Электронная цифровая подпись (ЭЦП) применяется сегодня почти повсеместно. Большая часть документооборота в современных организациях, в том числе малого и среднего бизнеса, ведется в электронном формате, из-за чего возникает необходимость подтверждать подлинность документов и сохранять информацию под защитой.
Эту задачу как раз и решает электронная подпись. Она позволяет легко, быстро и дистанционно сдавать отчетность, принимать участие в закупках, регистрировать онлайн-кассу в ФНС и многое другое.
Как же не ошибиться с выбором ЭЦП и какую выбрать конкретно для своего бизнеса?
Какие бывают виды ЭЦП
Электронная цифровая подпись — это информация в электронном виде, которая позволяет идентифицировать физическое или юридическое лицо без его непосредственного присутствия.
Грубо говоря, ЭЦП — аналог обычной подписи на бумаге в цифровом формате, который позволяет подтвердить, что автором является указанный человек.
Основным элементом ЭЦП являются ключи : закрытый, который имеется только у собственника ЭЦП, и открытый, направляемый адресату вместе с документом. В процессе подписания создаются одновременно оба элемента.
Существует три вида электронной подписи:
- простая (или обычная);
- усиленная неквалифицированная ;
- усиленная квалифицированная .
Они различаются степенью защиты и сферой применения.
Также ЭЦП может быть:
- для физических лиц;
- для юридических лиц.
Процессы создания, получения и применения электронной подписи для гражданского лица и организации практически не отличаются. По итогу ЭЦП и в том, и в другом случае оформляется на конкретного человека.
Преимущества электронной подписи
У людей, которые никогда не пользовались электронной цифровой подписью, неизбежно возникают вопросы по поводу применения технологии. Чем же хороша ЭЦП и как может помочь физлицу или бизнесмену?
- Надежность и безопасность . Обычную подпись на бумаге несложно подделать, в то время как цифровая имеет высокую степень защиты от фальсифицирования.
- Повышенная конфиденциальность при обмене документами.
- Экономия времени . Для подачи документов в государственные органы, заключения договоров с контрагентами и других операций не требуется личного присутствия.
- Придание юридической силы документации.
- Уменьшение расходов на хранение, учет и доставку документации.
- Доступ к электронным торгам . В торгах по госзакупкам и другим коммерческим заказам невозможно участвовать без ЭЦП.
Применение для физических и юридических лиц
Сферы применения ЭЦП для обычных граждан:
- Работа на электронных госпорталах;
- Получение финансовых услуг;
- Оформление кредита;
- Работа на ресурсе Госуслуги;
- Подачи заявления на поступление в высшее учебное заведение;
- Постановка автомобиля на учет;
- Оформление заграничного паспорта и не только.
Возможности для бизнесменов и владельцев организаций:
- Участие в роли поставщика в государственных и муниципальных закупках;
- Участие в качестве заказчика или поставщика в коммерческих торгах;
- Обмен документами с ФНС РФ;
- Оформление удаленных трудовых отношений;
- Ведение электронного документооборота внутри организации и с контрагентами;
- Регистрация и перерегистрация онлайн-кассы и многое другое.
Простая электронная подпись
Простая или обычная ЭЦП — это, простыми словами, комбинация логина и пароля, коды подтверждения или иные средства, которые позволяют подтвердить, что отправленный документ/форма подписаны определенным лицом, или что операция производится с его согласия.
Можно сказать, что это электронная подпись для повседневной жизни. Подписанный таким способом документ не равносилен подписи на бумажном носителе, то есть не имеет юридической силы. Это просто заявление о согласии лица на предлагаемые ему условия.
Как получить
Простая ЭЦП создается при помощи:
- Microsoft Office . В новом документе в разделе «Файл» открыть пункт «Защита документа», далее нажать на «Добавить цифровую подпись». Если вы впервые создаете подпись, то программа потребует запрос на получение ПО от партнеров. Тут помощником может стать приложение «Карма», оно установит ЭЦП на вашу систему. Далее нужно просто сохранить файл.
- Приложения КриптоПро CSP . Способ сложнее, но он может создать и усиленную ЭЦП.
