Под общим термином «касса» понимают инструмент государственного и внутриорганизационного контроля за финансовым оборотом, своевременным оприходованием денежных поступлений. Контрольно-кассовые машины используются при расчетах за предоставление услуг и реализации товара. Данные о проведенных операциях фиксируются на бумаге и передаются в ФНС в электронном виде.
О том, что такое касса и каковы ее преимущества – далее в статье.
Контрольно-кассовая техника: что это и на какие виды классифицируется
Под ККТ понимают программно-аппаратные комплексы, предназначенные для формирования данных о расчетах в электронном виде и их отображения на бумажных носителях, сохранения в фискальных накопителях и последующей передачи в Налоговое управление.
Порядок работы регламентирован законом 54-ФЗ «О применении ККТ» от 22.05.2003 г., нормативно-правовыми актами, изменяющими и дополняющими его. Он дает более обширное определение понятия контрольно-кассовая техника, подробно описывает, что это такое.
ККТ классифицируют по конструктивному исполнению:
- автономная – переносная, отличается небольшими размерами, подключается к интернету через кабель, при помощи Wi-Fi, SIM-карты, используется курьерами, при выездной торговле, работает от аккумулятора;
- фискальный регистратор – устройство для печати чеков, с установленным интернет-модулем и чипом для хранения и шифрования данных, подключается к терминалу, телефону, компьютеру, планшету;
- автоматизированная система – отправляет чеки в электронном виде, на бумажном носителе данные не передает, используется интернет-магазинами, подходят для вендинга;
- смарт-терминал – удобное устройство, принтер и планшет в одном, можно установить дополнительные программы или драйвера.
Что значит онлайн-касса и как она работает?
Закон 54-ФЗ дает определение, что значит онлайн-касса, кто и в какие сроки обязан установить ее.
Онлайн-касса – это ККТ, оборудованная встроенным ФН, передающая в режиме реального времени данные в ФНС и формирующая их на бумажном носителе. Для работы требуется подключение к интернету. При сбоях в соединении сведения поступают к налоговикам сразу после восстановления связи.
В 2016 году в 54-ФЗ были внесены поправки, согласно которым коммерсанты с 2017 года должны поэтапно перейти на схему расчетов с применением оборудования нового образца.
| Этапы перехода на онлайн-ККТ, г. | Формы собственности | |
| ИП | ООО | |
| 2016 | На добровольной основе | |
| 2017 | На ОСН и УСН. В налоговых органах не регистрируют контрольно-кассовую технику, не отвечающую новым требованиям | |
| 2018 | На ЕНВД и ПСН в торговле. На любых системах налогообложения при предоставлении услуг общепита (при площади зала более 150 м², наличии наемных сотрудников). При использовании торговых автоматов. | На ЕНВД в торговле. На любых действующих СН при предоставлении услуг общепита (при наличии наемных рабочих и площади зала более 150 м²). При использовании торговых автоматов. |
| 2019 | Все налогоплательщики, занимающиеся любым видом деятельности, за исключением тех, которые освобождены законодательством | |
Согласно Постановлению Правительства РФ от 14.04.2017 г. N 698-р, утвержден перечень товаров, торговля которыми невозможна без ККМ нового образца.
В п.2 ст. 2 54-ФЗ и в ст. 2 290-ФЗ отмечено, в каких случаях разрешена деятельность без онлайн-ККТ.
При совершении расчета через ККМ нового образца покупателям предложено две формы чека на выбор: электронный либо бумажный (можно попросить оба).
Как понять, что касса соответствует закону 54-ФЗ?
В ст. 4 ФЗ 54 подробно изложены требования, предъявляемые к ККТ нового образца:
- на корпусе указан номер от изготовителя;
- оснащена фискальным накопителем и часами реального времени внутри корпуса;
создает электронные документы; - не форматирует чек, который содержит информацию о двух и более признаках расчета;
- может передавать оператору электронные документы (включая зашифрованные);
- повторно передает сведения, если не получено подтверждение от ОФД;
- печатает на чеке штрихкод 2D с минимальным размером 20х20 мм, в котором закодированы реквизиты проверки документа (время, дата проведения операции, сумма и прочее);
- принимает от оператора подтверждающую информацию, включая зашифрованную;
уведомляет пользователя о том, что подтверждение от оператора о передаче данных отсутствует; - информирует пользователя о сбоях и поломках;
- по запросу печатает для контролирующих органов отчет о текущих операциях;
- находит любой документ, содержащийся в памяти, а также распечатывает его в виде чека;
- исполняет протоколы информационного обмена в соответствии с п.6 ст.4.3 ФЗ-54.
