Электронная подпись — реквизит электронного документа, позволяющий идентифицировать авторство, подтвердить его оригинальность и целостность. Используется во всех сферах деятельности. Правила по применению ЭЦП отражены в ФЗ-63 от 06.04.2011. Получить электронную подпись нужно для ведения торгов, сдачи отчетов в контролирующие органы, подачи арбитражных исков и других юридически значимых действий.
Как сделать электронные подписи разных видов
Различают два вида электронной подписи:
- простая (ПЭП) — комбинация символов для идентификации личности (коды из СМС, логины и пароли, прочее);
- усиленная (неквалифицированная и квалифицированная).
Неквалифицированная ЭП (НЭП) создается на основе криптографического преобразования данных. Квалифицированная (КЭП) обладает всеми признаками НЭП, а также выделяется дополнительными характеристиками:
- ключ проверки содержится в квалифицированном сертификате;
- ПО для работы с КЭП сертифицировано ФСБ РФ;
- применяются российские криптографические алгоритмы, в соответствии с ГОСТом.
У КЭП юридический статус выше, чем у НЭП. Но обе ЭЦП разрабатываются в результате криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа подписи.
ПЭП можно сделать самостоятельно, либо она генерируется информационной системой, к которой обращается пользователь.
НЭП выдают в УЦ или создают с помощью специальных программ. Квалифицированную подпись получают в аккредитованных УЦ. Рассмотрим, как сделать электронные подписи разных видов.
Как получить простую электронную подпись
Простая ЭП используется пользователем для входа на веб-сайты, заверки электронных документов, как ключ доступа к файлам и базам данных. Подтверждение входа на веб-портал с помощью одноразового кода из СМС — также процесс получения ПЭП.
Существуют и другие способы ее создания. Например, перед тем как получить простую электронную цифровую подпись , стоит выбрать ПО. Чаще используется следующее:
- Microsoft Office. В документе перейти в меню «Файл». Кликнуть по наименованию раздела «Защита документа», затем — «Добавить цифровую подпись». При первом создании ЭЦП программа запросит получение ПО от партнеров. Например, для этих целей подходит приложение «Карма» с интерфейсом на русском языке. Оно установит ЭП в ОС. После всех манипуляций сохранить документ.
- Приложение КриптоПро CSP. Позволяет также создавать усиленную подпись.
- USB-токен. Простую ЭП можно также получить в УЦ на защищенном носителе. Сертификат позволит защитить документ от копирования, подтвердить авторство.
Где еще получить ЭЦП физическому лицу ? Для создания персональной подписи используют специальные сервисы, такие как Wise Stamp, New Old Stamp и HTMLsig.
Поскольку ПЭП не придает документам, заверенным с ее помощью, юридической значимости, она не используется при участии в торгах, при подаче отчетности в государственные органы. Стороны составляют соглашение, которое устанавливает случаи признания равнозначными документов, подписанных ручной подписью и ПЭП. В частности, это правила идентификации владельца ЭЦП и обязанности соблюдения конфиденциальности.
Как можно сделать рукописный аналог электронной подписи в MS Word
Рассмотрим, как можно сделать простую электронную подпись в MS Word :
- Расписаться на белом листе бумаги синими чернилами.
- Отсканировать часть листа с подписью, а затем сохранить файл в формате .PNG, .BMP или .JPG.
- Вставить полученный скан в документ Word. Обрезать края до области размещения автографа. При необходимости можно сжать полученное изображение.
- Переместить его в нужную область документа.
- Около ПЭП можно добавить текст. Для этого следует установить курсор вблизи картинки и ввести требуемое сообщение.
- Выделить фрагмент с ПЭП и текстом (если он добавлен).
- Перейти в главное меню, затем «Вставка» и «Экспресс-блоки».
- Откроется список, в котором нужно выбрать «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».
- Внести информацию в поля открывшейся формы. Потребуется указать наименование файла, имя блока (подпись), коллекцию (автотекст), а также категорию (общие).
- Подтвердить действие нажатием на кнопку ОК.
Чтобы добавить шаблон ПЭП, необходимо поместить курсор в нужное место, в разделе «Экспресс-блоки» перейти в «Автотекст». Затем выделить требуемый блок и переместить его в документ. После этого файл можно сохранять и отправлять адресату.
Как получить неквалифицированную электронную цифровую подпись
Зачастую НЭП получают в УЦ на USB-носителе. Причем требование к Удостоверяющему центру относительно аккредитации Минкомсвязи не предъявляется. Также НЭП может быть сгенерирована специальными программами.
Неквалифицированная ЭЦП применяется в рамках внутреннего ЭДО компании, для взаимодействии с контрагентами при условии заключения соглашения, в котором указаны правила ее использования, как в случае с простой подписью. Сертификат создавать необязательно.
В связи с ограниченным набором функций, НЭП чаще используется физическими лицами, и только в отдельных случаях ИП и организациями. Например, ее можно бесплатно оформить в личном кабинете налогоплательщика. Однако действие НЭП в таком случае распространяется только на отправку документов в налоговую через тот же ЛК.
Где сделать квалифицированную электронную подпись
КЭП генерируется специальной криптографической программой, соответствующей ГОСТу. Квалифицированная ЭП — полноценная замена ручной подписи. Она наделена юридической силой и подходит для заверки любого документа, позволяет участвовать в торгах. Для работы понадобится токен со средствами создания и проверки ЭЦП, а также лицензионный дистрибутив (установочный пакет специальной программы, используемой в течение срока действия ключа). Также придется установить личный сертификат и библиотеки для применения ЭЦП.
Где сделать квалифицированную электронную подпись ? Нужно обратиться лично или удаленно в УЦ, аккредитованных Минкомсвязи. Их перечень представлен на сайте ФНС.
