Кассир — сотрудник магазина, работа которого связана с постоянным взаимодействием с контрольно-кассовой техникой (ККТ). Он заправляет в устройство ленту, проводит продажи, печатает отчеты, открывает и закрывает смену. Если кассир будет использовать онлайн-кассу, не соблюдая требований законодательства, это приведет к штрафам. Чтобы их избежать, руководствуйтесь нашей инструкцией по работе с ККТ.
Мы актуализировали информацию в этой статье по состоянию на ноябрь 2023 года.
Работа на ККТ: основные требования
Онлайн-касса — устройство для расчетов с покупателями и возможностью отправки данных о проведенных операциях в контролирующие органы. Требования к ККТ изложены в ст. 4 закона № 54-ФЗФедеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Рассмотрим основные нюансы:
- Внутри корпуса онлайн-кассы установлен фискальный накопитель (ФН) — чип, который предназначен для хранения и шифрования данных, формирования специального кода (фискального признака) для их проверки. Срок действия ФН — 15 или 36 месяцев (выбор зависит от специфики деятельности компании и используемого ею режима налогообложения).
- Касса имеет доступ в интернет — оснащена модулем Wi-Fi/Ethernet или слотом для SIM-карты мобильного оператора. Исключение предусмотрено для тех, кто работает в местности, удаленной от сетей связи.
- Касса должна печатать чеки установленного формата. Подробно об этом мы рассказали в статье «Реквизиты в чеке в 2023 году — как разобраться».
- Касса передает данные о расчетах оператору фискальных данных (ОФД). Это юридическое лицо, которое создано для приема, обработки, хранения и передачи фискальных данных Федеральной налоговой службе. Компании и ИП заключают с ОФД договор-оферту на обработку фискальных данных.
Также касса должна соответствовать физическим и техническим характеристикам, обозначенным в законе 54-ФЗ: иметь заводской номер на корпусе, встроенные часы реального времени и др. Работать на ККТ можно только после ее регистрации в ФНС. Мы поможем поставить кассу на учет в налоговой. Услугу оказываем в удаленном режиме.
Как работать на кассе: последовательность действий
Принцип работы на онлайн-кассе такой:
- Покупатель оплачивает покупку наличными или банковской картой.
- ФН обеспечивает шифрование данных, сохраняет их и передает ОФД.
- Оператор проверяет поступившую информацию и отправляет на кассу подтверждение об их получении, затем передает данные о расчете в ФНС.
- Касса печатает чек. Отправляет электронный аналог фискального документа на телефон или email клиента, если он попросит об этом кассира.
Чтобы приступить к работе на кассе, сотрудник должен пройти обучение и подписать договор о материальной ответственности.
Если вам нужна помощь в выборе кассы — звоните на круглосуточный номер 8 (800) 500-25-91. Наш менеджер бесплатно проконсультирует вас. Если не знаете, как установить ККТ, воспользуйтесь нашей услугой. Заказать можно в пару кликов.
Работа на кассе: обучение
Краткая инструкция по работе с кассой:
- Включите аппарат, проверьте наличие кассовой ленты в принтере чеков. Если она закончилась, установите новую.
- Пробейте отчет об открытии смены. После этого можете проводить расчеты с покупателями. .
- В зависимости от вида операции, пробивайте чеки с признаками расчета «Приход», «Расход».
- В конце дня сформируйте отчет о закрытии смены и сверьте данные с фактической выручкой.
Между печатью отчетов об открытии и закрытии смены не должно пройти более 24 часов. В противном случае касса блокируется и не работает до тех пор, пока не будет закрыта предыдущая и открыта новая смена.
Реквизиты отчетов перечислены в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@Приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию». Принимать оплату можно наличными или картой. Последовательность действий при оформлении кассовых операций зависит от модели ККТ.
Виды кассовых операций:
- Продажа. Кассир печатает чек с признаком расчета «Приход». Фиксирует поступление денег в кассу.
- Расход. Выдачу денег клиенту, например, при приемке металлолома, оформляют чеком с признаком расчета «Расход».
- Возврат. Кассир передает покупателю деньги и формирует чек «Возврат прихода».
- Корректировка неправильно пробитого чека. Кассир формирует чек коррекции. Подробнее о нем читайте в статье «Чек коррекции в онлайн-кассе: зачем он нужен и как его оформить».
- Аванс. Если клиент внес авансовый платеж, кассир пробивает чек со способом расчета «Аванс». При оплате всей стоимости товара — чек с тегом «Полная оплата».
О том, что должно быть указано в фискальном документе, читайте в нашей статье «Реквизиты в чеке в 2023 году — как разобраться».
Как работать за кассой, чтобы избежать штрафов
Если ИП и юридические лица используют ККТ с нарушениями требований закона 54-ФЗ, они несут административную ответственность. Контролирующие органы чаще всего выявляют такие нарушения:
- выручка оприходована не полностью или несвоевременно;
- онлайн-касса не соответствует установленным требованиям;
- кассир не выдал чек покупателю;
- фактический денежный остаток не соответствует текущему отчету, снятому на кассе и прочие.
Есть простые правила, как работать за кассой, чтобы избежать штрафов:
- Чек нужно пробивать в момент расчета с покупателями, а не позже. Поэтому не работайте в случае отключения электроэнергии, не используйте неисправную ККТ.
