1С-ЭПД в Уфе

«1С-ЭПД» — сервис для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД) между получателями и отправителями грузов. Решение разработано компанией «1С» совместно с АО «Калуга Астрал». Сервис помогает избавиться от бумажной рутины и исключить ошибки ручного ввода данных при онлайн-обмене транспортными накладными, путевыми листами и другими логистическими документами.

Что такое сервис «1С-ЭПД» и кому он нужен

С 1 сентября 2022 года в России работает госсистема контроля электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. С этого дня отправители, перевозчики и получатели грузов могут оформлять транспортные накладные, путевые листы и другие формы в цифровом виде без распечатки бумажных версий.

Информационная система обеспечивает создание, получение, обработку, пересылку и хранение ЭПД, а также оперативный доступ к ним для контролирующих органов. Участники обмена не подключаются к ГИС напрямую, а отправляют файлы через операторов электронного документооборота (ЭДО), одобренных Минтрансом РФ. Сервис «1С-ЭПД» помогает упростить этот процесс. В нем пользователи 1С могут создавать, подписывать и пересылать ЭПД своим контрагентам. Сервис автоматически вносит данные из заполненных форм в базу ГИС ЭПД.

Интерфейс сервиса «1С-ЭПД»

Пользователи «1С-ЭПД»:

• отправители и получатели грузов;
• предприятия полного цикла логистики, складские операторы;
• экспедиторские платформы;
• перевозчики, транспортные компании;
• заказчики перевозок: ретейлеры, производители собственной продукции, дистрибьюторы, интернет-магазины.

Все операции осуществляются в интерфейсе 1С. Пользователю не нужно переходить в сторонние приложения и программы.

Возможности сервиса «1С-ЭПД» 

Сервис «1С-ЭПД» обеспечивает пользователям такие возможности:

• обмен электронными формами между участниками грузоперевозок;
• возможность подписания ЭПД всеми участниками логистической цепочки: отправителями и получателями грузов, перевозчиками, исполнителями, ответственными сотрудниками компаний (кладовщиками, продавцами и водителями);
• поддержка всех форматов ЭПД (утвержденных приказами Минтранса РФ и ФНС) и неформализованных документов;
• отправка участникам перевозки информации о движении груза.

Сервис упрощает взаимодействие с ГИС ЭПД и контрагентами. Обмен осуществляется через операторов ЭДО.

Какие перевозочные документы поддерживает сервис «1С-ЭПД»

В «1С-ЭПД» можно работать с любыми цифровыми формами:

Преимущества внедрения «1С-ЭПД»

Главные преимущества от использования сервиса:

1. Удобная работа в привычном интерфейсе 1С, единое цифровое окно для всех действий.
2. Ускорение документооборота. Накладные, ведомости, путевые листы и заказы можно мгновенно отправить партнеру в цифровом виде.
3. Увеличение оборачиваемости. Транспортные компании получают оплату за услуги на несколько дней быстрее, чем раньше (с бумажным документооборотом). Не нужно ждать, когда водитель привезет оригиналы бумаг в офис.
4. Возможность быстро исправить документ или внести корректировки в маршрут. Обновленная форма сразу становится доступна каждому участнику грузоперевозки.
5. Удобство хранения и поиска документов, защита от порчи и утери. ЭПД сохраняются в электронном архиве. Можно быстро находить нужные документы, не складируя бумажные копии.
6. Экономия бумаги и расходных материалов для оргтехники. Не нужно дублировать документы для каждого участника перевозок.

Еще одно преимущество — упрощение проверок. Электронные версии документов доступны налоговой в ГИС ЭПД. Отправлять бумажные экземпляры не требуется.

Как работает сервис «1С-ЭПД»

Процесс обмена документами в «1С-ЭПД» выглядит так:

1. Отправитель груза создает накладную в учетной системе, отправляет ее перевозчику и получателю через оператора ЭДО.
2. Транспортная компания принимает к перевозке или отклоняет его. Остальные участники сразу получают уведомление. При принятии груза к транспортировке перевозчик может вносить информацию о замене водителя или транспортного средства.
3. Когда доставка выполнена, получатель принимает или отказывается от груза, отправляя уведомление остальным участникам.
4. Транспортная компания (экспедитор) уведомляет отправителя и получателя о передаче (или непередаче) груза. При необходимости перевозчик может скорректировать стоимость услуг и отправить документ с поправками на согласование заказчику.

Сервис оператора ЭДО автоматически генерирует QR-код, в котором содержатся данные об ЭПД. Водитель может показать его на смартфоне по требованию сотрудников ГИБДД при проверке на дороге.

Загрузка QR-кода для ГИБДД в сервисе «1С-ЭПД»

Механизмы для работы с ЭПД уже встроены в программы 1С. Все действия по созданию документов, их подписанию, обмену и корректировке выполняются в учетной системе без установки дополнительных обработок и перехода в сторонние сервисы.

Мобильное приложение «1С-ЭПД»

Приложение «1С-ЭПД» можно установить на мобильные устройства водителей. Решение позволяет работать с электронными перевозочными актами с планшета или смартфона даже тем, кто не использует продукты 1С. Возможности приложения:

• доступ к истории документооборота;
• возможность согласования погрузки, внесения изменений и отказа от перевозки;
• вывод QR-кода для проверки ГИБДД;
• меню звонков для быстрой связи с отправителем и получателем;
• навигатор для построения маршрута до пункта назначения;
• оповещения об изменениях в процессе транспортировки.

Интерфейс мобильного приложения «1С-ЭПД»

Приложение работает на любых мобильных устройствах с ОС Android и iOS.

Как подключиться к «1С-ЭПД»

Чтобы начать работу с перевозочными документами в «1С-ЭПД», нужно выполнить следующее:

1. Настроить электронный документооборот в программе 1С с помощью сервиса «1С-ЭДО», подключиться к системе ЭПД.
2. Получить электронные подписи (ЭП) для всех ответственных сотрудников, которые будут заверять ЭПД при отправке и приемке грузов.
3. Отправить в «1С-ЭДО» приглашения к обмену своим контрагентам и получить от них подтверждения.
4. Выдать сотрудникам мобильные устройства с подключением к интернету, чтобы они имели доступ к ЭПД на всех этапах перевозки.
5. Выбрать тариф и оплатить услугу. При подключении сервиса автоматически активируется бесплатный тариф «1С-ЭДО. ЭПД» с ежемесячной оплатой (по количеству отправленных файлов).

Сервис работает со многими конфигурациями 1С, в том числе:

• с «1С:Бухгалтерия»;
• «1С:Розница»;
• «1С:Управление нашей фирмой»;
• «1С:Комплексная автоматизация»;
• «1С:Управление торговлей» и др.

«1С-ЭПД» можно встроить и в другие приложения на платформе «1С:Предприятие». Для работы необходимо подключение к интернету.