Количество «игроков» в нише онлайн-торговли растет с каждым днем, и без автоматизации продавцам сложно держаться на плаву. Когда в сутки поступает не больше десятка заказов, их можно обработать вручную. Но что делать, если объем продаж растет и количество заявок переваливает за сотню в день? Много времени приходится тратить на рутину. Менеджеры ошибаются, не успевают пополнять запасы на складе, покупатели получают свои товары с задержками, из-за отсутствия контроля постоянно возникают недостачи и пересортица. В этом случае не обойтись без автоматизации работы интернет-магазина. Рассмотрим на примере реализованного проекта, как сократить расходы на рутинные процессы и повысить прибыль онлайн-бизнеса.
Комплексная автоматизация интернет-бизнеса: что для этого нужно
Прежде чем приступать к автоматизации работы интернет-магазина, нужно проанализировать бизнес-процессы и найти проблемные участки, которые тормозят рост компании. Объем задач по внедрению зависит от масштабов предприятия, ассортимента, товарооборота и других факторов.
Чтобы не переплачивать за ненужные программы и услуги, рекомендуем доверить автоматизацию профессионалам. Они подберут решения, которые будут соответствовать вашим запросам и не потребуют лишних вложений.
Минимальная автоматизация интернет-бизнеса предполагает стандартные этапы:
- Подключение к облачной онлайн-кассе.
- Настройка безналичной оплаты.
- Внедрение товароучетной программы, интеграция с сайтом интернет-магазина.
- Настройка CRM-системы.
Ниже рассмотрим реальный пример автоматизации интернет-магазина. К нам обратился владелец компании, которая занимается онлайн-продажами автозапчастей. Количество заказов в день — около 150. Основные проблемы, которые озвучил клиент:
- В магазине использовали устаревшую доработанную «товароучетку». Она не была подключена к сайту, из-за чего приходилось отслеживать каждый заказ и переносить в программу. Ежедневно на это тратили больше 2,5 часа.
- Заказы в учетной системе обрабатывались вручную. Когда груз был собран, логистам приходилось каждый раз переходить на сайт почтовой или курьерской службы и вносить информацию о товаре и получателе. И так — по каждому заказу. На этот процесс ежедневно тратили около 3 часов.
- Из-за расхождений между реальными и плановыми остатками возникали сбои с закупками новых товаров.
Перед нами стояли задачи:
- автоматизировать торговые и складские процессы в компании;
- увеличить скорость обработки заказов без расширения штата.
Расскажем подробнее, что было сделано.
Шаг 1. Подключение к виртуальной кассе для интернет-магазина
На момент обращения у заказчика не было онлайн-кассы. Интернет-магазин сотрудничал с посредниками — «Почтой России» и сторонними курьерскими службами, которые осуществляли доставку. Прием платежей в самом интернет-магазине не осуществлялся, что значительно тормозило его работу и приводило к кассовым разрывам. Покупатели оплачивали товары курьерам (наличными или картой), и компании приходилось ждать поступления денежных средств на свой счет. Чтобы решить эту проблему, нужно было:
- Подключить интернет-магазин к облачной онлайн-кассе, чтобы автоматизировать расчеты с покупателями с учетом требований ФЗ № 54Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
- Организовать автоматизированный прием безналичной оплаты на сайте интернет-магазина.
По закону, интернет-магазины могут использовать кассу удаленно, если принимают оплату на своем сайте, и отправлять чеки в электронном виде.
Для решения этих задач мы предложили внедрить CloudPayments + CloudKassir. Это комплексное решение, в него входит интернет-эквайринг и виртуальная онлайн-касса для интернет-магазина.
В пакете — фискальный накопитель (его не нужно покупать отдельно) и все необходимые услуги:
- активация аккаунта в сервисе интернет-эквайринга;
- регистрация онлайн-кассы в налоговой;
- годовое абонентское сопровождение;
- обучение работе с виртуальной онлайн-кассой.
Работы по подключению и настройке сервисов были выполнены за 2 дня. Сразу после внедрения клиент стал принимать оплату через сайт.
Шаг 2. Внедрение программы учета для интернет-магазина
В старую программу были внесены доработки, из-за чего не получалось настроить обмен с платформой «1С-Битрикс» — CMS, на которой работает интернет-магазин клиента. Вместо неактуального программного обеспечения мы предложили внедрить «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»).
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Эта программа идеально подходит для учета в интернет-магазине. Ее основные возможности:
- простая интеграция с «1С-Битрикс» и другими популярными CMS;
- обмен данными с сайтом — можно быстро выгрузить в интернет-магазин обновленный каталог товаров и загрузить полученные заказы;
- учет остатков по нескольким складам;
- работа с единой базой заказов (полученных с сайта и других источников), контроль их исполнения, автоматическая смена статусов;
- расчет потребности в товарах;
- загрузка цен по прайс-листам поставщиков;
- контроль движения денежных средств, ведение платежного календаря;
- автоматизация доставки своими силами и через сторонние службы (доступна интеграция по API с сервисами СДЭК, «Почты России» и других организаций);
- подробная аналитика по продажам.
В «1С:УНФ» есть встроенный модуль CRM для удобной работы с базой клиентов. Это дает большие возможности для дальнейшего развития компании. В будущем заказчик планирует использовать эту систему для управления отделом продаж и приема заказов через IP-телефонию.
При необходимости программу можно синхронизировать с маркетплейсами, социальными сетями и другими каналами продаж, чтобы получать и обрабатывать заявки в едином окне.
В рамках автоматизации мы настроили программу под задачи клиента, создали справочник товаров, запустили обмен с интернет-магазином и выгрузили каталог на сайт. На это ушло 2 дня.
Результаты автоматизации интернет-магазина
Таким образом, за 4 дня были автоматизированы все базовые процессы интернет-магазина. Мы подобрали выгодные и эффективные продукты с необходимым минимумом функций. Без сложных и дорогостоящих решений удалось достичь таких результатов:
- расходы и трудозатраты на рутинную работу снизились на 75 %;
- процесс обработки заказов ускорился в 2 раза;
- количество претензий от покупателей по причине ошибок персонала из-за человеческого фактора сократилось на 90 %.
Благодаря подключению виртуальной кассы и интернет-эквайринга увеличилась скорость поступления денежных средств на счет компании, стало проще планировать бюджет, сократились кассовые разрывы.
Заказы с сайта автоматически появляются в товароучетной системе, и менеджеры могут сразу приступать к их обработке, не тратя время на ручной перенос информации. То же касается и обмена данными с сервисами курьерских служб. Информация о товарах и получателях автоматически выгружается по API, что исключает вероятность ошибок и путаницы.
У менеджеров освободилось более 4 часов рабочего времени на решение других важных задач. Внедрили технику активных продаж и допродаж, что помогло увеличить средний чек.
За 4 месяца после внедрения автоматизации выручка интернет-магазина выросла на 37 %.