Согласно ст. 4.5 ФЗ-54, ОФД обязан хранить данные в течение 5 лет от момента их получения.
Как понять, что касса соответствует закону 54-ФЗ? Если она внесена в общий реестр контрольно-кассовой техники, значит, принцип ее работы отвечает заявленным требованиям.
Обязательные реквизиты чека онлайн-кассы
БСО и кассовые чеки, согласно требованиям Федерального закона, содержат обязательные реквизиты, такие как:
- наименование ордера или БСО;
- номер (уникальный для каждого документа в используемом оборудовании, не повторяется, идет по порядку);
- место формирования (адрес);
- дата и время создания (благодаря часам, встроенным в корпус, фиксируется точное время проведения продажи товара, оплаты услуги или совершения другой денежной операции);
- Ф.И.О. владельца бизнеса либо название организации;
- ИН налогоплательщика;
- вид налогообложения;
- тип финансовой операции;
- название товара, услуги, выплаты, платежа, цена за единицу продукта, стоимость с учетом налоговой ставки;
- общая сумма с учетом ставок по налогам и его размера на эту сумму;
форма оплаты (наличными, безналом); - фамилия сотрудника, его должность (исключения составляют оплаты через терминалы);
номер, присвоенный при регистрации; - фискальный признак, адрес сервиса для проверки его подлинности;
- E-mail клиента и отправителя (если осуществляется передача документа в электронной форме;
- номер смены, отчета о покупке или продаже (порядковый);
- штрихкод (согласно ФЗ-192 от 03.07.2018).
До февраля 2021 года предпринимателям не обязательно указывать наименование и количество товара либо услуги среди реквизитов, если их деятельность не связана с продажей подакцизной продукции.
Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и для чего он нужен?
Фискальный накопитель – это чип, установленный внутри онлайн-ККМ, который используется для сохранения информации о выполненных операциях на ККМ, шифрования документов, приходящих и передающихся оператору. Это аналог ЭКЛЗ, используемой в аппаратах старого образца. В ст. 1.1 ФЗ-54 дается более подробное объяснение, что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе.
Предназначение:
- формирование на чеке электронной подписи во избежание подделок;
- зашифровка данных при помощи инновационных технологий;
- расшифровка сообщений, идущих от ОФД;
- хранение информации о проведенных операциях, сотрудниках, смене, реализованной продукции.
Согласно ст. 4.1 ФЗ-54, устанавливаются следующие требования:
- способность передавать, шифровать и расшифровывать информацию, переданную оператором;
- наличие функции предоставления фискального признака (не более десяти знаков);
- способность к определению достоверности подтверждений, которые направляются ОФД;
- исключение возможности корректировки записанных данных и прочее.
По завершению срока действия чип хранится 5 лет.
По сроку действия различают два вида чипов:
Выбор зависит от вида деятельности предпринимателя. По истечении срока действия чип требует замены.
По формам записи и типам чеков различают следующие разновидности:
- версия 1.1;
- версия 1.0;
- версия 1.05.
С начала 2019 года чипы 1.0 вывели из оборота. При переходе со старой версии на 1.05 чип не меняют.
Все модели имеют одинаковый функционал, предусмотренный законом. Те, которые имеют срок службы 36 месяцев, используются в деятельности организаций на ЕНВД, патенте, УСН, ЕСХН. Устройства со сроком действия 13 месяцев предназначены для розничной торговли подакцизной продукцией, сезонной работы хозяйствующих субъектов. Их используют предприниматели, которые совмещают системы налогообложений, отмеченные выше, с ОСН. Организации и ИП, работающие исключительно на ОСН, вправе выбирать оборудование самостоятельно.
При несвоевременной замене ФН на предпринимателей и организации накладываются штрафные санкции.
Вам будет интересно: Какой фискальный накопитель купить для онлайн-кассы — подробное руководство
ЭКЛЗ в кассе: что это такое?
