Российский бизнес продолжает переходить на новый порядок работы с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Согласно Федеральному закону 54-Ф3, информация о совершенных продажах должна передаваться в ФНС с помощью оператора фискальных данных, что сделало необходимым применение фискальных накопителей на всех точках торговли. В статье рассмотрим, что такое фискальная память, фискальный накопитель и разницу между двумя понятиями.
Фискальная память: что это такое
Фискальная память ККМ (ФП) — это программно-аппаратные средства, осуществляющие регистрацию фискальных документов в памяти устройства. Представляет собой микросхему, встроенную внутрь корпуса кассы. Фискальной памятью оснащались первые кассовые аппараты. В ФП сохранялись следующие сведения:
- ИНН организации;
- регистрационный номер ККТ;
- номер смены;
- дата смены;
- общая выручка за смену.
Информация, записанная в ФП, не подлежала изменениям и могла считываться только налоговым инспектором. Поскольку объем памяти ограничен, при ее заполнении блок ФП заменялся на новый. Распломбирование корпуса аппарата, извлечение микросхемы и установку новой могли производить только специалисты центров технического обслуживания, одобренные налоговой.
С 2004 года законодательством было введено обязательное применение электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ). Устройство представляло собой специальный носитель, подлежащий замене каждые 13 месяцев. ЭКЛЗ осуществляла запись фискальных данных и их защиту криптографическими средствами. В отличие от ФП, ЭКЛЗ регистрировала не общую сумму выручки за смену, а каждый пробитый чек, возвраты и отчеты.
С 2016 года стали применяться онлайн-кассы, а фискальные данные теперь подлежат отправке оператору фискальных данных (ОФД), где происходит их дальнейшая обработка и передача в Федеральную налоговую службу. ЭКЛЗ заменил фискальный накопитель (ФН), который также представляет собой криптографический чип. Помимо хранения, он обеспечивает шифрование и защиту записанных данных путем присвоения каждому документу фискального признака.
ФН предназначен для применения в составе онлайн-касс. Отправка ФД происходит автоматически при подключении кассового аппарата к интернету. Фискальный накопитель энергонезависим, что позволяет записывать данные без подключения к сети, что удобно при выездной торговле. Однако срок хранения данных без отправки ОФД не должен превышать 30 суток, поэтому в таком случае следует периодически подключать онлайн-кассу с фискальным накопителем к интернету для отправки чеков оператору.
Фискальный накопитель вставляется в кассовый аппарат и заменяется по истечении срока годности. Различие накопителей, кроме производителя устройства, заключается в длительности эксплуатационного периода (13, 15 или 36 месяцев). Список моделей, одобренных ФНС, можно найти на официальном веб-сайте. ФН, не входящие в государственный реестр, запрещены к использованию.
Выбор фискального накопителя зависит от типа торговой деятельности и системы налогообложения. Также следует учитывать, что при различных сроках работы все модели обладают одинаковым объемом памяти — около 250 тысяч записей, поэтому память ФН может заполниться до окончания его срока действия.
ФН на 13 и 15 месяцев: для кого подходят
Применение накопителей с тем или иным сроком службы определяет 54-Ф3, согласно которому при разных типах деятельности должны применяться ФН с соответствующими эксплуатационными периодами. Накопители со сроком 13 или 15 месяцев подходят для:
- Предприятий торговли, работающих на общей системе налогообложения (ОСНО).
- Организаций, торгующих подакцизными товарами. Несмотря на то, что таким торговым точкам разрешено использовать накопители с любым сроком службы, наиболее подходящим является ФН на 13 месяцев, поскольку любая модель имеет ограничение для работы с торговлей подакцизной продукцией — 410 дней.
- Компаний на ОСНО, оказывающих услуги.
- Предприятий, работающих на одном из специальных режимов (ЕСХН, УСН, ПСН, ЕНВД) только при сезонной работе или при совмещении с ОСНО.
