В 2021 году индивидуальные предприниматели все также освобождены от обязанности вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные ордера, устанавливать лимит кассы. Несмотря на полученные преференции, многие предприниматели (особенно использующие труд наемных работников) продолжают вести учет наличных денежных средств с применением бланков строгой отчетности (РКО и ПКО) и отражают движение в кассовой книге. Вместе с тем для ИП, осуществляющих деятельность без привлечения дополнительных трудовых ресурсов и с небольшим оборотом выручки, упрощенная система документооборота оказалась особенно «по душе», избавив от необходимости ежедневно тратить время на оформление первичной документации.
Содержание
в течение 5 минут.
Нужна ли ИП армейская дисциплина, чтобы вести кассу
Дисциплина в бизнесе сродни армейской, поэтому ИП, принявшие решение вести кассовые операции в полном объеме, должны строго соблюдать требования, установленные Центробанком РФ. Это поможет избежать повышенного внимания контролирующих органов. Предприниматель должен руководствоваться Указаниями ЦБ РФ:
- 3210-У от 11.03.2014 (в ред. от 05.10.2020) — документ регламентирует порядок ведения кассовых операций как для ИП, так и юридических лиц;
- 5348-У от 09.12.2019 — определяет правила наличных расчетов.
Для обеспечения единого подхода к ведению учета, Госкомстат РФ разработал унифицированные формы БСО и регистров бухгалтерского учета:
- кассовая книга — ф. КО-4;
- приходный кассовый ордер — ф. КО-1;
- расходный кассовый ордер — ф. КО-2.
Выдача заработной платы сотрудникам отражается в зарплатной ведомости (Т-53) или расчетно-платежной (Т-49). При выплате на банковские карты эти ведомости не заполняются. Вместо них оформляется расчетный документ ф. Т-51.
Упразднены такие требования, как: обязательная нумерация страниц, установка дневных лимитов, заполнение последнего листа с подсчетом количества страниц. В остальном налоговики обязывают бизнес придерживаться утвержденных правил.
Правила для кассира
Обычно за соблюдение кассовой дисциплины отвечает кассир. Правила не зависят от выбора модели ККТ (контрольно-кассовой техники) или стоимости машины. Будь у вас простая и недорогая ККМ Атол 91Ф или навороченная и в десятки раз дороже Искра МК 35 Ф, для налоговой это будет неважно. Ведомство интересует только одно: если есть какие-то финансовые операции — их нужно зафиксировать в отчетности.
По Указаниям Банка России № 3210-У (от 11.03.2014) и № 5348-У (от 09.12.2019) индивидуальный предприниматель, в отличие от ООО, может вообще не заполнять форму КО-4 и ордера. Об этом мы уже говорили выше. Если ИП ведет кассовую книгу не только для своих внутренних нужд, но и для отчета перед налоговой, следует соблюдать все установленные правила.
Вести ли ИП кассу в 1С?
Все операции фиксирует кассир (старший кассир). Делает он это на основании заключенного с ним договора. В конце каждого рабочего дня отчет кассира проверяет главный бухгалтер, другой нанятый для этого человек или сам ИП. Каждая кассовая операция — это чек ККМ/приходный ордер, при выдаче наличных оформляется расходный ордер — заносятся в кассовую книгу.
Обычная процедура, которую обязан производить сам кассир — проверка совпадения данных за рабочий день и оставшихся на кассе средств. Если за сутки не было произведено ни одной операции, книгу заполнять не нужно. В крупных организациях, где работает несколько кассиров, заполняют еще журнал учета, однако для ИП эта информация вряд ли актуальна.
В современных условиях финансовую отчетность ведут в цифровом варианте. Есть одно условие для этого — наличие ЭЦП (электронной цифровой подписи). Получить подпись можно быстро, вся процедура будет стоить от 3000 рублей на 2018 год.
