Говорим «ведем кассу» — понимаем «заполняем кассовую книгу ИП». Раньше до 2014 года такую книгу должны были вести все ИП без исключений. Ситуация кардинально поменялась благодаря последней редакции Указаний 3210-У Центрального Банка России 11.03.2014. Теперь, в связи с повсеместным внедрением цифровых технологий в торговлю и стремлением государства упростить жизнь малому бизнесу (это называется «либерализация экономики»), кассовая книга больше не нужна налоговой и другим проверяющим инстанциям. Точнее, если предприниматель или его бухгалтер каким-нибудь альтернативным образом ведет учет налогов, кассовую книгу в налоговой не потребуют.
Зачем тогда вообще говорить о кассовой книге? Дело в том, что эта книга — удобный способ контролировать операции с наличностью и проверять сотрудников.
Внимание! Рекомендуем не отказываться от ведения кассовой книги, поскольку она улучшает кассовую дисциплину.
Кассовая дисциплина для ИП: зачем вести кассу
Если в бизнесе задействовано несколько человек кроме самого ИП или наемным работникам приходится проводить много операций с наличными деньгами, кассовая книга останется или может стать хорошим инструментом контроля и источником данных для подсчета прибыльности бизнеса.
Итак, книга пригодится предпринимателю в следующих ситуациях:
- для ведения подотчетных расчетов с работниками;
- если им используются приходно-кассовые ордера (ПКО);
- для фиксации выплат работникам, если они получают зарплату не на банковскую карту, а наличными;
- для фиксации выплат работникам социальных пособий, чтобы далее возместить затраты в Фонде социального страхования (туда предоставляются копии документов из кассовой книги).
Центральный банк своим Указанием 11 марта 2014 года предоставил выбор бизнесу, вести ли кассовую книгу для отчетности перед налоговой системой России, или воспользоваться упрощенной системой отчетности в рамках широкого спектра систем налогообложения (упрощенной, патентной, единой — новые появляются едва ли не каждый год).
Касса ИП: правильно ведем кассовую книгу
Раз уж для отчетности перед налоговой выбрана кассовая книга (или она ведется для других целей), нужно требовать от кассиров — обычно книгу заполняет кассир — кассовую дисциплину. За ошибки в книге налоговики могут назначить штраф.
Обязанность кассира — сдать книгу после работы на проверку и подпись бухгалтеру или начальнику.
Предупредим, что в бумажной версии книги лучше не допускать ошибок. Исправить их так просто не получится. Понадобится поставить рядом с ошибкой подписи кассира и бухгалтера/начальника.
Важно! Вести кассовую книгу можно и в электронном варианте. Для этого нужно получить ЭЦП.
Кстати, продвинутые компании используют для автоматизации бизнеса программу «1С: Бухгалтерия» и аналоги, которая позволяет вести кассу и составлять отчетность.
Структура кассовой книги
Ведение книги никак не связано с наличием или отсутствием контрольно-кассовых машин (ККМ) или специальных режимов, вроде УСН или ЕСХН. Она имеет общую для каждого бизнеса форму, точнее, общий список из четырех типовых форм, которые нужно регулярно заполнять (в том числе в электронном виде при наличии электронно-цифровой подписи): стандарт книги КО-4, связанные с ней приходные и расходные ордера (КО-1 и 2) вместе с ведомостями зарплаты работников. Это основа ведения кассы, причем кассовая книга является «бортовым журналом» бизнеса и фиксирует любое передвижение денежных средств «на борту».
Свободный документ состоит из трех разделов:
- первого листа, где указывается название предприятия без ошибок, ФИО предпринимателя, время действия книги и ОКПО;
- средней части, которая содержит информацию по операциям, проведенным за каждые сутки, пока действует книга (обычно срок действия равен году);
- заключения, где должно находиться количество страниц, подпись ИП и дата. Этот раздел по Указанию № 3210-У ЦБ 11 марта 2014 года более не обязателен.
Помните, что достаточно только оригинала книги, копии не требуется. Если в течение дня денежные операции не проходили, заполнять книгу не нужно. Важно, чтобы данные на конец дня были равны данным в начале следующего.
При заполнении книги обязательно возникнет множество нюансов, которые было трудно предсказать вначале. Однако проблемы можно решить, если все делать по закону.
Заключение
Итак, с 1 июня 2014 года ведение кассовой книги не обязательно для предпринимателей, однако заполнение книги еще остается актуальным для многих. Жесткая кассовая дисциплина помогает осуществлять более строгий контроль над сотрудниками, регистрировать выплаты зарплат наличными.
Кассу можно вести в электронной форме — это разрешено Банком России при наличии электронно-цифровой подписи. Однако никто не мешает распечатать документ, если такой подписи еще нет, и заверить вручную.
Если принято решение вести кассовую книгу, следует делать это по всем правилам и соблюдать текущее законодательство, поскольку проверяющие органы за «неграмотное» заполнение могут начислить штраф.
В целом требования к внешнему виду книги и ее ведению в последней редакции Указания № 3210-У упростились. Уже не нужно нумеровать листы книги, подшивать, устанавливать дневные лимиты на денежные средства и даже заполнять последний лист. Налоговая будет смотреть на факты, а не на орфографию.
в течение 5 минут.
По началу ужаснулись, когда узнали стоимость всего чтобы перейти на кассу, но спустя год стало лучше работать, данные автоматически передаются, установили безналичную оплату, клиентов прибавилось, ежегодные расходы не очень большие
Перейти на онлайн-кассы это большой шаг вперед конечно. И тут даже не стоит писать о затратах на них и на комплектующие. Просто посчитайте во первых сколько клиентов вы теряли, когда не принимали безналичку, и сколько сейчас приоьрели. А сколько времени у вас занимала сдача отчетности в налоговую? Мы с содроганием вспоминаем очереди в налоговой когда приходил конец отчетного периода. А теперь даже ходить никуда не надо.
Полностью ЗА установку касс для всех производителей. Сколько раз уже приходилось мотаться в налоговую и переделывать документы. То одно не сошлось, то другое, человеческий фактор никуда не деть. Но с ККТ таких случаев стало в разы меньше, мы почти полностью перешли на безналичную оплату, очень удобно.
Раньше работали в магазине только с наличкой и вели кассовую книгу. Сдавали ее по окончании квартала вместе с отчетами. Теперь установили онлайн-кассы, но операции по наличке продолжаем заносить в журнал. Естесственно количество операций такого типа уменьшилось, в связи с чем мы теперь сдаем кассовую раз в полгода. Это и время экономит и закону не противоречит.