До 2017 года ритейлеры пользовались контрольно-кассовой техникой с ЭКЛЗ. Однако с 01.02.2017 года такие аппараты больше не подлежат постановке на учёт, и постепенно заменяются новым оборудованием. Первый и главный вопрос каждого предпринимателя: как пользоваться онлайн-кассой? На самом деле, алгоритм работы с ККТ практически не изменился. Рассмотрим, с чего начать и как применять кассовое оборудование нового типа.
Как пользоваться онлайн-кассой: выбор ККТ и подготовка к работе
У бизнесмена есть два пути — купить подходящий экземпляр онлайн-ККТ или, если это возможно, усовершенствовать кассу с ЭКЛЗ в соответствии с новыми стандартами.
Стоит сразу же отметить, что далеко не вся устаревшая техника подлежит модернизации. Аппараты, купленные с десяток лет назад, подлежат обновлению с меньшей долей вероятности, чего не скажешь о продуктах, появившихся на рынке ККТ сравнительно недавно. Переход на онлайн-кассы с фискальными накопителями был вполне ожидаемым событием, и производители учитывали это при разработке контрольно-кассового оборудования.
Как происходит модернизация кассы:
- Для начала ритейлер должен осведомиться, возможно ли установить комплект модернизации на имеющийся аппарат. Сперва следует посетить сайт налоговой инспекции и посмотреть, внесена ли такая модель в реестр разрешённой к использованию техники. Затем рекомендуется связаться с производителем и уточнить у него, подлежит ли ваша модель ККТ модернизации. Также это можно узнать, заполнив форму на сайте ФНС.
- Затем следует приобрести комплект модернизации и узнать алгоритм обновления ПО. Старая техника, как правило, работает на базе низкоуровневого кассового ПО. Она обеспечивает выполнение самых простых команд — включение, выключение, режимы формирования отчётов и чеков, запись данных в фискальную память кассы. Интеграция с современными товароучётными системами поддерживается не всеми продуктами рынка ККТ. ПО подбирается индивидуально в зависимости от возможностей модели.
- Если два предшествующих этапа успешно пройдены, следует снять старую технику с учёта в налоговой. Это нужно сделать лично, посетив отдел ФНС с заявлением, документами на ККТ и регистрационными бумагами предпринимателя.
- После этого на ККМ нужно установить комплект модернизации и обновить ПО. Это можно сделать самостоятельно, либо воспользоваться услугами ЦТО — всё зависит от модели кассового аппарата.
- Подписать договор с ОФД. Список аккредитованных операторов представлен на сайте ФНС.
- Зарегистрировать онлайн-кассу. Это можно сделать как удалённо, так и при личном посещении подразделения налоговой службы. Регистрация осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого предпринимателю понадобится квалифицированная электронная подпись. Если постановка на учёт осуществляется на приёме у сотрудника налоговой, аппарат нужно принести с собой для фискализации. Если же у бизнесмена много экземпляров ККМ, инспектор может пойти навстречу, и выехать на регистрацию лично.
Если модернизировать кассу с ЭКЛЗ не представляется возможным, ритейлеру предстоит приобрести модель, подходящую для его сегмента торговли. Следует обратить внимание на комплектацию, функционал и возможности интеграции ККМ с современными программами и приложениями. Что касается удобства использования, первое место занимают смарт-терминалы. Это новый продукт, работающий по принципу планшета. Если в покупке автономной кассы нет необходимости, то лучший выбор — фискальный регистратор. Он может использоваться как стационарно, так и для выездной торговли, подключаясь к планшету или телефону. Кнопочные мобильные кассы также пользуются спросом среди предпринимателей. Среди них есть недорогие и многофункциональные модели.
После покупки устройства предприниматель выбирает ОФД и подписывает договор, и только после этого подаёт документы на регистрацию в личном кабинете на портале ФНС или при личном посещении выбранного отдела налоговой службы.
На заметку! Модернизация оборудования может обойтись как дёшево, так и дорого. Прежде чем решиться на такую процедуру, следует подсчитать её рентабельность. Возможно, купить новую онлайн-кассу будет дешевле, чем приводить старую ККМ в надлежащий вид.
Как кассиру пользоваться онлайн-кассой?
Сотрудник, работающий с кассовым аппаратом, должен пройти специальную подготовку:
- Ознакомиться с типовыми правилами работы с расчётным оборудованием. Они регламентированы Письмом, утверждённым Минфином РФ 30.08.1993 № 104. Несмотря на то, что применительно к кассам нового образца эти нормы устарели, а законодатели призывают использовать онлайн-ККТ исключительно в соответствии с положениями 54-ФЗ, типовые правила — это азы, которые должен знать каждый кассир.
- Подписать соглашение о материальной ответственности. У работодателя есть несколько вариантов — предложить новому сотруднику подписаться под этой бумагой на этапе приёма на работу, изложить условия отдельным пунктом в договоре или выдать документ на подпись по окончании стажировки новичка. При соблюдении этого условия кассир несёт ответственность в случае обнаружения недостачи и причинения материального ущерба предпринимателю.
- Изучить инструкцию к аппарату и пользоваться кассой в строгом соответствии с ней. На рынке ККТ представлено огромное количество разных моделей кассовой техники. У каждого экземпляра своя комплектация, возможности и особенности, поэтому перед началом работы кассир обязан ознакомиться с алгоритмом применения купленной модели, изучить команды, протестировать режимы и т. д. Разбираться по ходу будет просто некогда, особенно если в торговой точке ожидается большой поток покупателей.
