Контрольно-кассовая техника используется при расчетах с клиентами за товары и услуги. Данные о проведенных операциях сохраняются на фискальном накопителе, передаются в ФНС через ОФД. Подробнее расскажем в статье.
ККМ в торговле: что это
Что такое ККМ в торговле — это оборудование, предназначенное для формирования данных о расчетах в электронном виде и их отображения на бумажных носителях, сохранения на фискальных накопителях и последующей передачи в налоговую. Порядок работы ККТ регламентирован законом 54-ФЗ от 22.05.2003 г.
ККМ (контрольно-кассовая машина), ККТ (контрольно-кассовая техника), кассовый аппарат и онлайн-касса — это одно и то же устройство, представленное под разными названиями. При этом аббревиатура ККМ считается устаревшей, хотя еще используется.
Виды онлайн-касс:
- автономная (АТОЛ 92 Ф, Меркурий 185Ф) — кнопочная касса с небольшим экраном, работает от аккумулятора или электросети (зависит от модели);
- фискальный регистратор (АТОЛ 20Ф, Вики Принт 80 Плюс) — устройство без клавиатуры и экрана, используется в паре с управляющим оборудованием (ПК, POS-терминалом);
- касса для вендинга — встраивается в торговый автомат;
- смарт-терминал (Эвотор 7.3, MSPOS-D) — удобное устройство с сенсорным экраном, может работать без подключения к управляющему оборудованию, позволяет устанавливать дополнительные программы.
Подробнее расскажем о фискальном регистраторе на кассе, поясним что это такое простыми словами. Это устройство для фискализации данных, формирования электронных и печати бумажных чеков. Нередко используется как часть POS-системы, в которую кроме фискального регистратора входит POS-терминал, сканер штрих-кодов и другое оборудование.
Если вы не знаете, какую контрольно-кассовую технику лучше выбрать под задачи вашего бизнеса, — позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91. Менеджер ответит на ваши вопросы и найдет лучшее решение.
Как понять, что касса соответствует закону 54-ФЗ
В ст. 4 закона 54-ФЗ подробно изложены требования, предъявляемые к онлайн-кассе:
- на корпусе указан номер от изготовителя;
- оснащена фискальным накопителем и часами реального времени внутри корпуса;
- создает электронные чеки и отправляет их в SMS или на email клиента по запросу;
- не форматирует чек, который содержит информацию о двух и более признаках расчета;
- повторно передает сведения, если не получено подтверждение от ОФД;
- печатает на чеке QR-код с минимальным размером 20 × 20 мм, в котором закодированы реквизиты проверки документа (время, дата проведения операции, сумма и прочее);
- принимает от ОФД подтверждающую информацию, включая зашифрованную;
уведомляет пользователя о том, что подтверждение от оператора о передаче данных отсутствует; - информирует пользователя о сбоях и поломках;
- по запросу печатает для контролирующих органов отчет о текущих операциях;
- находит любой документ, содержащийся в памяти ФН, а также распечатывает его в виде чека и пр.
Согласно ст. 4.5 ФЗ-54, ОФД обязан хранить данные в течение 5 лет с момента их получения. Касса должна быть внесена в общий реестр контрольно-кассовой техники. В противном случае ее применение незаконно.
Пользователи часто сталкиваются с формулировкой «перенесена в реестр УП ККТ» — это значит, что модель прошла проверку и включена в государственный реестр, размещенный на сайте ФНС.
Касса для маркировки
При продаже маркированных товаров (обуви, одежды, духов, шин, фотокамер и др.) ККТ должна поддерживать ФФД 1.2 и работать «в связке» с обязательным модулем ТС ПИоТ. При каждой реализации кассир обязан отсканировать код Data Matrix. ПО отправляет его на проверку в систему Честный ЗНАК. При одобрении операции касса печатает чек, а проданный товар автоматически выводится из оборота.
Об обязательном модуле и нюансах перехода на него, рассказали в статье «Маркировка с 7 января 2026: что такое ТС ПИоТ и как его использовать на кассах».
Обязательные реквизиты чека ККТ в 2025 году
С 1 сентября 2025 года действуют новые обязательные и дополнительные реквизиты кассового чека. Прежде всего новшества затрагивают тех, кто работает с маркированными товарами. При продаже такой продукции в уведомлении о реализации нужно включать тег 1011 — «Часовая зона» и тег 2040 — «Номер ФД кассового чека (чека коррекции)».
