В 2023 году ИП и юридические лица продолжают использовать кассовый аппарат при расчетах с клиентами. Но есть исключения — отдельные категории налогоплательщиков освобождены от применения ККТ (контрольно-кассовой техники). Разберемся подробнее, в каких случаях онлайн-касса нужна, а когда от нее можно отказаться. Поможем выбрать ККТ в зависимости от специфики бизнеса.
Кому нужен кассовый аппарат в 2023 году, а кто освобожден от его применения
В 2023 году большая часть ИП и юридических лиц использует онлайн-кассу для наличных и безналичных расчетов с клиентами на территории РФ. Освобождены от применения кассового аппарата кредитные организации, а также бизнесмены, занятые определенными законом (ст. 2 ФЗ № 54-ФЗ от 22.05.2003) видами деятельности:
| Торговля (кроме продаж подакцизной продукции и товаров, подлежащих обязательной маркировке) | Услуги |
| журналами, газетами в киосках; ценными бумагами; товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах; мороженым в киосках; безалкогольными напитками, молоком, питьевой водой в розлив; продовольственной и непродовольственной продукцией вразнос (за исключением продаж технически сложных товаров и продуктов питания, которые требуют определенных условий хранения); квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином из автоцистерн; овощами, фруктами, бахчевыми культурами посезонно; изделиями народного художественного промысла собственного производства; бахилами в розницу; предметами религиозного культа и литературы в церквях, соборах и т. д. и на относящихся к ним территориях; входными билетами и абонементами (с рук или лотка) на посещение постановок государственных и муниципальных театров | обеспечение питанием учащихся и сотрудников образовательных организаций в период учебных занятий; прием утильсырья и стеклянной тары от населения (кроме металлолома, драгоценных камней и металлов); ремонт и покраска обуви; присмотр и уход за детьми, инвалидами, пожилыми и больными людьми; изготовление и ремонт ключей, металлической галантереи; вспашка огородов и распиловка дров; услуги носильщиков на вокзалах, в аэро-, речных и морских портах; услуги в области культуры, предоставляемые муниципальными домами народного творчества, фольклора, ремесел, досуга и т. д.; сдача в аренду собственного жилого помещения; проведение религиозных обрядов и церемоний; деятельность физкультурно-спортивных, образовательных организаций, муниципальных и государственных библиотек; услуги некоммерческих товариществ, специализированных потребительских кооперативов, оказываемые своим членам в рамках уставной деятельности; предоставление права пользования парковками, размещенными на автомобильных дорогах общего пользования и земельных участках в собственности субъектов РФ |
Кому еще не нужен кассовый аппарат в 2023 году:
- самозанятым гражданам;
- организациям и ИП, работающим в отдаленных или труднодоступных местностях (утверждаются органом государственной власти субъекта РФ);
- юридическим лицам и/или ИП при безналичных расчетах между собой (за исключением случаев оплаты банковской картой);
- обособленным подразделениям медицинских организаций (амбулаториям, фельдшерским и фельдшерско-акушерским пунктам, центрам общей врачебной практики), размещенным в сельской местности, где отсутствуют аптеки;
- страховым агентам (физическим лицам) при расчетах со страхователями.
Закон № 54-ФЗ о кассовых аппаратах освобождает предпринимателей на патенте от использования ККТ в 2023 г., за исключением:
- парикмахеров;
- косметологов;
- ветеринаров;
- тренеров по разным видам спорта;
- перевозчиков грузов и пассажиров с помощью водного транспорта;
- охотников за дикими животными (в том числе при оказании услуг в сфере охотничьего хозяйства);
- перевозчиков грузов на своем транспорте, предназначенном для таких услуг;
- медицинских и фармацевтических организаций;
- продавцов товаров в розницу;
- бизнесменов, предоставляющих услуги по прокату;
- владельцев автомоек, стоянок и предприятий по техническому обслуживанию транспортных средств;
- рыболовов;
- бизнесменов, предоставляющих услуги по ремонту и изготовлению под заказ металлических изделий;
- производителей молочной продукции;
- владельцев ресторанов, кафе и других предприятий общественного питания;
- бизнесменов, предоставляющих услуги по ремонту электронной бытовой техники, часов, транспорта, компьютеров и коммуникационного оборудования.
