Потребность автоматизировать работу с документацией может возникать в разных организациях. В зависимости от этого будут различаться масштабы и динамика внедрения систем электронного документооборота. Например, если от бумажных вариантов документов решили отказаться в крупном холдинге, то предполагается к внедрению проект, не сравнимый по характеру и масштабам с запуском аналогичного, но в небольшой компании без структурных подразделений. Но в обеих ситуациях разговор может вестись о переходе на такое решение, как «1С Документооборот 8».
Эта программа создавалась разработчиками «1С» в качестве новой системы ECM-класса. Кроме ведения документооборота, она позволяет координировать бизнес-процессы, организовывать совместное управление и многое другое.
В статье расскажем о возможностях этой системы электронного документооборота (СЭД), где и как протестировать работу в ней. А также проведем сравнение версий «1С Документооборот 8» ПРОФ и КОРП.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
В чем отличие версий «1С Документооборот» КОРП и ПРОФ
Решение имеет четыре варианта поставки. Давайте проведем сравнение версий «1С Документооборот», посмотрим, в каких целях они выпущены и для каких типов компаний применимы:
- «1С Документооборот КОРП». Подойдет для организаций со сложной структурой и документооборотом нескольких уровней.
- Решение для госучреждений. Выпускается для компаний муниципального и госсектора, в составе которых — обособленные подразделения. Предполагается, что документооборот в таких учреждениях развит.
- «1С Документооборот ПРОФ». Подойдет для небольших коммерческих организаций и учреждений бюджетной сферы с простой структурой и несложным документооборотом.
- Document Management. В этой версии используется интерфейс на двух языках: английском и русском. Такая программа может применяться в российских компаниях, имеющих дочерние организации, филиалы за границей, а также в российских подразделениях компаний других государств.
«1С: Документооборот» из-за универсальности и гибкости настроек адаптируется под потребности организации и не имеет конкретной отраслевой принадлежности.
«1С Документооборот КОРП»: какие функции есть
Возможности программ различаются в зависимости от варианта поставки. На текущий момент две версии (это КОРП и ДГУ) содержат наиболее полный и практически одинаковый функциональный состав. При первоначальном заполнении программ устанавливаются по умолчанию те настройки, которые нужны конкретно для такого типа организаций. Конфигурация ПРОФ содержит примерно на 30 % функций меньше.
Перечислим основные возможности на примере версии КОРП.
- Безопасное, централизованное хранение документов.
- Регистрация и входящих, и исходящих бумаг. Включено отслеживание истории переписки и контроль ответов на целостность.
- Создание, хранение и обработка документов внутреннего учета. Это организационная, распорядительная, служебная, справочная и прочая документация, а также договоры и служебные записки. Собраны в специальном журнале. Доступен просмотр всех одним реестром.
- Средства для поиска нужной информации (по реквизитам, полнотекстовый поиск, в списках), поддержка штрих-кодирования.
- Использование ЭЦП. Удобно оставлять электронную подпись на файлах, резолюциях, карточках документов и т. п.
- Встроенная «бизнес-почта». Похожа по функциональности на привычные почтовые модули, но с дополнительными полезными инструментами (более 40). Например, функция проверки на «внутреннюю—внешнюю», позволяющая получать предупредительные сообщения о том, что внутреннее письмо отправляется на внешний сервер. Эта опция реализована только в версиях программы ДГУ и КОРП.
- Получение быстрого доступа к данным с учетом настройки прав. Допуск всех пользователей к базе можно разграничить по политикам доступа, конкретным папкам, а также рабочим группам. Это очень удобно для администраторов.
- Коллективная работа людей в компании. Причем процессы согласования бумаг, их утверждения и последующего контроля максимально прозрачны.
- Блок по управлению проектами. Нужен для разбивки всего массива документов, а также объема работы персонала на отдельные блоки. Это помогает командам, участвующим в проектах, решать вопросы организационного характера, отслеживать исполнение задач, выполнять иные аналогичные функции.
