В соответствии с изменениями, которые были внесены в 54-ФЗ, использовать современные кассовые аппараты будут обязаны все владельцы малого, среднего и крупного бизнеса. Исключение составляют предприниматели, указанные в статье 2 закона.
Чтобы вести предпринимательскую деятельность в соответствии с действующим законодательством, недостаточно приобрести современную ККТ или модернизировать имеющуюся. Новую кассу нужно поставить на учет в ФНС и настроить обмен информацией с аккредитованным оператором фискальных данных (ОФД). Ниже подробно рассмотрим порядок регистрации онлайн-кассы, этапы ее настройки и подключения.
Приобретение и регистрация онлайн-кассы
Учитывать требования закона нужно еще на этапе выбора нового устройства. Согласно установленным правилам техника должна иметь хотя бы один из возможных интерфейсов для подключения к интернету, чтобы передавать сведения о денежных операциях ОФД, и работать с фискальным накопителем (ФН) — именно на нем хранятся данные об осуществленных товарных операциях).
Все модели, соответствующие 54-ФЗ, указаны в государственном реестре онлайн техники, составленном ФНС. Здесь же представлены устройства, которые можно модернизировать.
После покупки онлайн-кассы и до ее регистрации в налоговой следует оформить соглашение с оператором, так как при заполнении заявки в налоговой требуется указывать наименование выбранного ОФД.
Что нужно знать для подачи заявления
Прежде чем поставить на учет модернизированную или только приобретенную технику, убедитесь, что вы знаете:
- марку и модель техники — можно посмотреть в паспорте или на корпусе устройства;
- заводской номер — он обозначен на шильдике и в прилагающейся документации;
- модель и номер накопителя — в прилагающейся документации, на упаковке или на самом изделии.
Также следует убедиться, что на официальном портале налоговой вам доступен личный кабинет, а адрес объекта, на котором будет устанавливаться новая техника, присутствует в Федеральной информационной адресной системе (ФИАС).
Порядок регистрации онлайн-кассы
Поставить на учет приобретенное или доработанное устройство можно одним из двух способов:
- лично обратившись в любую инспекцию;
- оформить соответствующую заявку на интернет-портале.
Второй вариант считается наиболее приемлемым. Вам не надо ехать в управление, от руки заполнять документацию и предоставлять ККМ инспектору для осмотра.
Этапы регистрации оборудования онлайн
Несмотря на то, ставите вы на учет только что приобретенную технику или регистрируете модернизированную кассу, этапы будут идентичны. Вся процедура оформления займет примерно 15-30 минут.
Для подачи документации через интернет предпринимателю или руководителю (или другому уполномоченному представителю) компании нужна действующая цифровая подпись.
Этап 1: подача заявления
На официальном портале ФНС в личном кабинете и перейдите в подраздел «Учет ККТ». Именно здесь отображаются все аппараты, которые были оформлены на «частника» или юридическое лицо.
Для оформления новой кассы необходимо выбрать раздел «Зарегистрировать ККТ» и заполнить пустые графы в бланке заявления. В форме предстоит указать следующую информацию (эти же пункты предстоит указать при заполнении бумажного варианта):
- адрес объекта (бутик, кафе, СТО и пр.), на котором будет устанавливаться касса;
- для реализации продукции в интернете следует указывать адрес сайта;
- название торговой точки или коммерческое наименование организации;
- марку и модель техники как кассы, так и приобретенного ФН;
- номера, присвоенные устройству и накопителю заводом-изготовителем;
- эксплуатационный режим (для точек, расположенный в местах, отдаленных от каналов связи, следует выбрать автономный режим без передачи данных в налоговую);
- название оператора, с которым вы предварительно заключили соглашение.
Когда вы прописываете номера устройств на портале ФНС, система автоматически проверяет их подлинность. При ошибке во внесенных данных «всплывает» соответствующее сообщение.
Для завершения процедуры необходимо нажать на область «Подписать и отправить».
Этап 2: отслеживание статуса
Узнавать информацию о статусе вашего заявления вы также можете на портале ФНС.
В соответствующем разделе отображается вся документация, направленная на рассмотрение с вашей электронной подписью.
Регистрационный номер онлайн оборудованию присваивается единожды. Если вы приобретаете бывшую в эксплуатации кассу, то за ней сохраняется ранее присвоенный номер.
Читайте также: Регистрация кассы ООО в ФНС
Этап 3: ввод полученного номера в память кассового аппарата
После согласования вашей заявки в соответствующем разделе на официальном портале появится сообщение о том, что технике присвоен индивидуальный номер.
Сохранить уведомление об этом вы можете, скачав соответствующий файл на странице «История заявлений».