ЭКЛЗ – техническое устройство в ККМ, предназначенное для регистрации и длительного хранения информации о каждом выполненном расчете, не поддающуюся редактированию. Состоит из пластикового корпуса с контактным разъемом, защитной голограммой, а также размещенной в нем печатной платы с напаянными радиоэлектронными элементами.
Кассовые машины работали с ЭКЛЗ, начиная с 2004 г. С июля 2017 года заменено на фискальный накопитель. Они различаются между собой принципом действия, условиями эксплуатации и другими нюансами.
В таблице представлены сведения про ФН и ЭКЛЗ в кассе: что это, какие имеют возможности.
| Отличия | ЭКЛЗ | ФН |
| Объем памяти | 4 Мб | 256 Мб |
| Шифрование | Нет | Шифрует информацию о проведенных расчетах перед передачей ОФД |
| Подпись на чеке | Нет | Электронная |
| Хранение | Хранит чеки, сведения о кассирах и смене, но не перечень реализованной продукции | Хранит чеки, сведения о кассирах и смене, а также список реализованной продукции |
| Срок службы | Замена производится каждые 13 месяцев | В зависимости от модели, допущен к работе на 13, 15 или 36 месяцев |
| Способ замены | Специалистом ЦТО | Самостоятельно |
| Способ передачи | Снимать и приносить в ФНС каждые 13 месяцев | Передаются сразу в онлайн-режиме |
Касса без ФН: что это такое?
После принятия закона о переходе на контрольно-кассовую технику, оснащенную ФН, оборудование старого образца постепенно перестают использовать. Но некоторые категории предпринимателей получили отсрочку и еще могут, в соответствии с законодательством, работать на контрольно-кассовой технике без таких чипов. По сути, это ЧПМ для формирования и выдачи БСО, не требующая регистрации в налоговой.
Например, руководители бизнеса на ЕНВД и патенте, которые не имеют наемных рабочих и торговую площадь более 150 кв. м, могут пользоваться такой техникой.
Что это за касса без ФН? Примером является Эвотор, который подходит для небольших торговых точек. Его преимущества:
- Экономия денег и времени, затрачиваемых на формирование чеков в типографии. Смарт-терминал можно использовать до июля, а потом приобрести накопитель и зарегистрировать его в налоговой. Он уже готов к работе с ОФД.
- Отсутствие штрафов и ошибок. До назначенной даты есть время для изучения функционала и возможностей аппарата, требований к правильной регистрации.
- Постепенное обучение персонала. Сотрудники быстрее научатся пользоваться обновленным онлайн-ККМ, если предварительно освоят функции смарт-терминала без ФН.
Контрольно-кассовая техника без ФН позволяет совершать все необходимые финансовые расчеты, формировать отчеты, принимать оплату разными способами, контролировать работу торговых точек в режиме онлайн, печатать чеки с двухмерными штрихкодами, настраивать доступ для каждого сотрудника.
Касса с ФН: что это за устройство?
Как работает касса с ФН и что это за устройство? Новое оборудование, работающее в режиме онлайн, оснащено накопителями, обеспечивающими прием, хранение и передачу данных о проведенных операциях. Современные модели должны соответствовать требованиям, изложенным в 54-ФЗ.
Покупать аппарат не обязательно, его можно взять в аренду. Модели, работающие в режиме онлайн, преимущественно выпускаются российскими производителями. По состоянию на февраль 2019 года в реестре содержится 167 моделей ККТ.
Регистрация нужна не только для оборудования нового образца, но и старых ККМ, которые прошли процедуру модернизации. Она осуществляется в 3 этапа:
- Указание уникального номера и модели устройства при регистрации онлайн-ККМ на сайте Федерального управления НС в личном кабинете юридического лица либо ИП.
- Ввести регистрационный номер ККТ, который присваивается по завершении первого этапа регистрации, а также порт сервера и адрес ОФД.
- Распечатать контрольный чек. Его данные указывают в личном кабинете ОФД.
Когда в налоговой службе выдадут карточку регистрации, в личном кабинете появится статус, свидетельствующий о завершении процедуры.
Еще одна наша статья: «Эвотор»: экосистема для автоматизации и развития малого, среднего и микробизнеса
Электронная касса: что это и каковы ее преимущества?
Рассматривая понятие «электронная касса», стоит отметить, что это синоним терминов «онлайн-касса», «ККМ».