- Удостоверяющего центра . Нужно прийти в центр, там создадут ЭЦП и запишут на USB-токен. Этот вариант удобен, если вы много работаете в текстовых редакторах: ЭЦП защитит ваше авторство от плагиата.
Где и как применяется
- Как ключ доступа к запароленным документам и файлам;
- При регистрации/авторизации на различных интернет-ресурсах;
- При заверении документов в электронном формате.
Недостатки
- Простая ЭЦП не имеет юридической силы;
- Нельзя применять при подаче документов в госструктуры;
- Чтобы иметь возможность подписывать документы простой цифровой подписью, нужно оставлять специальное соглашение всех участвующих сторон о соблюдении конфиденциальности и подлинности подписи. Иначе подписанные документы не будут считаться действительными.
Неквалифицированная усиленная электронная подпись
Неквалифицированная усиленная ЭЦП — это совокупность ключа электронной подписи и ключа проверки, которая чаще всего хранится на USB-носителе. Иногда создается и при помощи программного обеспечения, в котором вы работаете, но распознаваться она будет только этой программой. И возможности ее также ограничены.
Неквалифицированная подпись защищена гораздо лучше простой, так как при ее формировании используются средства криптозащиты информации.
Как получить
Неквалифицированная ЭЦП часто используется для налоговых целей: отправки деклараций, отчетов и других документов в ФНС. В этом случае удобно оформить подпись через сайт налоговой в личном кабинете и там же получить сертификат ключа.
Если неквалифицированная цифровая подпись используется на других целей, то получить ее можно в удостоверяющем центре. Причем для данного вида подписи центр не обязательно должен быть аккредитованным.
Где и как применяется
- Для ведения внутреннего документооборота организации;
- Для работы с контрагентами. Но здесь есть нюанс: как и в случае с простой ЭЦП, нужно заключать соглашение, в котором будут расписаны условия использования неквалифицированной подписи.
- Для участия в электронных торгах, но совершаться могут не все операции.
Недостатки
- больше удобен для физических лиц;
- для ИП и владельцев организаций ее функционала может быть недостаточно.
Квалифицированная усиленная электронная подпись
Квалифицированная ЭЦП — самый функциональный и расширенный вариант подписи. Также представляет собой ключ, записанный на USB-носитель и сформированный при помощи специальных криптографических средств защиты.
Состоит из двух частей: USB-носителя с проверочным сертификатом и лицензированной программы, действительной в течение периода действия ключа.
Обеспечивает наибольшую защиту по сравнению с другими видами ЭЦП, причем данные останутся защищенными даже после того, как срок действия ключа истечет.
Как получить
Выдается также в удостоверяющем аккредитованном центре, при этом требуется пакет документов, подтверждающих личность. Для работы с квалифицированной ЭЦП нужны:
- USB-накопитель;
- Программное обеспечение (например, КриптоПро);
- Установленные личный сертификат и библиотеки для ЭЦП.
Есть простой метод получения квалифицированной подписи — оформить заявку на сайте . Оформить ее можно всего за 1 день, а забрать — лично или через службу курьерской доставки.
Где и как применяется
- Регистрация ККТ в налоговой;
- Подача документов удаленно;
- Работа с госпорталами (Госуслуги, ФНС и остальные);
- Участие в электронных торгах на всех площадках;
- Заключение или расторжение договора с ОФД;
- Подтверждение вида деятельности в ФСС;
- Подачи документов по уплате страховых взносов;
- Оформление выписки из ЕГРН и многое другое.
Если подытожить, то применять квалифицированную электронную подпись можно везде.
Недостатки
- Недостаток можно выделить один: потребуется каждый год оплачивать сертификат ЭЦП.
Выбор электронной цифровой подписи стоит за вами: смотря для каких целей она вам требуется, и какого функционала вы от нее ожидаете. Для стандартных ежедневных задач подойдет и простая ЭЦП. При большом объеме документооборота в компании пригодится неквалифицированная подпись, для более расширенного круга задач придется приобретать квалифицированную подпись.
Если сомневаетесь, какая электронная подпись вам нужна, позвоните нам: 8-800-500-25-91 (Звонок бесплатный!).
Бесплатно проконсультируем, расскажем про все нюансы, поможем оформить, сэкономив ваше время и деньги.