- Удобные способы настройки маршрутов движения документов.
- Учет и отслеживание времени, проводимого сотрудниками на работе. Это несложный, но полезный блок. Позволяет персоналу в понятной и простой форме фиксировать операции (функциональные обязанности), на которые они тратили время в течение дня. В результате можно отследить реальную структуру рабочего времени персонала.
- Блок по учету мероприятий. Реализован в поставках программ ДГУ и КОРП. С помощью механизмов этого блока удобно планировать и проводить разного рода встречи и совещания, а также контролировать выполнение тех решений, которые на этих мероприятиях принимались.
- Бронирование переговорных. Этот механизм можно привязывать к конкретным компаниям и графикам мероприятий. Это помогает быстро найти помещение поблизости. Предусмотрен просмотр занятости переговорных на плане.
Где посмотреть демо-версию программы «1С Документооборот»
Протестировать работу в демонстрационных конфигурациях «1С Документооборот» можно на официальном сайте «1С». Это предлагается сделать бесплатно и без регистрации на портале. Подробно объясняется, каким образом и под какими логинами выполнять вход в программы. Предоставлен доступ к базам:
- строительного холдинга на версии КОРП;
- администрации небольшого города на версии ДГУ;
- коммерческой организации и госучреждения на версии ПРОФ;
- для демонстрации интеграции с «1С:Управление торговлей 8» и др.
Возможные варианты подключения: через веб-браузер, используя мобильный либо толстый клиент. Предлагается открыть базы и сравнить версии «1С Документооборот 8» КОРП и ПРОФ.
Кто и как выполняет внедрение «1С Документооборот»
Ограничений (за исключением технического оснащения предприятия, на котором будет проводиться внедрение) для «1С Документооборот» нет. Выполнить инсталляцию, настройку, доработку программы (при необходимости) могут организации сети «1С:Франчайзи» (при наличии необходимого количества сотрудников нужной квалификации). Приобретается программа «1С Документооборот» на официальных сайтах партнеров «1С».
Возможности применения рассмотренной конфигурации не зависят от структуры предприятия, видов деятельности, отраслевой принадлежности, численности персонала. «1С Документооборот» КОРП и ПРОФ, учитывая отличия версий, можно настраивать и адаптировать под задачи и требования заказчиков. Программа легка для освоения пользователями. Уже выполнено более 2200 внедрений этого решения на предприятиях промышленности, торговых и сферы услуг, а также в бюджетных организациях.
Людмила.к сожалению приобретая лицензию ПРОФ вы покупаете конкретный продукт с конкретным функционалом,если обстоятельства потребуют расширения функционала и вы будете намерены использовать в этих целях КОРП то его точно так же придется приобретать отдельно.
Хочу взять версию ПРОФ, но волнует момент, что может не хватить функционала со временем. У нас компания довольно быстро развивается. Можно ли будет потом обновить версию до КОРП? Или только отдельно заново покупать?
Нет, обновить нельзя. Конфигурация «1С:Документооборот» имеет две разные версии, собственно, «КОРП» и «ПРОФ»:
— «ПРОФ» разработан для малого и среднего бизнеса, бюджетников и тех, чья организационная структура проста;
— «КОРП» — для сложных предприятий и учреждений, с проблемным документооборотом.
Существенно более высокая стоимость «КОРП» обусловлена более широким функционалом: штрихкодирование документов и их потоковое сканирование, автозаполнение файлов, графики работы, иерархия задач по приоритетности, мероприятия, межорганизационный электронный документооборот (МЭДО) и проч.
Очень заинтересовала эта программа. Хотелось бы немного разгрузить бухгалтерию, перенести часть документов онлайн и автоматизировать процесс. Но раньше никто из нас не работал с 1С. Посоветуйте официальные площадки, где можно изучить эту программу?
Наклепала 1С этих программ, а нам теперь сиди разбирайся… Не успеваю с курсов вылезать, чтобы все это изучить и охватить.