее задействовать отдельное устройство для осуществления такого размена.

3.3. Вопросы по организации продаж.

Покупатель при расчете на кассе может высказать продавцу свои замечания по поводу организации продаж в магазине (например, в части выкладки товаров, формирования ассортимента, политики скидок), и попросить проинформировать об этом руководство. Либо — попросить связать его с руководством, если вопрос срочный. Для таких целей у продавца должно быть под рукой оперативное средство связи с менеджером. Даже если он сидит в соседнем кабинете, то продавцу может быть не слишком удобно совершать личный визит к нему. Лучше использовать «автоматизацию» - хотя бы в виде обычного мобильного телефона.

Автоматизация бухгалтерского учета

Основные инструменты: кассовая программа, специализированный бухгалтерский софт.

Бухгалтерский учет обязаны вести все торговые организации. У розничных продавцов, зарегистрированных как ИП, нет такой обязанности, но они вправе вести аналогичный учет производственных операций в целях повышения эффективности управления бизнесом.

Например, можно рассмотреть такие полезные онлайн-бухгалтерии, как Контур.Бухгалтерия или Моё дело.

Автоматизация бухучета предполагает:

• отражение в автоматическом режиме сведений о хозяйственных операциях в регистрах бухучета;
• автоматическое формирование бухгалтерской отчетности;
• аналитическое отражение сведений о хозяйственных операциях в разрезе различных участков производственных процессов;
• автоматическое формирование первичных документов;
• отражение в регистрах бухгалтерского учета и формах налогового учета сведений об операциях, облагаемых НДС;
• автоматический налоговый учет доходов, расходов;
• автоматический учет налоговых обязательств (и сопутствующих им — например, связанных с уплатой социальных взносов на зарплату продавцов);
• анализ и обеспечение взаимодействия с контрагентами, вышестоящими организациями;
• формирование внутренней отчетности.

Проведение указанных операций вручную (либо с частичной автоматизацией — с использованием общераспространенных программ, подобных Excel) — все менее распространенный сценарий в российской розничной торговле. Такой подход значительно снижает эффективность и конкурентоспособность торгового предприятия.

Меркурий 115Ф

8 663 ₽ 7 875 ₽

Быстрый просмотр

Эвотор 7.2

30 276 ₽ 26 100 ₽

Быстрый просмотр

Управление товарными (складскими) запасами

Основной инструмент: программа для складского учета.

Склад — практически не заметное для клиента магазина подразделение хозяйствующего субъекта, но исключительно важное с точки зрения эффективной организации работы предприятия. Склад — незаменимый производственный ресурс, задействование которого должно сопровождаться:

• прозрачностью, контролируемостью операций с товарами (приемки, возврата, перемещения, отпуска в продажу);
• как можно более высокой скоростью операций с товарами;
• бесперебойностью операций с товарами;
• обеспечением необходимой комплектности товарного ассортимента, который представлен на складе.

Очевидно, что автоматизация с помощью эффективных программных и аппаратных инструментов здесь — процедура практически незаменимая с точки зрения обеспечения работы склада указанным критериям.

К прочим востребованным функциям таких инструментов можно отнести:

• планирование закупок (на основании данных о продажах);
• анализ взаимодействия с поставщиками;
• обеспечение документооборота при складском учете;
• формирование отчетности в рамках складских операций;
• интеграцию склада с бухгалтерией.

Автоматизация даже самого небольшого склада, если речь идет о несетевом формате розницы, способна стать одним из важнейших конкурентных преимуществ хозяйствующего субъекта, прежде всего, в части оптимизации издержек, связанных с операциями по снабжению предприятия товарами. Уменьшение издержек, в свою очередь, поможет торговой организации проводить более лояльную ценовую политику и, как следствие, становиться более конкурентным игроком рынка уже на уровне взаимодействия с конечным потребителем.

Вам будет интересно: Особенности и правила выбора онлайн-кассы для розничного магазина

Управление продажами

Основной инструмент: специализированные программы для управления продажами.

В свою очередь, управление продажами — процедура, которая преимущественно осуществляется на участках самого активного взаимодействия магазина и покупателя. То, насколько эффективно такое управление, покупатель ощущает сразу и делает необходимые выводы.