Даже если ИП на патенте работает без онлайн-кассы, он должен выдавать клиентам документ, подтверждающий факт проведения расчета. Это может быть:
- БСО (бланк строгой отчетности), его заказывают в типографии или создают в программе на ПК;
- чек без фискального признака, его печатают на чековом принтере.
На любом из этих документов должны присутствовать реквизиты:
- наименование и порядковый номер;
- дата, время и место расчетов;
- наименование организации или Ф.И.О. ИП;
- ИНН пользователя;
- система налогообложения;
- признак расчета;
- номенклатура товара, работы или услуги;
- сумма расчета с указанием НДС;
- должность и фамилия продавца;
- форма расчета (наличными или безналичным способом).
Если предприниматель работает в местности, где отсутствует интернет, ККТ использовать нужно, но в автономном режиме. То есть без передачи информации ОФД после каждой операции. Однако 1 раз в 30 дней следует подключать кассу к интернету для выгрузки данных. Если этого не сделать, по истечении указанного срока фискальный накопитель заблокируется.
Что ждет владельцев кассовых аппаратов в 2023 году
Последние изменения в сфере применения ККТ:
- Введение нового формата фискальных документов (ФФД 1.2). Его нужно использовать продавцам товаров, подлежащих обязательной маркировке (кроме шуб, алкоголя и ювелирных изделий).
- Отмена плановых проверок применения ККТ до конца года. На внеплановые мораторий не распространяется.
- Обновление форм документов для регистрации онлайн-кассы в налоговой. Утверждение нового порядка их заполнения. Обновление правил направления в ФНС и получения налогоплательщиком этих документов на бумажном носителе.
- Регистрация, перерегистрация, снятие с учета кассового аппарата в налоговой теперь только через личный кабинет на сайте ФНС.
В 2023 г. большая часть предпринимателей продолжает платить НДС по ставке 20 %. При реализации продуктов питания, детских, медицинских товаров, периодических печатных изданий и книжной продукции уплачивают его по тарифу 10%. Ставка НДС 0% применяется:
- при экспорте и реэкспорте (перепродаже ранее ввезенных товаров в другие страны);
- реализации продукции, помещенных под таможенную процедуру свободной таможенной зоны.
Ставка НДС 0% действует при выполнении работ или оказании услуг:
- по международной перевозке товаров;
- транспортировке нефти и нефтепродуктов, природного газа по трубопроводам;
- управлению общероссийской электрической сетью;
- по перевалке и хранению товаров, перемещаемых через границу РФ, в морских и речных портах;
- переработке продукции на таможенной территории и т. д.
Действующий тариф и сумма налога отражаются в кассовом чеке.
Как переключиться на новый ФФД
Нужно установить фискальный накопитель ФН-М. Он поддерживает ФФД 1.2. Когда и кому создавать документы в новом формате, зависит от вида товаров, с которыми вы работаете:
| Продукция с кодами Data Matrix (кроме меховых изделий, алкоголя, ювелирных украшений) | Товары, неподконтрольные «Честному ЗНАКу» |
| С 1 февраля 2022 года нужен ФН-М с ФФД 1.2 | Можете работать со старым ФН до завершения срока его действия. Потом купить ФН-М и подключить ФФД любой версии |
В реестре фискальных накопителей представлены две модели ФН-М: на 15 и 36 месяцев. Если на вашей ККТ уже установлено такое устройство, для перехода на новый ФФД сделайте следующее:
- Убедитесь, что модель онлайн-кассы поддерживает ФФД 1.2 (внесена в реестр ФНС). Если нет, аппарат придется заменить.
- Обновите кассовое ПО и товароучетную программу до последней версии.
- Перерегистрируйте кассу в ФНС в связи с переходом на новый ФФД (без замены фискального накопителя).
- Измените настройки на ККТ (установите ФФД 1.2).
- Выполните тестовую продажу.
