В соответствии с действующим законом № 54-ФЗ большинство коммерческих предприятий и частных предпринимателей до июля 2019 года должны перейти на современные кассовые аппараты, которые позволяют передавать информацию в налоговые органы в реальном времени, автоматизировать процессы вашего бизнеса, анализировать работу торговых точек и персонала.
Предприниматели и владельцы компаний могут приобрести новые кассовые машины или модернизировать имеющееся оборудование. Но чтобы использовать современную технику, ее следует поставить на учет в налоговом управлении. Процесс регистрации только приобретенной или доработанной кассовой машины должен полностью соответствовать законодательным нормам.
Ниже приведена пошаговая инструкция, в которой подробно рассмотрен процесс регистрации онлайн-кассы в налоговых органах. Также разобраны основные проблемы и наиболее распространенные ошибки.
Как осуществить регистрацию онлайн-кассы в налоговой: пошаговая инструкция
Прежде чем переходить к процессу регистрации, после приобретения или модернизации имеющегося оборудования, необходимо удостоверится в следующем:
- адрес предприятия или коммерческой точки, где будет устанавливаться ККТ есть в Федеральной информационной адресной системе;
- у вас есть действующий аккаунт на официальном портале ФНС.
Также для подачи заявления в налоговую службу вам необходимо знать ряд параметров имеющейся техники:
- производителя и модель оборудования — это обычно указывается в нижней части кассовой машины;
- индивидуальный номер, который технике присвоил завод-изготовитель;
- срок действия и шестнадцатизначный номер фискального накопителя (ФН).
Предварительный этап регистрации новой техники — заключение соглашения с оператором фискальных данных (ОФД), в дальнейшем именно через него будет осуществляться передача информации о работе коммерческой организации или торговой точки в ФНС.
Выбирать оператора следует только из перечня, утвержденного налоговой службой. Кроме того, чтобы зарегистрировать технику через интернет, вам потребуется электронная подпись (ЭП). Она выбирается в соответствии с вашим видом деятельности (например, для работы в системе ЕГАИС требуется специальная ЭП) и формой собственности предприятия.
Сам процесс регистрации проходит в несколько этапов.
- На официальном портале ФНС необходимо заполнить соответствующее заявление и подписать его ранее полученной ЭП.
- Налоговые служащие проверяют предоставленную информацию и при положительных результатах присваивают технике индивидуальный (регистрационный) номер.
- Вы или другой специалист вводит в кассовый аппарат полученный номер и другие сведения (указанные в п. 3 ст. 4.2 54-ФЗ). В соответствии с инструкцией, поставляемой с техникой, проводит ее фискализацию.
- После внесения всех данных формируется чек, подтверждающий фискализацию оборудования. Сведения с него подлежат передаче в ФНС через личный кабинет на портале госоргана.
- После проверки в налоговом управлении параметров фискализации вам в электронном виде предоставляется карта регистрации.
- Информация, полученная от ФНС, передается ранее выбранному оператору фискальных данных, который только после этого начинает обрабатывать и перенаправлять сведения об операциях на вашей ККТ.
Чтобы ФНС обработал ваше заявление и присвоил технике регистрационный номер, необходимо заполнить все поля документа, использовать при этом нужно только достоверные сведения. В противном случае инспектор отклонит вашу заявку.
в течение 5 минут.
Распространенные проблемы при регистрации онлайн
Еще на первом этапе регистрации могут возникнуть проблемы. Нередко в ФАИС отсутствует адрес регистрации бизнеса. Если в системе есть хотя бы нужная вам улица, вы без труда поставите технику на учет. В противном случае, нужно обратиться в районную администрацию (она должна относиться к участку, на котором будет установлена ККТ) и подать заявление о включении требуемого адреса в Федеральный справочник.
Если вы будете использовать технику на территории, отдаленной от коммуникационных сетей, при заполнении заявления отметьте галочкой пункт «Работа только в автономном режиме». При этом место установки ККТ должно входить в утвержденный перечень подобных местностей. По закону такой список составляет региональная администрация и выкладывает на своем официальном портале.
Обратите внимание, соответствующую галочку необходимо поставить именно на начальном этапе, так как в дальнейшем вы не можете изменить данный параметр.
При внесении в память кассовой техники регистрационного номера, полученного в ФНС, следует быть особенно внимательным. Ошибка в одной цифре приведет к тому, что вам придется приобретать новый ФН, так как невозможно внести корректировки в информацию, сохраненную в памяти накопителя.