Управление продажами включает следующие основные операции:

• формирование и необходимую коррекцию товарного ассортимента;
• установление конкурентных цен на товары, анализ их соответствия критериям применяемой бизнес-модели;
• анализ ценовых предложений от поставщиков;
• установление фактов взаимосвязи между ассортиментом и динамикой товарооборота;
• управление товарными запасами;
• прогнозирование продаж;
• оценка эффективности работы поставщиков по различным критериям (своевременности, полноты поставок, отсутствия логистических препятствий к получению товаров);
• расчеты по запасам товаров в разрезе отдельных групп;
• мониторинг закупочных и отпускных цен;
• контроль над эффективностью специалистов, ответственных за управление продажами.

Важнейшее направление работы сотрудников торгового предприятия в данном направлении — управление отпускными ценами. Их расчет также может быть осуществлен в автоматическом режиме — с учетом широкого спектра исходных данных по динамике продаж в целом и конкретным категориям товаров.

Неотъемлемая часть процедуры управления ценами — принятие решений в части скидок и спецпредложений. Расчет и определение параметров таких преференций для покупателей также может осуществляться в соответствии с заданными программными опциями.

Следующее важнейшее направление деятельности в части управления продажами — учет движения товаров между разными подразделениями торгового предприятия. Повышение эффективности управления таким движением позволяет, прежде всего, повышать качество текущего товарного предложения и, соответственно, положительным образом повлиять на настроения потребителей. Как следствие — на эффективность продаж.

Безопасность розничного магазина

Основные инструменты: противокражные рамки, камеры видеонаблюдения, детекторы подлинности банкнот, системы распознавания лиц.

Автоматизация безопасности деятельности торгового предприятия заключается:

1. В оснащении торгового объекта аппаратными и программными решениями, позволяющими оперативно обнаруживать правонарушения.

При этом, речь может идти о правонарушениях:

• со стороны персонала;
• со стороны посетителей (и иных лиц, в установленном или неустановленном порядке попадающих на территорию торгового предприятия).

Самым распространенным видом правонарушений здесь можно назвать кражу товаров:

• с витрины (из примерочной);
• со склада;
• на этапе приемки на склад.

В зависимости от места правонарушения, магазином будут применяться отдельные технические средства реагирования на кражу. Для выявления попыток выноса неоплаченного товара за пределы магазина применяются противокражные рамки — сигнализирующие о правонарушении посредством громкого звука.

В свою очередь, выявление кражи товаров в рамках складских операций может осуществляться уже на уровне документирования таких операций: ответственным сотрудником могут сверяться товарные накладные от поставщика и приемочные документы, отражающие факт поступления товаров на склад. При выявлении расхождений в них — как вариант, в автоматическом режиме (при использовании складских и товароучетных программ), руководство магазина может запросить разъяснения со стороны ответственных сотрудников.

К прочим возможным правонарушениям, затрагивающим экономические интересы торгового предприятия, можно отнести расчеты с применением поддельных банкнот и монет. Отметим, что не во всех случаях в таком нарушении виновным оказывается покупатель, так как подделка может быть изготовлена не им. Так или иначе, продавцам нужно иметь возможность на такие правонарушения реагировать — в том числе и с применением средств автоматизации, таких как детекторы подлинности банкнот.

2. В оснащении торгового объекта техническими решениями, позволяющими пресекать нарушения.

Профилактика всегда лучше последствий — и организация деятельности торгового предприятия не исключение. Здесь специалистами по безопасности в розничной торговле не придумано ничего лучше использования различных видеоинструментов. Самый распространенный — это, конечно, камеры видеонаблюдения.

При этом, они как автоматический инструмент сами по себе, могут быть дополнительно автоматизированы — как вариант, за счет подключения к программно-аппаратным компонентам, позволяющим осуществить распознавание лиц покупателей в магазине. Не исключено, что среди таких лиц окажется человек, ранее подозревавшийся в краже (или совершавший ее). При обнаружении визита такого гражданина в магазин камера сигнализирует об этом ответственному сотруднику (охраннику), который затем уделяет самое пристальное внимание — с помощью тех же камер, действиям посетителя.