Если подключению нового ФФД 1.2 предшествует установка другого ФН, ККТ нужно перерегистрировать в налоговой, указав причину: «В связи с заменой фискального накопителя».
Кассовый аппарат для ИП и ООО в 2023 г.: какой выбрать
В 2023 году мы предлагаем такие виды кассовых аппаратов:
| Смарт-терминал | Компактные онлайн-кассы с совмещенными в одном корпусе процессором, термопринтером, сенсорным экраном и фискальным накопителем. Подходят для всех видов деятельности. Смарт-терминалы с аккумулятором используются курьерами, сотрудниками служб доставки, при разъездной торговле. |
| Фискальные регистраторы | По внешнему виду напоминают принтер чеков. Не имеют экрана и клавиатуры. Работают с фискальным накопителем. Отличаются высокой скоростью печати (до 200 мм/с). Не используются как самостоятельные устройства, подключается к компьютеру, планшету, смартфону или POS-терминалу с установленным ПО. Некоторые модели работают от аккумулятора и имеют беспроводные модули связи. В этой категории обратите внимание на фискальные регистраторы производителей АТОЛ и ШТРИХ-М |
| Автономные | Бюджетные кассы с ограниченной функциональностью. Оснащены небольшим монохромным экраном и механической клавиатурой. Работают от электросети или аккумулятора. Предназначены для микро- и малого бизнеса с небольшим ассортиментом товаров и невысокой проходимостью, когда нужно печатать не более 5–10 чеков в день. Особой популярностью пользуются бюджетные кассы Меркурий |
| Облачные | Используются в интернет-магазине, на транспорте, в службах доставки, вендинге. Саму кассу (находится в дата-центре) предприниматель берет в аренду, а обмен данными происходит через облачный сервис. ККТ для онлайн-торговли не печатает бумажные чеки, формирует только электронные. «Умеет» работать с платежными системами. Распространенные модели: АТОЛ 42 ФС, Казначей ФА |
Крупным предприятиям рекомендуем использовать POS-систему — комплекс устройств, связанных между собой с помощью проводных или/и беспроводных интерфейсов. Состоит из ПК, фискального регистратора, сканера штрихкодов, терминала для приема банковских карт и другого оборудования.
Выбор кассового аппарата не зависит от организационно-правовой формы хозяйствующего субъекта — нет отдельных моделей ККМ для ООО и ИП. Главное, учесть особенности работы и специфику деятельности:
| Виды бизнеса | Какие кассы подойдут |
| Мобильные продажи, курьерская доставка, пункты выдачи заказов | Компактные и легкие смарт-терминалы, поддерживающие работу в автономном режиме (от аккумулятора). Например, Кассатка 7 mini, Эвотор 7.3 |
| Небольшой магазин у дома | Фискальные регистраторы средней мощности со скоростью печати до 150 мм/с. Например, ШТРИХ-ON-LINE |
| Ресторан, кафетерий и бар с большим меню | Атол Sigma 10 |
| Столовые с небольшим набором блюд | Элвес МФ, Меркурий 185Ф |
| Интернет-магазины | РП-Система 1 ФС, АТОЛ 42-ФС |
Кассу можно купить или взять в аренду.
Кому нужен кассовый аппарат с терминалом для банковских карт
Ответим на актуальный вопрос, нужен ли ООО и ИП кассовый аппарат с возможностью приема безналичных платежей или лучше работать только с наличностью. Да, если доход за предыдущий год превышает 20 млн рублей. Бизнесмен не обязан принимать безнал в точке, годовой доход которой менее 5 млн рублей.
Пример. Предприниматель имеет 5 магазинов с общей выручкой 30 млн рублей. Он должен обеспечить клиентам возможность рассчитываться за товары с помощью банковской карты. Но если доход в одном из магазинов менее 5 млн рублей, в этой торговой точке можно не принимать безналичные платежи.
В 2023 году многие покупатели предпочитают расплачиваться банковскими картами. Чтобы повысить лояльность клиентов, продавец должен принимать безналичные платежи, даже если его доход позволяет работать только с наличностью. Используется онлайн-касса со встроенным эквайрингом или с подключенным терминалом (PIN-pad) для приема банковских карт.
