Федеральный закон № 54-ФЗ регламентирует деятельность коммерческих предприятий при расчетах наличными или безналичными денежными средствами. Использовать кассовую технику, соответствующую требованиям действующего законодательства, с июля 2019 года должны все организации и частные предприятия, кроме приведенных в статье 2 вышеуказанного закона. До этого времени устанавливают новое оборудование только определенные группы бизнесменов.
Применения современных ККМ сопровождается массой нюансов, также при их подключении и настройке могут возникнуть определенные технические сложности.
Чтобы избежать проблем и исключить дополнительные затраты, важно понимать принцип работы онлайн-касса.
Общий принцип работы онлайн-кассы
Современное кассовое оборудование должно выполнять ряд ключевых функций, предусмотренных действующим законодательством:
- в течение нескольких минут после проведения кассовой операции передавать информацию о ней в ФНС;
- формировать чековые документы в соответствии с новыми требованиями, а также передавать их электронные варианты потребителям (на электронный адрес или телефонный номер);
- сохранять сведения о проведенных кассовых операциях на установленном фискальном накопителе (ФН), объёма памяти которого хватит на определенный срок (в зависимости от типа предпринимательской деятельности и выбранного налогового режима).
При этом информация о поступивших платежах передается не напрямую в налоговую, а через одного из утвержденных операторов фискальных данных (ОФД). То есть этапы проведения кассовой операции сейчас выглядят следующим образом:
- Получение денежных средств от клиента (как наличный расчет, так и перевод необходимой суммы). Также на этом этапе вводится телефонный номер или электронный адрес покупателя.
- Формирование фискального документа и его запись на накопительный элемент. При этом ФН шифрует записанные данные в соответствии с предустановленными протоколами.
- Передача сформированного чека аккредитованному ОФД. Автоматическая проверка оператором полученного документа и отправка ответа о результатах обработки сведений на этот же кассовый аппарат.
- Получение кассой ответа ОФД и печать чекового документа, при необходимости электронный вариант чека отправляется на ранее указанный адрес или телефонный номер. В это же время оператор перенаправляет полученный чек в налоговое управление.
После получения бумажного или электронного чека покупатель может в любой момент проверить его подлинности на портале налоговой службы.
QR-код
Одним из элементов для проверки подлинности документа является QR-код. В нем зашифрована информация о покупке: дата, время, место расчета, сумма, фискальный признак. Отсканировав его и загрузив в заранее скачанную утилиту, можно удостовериться, что в системе ФНС есть такой документ. В противном случае, информация об ошибке фиксируется налоговым управлением, а предприятие, выдавшее чек, подвергается внеплановой проверке. Также с помощью QR-кода можно распечатать чек, если бумажный вариант был утерян или при покупке клиент отказался от него.
Назначение онлайн-кассы
Главное назначение современной кассовой техники, оборудованной ФН, — хранение и передача информации об осуществленных продажах в ФНС. Такая система предполагает снижение нагрузки на налоговое управление и позволит контролировать всех представителей малого, среднего и крупного бизнеса, уменьшить количество используемых «серых» схем и сократить число посещений налоговыми инспекторами торговых точек.
Для предпринимателей использование современных ККМ должно облегчить ведение отчетной документации, анализ бизнес-процессов, контроль за работой сотрудников. К тому же применение онлайн-касс, оснащенных ФН, повышает лояльность клиентов.
При желании покупатели могут вместо бумажного чека потребовать его электронную копию и уже ее прикрепить к домашней бухгалтерии или использовать в иных целях. Чтобы вернуть бракованный или не подошедший товар в магазин, потребитель не должен предъявлять бумажный чек. Документ, подтверждающий покупку, можно заново распечатать с памяти устройства.
Функции фискального накопителя
Одно из ключевых требований, предъявляемых к новым кассовым машинам, — совместимость с реализуемыми ФН. Именно этот элемент является основным при работе кассы. К примеру, для деятельности интернет-магазина не всегда требуется наличие чекового принтера или экрана кассира, но без ФН работа организации будет противоречить законодательным нормам.
Накопительный элемент предназначен для осуществления следующих процессов:
- обеспечивать законную работу торговой точки, в том числе, если вследствие непредвиденных обстоятельств пропало интернет-соединение;
- хранить и защищать от стирания или изменения информацию о совершенных платежных операциях;
- шифровать проведенные кассовые операции, осуществлять их передачу в налоговые органы.