Подаются документы, состав которых обусловлен категорией заявителя (ИП, физическое или юридическое лицо). Перед тем как сделать цифровую подпись , сотрудники УЦ рассмотрят документы. Потом запишут сертификат и ключи ЭЦП на защищенный носитель. За отдельную плату предложат средство криптозащиты информации.
Стоимость ЭЦП зависит от тарифов аккредитованного УЦ, а также сферы применения подписи.
ЭЦП выпускается сроком на 1 год. После этого она перевыпускается или продлевается.
Как получить цифровую подпись лично в УЦ
Перед тем как получить цифровую подпись , нужно определиться с видом ЭЦП и выбрать Удостоверяющий центр. Выдачу КЭП осуществляют только аккредитованные организации, список которых представлен на сайте ФНС.
После алгоритм действий следующий:
- Лично посетить Удостоверяющий центр, заполнить заявление на получение ЭЦП определенного вида (зависит от целей использования).
- Предъявить необходимый пакет документов (будет разным для ИП, юридических и физических лиц).
- Оплатить услуги УЦ.
В среднем получить электронно-цифровую подпись можно за 1 день. Согласно ст. 19.3 ФЗ № 166 от 08.06.2020, при прекращении действия сертификатов до 1 августа 2020 года формируется документ с аналогичным содержанием и сроком на 3 месяца.
С 1 января 2021 года усиливаются требования, предъявляемые к получению и использованию ЭЦП:
- вводится понятие «доверенная третья сторона», которой выступает юрлицо, выполняющее функции проверки ЭЦП в электронных документах в определенный момент времени;
- установлена схема аккредитации доверенной третьей стороны;
- регламентирован процесс применения КЭП при участии в различных юридически значимых сделках;
- установлен порядок формирования доверенностей (если они задействуются) при использовании КЭП.
С полным перечнем изменений можно ознакомиться в ФЗ № 476 от 27.12.2019.
Как сделать электронную подпись онлайн
Согласно статье 18 ФЗ № 63, аккредитованный УЦ обязан идентифицировать заявителя при его личном присутствии. Также возможна идентификация онлайн, но при этом у пользователя должен быть действующий сертификат квалифицированной электронной подписи. Это означает, что можно получить ЭЦП удаленно . При этом придется заверить скан-копии документов действующей ЭП.
Перед тем как получить ЭЦП онлайн , нужно внимательно ознакомиться с требуемым пакетом документов, необходимым для проведения процедуры. Алгоритм действий следующий:
- Выбрать компанию, предоставляющую услугу удаленной выдачи ЭЦП. Оставить заявку на ее официальном сайте.
- Дождаться звонка менеджера, обсудить с ним все вопросы.
- Оплатить стоимость услуги.
- Отправить скан-копии документов.
- Получить ЭЦП лично или доставкой курьером.
Ключи и сертификат КЭП могут прислать на e-mail. Однако специалисты УЦ рекомендуют хранить данные на специальном защищенном носителе, который выдают лично в руки владельцу. Перед тем как сделать электронную подпись онлайн , компания предупреждает заявителя о возможных последствиях при ненадлежащем хранении информации.
Как сделать ЭЦП физическому лицу
Оформить ЭП может любой гражданин РФ для заверки электронных документов при уплате штрафов, отправке отчетов в контролирующие органы и других операциях.
Где сделать электронную подпись физическому лицу ? Если речь идет о простой ЭП, можно воспользоваться доступными программами, которые подходят для создания ПЭП. Для формирования НЭП придется довериться специалистам. Необходимость в КЭП у физлиц возникает нечасто. Но если такая подпись все-таки потребуется, нужно обратиться в аккредитованный УЦ.
Перед тем как сделать ЭЦП физическому лицу, необходимо подготовить пакет документов:
- заявление;
- паспорт;
- свидетельство постановки на учет в ФНС;
- СНИЛС.
Если от имени заявителя действует третье лицо, потребуется доверенность, удостоверенная нотариусом.
Сделать электронную подпись для физ лица можно таким же способом, как и для других категорий налогоплательщиков.
Как сделать цифровую подпись для ИП
Для ИП сделать ЭЦП так же просто, как получить электронную цифровую подпись для физического лица . Для УЦ потребуется такой же перечень документов:
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- выписка из ЕГРИП.
Если от имени владельца действует уполномоченное лицо, потребуется доверенность, заверенная у нотариуса.
Квалифицированная ЭЦП позволяет предпринимателям подавать отчетность в контролирующие органы, заверять электронные документы, участвовать в госзакупках, а также совершать другие действия и сделки, имеющие юридическую значимость.
Как сделать ЭЦП для юридического лица
Чаще всего юрлицам требуется квалифицированная ЭЦП. Она позволяет удаленно управлять бизнесом, оперативно выполнять финансовые операции из любой точки мира, обеспечивая безопасность при обмене информацией.
Где получить электронную подпись для юридических лиц ? Там же, в аккредитованном УЦ. Понадобится следующий набор документов:
- заявление;
- паспорт заявителя;
- СНИЛС руководителя;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- ИНН организации;
- приказ или протокол о назначении руководителя.
С 1 января 2022 года станет невозможным получение сертификата электронной подписи только на представителя юридического лица. То есть, если юрлицо представляет уполномоченный в делах (не единоличный исполнительный орган), придется дополнительно получать в УЦ ЭЦП и на него. В результате получится как минимум две подписи.
Без усиленной КЭП управлять бизнесом становится невозможно. В частности, это связано с введением в оборот маркированных товаров. А поскольку к 2024 году государство планирует нанесение средств идентификации на все категории продукции, для юридического лица и ИП сделать ЭЦП придется обязательно.