Даже если у вас нет ЭЦП, можно фиксировать кассовые операции в электронном виде, а потом распечатывать их на принтере. Цифровой вариант бухгалтерии — это не только текст в word или excel, но и современные средства автоматизации, среди которых самым популярным в России вариантом является «1С: Бухгалтерия». Большую часть операций не надо загружать вручную в компьютер — система скопирует их из памяти ККТ. Достаточно связать систему 1С с онлайн-кассой.
На 2021 год последняя версия «1С:Бухгалтерия» — релиз 8.3.17. ПО упрощает многие процессы: кассир вносит информацию о движении наличных, а программа создает отчет для налоговой. Благодаря гибкому конструктору легко настроить формирование отчета в любом удобном для ИП формате.
От 2 650 ₽/мес. в рассрочку
Заключение
В 2021 году кассовая книга не нужна, но налоговая может в любой момент проверить учет наличных средств бизнеса в рамках выездных проверок, в том числе книгу, если она ведется, ордера, запоминающее устройство ККТ и все, что связано с кассовыми операциями. За нарушение работы с наличными деньгами легко получить штраф.
Правила ведения отчетности по форме КО-4 определяются Указаниями Банка России № 3210-У (от 11.03.2014) и № 5348-У (от 09.12.2019). Кассовую книгу можно вести в цифровом варианте с применением средств автоматизации, которые требуют только загрузки первичных документов (чеков и ордеров) — на их основании формируют отчет в удобной для предпринимателя форме.
Требования к ведению кассы в России все время упрощаются, можно ожидать еще больших послаблений для малого бизнеса с внедрением цифровых технологий в торговлю. Остается не нарушать закон, и взаимодействие предпринимателей и налоговых инспекторов сведется к нулю, что выгодно обеим сторонам.
Валентин, хочу развеять ваши страхи о ненадежности электронного хранения. Для любой относительно ценой информации особенно для финансовой отчетности делаются резервные копии (так называемые бэкапы) которые позволят восстановить не только справедливость но и все утраченные данные в случае непредвиденных обстоятельств.
Полностью полагаться на электронный оборот — это чревато тем, что базы могут попросту полететь. И потом ходи доказывай как говорится. А когда есть в письменной форме все, то вполне легко восстановить справедливость.
Валентин, так и документы на бумажных носителях не столь надежны. Кроме того, с документами на бумажных носителях в архиве проблематично работать в отличие от электронного варианта.
У основного количества пользователей информационных технологий до сих пор упрощенный (обывательский) взгляд на защиту и сохранение информации в электронном виде. Уже давно продуманы технологии по защите и сохранности электронной информации вплоть до личного пользования, учитывая всеобщий переход на IT-технологии (смартфоны, планшеты и всякие ***буки). Информация в электронном виде одновременно записывается на 2 и более жестких дисках («зеркалирование»). Если выходит из строя один жесткий диск, то есть такой же жесткий диск — «близнец», на котором находится копия информации, которая была на неисправном жестком диске. Да, это дополнительные затраты на оборудование, но сейчас это актуально и оправданно. Я уже 10 лет пользуюсь таким сетевым хранилищем дома. И пришел к этому после пару случаев потерь важной информации из-за поломки жесткого диска без возможности восстановления.
Когда вижу предпринимателя, у которого и книга кассовая и онлайн-касса, и записи он дублирует, еще знает, все операции по продажам записывает…..Мне это напоминает учителей, которые перешедши на электронный документооборот, все равно продолжают вести бумажные записи в блокнотах. Хотя знаете учителю это нужно, потому что у него нет 30 дневного лимита для выставления оценок. А вот предприниматели к чему так усложнять. Касса же все делает за вас и в личном кабинете можно все увидеть!
Наталия, из некоторых никогда не выведешь старые замашки, как ни пытайся. Это как фраза «человека можно вывезти из деревни, а деревню из человека никогда». Можете интерпретировать это под кассы)