Преимущества таких устройств для их владельцев:
- прием оплаты наличными и через банковскую карту;
- техобслуживание осуществляется производителем;
- возможность зарегистрировать, перерегистрировать и снять аппарат с учета онлайн;
- отсутствие ежегодной проверки налоговой;
- удобство использования.
Недостатки:
- расходы на оборудование рабочего места кассира;
- необходимость обучения сотрудников.
При выборе кассового аппарата следует учитывать специфику бизнеса.
У меня касса на ЭКЛЗ, сейчас заказал кассу с фискальником. Знаю, что фискальник сдавать нужно по окончанию срока службы. А вот с кассой старой что делать? Её нужно куда-то сдавать или непринципиально?
У нас совсем недавно касса была по старинке с ЭКЛЗ. Сейчас под новый закон взяли естественно с фискальником. Год уже на новой кассе работаем, свет увидели. Про удобство я молчу, это итак все знают. А вот налоговая, это действительно спасение, налоговая просто перестала к нам ходить. Да и смысл, теперь все продажи фиксируются и сразу отправляются через оператора. Если б знали о таком жирном плюсе, давно бы уже кассу поставили.
помню времена когда всё считали на простейших кассах и даже как-то грустно становится. меняется абсолютно всё и даже такие современные кассы дают понять что времена проходят….
Валерий, кассовая реформа является не инициативой, а правовой реакцией на реалии рынка. Онлайн-касса позволяет фиксировать «белую» выручку и препятствовать ее сокрытию постфактум. ККТ нового поколения – это и инструмент контроля внутреннего оборота (воровство внутри организации фактически исключено), и государственный контроль (товарооборот, выручка, а, соответственно, и соразмерные отчисления в бюджет). Больше того, автоматизация позволяет постепенно сокращать издержки на налоговые проверки — онлайн-отчетность упрощает процесс проверки достоверности налоговой документации.
От стоимости кассы многое зависит? Я понимаю,что чем дороже касса, тем больше в ней функций и тем удобнее навигация. Но есть ли разница при выполнении главного ? Если я куплю дешёвую, то она будет плохо считать?
Екатерина, стоимость контрольно-кассового оборудования устанавливается производителем. Основным является тот факт, что в соответствии со со статьей 3 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» ФНС ведет единый официальный реестр ККТ, в котором учитываются все допустимые модели онлайн-касс независимо от их рыночной стоимости.
Для выбора оптимальной модели онлайн-кассы рекомендуем связаться с нашим консультантом оставив заявку или заказав обратный звонок — модель ККТ зависит и от сферы работы торговой точки, и от оборота, и от специфики торговли. А с полным перечнем легальной техники можно ознакомиться тут.
Все легальные онлайн-кассы соответствуют нормам 54-ФЗ. Разница, как вы справедливо заметили, заключается в дополнительных опциях, тогда как базовые функции не могут быть лучше или хуже.
Екатерина Иванова, вопрос не в том, как касса считает, а что вы сами от нее хотите. Если у вас небольшая парикмахерская с 10 наименованиями услуг и максимум с оборотом человек 50 в день, то вполне можете не переплачивать. В этом случае думаю, что клиентов у вас меньше не станет, да и возврат тут услуги как бы не актуален. А вот если у вас магазин, причем в выгодном месте, и очереди это не ваша прерогатива, то надо будет все-таки взять модель с более широким функционалом, да и сенсорную, внешне привлекательную. А уж если вы еще и хотите конкурентов переплюнуть, то тут вообще лучше сразу продумайте и покупку терминала со всеми видами оплат!
Все чеки в аппаратах сохраняются в течение 5 лет. Но каждые 13 — 36 месяцев происходит замена ЭКЛЗ и ФН. Вопрос: чеки после замены сохраняются? Во-всех аппаратах?
Татьяна, не совсем верная формулировка вопроса. ФН (независимо от срока его эксплуатации) обеспечивает хранение фискальной отчетности в некорректируемом виде на протяжении 30 календарных дней. В случае, когда через 30 календарных дней от ОФД не будет получено подтверждения о получении фискальных данных, ФН блокируется и новые чеки в память не вносятся. В соответствии с пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ) пять лет непосредственно в ФН хранятся реквизиты отчета о регистрации, отчета об изменении параметров регистрации и отчета о закрытии фискального накопителя. Все данные о средствах, прошедших через кассу, хранятся на серверах ОФД, с которым у предпринимателя заключен договор.