Первым онлайн-кассам с ФН всего 10 месяцев. Несмотря на то, что календарный срок замены фискального накопителя истекает только в марте 2018 года, уже поступают вопросы о том, как правильно выполнять установку, можно ли это делать самостоятельно, и что для этого нужно. В этой статье мы подробно объясним когда, кому и как нужно выполнять эту процедуру.
Замена ФН при окончании срока действия
Есть два типа ФН: первый рассчитан на работу в течение 13 месяцев, второй – на 36. Чуть больше года ФН могут использовать компании, работающие по общей системе налогообложения. 3 года – срок эксплуатации для упращенцев (кроме акцизников), патентщиков и предприятий, работающих с единым налогом на вменённый доход.
Ровно за месяц до замены фискального накопителя онлайн-касса сообщит вам о приближении окончания срока эксплуатации. Некоторые модели ККМ начинают предупреждать пользователей о приближении срока замены фискального накопителя за 2 месяца. На экране появляется соответствующее предупреждение.
Если не успеть закрыть накопитель с истекающим сроком эксплуатации и не заменить его новым вовремя, то онлайн-касса заблокируется. Выдавать чеки аппарат не будет.
Замена фискального накопителя из-за переполнения
По сути, ФН – это не что иное, как накопитель цифровой информации. Если очень грубо – то аналог флэшки или жесткого диска с возможностью записи, но без возможности правки или удаления данных. А значит, как и любой носитель, он может просто переполниться. И нередко случается это задолго до окончания срока эксплуатации.
Стандартный ФН со сроком эксплуатации 13 месяцев, может хранить информацию о 174-180 тысяч операций. В том случае, если в день вы обслуживаете порядка 450-460 клиентов и меньше, вам хватит его на весь срок использования. Если количество операций в день у вас больше, то установка нового фискального накопителя понадобится значительно раньше. Насколько – напрямую зависит от количества чеков в день.
Аппарат заранее уведомит вас о предстоящей замене сообщением о переполнении памяти ФН, далее будет указан % заполнения. Также контролировать этот параметр можно самостоятельно, изредка поглядывая на номер документов ОСГ. Как только цифры №№ будут приближаться к значению 174000-180000, стоит быть начеку.
Смена ФН при перерегистрации ККТ
Если меняется владелец кассы, то должен быть заменен и фискальный накопитель. Просто передать аппарат другому лицу – нельзя. Действующему собственнику стоит выполнить все операции по закрытию ФН, отправить в налоговую и оператору все данные, после чего подать заявление о перерегистрации.
Новый собственник выполняет установку фискального накопителя, вводит туда все необходимые данные о новом владельце, указывает их в заявление о перерегистрации, прикладывая к нему предыдущую карточку регистрации ККТ, чтобы внести в нее изменения. После проверки всех данных Налоговая выдает новую карту.
Порядок замены фискального накопителя в случае ошибки
Онлайн-кассы и ФН – несовершенная электроника, поэтому в ее работе могут возникать различные ошибки. В большинстве случаев каждая неисправность обозначается цифровым кодом, который позволяет понять, в чем дело, и решить проблему.
К примеру, ошибка № 235 – это исчерпание ресурса хранения ФН. То есть документы не передаются оператору, а продолжают храниться в вашем накопителе. Максимальный срок такого ожидания – месяц. После этого, аппарат сообщает об ошибке. Устранить такую неисправность просто – нужно проверить, а при необходимости настроить связь с оператором, чтобы документы отправлялись без сбоев.
Но есть и фатальные ошибки в работе ФН, когда дальнейшая работа ККТ будет возможна только после полной замены фискального накопителя, сделайте это самостоятельно или обратитесь за помощью специалистов.
Я вот целенаправленно когда кассу выбирал брал такую, чтобы потом без проблем менять фискальный накопитель. А иначе можно разориться, специалисты немалые суммы берут. А если у вас порядка пяти касс — уже неплохие затраты получаются. Таких моделей среди Атола много, у Штриха тоже есть неплохие варианты.
Какие органы вправе запросить у меня тот фискальный накопитель, который уже не используется мною. У меня сейчас уже два таких накопителя хранятся. За 4 года еще пока никто ни разу не приходил и не запрашивал информацию. А вот кассовые книги проверяют прошлых периодов.
В соответствии со ст.4.1 54-ФЗ вы обязаны хранить отслуживший ФН в течение пяти лет и обеспечить возможность считывания записанной на него информации (то есть, не допустить поломки, порчи и т.д). На протяжении этого срока накопитель может быть истребован для проверки и сверки данных ФНС, органами дознания и следствия, прокуратурой, иными ведомственными организациями по письменному мотивированному запросу. По истечении срока хранения, фискальный накопитель нужно утилизировать, актировав его уничтожение для предупреждения возможных вопросов со стороны ФНС.