Рассмотрим теперь, как может выглядеть на практике оптимальный для небольшого магазина набор аппаратно-программных решений, посредством которых осуществляется автоматизация производственного процесса в рамках указанных участков обеспечения деятельности торгового предприятия.

Вариант автоматизации торговли для маленького магазина

Речь пойдет, таким образом, о внедрении «автоматики»:

1. На кассе — в целях обеспечения расчетов с покупателем.

В аппаратной части магазин потребуется оснастить:

• кассовым компьютером (или специализированным POS-терминалом), стоимость — порядка 40 тыс. рублей;
• кассовым аппаратом или его аналогом, разрешенным к применению — 25 тыс. рублей;
• эквайринговым терминалом — 15 тыс. рублей;
• сканером штрих-кодов на кассе — 2 тыс. рублей;
• принтерами штрих-кодов (для наклеивания на товары на витрине или после взвешивания) — 4 тыс. рублей;
• электронными весами — 8 тыс. рублей;
• устройствами для упаковки товаров (на примере аппарата ТПЦ 200М для упаковки товаров в пленку — 52 тыс. рублей).

Суммарно — порядка 146 тыс. рублей единовременных расходов на аппаратное обеспечение для кассы.

В программной части расходы магазина могут сильно разниться в зависимости от используемого решения. Интервал возможных издержек — от нуля (например, если комплект кассового ПО поставляется вместе с POS-терминалом) до нескольких десятков тысяч рублей.

2. На уровне бухгалтерского учета.

Речь пойдет о внедрении таких решений как:

• «Турбо 9 Бухгалтерия» - универсальная и высокопроизводительная программа для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии любого профиля (5700 рублей в комплектации «Компакт»);
• «1С:Бухгалтерия» - выпускаемый известнейшим брендом мощный инструмент автоматизации бизнеса (4800 рублей в базовой версии);
• «Инфо Бухгалтер» - одно из самых многофункциональных решений для автоматизации бухгалтерии (8000 рублей в базовой версии).

3. На уровне складского учета.

Здесь могут быть задействованы программы:

• «1С: Управление Торговлей» - еще один мощный продукт от 1С (3350 в базовой версии);
• «СуперСклад» - простое и в то же время функциональное решение, которое правомерно отнести к числу самых оптимальных для небольшого торгового предприятия (985 рублей в переносной версии);
• Vvs «Офис-Склад-Магазин» - одно из самых компромиссных решений в части сочетания функционала и цены (2500 рублей в версии для розничного предприятия).

4. На уровне управления продажами.

В данном случае применимы такие решения как:

• АСТОР: Ваш магазин — высокопроизводительный продукт на базе платформы 1С: Предприятие (10 600 рублей в версии Smart Lite);
• bpm’online sales – мощный облачный продукт для управления продажами (950 рублей в месяц в версии Team для небольших предприятий);
• ASoft CRM Professional — одно из самых функциональных решений на рынке (34 500 рублей за дистрибутив на 5 пользователей с серверной лицензией).

5. На уровне обеспечения безопасности магазина.

Здесь торговой точке полезно будет оснаститься:

• противокражной рамкой — 30 тыс. рублей;
• системой внутреннего видеонаблюдения (4 камеры — для небольшого магазина) — 20 тыс. рублей;
• детектором подлинности банкнот — 8000 рублей.

Таким образом, суммарные единовременные расходы на автоматизацию небольшой точки продаж могут составить порядка 220 тыс. рублей. Совершенно незначительная сумма в сравнении со средней выручкой магазина — однако, если такими инвестициями пренебречь, то общая эффективность бизнеса может заметно снизиться.

По мере масштабирования торговой точки ее потребность в дополнительном оснащении автоматикой — как в количественных показателях, так и в качественных, безусловно, будет возрастать. Определение оптимальной конфигурации «автоматики» здесь будет зависеть от многих факторов, в числе которых — предыдущий опыт использования подобных решений (еще на уровне небольшой точки продаж), который позволит выявить то, насколько такие решения совместимы с бизнес-моделью конкретного торгового предприятия.