- Работайте только на кассе, зарегистрированной в ФНС.
- Не допускайте к ККТ посторонних людей.
- Представляйте по требованию клиента электронный чек. Его можно отправить на электронную почту или в СМС на номер телефона покупателя.
- Обновите прошивку на кассе, чтобы она поддерживала печать чеков в нужном формате.
- Регулярно проводите технический осмотр кассы. Это позволит своевременно выявить и устранить неисправности. Делайте это самостоятельно или обращайтесь к специалистам.
Если вам нужна техническая поддержка, звоните на бесплатный номер 8 (800) 500-25-91 или закажите услугу в пару кликов.
Здравствуйте, а как сделать оплату по банковской карте?
Здравствуйте! Для приема оплаты с банковской карты нужно подключить эквайринг: заключить договор с банком-эквайером, установить терминал для считывания банковских карт. Чтобы самостоятельно не собирать документы, не общаться с банком и т. д., можно воспользоваться одной из наших услуг:
▼ настройка платежей по СБП
https://online-kassa.ru/kupit/sistema-bystryh-platezhej/
▼ настройка облачной кассы для оплаты по интернету
https://online-kassa.ru/kupit/cloudpayments-cloudkassir/
Этапы оплаты покупки картой через онлайн-кассу:
1. Кассир сканирует штрихкоды с товаров и выбирает способ оплаты сформированной покупки.
2. Сумма к оплате выводится на терминал для эквайринга.
3. Клиент оплачивает покупку, проведя карту магнитной полосой через специальное отверстие, вставив ее чипом в чип-ридер или поднеся к бесконтактному считывающему устройству.
4. Если на карту покупателя достаточно средств, то на кассу приходит уведомление о возможности успешного проведения платежа. Если денег на карте недостаточно — появляется сообщение об ошибке.
5. При положительном ответе от банка-эмитента нужная сумма снимается со счета покупателя.
6. Кассир на кассе подтверждает операцию, печатает чек и отдает его клиенту.
Конкретно какие комбинации клавиш/кнопок должен использовать кассир при оплате покупки банковской картой вы найдете в инструкции к вашему кассовому аппарату (у каждой модели ККТ они свои).
У нас в магазине 3 кассы. В штате 2 продавца. Заставляют работать на 3х кассах в час пик по очереди. Имеют ли на это право? Зачем это нужно? И могут ли штрафовать за несоблюдение этого?
Добрый день! Нет, так работать нельзя, это нарушение 54-ФЗ, поскольку открытие/закрытие смен и чеки, пробитые в сменах, должны «прикрепляться» к определенному кассиру. В чеке необходимо указывать ФИО того работника, который фактически осуществляет расчет с покупателем. Чтобы кассой начал пользоваться другой оператор, смену необходимо закрыть и открыть заново под его ФИО.
В соответствии с п.4 ст. 14.5 КоАП РФ, за нарушение правил расчета грозит предупреждение или штраф в размере 1,5–3 тысяч рублей на должностных лиц и 5–10 тысяч на юрлиц. Чтобы избежать проблем, вашей организации стоит нанять третьего кассира либо распределить обязанности по работе с 3 кассой между продавцами посменно.
Здравствуйте! Какие действия подразумеваются под обслуживанием кассиром покупателя на кассе?
Уважаемая Ксения, по обслуживание понимается прием/возврат оплаты, выдача сдачи и фискального чека, отправка электронного чека до момента расчета.
Как завершить работу
на МК-35?
Уважаемая Юлия, для завершения работы с ККТ (не обязательно модели МК-35-Ф) необходимо снять Z-отчет — так вы зароете смену. Как формируется указанный отчет в вашей кассе описано в инструкции.
Я роботаю на касе месяц то один день нету минусов то прийдет токой день до обеда нету минуса а навечер минус і бальшая сума обясніть будь ласка шо це за проблема.
Если вы корректно работаете на ККТ и берете с клиентов столько денег, сколько пробиваете по чеку, то минуса быть не может. Количество фактически принятых денег от покупателей (наличными и при оплате картами) можно запросить кассовыми отчетами.
Как вариант, перепроверьте Х-отчет, возможно, вы не учли отмены и возвраты.
Считаю, что учитывая такое активное внедрение онлайн-касс, сканеров, принтеров этикеток, программируемых клавиатур, надо уже создавать специализированные учебные центры для кассиров. Потому что обучить при таком потоке — сложно. А обучившись — человек будет целенаправленно идти на работу, может и качество повысится. Потому что сейчас на кассах 9 из 10 сидят без экономического образования, а уж тем более без навыка работать на таком оборудовании.
Евгений, думаю, необходимость в таких курсах была раньше, а сейчас выпускают такие модели, с которыми управляться не сложнее телефона. Часть из них даже начали делать на андроиде, на котором у нас сидит больше половины людей в стране. Мне кажется, что все необходимые навыки можно привить за несколько дней кураторства старшим кассиром, разбираться-то даже особо не в чем. И да, вряд ли люди с экономическим высшим образованием пойдут работать на кассы)
Согласна с вами! У нас иногда у новеньких такая жуткая тупка, что никакие кураторства старшими кассирами не помогут, только очередь собирается. Подскажите, вы пользовались какими-то центрами для обучения сотрудников? Если не секрет, какие знаете хорошие?