Читайте также: Как зарегистрировать кассу онлайн в ФНС по шагам: требования к ККТ, инструкция, распространенные ошибки
После внесения всех необходимых сведений следует распечатать чек с параметрами фискализации. Кроме десятизначного кода, напечатанного в документе, на портале ФНС вам необходимо в окне «Отчет о регистрации» прописать дату и время формирования чека, его порядковый номер. Причем внести эти сведения следует на позднее суток после их получения (выходные и праздничные дни при расчете времени исключаются).
Не следует формировать любые чековые документы до того, как ФНС предоставит вам регистрационную карту, ведь по каким-либо причинам в ней может быть отказано.
А без регистрации ОФД не сможет получать и передавать информацию. Если получение фискальных сведений в течение 30 суток не подтверждается оператором, ФН автоматически заблокируется.
Отличие регистрационной информации от реальных данных ККТ
Сведения, внесенные в бланк заявления при регистрации ККМ на портале налоговой службы, и информация, указанная в самом аппарате, между собой не синхронизируются. Вследствие этого возникают некоторые ошибки, которые влекут за собой различные последствия.
Если у вас отличается реальный и прописанный адрес торговой точки, или в кассовом аппарате и на портале ФНС указаны разные сведения о месторасположении оборудования, вы можете продолжить работу с кассовой техникой, но порядок ее применения будет считаться нарушенным.
Также нарушением порядка использования оборудования являются разные ОФД, указанные на сайте налоговой и в самом аппарате. Обычно это происходит, когда меняет оператор: информация об это указывается на портале, а в саму ККМ не вносится.
Чтобы избежать возможных ошибок при регистрации оборудования, доверьте этот процесс специалистам. В случае неправильного внесения индивидуального номера, предоставленного ФНС, или других неточностей вся ответственность ложится на сервисный центр. Следовательно, нанесенный ущерб они исправят за свои средства.
Еще один способ регистрации ККТ
Хотя возможность онлайн-регистрации считается одним из основных преимуществ современной кассовой техники, некоторые бизнесмены предпочитают ставить на учет ее при личном посещении налогового управления.
Для этого рекомендуется предварительно распечатать и заполнить бланк установленной формы (КНД-1110061). Также для регистрации ККМ в территориальном налоговом органе следует взять с собой:
- документы, которые подтвердят вашу личность и полномочия;
- паспорта, поставляемые с ККМ и ФН.
Согласно закону ваше заявление будет рассматриваться не более 10 дней (за исключением выходных и праздников).
Еще одна наша статья: Регистрация кассы онлайн в налоговой: способы, инструкция, ошибки и их последствия
Но для окончания процедуры налоговую службу предстоит посетить еще раз. После рассмотрения представленной информации инспектор назначит день, в который вам необходимо будет принести на осмотр новую или модернизированную технику. Только после этого вы сможете получить карту регистрации.
Виорика Климова, интересно, как ваши продавцы будут работать по этому совмещению? Они что друг к другу каждые пять минут будут бегать? Это по сути даже клиентам может не понравиться. Я бы на вашем месте тогда уж не экономила и купила б две.
Виорика Климова., вот я честно не могу понять, объясните мне, как это СОВМЕЩАТЬ КАССУ??? Ну это реально же глупо и неудобно. А если клиент и там, и там? Да даже если и не одновременно, вы что за кассой каждый раз продавцов друг к другу будете посылать? Это жесть, если честно. У меня просто тоже 2 отдела, я и не представляю, как смешно будет выглядеть это совмещение касс.
Такая проблема, у меня 2 отдела рядом, один павильон, хочу пока совмещать кассу. На какой адрес тогда надо оформлять кассу?
Виорика, в целом, теоретически, одну онлайн-кассу вправе эксплуатировать несколько отделов, принадлежащих одному ИП и расположенных по одному адресу. Главное, необходимо обязательно выполнять требование п. 1 статьи 4.3 №54-ФЗ: онлайн касса применяется «на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем». Допустим, это может быть мобильная онлайн-касса и кассир обслуживает сразу несколько торговых точек. Данный вариант применим при очень небольшом количестве продаж в день. Кроме того, такой вариант работы онлайн-кассы может вызвать сомнения и непонимание у налоговых органов.