Онлайн-касса — устройство для приема платежей, формирования и печати фискальных документов. Контрольно-кассовая техника (ККТ) записывает данные чеков в память фискального накопителя (ФН). Ежедневно на кассе нужно закрыть/открыть смену, сформировать отчеты и выполнить другие действия.
В статье расскажем, как подготовить устройство к работе и правильно взаимодействовать с ним в течение смены. Мы актуализировали информацию по состоянию на ноябрь 2023 года.
Подготовка к работе
Перед началом работы на ККТ новый сотрудник должен:
- Прочитать и подписать должностную инструкцию.
- Ознакомиться с типовыми правилами эксплуатации кассового оборудования.
- Расписаться в специальном журнале о том, что знает правила работы с онлайн-кассой.
- Заключить договор о полной материальной ответственности.
Чтобы кассир по незнанию не допустил грубых ошибок, не испортил устройство, нужно рассказать ему о нюансах работы модели аппарата, используемого в магазине. Если у вас нет возможности сделать это самостоятельно, то мы поможем. За пару часов обучим вашего сотрудника операциям на ККТ.
В начале рабочего дня каждому кассиру выдают:
- ключи от кассовой кабины и денежного ящика;
- запасную чековую ленту;
- деньги на размен.
Мы можем помочь с настройкой кассы, ее регистрацией в ФНС и техническим обслуживанием. Звоните на круглосуточный номер 8 (800) 500-25-91. Консультация бесплатная.
Открытие смены
Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчет об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о ККТ, фискальном накопителе, смене и кассире. Обязательные реквизиты отчета о закрытии смены перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@Приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».
Пример отчета об открытии смены
Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у вас сегодня будет хотя бы один клиент. Если часто отправлять отчеты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это может привлечь внимание налоговой. Советуем открывать смену перед тем, как первый клиент будет готов расплатиться за покупку.
Как выдавать чек покупателю
Действия кассира в момент оплаты покупки клиентом:
- Посчитать итоговую сумму и назвать ее.
- Получить деньги или платежную карту от клиента.
- Оформить покупку через онлайн-кассу, напечатать чек и отдать его клиенту.
При оплате наличными кассир обязан назвать полученную от клиента сумму и размер сдачи, перед тем как отдать ее покупателю.
Операционист представляет клиенту бумажный вариант или отправляет электронный чек (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с ним). ОФД может отправлять электронные документы вместо вас. Для этого вы передаете ему полученные от клиента контакты. За свои услуги оператор может взимать плату.
Тарифы оператора «Платформа ОФД» на отправку чеков клиентам
Также чек пробивают в таких случая:
- Клиент вернул товар. Сотрудник магазина формирует чек со способом расчета «возврат прихода».
- Кассир пробил чек с ошибкой или вовсе не применил кассу при оформлении покупки. Сотрудник магазина должен оформить чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.
- Клиент внес аванс. Кассир выдает кассовый чек со способом расчета «Аванс». После получения оплаты пробивает фискальный документ по всем правилам с тегом «Полная оплата».
Подробнее о том, что обязательно должно быть указано в чеке, читайте в нашей статье «Реквизиты в чеке в 2023 году — как разобраться».
Закрытие смены
В конце дня кассир закрывает смену и формирует отчет об этом. Документ нужно напечатать не позднее чем через 24 часа после открытия. Если смена длится дольше, ФН временно блокируется, а касса перестает пробивать чеки. Отчет о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нем указано:
- сколько чеков напечатано за отчетное время;
- сколько чеков не дошло до ОФД;
- информация о смене и другие сведения.
Пример отчета о закрытии смены
После закрытия смены кассир обслуживает кассу, выключает ее из сети и сдает ключи.
Текущее состояние расчетов
Периодически нужно проверять, все ли чеки ушли ОФД. Если фискальные документы не отправляются оператору более 30 дней, ФН блокируется. Чтобы избежать этого, рекомендуем периодически формировать на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов — так называемый Х-отчет.
Его можно формировать в любое время и сколько угодно раз. Он не обнуляет итоги и нужен только для анализа. По данным из Х-отчета можно отследить выручку, выявить ошибки, допущенные при обслуживании клиентов.