При реализации маркированного товаров через интернет в уведомлении об его выбытии и в кассовом чеке необходимо указывать новый тег 1125 — «Признак расчета в Интернет».
В реквизитах чека появились дополнительные данные, связанные с безналичными расчетами, — на усмотрение пользователей ККТ. Это тег 1234 — «Сведения обо всех оплатах по чеку безналичными».
Введены обновленные требования к качеству печати:
- высота символов — не менее 2 мм;
- межстрочный интервал — минимум 0,5 мм;
- контрастность печати — не менее 40 %;
- минимальный размер QR-кода — 20 × 20 мм при контрастности не ниже 40%.
За отсутствие обязательных реквизитов в чеке ККТ с 2025 года предусмотрена административная ответственность.
Что такое ФН в кассовом аппарате
Фискальный накопитель — чип, установленный внутри онлайн-кассы, который используется для сохранения информации о выполненных операциях на ККТ, шифрования документов, приходящих и передающихся оператору. Можно сказать, что ФН в кассовом аппарате — это память кассы. Регистрация ККТ в налоговой осуществляется вместе с фискальным накопителем. При его замене выполняется перерегистрация кассового аппарата. Использование онлайн-кассы без ФН неправомерно, что значит нарушение закона.
Фискальный накопитель имеет определенный срок действия — рассчитан на 15 или 36 месяцев. Выбор его модели зависит от вида деятельности и используемого налогового режима. По завершению срока действия ФН хранится 5 лет.
Что значит онлайн-касса без ФН
Онлайн-касса без ФН — устройство, которое поставляется без фискального накопителя в комплекте. Например, Эвотор 7.3, — подходит для небольших торговых точек.
Преимущества:
- Экономия на первоначальных затратах. Можно купить смарт-терминал по более низкой цене и отдельно выбрать фискальный накопитель.
- Гибкость выбора ФН. Возможность самостоятельно подобрать фискальный накопитель с оптимальным сроком службы под конкретный режим налогообложения.
- Готовность к быстрому запуску. Касса имеет специальный отсек для установки ФН и уже настроена для работы с ОФД — нужно только установить накопитель и зарегистрировать кассу.
Важные требования 2025—2026 года:
- Касса не может работать без фискального накопителя — это обязательное требование 54-ФЗ с 2017 года.
- Установка ФН необходима до начала коммерческих операций — любые продажи без ФН влекут штрафы от 10 000 - 30 000 рублей.
- Регистрация в ФНС обязательна в течение 10 рабочих дней после покупки кассы с установленным ФН.
Подведем итог. Для старта продаж кассу необходимо доукомплектовать ФН на 15 или 36 месяцев.
Как работает онлайн-касса
Принцип действия контрольно-кассовой техники такой:
- Покупатель оплачивает покупку (наличными, картой или другим способом).
- Кассир вносит информацию о продаже в онлайн-кассу: вводит товар вручную или сканирует штрихкод.
- Касса мгновенно формирует электронный фискальный чек.
- Данные чека сразу поступают в фискальный накопитель, где подписываются криптографическим ключом.
- Покупателю выдается напечатанный чек (или отправляется электронный на e-mail либо в SMS).
- Онлайн-касса передает данные чека оператору фискальных данных.
- ОФД подтверждает получение. Отправляет информацию в ФНС России.
Онлайн-касса должна быть подключена к интернету. Лишь при работе в местности, удаленной от сетей связи, можно использовать ККТ в автономном режиме. В этом случае данные ОФД не передаются. Но 1 раз в 30 дней кассу требуется подключать к интернету для выгрузки накопленных сведений.
Частые вопросы и ответы на них
ККТ в режиме ФР — что это значит?
Онлайн-касса, которая не работает автономно. Как правило, это часть компьютерно-кассовой системы. Задачи ФР — сбор данных о расчетах с клиентами на фискальном накопителе и передача информации в ФНС, печать чеков.
Можно ли работать без ОФД?
Да, в отдельных случаях. Отправка данных напрямую в ФНС разрешена для организаций в отдаленных местностях, включенных в официальный перечень, утвержденный субъектом РФ. Во всех остальных случаях требуется договор с ОФД.
Что будет, если касса не передает данные в ФНС или работает с ошибками?
Если данные не отправляются, операция считается некорректной. Возникает нарушение требований ФЗ-54. Возможны штрафы:
- для ИП — от 10 000 ₽,
- для юрлиц — от 30 000 ₽.
