Молочная продукция, продаваемая на российском рынке, подлежит обязательной маркировке и прослеживанию через систему Честный ЗНАК. При отгрузке этих товаров нужно формировать УПД, при приемке — проверять и подписывать его.
Разберем весь процесс по порядку. Расскажем, что такое УПД на молочную продукцию, как его проверить и подписать.
Что такое УПД на товары с маркировкой Честный ЗНАК
УПД — универсальный передаточный документ, который используется в электронном виде как замена бумажных накладных и счетов-фактур при передаче товаров с обязательной маркировкой контрагенту. Содержит данные об участниках торговой сделки, отправляемой продукции, ее кодах Data Matrix (при поэкземплярном учете) или GTIN (при объемно-сортовом учете).
Поэкземплярный учет молочной продукции со сроком реализации более 40 дней начинается с 1 ноября 2026 года. До этого времени применяется объемно-сортовой. Для «молочки» со сроком реализации менее 40 дней он действует бессрочно.
Электронный УПД, отправляемый контрагенту, фиксируется в системе маркировки в виде файла в формате xml. Его формат утвержден приказом ФНС России № ЕД-7-26/970@Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, универсального передаточного документа, включающего счет-фактуру, универсального передаточного документа, форматов счета-фактуры, выставляемого (составляемого) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, выставляемый (составляемый) при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, и представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме». Так выглядит УПД в формате xml:
УПД в формате xml
Содержимое такого документа трудно разобрать, нельзя подписать. Получателю товаров УПД поступает в уже расшифрованном виде. Готовый документ можно прочитать, проверить и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Входящий УПД
Чтобы определить, подлежит ли продукция обязательной маркировке, ориентируйтесь на коды ТН ВЭД ЕАЭС. «Номера» товарной номенклатуры товаров, прослеживаемых через систему Честный ЗНАК, указаны в Распоряжении Правительства РФ № 792-рРаспоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 N 792-р «Об утверждении перечня отдельных товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации». При этом необязательно постоянно открывать и искать нужные данные в документе. Есть способ проще — проверить коды ТН ВЭД с помощью нашего сервиса. Укажите комбинацию чисел в строке и нажмите кнопку рядом. Операция занимает несколько секунд.
Как прослеживается маркировка молочной продукции через Честный ЗНАК с помощью УПД
Для работы с маркированными товарами и обмена электронными документами нужно получить УКЭП и подключиться к системе ЭДО. Вкратце расскажем, как прослеживается оборот молочных продуктов через Честный ЗНАК с помощью УПД:
- При передаче маркированных товаров контрагенту поставщик заходит в личный кабинет на сайте Честный ЗНАК и формирует УПД.
- При получении электронного документа представитель розницы сверяет фактические данные с информацией в УПД.
- Если сведения совпадают, получатель подписывает документ с помощью УКЭП — подтверждает приемку. Если обнаружены ошибки, уведомляет об этом поставщика. Покупатель подтверждает приемку товаров только после устранения всех несоответствий в документе.
Когда представитель розницы подписывает УПД, Честный ЗНАК получает уведомление о переходе продукции новому владельцу. Документ нужно подписать в течение трех дней с момента поставки, и только потом можно продавать товары.
Но для молочной продукции в рамках действия объемного-сортового учета правительство сделало исключение: ее можно продавать сразу при получении, но подписать входящий электронный документ все равно нужно в течение трех дней.
С 1 сентября 2024 года к маркировке молочной продукции присоединяются фермеры (КФХ, СПК). С этой даты при отгрузке товаров им нужно формировать УПД и передавать данные в Честный ЗНАК.
Как проверить коды маркировки в УПД
При получении УПД следует проверить:
- правильность заполнения реквизитов (наименования и адреса компании поставщика и получателя, ИНН и т. д.);
- соответствие данных о фактически полученной партии товаров с информацией в электронном документе.
Если код маркировки молока есть по факту, но отсутствует в УПД, — это излишек. Если наоборот — недостача. В обоих случаях — это ошибка, которую нужно исправить.
Для проверки УПД на молоко и молочные продукты необходимо считывать их коды маркировки с помощью специального оборудования. О нем и расскажем далее.
Оборудование для приемки маркированных товаров
Для проверки кодов маркировки в УПД можно использовать 2D-сканер, подключенный к компьютеру с товароучетной системой. Но удобнее, быстрее и эффективнее применять для этих целей терминал сбора данных со специализированным софтом (например, DataMobile). Устройство комплектуется встроенным сканирующим модулем, сенсорным экраном, работает от аккумулятора. На ТСД можно выгрузить электронную накладную, чтобы при сканировании штрихкодов мобильное приложение автоматически сопоставляло данные по факту и в документе.
Для приемки молока и молочной продукции с маркировкой Честный ЗНАК можно использовать любой ТСД, оснащенный 2D-сканером с возможностью чтения символик Data Matrix. Распространенные модели:
- АТОЛ Smart.Slim. Имеет в запасе до 2/16 ГБ ОЗУ/флеш. ТСД защищен от пыли и влаги по классу IP65. Питается от аккумулятора на 4 000 мАч.
- iData 70. Можно выбрать модификацию с ресурсом памяти 4/64 ГБ. Емкость аккумулятора — 5 000 мАч. Класс герметизации корпуса: IP65.
- АТОЛ Smart.Pro. Объем памяти — 3/32 ГБ. Защищен от пыли и влаги по классу IP67. Работает от аккумулятора на 6 000 мАч.
Все перечисленные модели устройств имеют модули Wi-Fi, Bluetooth, поддерживают мобильную связь (3G/4G).
Используемые в магазине программные продукты — софт для ТСД и товароучетная программа — должны «уметь» работать с маркировкой и поддерживать интеграцию с системой Честный ЗНАК.
Как исправить ошибки заполнения в УПД
При подписании УПД розница автоматически принимает на баланс маркированную молочную продукцию. Если в документе были расхождения, они становятся «головной болью» магазина. Важно выявить ошибки заполнения в УПД еще на этапе приемки продукции и уведомить об этом поставщика. Исправить их можно одним из способов:
- Если обнаружены излишки, ошибки в реквизитах или указан неверный формат кода, поставщик должен исправить и заново отправить контрагенту УПД, а продавец — подписать оба документа (ошибочный и исправленный).
- Если не совпадает количество товаров, выявлен брак или недостача, поставщик создает и отправляет контрагенту корректировочный УПД. Получатель подписывает оба.
- Представитель розницы аннулирует ошибочный УПД, поставщик высылает новый.
Последний способ подходит для исправления любых ошибок.
Как подписать УПД в Честном ЗНАКе
Расскажем, как подписать УПД в Честном ЗНАКе. После сверки и выгрузки данных в товароучетную систему нужно нажать кнопку «Подписать и закрыть» или «Провести и закрыть» (зависит от интерфейса используемой программы).
Подтверждение приемки товаров в 1С
УПД подписывает владелец торговой точки или доверенный сотрудник. В первом случае используется УКЭП предпринимателя, во втором — физического лица и при заверке прилагается машиночитаемая доверенность.
Подытожим. Обязанность поставщика — правильно оформить и отправить продавцу УПД на молочную продукцию. Забота представителя розницы — проверить реквизиты электронного документа и сверить коды маркировки с данными на этикетках товаров. При наличии ошибок или расхождений поставщик исправляет, создает корректировочный или новый УПД и отправляет продавцу. Последний подтверждает приемку молочной продукции.