Кассовый аппарат со сканером штрихкодов
В магазинах с большим ассортиментом продукции и высокой проходимостью понадобится сканер штрихкодов. При продаже маркированных товаров без него вообще не обойтись. В супермаркетах чаще всего устанавливают стационарный считыватель штрихкодов. Для небольших магазинов достаточно ручного сканирующего оборудования, подключенного к онлайн-кассе.
Для торговых точек, работающих с большим перечнем товаров, рекомендуем высокопроизводительные сканеры штрихкодов с минимальными паузами между считываниями. Например, Honeywell Voyager 1202G, Datalogic QuickScan QD2430.
Стоимость и ввод в эксплуатацию кассового аппарата для ООО и ИП
Стоимость кассового аппарата для ИП или ООО в 2023 году, как и прежде, зависит от вида устройства, его характеристик и производительности. Дешевле всего «автономки». Смарт-терминалы и фискальные регистраторы — примерно в одной ценовой категории. Но среди «сенсорных» касс больше бюджетных моделей. Стоимость ККТ также зависит от комплектации. С ФН дороже, чем без него. Дополнительные расходы:
- подключение к ОФД;
- абонентская плата за интернет, в зависимости от типа соединения;
- покупка ПО и системы товарного учета;
- заключение договора с техническим центром;
- приобретение электронной подписи.
После покупки ККТ нужно заключить договор с оператором фискальных данных, зарегистрировать аппарат в налоговой, установить и настроить ПО.
Подытожим. Обязательно используйте кассовый аппарат, если не входите в список льготников. Не пытайтесь обойти закон — за неприменение ККТ грозит административная ответственность. При первом нарушении можете отделаться предупреждением. При повторном предусмотрен штраф от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей для ИП и от 5 тыс. до 10 тыс. рублей для организаций.
Я занимаюсь разными видами деятельности. Летом продаю арбузы на рынке. Но еще у меня есть продуктовый магазин. Мне везде нужно использовать кассу или только в магазине?
Здравствуйте! При продаже бахчевых культур посезонно касса не нужна. Для торговли в продуктовом магазине приобретите онлайн-кассу.
Собираюсь открыть мясной павильон на рынке. Мне нужна онлайн-касса? Если да, то какой накопитель посоветуете?
Здравствуйте! При торговле в павильоне касса нужна. Подойдет, например, MSPOS-K: https://online-kassa.ru/kupit/ptk-mspos-k/
А возможно ли взять в аренду полный комплект оборудования? Ну там сканер, весы, как вы сказали, денежный ящик. Или это только покупать надо? В аренду сдаются исключительно ККТ?
Елена, у вас сама касса должна поддерживать смену формата фискальных данных. А фискальному накопителю вообще без разницы, он передаст любые данные поступившие в его память. А штрафы у нас например брали от каждой проведенной операции по неправильному ФФД, поэтому скорее перепрошивайте кассу, если еще не сделали этого. У нас ошибку обнаружили, когда пришли с проверкой реквизитов чека. Распечатали тестовый чек, а там как раз устаревший формат, после чего штрафы нам насчитали и благополучно уехали.
На новую ставку НДс мы перешли, перенастроили кассовое оборудование. Естественно, что внесли корректировки в 1С Розницу, в общем все вытекающие из смены ставки проделали. Упустили смену формата данных на фискальном накопителе. Скажите, это критично, что мы не сменили формат и данные ушли в ФНС и ОФД. Насколько быстро теперь нам штрафы выпишут и как быть вообще с этим периодом. Дело в том, что фискальник исправно передал все данные, а сейчас оказалось, что он не подлежит коррекции этих форматов вообще. Как нам быть?
Елена Георгиевна, обязательная смена ФФД с версии 1.0 на 1.05 должна была быть осуществлена до 1 января 2019 года. За работу с устаревшим ФФД предусмотрен штраф:
— юрлицам от 30 000;
— для ИП — от 10 000.
Приказ ФНС от 21.03.2017 №ММВ-7-20/229@ разъясняет, что смена ФФД не сопряжена с заменой фискального накопителя, достаточно просто перепрошивки.