При повторном нарушении — приостановление деятельности до 90 суток.
Обязательно ли подключение кассы к интернету?
Да, для онлайн-касс требуется постоянная передача данных через ОФД в ФНС. ККТ должна либо быть онлайн-подключена к интернету, либо передавать данные через буфер при отсутствии связи. При отсутствии связи данные накапливаются во ФН и должны быть отправлены не позднее 30 календарных дней.
У меня касса на ЭКЛЗ, сейчас заказал кассу с фискальником. Знаю, что фискальник сдавать нужно по окончанию срока службы. А вот с кассой старой что делать? Её нужно куда-то сдавать или непринципиально?
У нас совсем недавно касса была по старинке с ЭКЛЗ. Сейчас под новый закон взяли естественно с фискальником. Год уже на новой кассе работаем, свет увидели. Про удобство я молчу, это итак все знают. А вот налоговая, это действительно спасение, налоговая просто перестала к нам ходить. Да и смысл, теперь все продажи фиксируются и сразу отправляются через оператора. Если б знали о таком жирном плюсе, давно бы уже кассу поставили.
помню времена когда всё считали на простейших кассах и даже как-то грустно становится. меняется абсолютно всё и даже такие современные кассы дают понять что времена проходят….
Валерий, кассовая реформа является не инициативой, а правовой реакцией на реалии рынка. Онлайн-касса позволяет фиксировать «белую» выручку и препятствовать ее сокрытию постфактум. ККТ нового поколения – это и инструмент контроля внутреннего оборота (воровство внутри организации фактически исключено), и государственный контроль (товарооборот, выручка, а, соответственно, и соразмерные отчисления в бюджет). Больше того, автоматизация позволяет постепенно сокращать издержки на налоговые проверки — онлайн-отчетность упрощает процесс проверки достоверности налоговой документации.
От стоимости кассы многое зависит? Я понимаю,что чем дороже касса, тем больше в ней функций и тем удобнее навигация. Но есть ли разница при выполнении главного ? Если я куплю дешёвую, то она будет плохо считать?
Екатерина, стоимость контрольно-кассового оборудования устанавливается производителем. Основным является тот факт, что в соответствии со со статьей 3 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» ФНС ведет единый официальный реестр ККТ, в котором учитываются все допустимые модели онлайн-касс независимо от их рыночной стоимости.
Для выбора оптимальной модели онлайн-кассы рекомендуем связаться с нашим консультантом оставив заявку или заказав обратный звонок — модель ККТ зависит и от сферы работы торговой точки, и от оборота, и от специфики торговли. А с полным перечнем легальной техники можно ознакомиться тут.
Все легальные онлайн-кассы соответствуют нормам 54-ФЗ. Разница, как вы справедливо заметили, заключается в дополнительных опциях, тогда как базовые функции не могут быть лучше или хуже.
Екатерина Иванова, вопрос не в том, как касса считает, а что вы сами от нее хотите. Если у вас небольшая парикмахерская с 10 наименованиями услуг и максимум с оборотом человек 50 в день, то вполне можете не переплачивать. В этом случае думаю, что клиентов у вас меньше не станет, да и возврат тут услуги как бы не актуален. А вот если у вас магазин, причем в выгодном месте, и очереди это не ваша прерогатива, то надо будет все-таки взять модель с более широким функционалом, да и сенсорную, внешне привлекательную. А уж если вы еще и хотите конкурентов переплюнуть, то тут вообще лучше сразу продумайте и покупку терминала со всеми видами оплат!
Все чеки в аппаратах сохраняются в течение 5 лет. Но каждые 13 — 36 месяцев происходит замена ЭКЛЗ и ФН. Вопрос: чеки после замены сохраняются? Во-всех аппаратах?
Татьяна, не совсем верная формулировка вопроса. ФН (независимо от срока его эксплуатации) обеспечивает хранение фискальной отчетности в некорректируемом виде на протяжении 30 календарных дней. В случае, когда через 30 календарных дней от ОФД не будет получено подтверждения о получении фискальных данных, ФН блокируется и новые чеки в память не вносятся. В соответствии с пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ) пять лет непосредственно в ФН хранятся реквизиты отчета о регистрации, отчета об изменении параметров регистрации и отчета о закрытии фискального накопителя. Все данные о средствах, прошедших через кассу, хранятся на серверах ОФД, с которым у предпринимателя заключен договор.