Фискальный накопитель является основным технологическим элементом, который отличает онлайн технику от обычных кассовых машин. Вторым таким элементом является модуль, обеспечивающий соединение с интернетом. Без подключения к сети, а следовательно без получения обратных ответов от ОФД, ФН будет работать всего 30 дней. После этого касса блокируется и переходит в рабочее состояние только после возобновления соединения. Это не относится к эксплуатации подобного оборудования в отдаленных и труднодоступных местностях, где касса работает в автономном режиме без передали данных.
Распространенные проблемы при использовании онлайн оборудования
В некоторых случаях онлайн техника не может в полной мере выполнять свои функции:
- возникли проблемы с интернет-соединением;
- отсутствует электричество на торговой точке;
- кассовая техника вышла из строя.
Возможны и другие причины, которые не позволяют осуществлять деятельность в соответствии с требованиями закона № 54-ФЗ. В каждом конкретном случае будет свой алгоритм действий, но основные этапы останутся примерно одинаковыми.
Отключение интернет-соединения
Любые товарно-кассовые операции в обязательном порядке записываются в память ФН, но кроме этого они также должны передаваться утвержденному ОФД. Устройство блокируется только в том случае, если связь с оператором отсутствует на протяжении 30 календарных дней. Но в большинстве случаев неполадки соединения за это время будут улажены.
При возобновлении связи все непереданные фискальные документы будут отосланы оператору. В зависимости от скорости соединения это займет определенное количество времени. Хотя речь идет о мегабайтах информации, при слабом сигнале период передачи данных исчисляется десятками минут.
При блокировке кассового аппарата достаточно возобновить соединение и отправить информацию ОФД. Многие современные кассы позволяют отслеживать передачу сведений в ФНС через личный кабинет на портале производителя кассового оборудования. Также они на дисплее или чековой ленте выводят сообщение о возникших неполадках.
Отсутствие информации от работающей торговой точки является поводом для внеочередной налоговой проверки. При этом до блокировки ФН предприятие может продолжать деятельность. После прекращения работы накопителя любые кассовые операции будут недействительны.
Отключение электроэнергии и поломки кассовой техники
Кассовый аппарат, не работающий должным образом, использовать нельзя.
Следовательно, если у вас нет запасной зарегистрированной онлайн техники, реализовывать продукцию и оказывать услуги также запрещается. При поломке ККТ нужно приостановить предпринимательскую деятельность до возобновления работы оборудования.
Если же осуществлять торговлю в соответствии с законодательными требованиями вы не можете по причинам, не зависящим от вас и вашей техники, алгоритм действий будет несколько иной.
Основное обстоятельство, которое налоговый инспектор может списать на не зависящее от вас — отсутствие электроэнергии на торговой точке. При этом, если вы продолжали осуществлять работу в этот период, представители ФНС сами решают, накладывать штраф на предприятие или нет.
Чтобы минимизировать возможность штрафных санкций, следует придерживаться следующей последовательности действий:
- подготовить объяснение (напечатанное или написанное от руки), в котором будут подробно описаны причины, делающие использование кассовой техники невозможным;
- запросить у компании, поставляющей электроэнергию, письмо, подтверждающее, что на торговой точке в определенный период отсутствовало электричество;
- после возобновления подачи электроэнергии сформировать чек коррекции, в котором указать полученную от клиентов за этот период сумму.
Чек коррекции формируется только при открытой смене сразу после восстановления работоспособности оборудования. После печати данного документа к предпринимателю или в организацию могут прийти представители налоговой службы, чтобы узнать основания для формирования чека коррекции. В этом случае и потребуется остальная документация.
Ситуация такая, у нас в магазине часто происходит сбой электричества. Не понимаю, как такое быть могло, но оказывается данные в ОФД уже месяц по этой причине не передаются. Грозит это естественно нереальными штрафами. Фактически наша вина есть, но есть же и человеческий фактор, мы просто не знали об этом. Можно это учитывать и каким-то способом смягчить наказание?
У меня магазин круглосуточный 24 на 7, кассовое место одно, кассира 2 (работают сменно). Сейчас вплотную занялись выбором кассы. Скажите, все кассы работать могут без перерыва или какие-то определённые модели? Или всё же лучше взять 2 аппарата?
Дело в том, что продолжительность смены на ККТ не может составлять более 24 часов. При круглосуточной торговле, когда сменяется несколько кассиров в течение 24 часов, открытие и закрытие смены производится каждым самостоятельно, не дожидаясь окончания суток. Два кассовых аппарата необязательны, вы можете ограничиться одной стационарной ККТ.
Выбрать вариант именно под торговлю 24/7 можно тут. Если вам нужна помощь специалиста, звоните 8 (800) 555-04-58