- Онлайн-касс, работающих на ОСНО в автономном режиме (передача ФД оператору не осуществляется): закон разрешает использовать модель с любым сроком, однако установлены ограничения изготовителями ФН (410 дней).
ФН на 36 месяцев: для кого нужен
Фискальные накопители на 36 месяцев наиболее подходят предприятиям с количеством чеков около 200 в сутки. В противном случае память устройства может переполниться до указанного срока.
Накопители на 36 месяцев рассчитаны на предпринимателей, осуществляющих деятельность на спецрежимах: патент, УСН, ЕНВД, ЕСХН. Применение для них чипов с меньшим сроком годности не допускается. Однако закон не запрещает применение ФН, рассчитанных на 3 года, и для других видов торговли:
- компаний на основной системе налогообложения;
- предприятий, занимающихся сезонной деятельностью.
Для следующих типов торговли, имеющих право использовать ФН на 36 месяцев, установлены ограничения, указанные в паспорте самого ФН (представлены в таблице).
| Вид деятельности | Ограничение (дней) |
| Продажа подакцизных товаров | 410 |
| Совмещение спецрежима с ОСНО | 410 (для некоторых моделей) |
| Автономная работа | 410 для ОСНО, 560 для спецрежимов |
| Услуги (ОСНО) | 410 (для некоторых моделей) |
В таких случаях пользователь вправе сам решать, нужен ли ему фискальный накопитель для онлайн-касс, который потребуется заменить до окончания его срока годности. При имеющихся ограничениях целесообразнее приобрести накопитель с меньшим сроком службы.
Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе
О приближении конца эксплуатационного срока ФН касса предупреждает заранее. Следует приобрести новый накопитель заблаговременно и всегда иметь запасной, поскольку замена может быть как запланированной, так и неожиданной. Помимо истечения периода годности, ФН может быть заменен и по другим причинам:
- переполнение памяти;
- смена собственника контрольно-кассовой техники;
- необходимость перерегистрации ККМ вследствие указания ошибочного регистрационного номера;
- блокировка накопителя;
- поломка.
Замену ФН следует выполнять в соответствии с инструкцией по эксплуатации для конкретной модели ККМ, однако в большинстве случаев она выполняется следующим образом:
- Касса отключается от электропитания.
- Отсек, предназначенный для ФН, открывается с помощью отвертки.
- Старый накопитель извлекается; устанавливается новый.
- Отсек закрывается, кассовый аппарат подключается к питанию.
Чаще отсек с чипом расположен так, что при его открытии не требуется вскрывать корпус. Однако в некоторых моделях ФН — внутри корпуса, который может быть опломбирован. Следует соблюсти правила вскрытия, указанные в руководстве, или обратиться в ЦТО, поскольку при повреждении пломб возникнут проблемы с гарантией.
Как закрыть фискальный накопитель онлайн-кассы
Перед физической заменой накопителя потребуется отразить изменения в самом кассовом аппарате. Перед процедурой убедиться в следующем:
- приобретен новый накопитель, срок службы которого соответствует вашей СНО;
- договор с ОФД действует;
- имеется ключ электронной подписи (понадобится для авторизации на сайте ФНС).
Порядок закрытия ФН:
- Отправить все непереданные фискальные документы оператору — подключить кассовый аппарат к интернету, после чего ФД будут отправлены автоматически.
- Закрыть архив накопителя. Процедура зависит от модели ККТ, поэтому с порядком проведения можно ознакомиться в руководстве по эксплуатации.
- Заменить чип.
- Перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой. Можно нанести личный визит и написать заявление или отправить заявку в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС.
После получения подтверждения от налоговой инспекции об успешной перерегистрации внести новые данные в личном кабинете на портале ОФД, с которым заключен договор.
Нужно ли хранить слипы при наличии ФН?
Добрый день! Да, хранение слип-чеков закреплено законодательно, использование фискального накопителя на это правило никак не влияет. Клиенту необходимо отдавать оба чека: и эквайринговый, и кассовый.