В начале работы кассиру выдаются:
- ключи от денежного ящика;
- кассовая лента и комплект др. аксессуаров, которые понадобятся для работы с ККТ (например: кабель для подключения к электросети, USB-модем и т. д.);
- разменные денежные средства.
После включения кассы пользователь должен авторизоваться в системе, и только после этого открыть смену, сформировав соответствующий отчёт. Сведения об открытии рабочей смены поступают ОФД. Принимая оплату от клиента, продавец выполняет следующие действия:
- открывает чек и идентифицирует товары, считывая штрихкоды с этикеток, выбирая нужную позицию на панели быстрого доступа или вводя код товара вручную — выбор способа зависит от функционала и комплектации кассы;
- подбивает итоговую сумму чека, учитывая количество каждой позиции;
- озвучивает сумму клиенту и выбирает способ оплаты — карта или наличные;
- осведомляется, нужен ли покупателю электронный чек, и если ответ положительный, вносит номер телефона или e-mail для его отправки;
- принимает оплату, подтверждая получение средств от покупателя, и ожидает ответа ОФД;
- выдаёт клиенту бумажный чек.
Если в момент проведения операции произошёл сбой интернет-соединения, касса переходит в автономный режим работы. Как только сеть появляется, все неотправленные документы поступают ОФД и обрабатываются, как обычно. Максимальная продолжительность смены — 24 часа. Если интернет так и не появился, кассир печатает отчёт о закрытии смены, где отражается количество непереданных документов. Когда касса не передаёт данные в ФНС в течение 30 дней, она блокируется.
Когда торговая точка временно отключена от электричества, пользователь ККМ не может выдавать средства из кассы или принимать оплату. Однако в экстренных ситуациях такое допускается. Например, клиенту плохо, и ему срочно нужна помощь (лекарственное средство, вода и т.д.). В конце смены операции, проведённые без кассового аппарата, можно оформить через чек коррекции.
В обязанности кассира входит отправка электронного чека покупателю по его просьбе. Если у клиента на телефоне установлено специальное приложение ФНС, идентифицировать его данные (адрес почты или номер мобильного) можно через QR-код на экране гаджета. Это гораздо быстрее и удобнее, как для ритейлера, так и для самого покупателя. Электронная версия чека приходит клиенту не сразу — ОФД направляет её после проверки операции и передачи информации в налоговую.
Как пользоваться онлайн-кассой: видео
На рынке ККТ можно увидеть несколько типов современного кассового оборудования: смарт-терминалы, автономные кассы, фискальные регистраторы. Принцип их работы похож, но внешний вид, комплектация и управление отличаются.
Какая польза от онлайн-касс?
Те предприниматели, кто уже перешёл на онлайн-кассы, успели оценить удобство и пользу современных расчётных аппаратов. Внедрение ККТ нового типа облегчило сам процесс взаимодействия налоговой инспекции, продавца и покупателя. Преимущества использования онлайн-ККТ:
- Для продавца. Возможность автоматизации торгового процесса — управление складом, отслеживание работы каждой торговой точки в удалённом режиме. Нельзя не отметить упрощение процедуры регистрации аппарата. Онлайн-кассу легко обслуживать — ФН можно заменить самостоятельно, а на смарт-терминале ПО обновляется автоматически.
- Для клиента. В отличие от бумажных чеков, которые зачастую теряются, их электронные версии доступны всегда, что позволяет сверить информацию в любой момент и вести учёт личных расходов. Используя мобильное приложение от ФНС, можно проверить подлинность чека и сохранять все квитанции в памяти телефона.
- Для контролирующего органа. Инспекторы могут не посещать объекты торговли так часто, как раньше, ведь теперь процесс контролируется удалённо. Ожидаемая польза от онлайн-касс для налоговой службы: махинации с наличными средствами с целью уклонения от уплаты налогов станут практически недоступными.
Еще одна наша статья: Федеральный закон № 54-ФЗ об онлайн-кассах: необходимость применения ККТ и последние изменения законодательства РФ
Кроме того, ИП на патенте и ИП на ЕНВД могут обзавестись онлайн-ККТ за счёт государства, оформив налоговый вычет. Такая преференция даёт малому бизнесу возможность обеспечить торговлю на объекте в соответствии с законом и использовать сэкономленные средства для дальнейшего развития.
Открываем ООО на УСН, интернет-магазин, работаем только виртуально. Компания записана на адрес регистрации учредителя. Вопрос: при постановке ККТ на учет, какой адрес надо указывать как торговую точку, чтобы не было ошибки? Фактически ведь учредитель находится по другому адресу?
В соответствии со ст. 4.2 54-ФЗ, вы должны указать в заявлении о регистрации ККТ при расчетах в Интернете — адрес (адреса) сайта, а также место установки ККТ — кассу можно установить дома, в офисе, по месту регистрации учредителя.
На Атоле постоянно приходится отключать Рутокен, если нужно пользоваться или обновить кассу. Это проблема сопряжения ЭЦП и Атола? Или это внутренняя ошибка на моем оборудовании?
Для установки обновлений нужно отключить Рутокен, иначе неизбежен конфликт устанавливаемых компонентов. Что касается работы АТОЛ, то при эксплуатации такой проблемы возникать не должно. Свяжитесь со службой поддержки 8 (800) 550-54-67 или оставьте контактные данные в форме обратной связи и наши менеджеры перезвонят вам в течение нескольких минут.
У меня вообще несколько раз при обновлении слетали все драйвера и предустановки. Несколько раз вызывали мастера переустанавливать. Это может быть брак кассы? Разве такое может быть на нормальных моделях?