Пропал интернет или отключили электричество: что делать
Если в процессе работы с ККТ пропал интернет — пробивайте чеки, но не передавайте их ОФД. Если связь не восстановится за 30 дней, ФН заблокируется, и вы не сможете работать с кассой.
Если в магазине отключили электроэнергию, то нельзя принимать оплату. Продолжите работу — получите штраф. На рынке представлены модели смарт-терминалов со встроенным аккумулятором. В этом случае работа магазина не будет зависеть от подачи электроэнергии.
Сколько нужно хранить отчеты и чеки
Фискальные документы и отчеты остаются в памяти ФН. Кроме того, все данные передаются ОФД, а оттуда в ФНС. Поэтому отчеты и чеки на бумажном носителе хранить не нужно. А вот фискальный накопитель после закрытия архива нельзя выбрасывать в течение 5 лет.
Если вам нужно обучить сотрудников работе с кассой с нуля или углубить уже имеющиеся знания, то мы готовы помочь. Закажите услугу, позвонив по номеру 8 (800) 500-25-91, или на этой странице.
«Пропал свет — закрывайте магазин». А если наводнение, землетрясение, пожар? да что угодно. И дефицит продуктов, людям нужна вода и еда. Да, это нарушает закон, но почему в таких случаях государство не может быть на стороне предпринимателя? Оговариваются ли где-нибудь подобные экстренные случаи, когда можно работать с нарушением закона?
Государство может быть на стороне предпринимателя. «Если наводнение, землетрясение, пожар», у предпринимателя есть 30 календарных дней автономной работы на кассовом аппарате с момента последнего подтверждения от ОФД об успешном принятии им цифрового чека прежде, чем ФН будет заблокирован. Законодатель счел, что месяца вполне достаточно, чтобы решить проблемы и восстановить подключение ККТ к сети и системам связи. Также 54-ФЗ регламентирует дополнительные исключения. Предприниматель, ведущий хозяйственную деятельность в населенном пункте, попавшем в перечень труднодоступных местностей, имеет право не применять онлайн-кассу. В областях, отдаленных от сетей связи, разрешается автономная работа – владелец бизнеса (и кассового аппарата) вправе не заключать договора с ОФД.
А какие могут быть последствия, если забыли вовремя закрыть смену и продолжили работать на следующий день? Что в этом случае надо делать?
В соответствии с п.2 ст.4.3 54-ФЗ длительность смены на ККТ не должна превышать 24 часов. Формирование отчета о закрытии смены по истечении 24 часов автоматически уведомит ФНС о нарушении, которое является нарушением правил применения онлайн-касс.
В соответствии с п.4 ст.14.5 КоАП в собственнику будет применена ответственность в виде штрафа или предупреждения. Если при этом чеки не пробивались, то это не критичное нарушение. Но если торговля велась, для юрлица это от 5000 до 10000 руб, а для ИП – 1500 — 3000. Чтобы штрафа избежать нужно предоставить в налоговую объяснительную с обоснованием непреодолимых оснований или отсутствия умысла в таких действиях. Сообщить в налоговую о нарушении необходимо до того, как эти данные будут переданы Оператором, Налоговый кодекс предусматривает смягчение ответственность только если предприниматель самостоятельно сообщит о допущенном нарушении.
У нас Атол сигма 5. Сначала пользовались — все было отлично, никаких нареканий. А потом почему-то во время закрытия/открытия смены ККТ начала наматывать целые горы чеков. Вроде настроек никаких не меняли. Скоро уже разоримся на бумаге, невозможно стало работать! Подскажите, в чем может быть проблема?
Самостоятельно вы можете сделать следующее:
— проверьте версию кассового ПО, при версии 2.6.9.8 обновление не требуется, но если версия ниже, то нужно обновиться;
— перезагрузите смарт-терминал;
— запустите приложение кассы и закройте/откройте новую смену;
— попробуйте пробить чек.
Если проблема не будет решена, то нужно связываться с сервисом — 8 (800) 550-54-67