После того, как будет выдан индивидуальный номер, кассу следует фискализировать. Это можно сделать как самостоятельно, заранее подготовив всю необходимую информацию, так и обратиться за помощью к сотрудникам сервисного центра. Для этого потребуются сведения, которые вы указывали при составлении заявления, и полученный при регистрации номер устройства.
В руководстве пользователя, поставляемого в комплекте с техникой, должна присутствовать подробная инструкция по фискализации устройства. В зависимости от особенностей компании-изготовителя и модели оборудования процедура может значительно отличаться.
Если при вводе информации вы ошибетесь хотя бы в одном знаке, исправить ошибку будет невозможно. Вам придется приобретать и устанавливать новый накопитель, так как этот станет недействительным.
Этап 4: формирование отчета
После того, как вы внесете в память накопителя все необходимые данные и сохраните их, устройство сформирует отчетный документ и распечатает его. В нем будут указаны следующие сведения:
- дата и время формирования документа;
- десятизначный код фискального признака (ФПД);
- номер распечатанного чека.
Теперь необходимо вновь зайти на официальный сайт налоговой и в бланк отчета о регистрации прописать полученную информацию. После заполнения всех нужных граф подпишите и отправьте документ.
Согласно требованиям действующего законодательства передать в территориальное управление информацию о фискализации вы должны в течение суток (за исключением праздников и выходных дней) после ее получения.
Этап 5: получение регистрационной карточки
После того, как вы внесете все необходимые данные, сотрудники налоговой службы обработаю полученную информацию и составят регистрационную карту оборудования. Электронный документ появится в личном кабинете на портале ФНС напротив сведений о вашей кассе.
Дата оформления карты считается датой регистрации кассовой техники. В этот документ в будущем будет вноситься вся информация об изменениях в сведениях, указанных при подаче заявки, а также сведения о замене ФН.
По желанию налогоплательщика ему может быть выдан бумажный вариант документа.
При его утере или повреждении предоставляется дубликат (штраф в этом случае не накладывается).
Не рекомендуется формировать фискальную документацию до получения регистрационной карты. Если по какой-либо причине она не будет оформлена, на накопителе «зависнет» непереданный оператору документ (до завершения регистрации касса не отправляет информацию оператору). Через 30 календарных дней, если так и не будет завершено подключение к ОФД, устройство заблокируется.
Этап 6: подключение к ОФД
Получение регистрационной карточки делает эксплуатацию кассового оборудование законной. Но оно пока не может в полной мере осуществлять свои функции.
Для полноценного использования кассовой машины нужно настроить передачу данных ранее выбранному оператору.
- Войдите на портале оператора в личный кабинет.
- Перейдите в раздел подключения кассовой машины.
- В окне, соответствующем вашему оборудованию, заполните все пустые графы.
- При необходимости выберите произвольное название кассовой машины.
- Сохраните введенную информацию.
При оформлении новой кассы на сайте ОФД используйте информацию напечатанную на чеке, сформированном при фискализации.
Регистрация при личном посещении территориального управления ФНС
Хотя обращение через официальный портал является более простым и удобным способом постановки кассы на учет, некоторые предпочитают делать это лично, посетив территориальное управление.
Для этого следует заполнить заявления установленного образца (бланк можно найти на официальном портале). Возьмите с собой документацию, поставляемую комплектно с ККМ, а также бумаги, подтверждающие ваши полномочия, и обратитесь в любое территориальное отделение налоговой.
Срок рассмотрения поданного документа составляет не более десяти рабочих дней.
Сотрудник управления назначит день, в который вам вновь придется посетить территориальное отделение и предоставить для осмотра новую кассовую технику.
Именно поэтому оформление онлайн-кассы через интернет является более удобным способом.
Скажите, а по доверенности кто-то может зарегистрировать кассу вместо меня?
Да, на основании положений абз.2 п.3 ст.29 НК РФ уполномоченный представитель налогоплательщика — физлица может осуществлять юридически значимые действия от имени и по поручению налогоплательщика при наличии нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, которая приравнивается к нотариально удостоверенной в рамках национального гражданского законодательства.
Если я собираюсь использовать одну и ту же кассу в разных точках продаж, то каждый раз нужно менять адрес и место расчета? Ведь в чеке, который выдается покупателю, должно быть указано фактическое место расчета. А менять эти реквизиты можно только через перерегистрацию ККТ. Может при регистрации тогда написать что будет касса использоваться для развозной торговли? Что тогда пишем в качестве адреса?
Для смены места установки кассы требуется ее перерегистрация. Если ваша деятельность предполагает выездную торговлю, то в регистрационной карточке вы должны указать — «Коммерческая деятельность вне стационарной точки».