В 2019 году вопрос покупки, установки и регистрации кассового аппарата становится еще более актуальным. До завершения последнего этапа перехода на кассы нового образца остались считанные месяцы. Важно успеть к установленному сроку приобрести требуемое оборудование и адаптировать под него бизнес-процессы. В этой статье остановимся на том, как выбрать подходящую ККМ, как зарегистрировать технику в контролирующих органах. Также расскажем, как поставить на учет технику без личного участия.
Покупка, установка и регистрация кассового аппарата – основные аспекты
Процесс покупки и регистрация кассового аппарата займет некоторое время. Например, подходящей ККМ может не оказаться на складе и предстоит ждать поставку, поэтому не откладывайте все на крайний срок. Помните, что за несвоевременное внедрение онлайн-касс в бизнес налагают штрафные санкции.
Критерии выбора модели ККТ
Оборудование нового образца отличается не только стоимостью, но также техническими характеристиками и поддерживаемыми функциями. Чтобы выбрать подходящую ККМ, обращайте внимание в ходе покупки на следующие критерии:
- Скорость печати чеков — ключевой параметр для точек сбыта с большим потоком покупателей. Важно, чтобы касса быстро формировала и выдавала квитанции, имела две гребенки для отрыва распечаток в любом направлении или предусматривала функцию автоотреза. Под эти параметры подходят Эвотор 7.3 и Эвотор 10.
- Вид ККМ. Определитесь, нужна вам мобильная или стационарная модель. Если занимаетесь курьерской доставкой, выездной торговлей или любой другой деятельностью вне помещения, вам подойдет мобильная онлайн-касса. Например, Пионер-114Ф работает автономно от пальчиковых батареек, Меркурий-185Ф — от аккумулятора. Если услуги предоставляете в офисе или ведете торговлю в помещении, приобретайте стационарную модель, работающую от сети 220 В.
- Способ подключения к интернету. Помните, что по новому закону хозяйствующие субъекты должны в режиме реального времени передавать данные о продажах в контролирующие органы. Важно обеспечить кассу бесперебойным интернетом. В некоторых модификациях подключение к Сети происходит через Ethernet-кабель и Wi-Fi, в других — через встроенный модем. Ряд онлайн-касс можно дополнительно модернизировать. Например, Атол-90Ф оснащен встроенным 2G-модемом, но конструкция предусматривает возможность установки платы для Wi-Fi.
- Поддерживаемый объем номенклатуры. Недорогие стационарные онлайн-кассы и автономные модификации позволяют загружать до 10 000 наименований товаров. Этого достаточно для небольшого магазина и представителей сферы услуг, но мало для супермаркета.
- Тип управления. Условно все ККТ подразделяются на кнопочные и сенсорные модели. Последний тип онлайн-касс более удобен в управлении: не нужно запоминать сочетание клавиш, а вся информация высвечивается на дисплее. Но сенсорные модели дороже, чем кнопочные.
- Поддержка ЕГАИС. Параметр важный для тех, кто продает алкогольную продукцию. Лучше выбрать онлайн-кассу со встроенным УТМ-модулем, например, как у Viki Mini.
Получение КЭП
Для регистрации кассового аппарата в ОФД и налоговой нужна КЭП — квалифицированная электронная подпись. КЭП используют для заверения договоров, заявлений, отчетов и прочей документации в онлайн-формате.
Генерацией цифровой подписи занимаются аккредитованные Удостоверяющие центры. Их перечень представлен на портале Минсвязи, в отдельном разделе.
После генерации цифровую подпись переносят на сертифицированный защищенный носитель информации.
Покупка и регистрация кассового аппарата: проверка оборудования и выбор оператора
Выбранная контрольно-кассовая техника должна входить в реестр разрешенных устройств налоговой инспекции. Для проверки оборудования перейдите на ресурс фискальной службы, выберите вкладку реестр ККТ и скачайте файл в формате .xlsx. Откройте документ, найдите нужную модификацию кассы в представленном списке. По каждому одобренному ФНС контрольно-кассовому аппарату в файле доступна информация о компании-производителе и о технических характеристиках.
Прежде чем зарегистрировать технику в налоговой службе, заключите соглашение с оператором фискальных данных. В его обязанности входит обработка электронных чеков и отправка сведений в налоговую службу.
Предприниматели и организации должны заключать договоры только с аккредитованными ОФД, то есть теми, которые имеют право на обработку фискальных данных хозяйствующих субъектов. На портале налоговой инспекции представлен полный список одобренных организаций (находится в отдельном разделе).
Перейдите на сайт выбранного оператора и заполните регистрационную форму, где укажите:
- название ИП или предприятия;
- ИНН;
- мобильный телефон;
- Ф.И.О. контактного лица;
- адрес электронной почты.
После отправки формы, на e-mail поступит письмо с подтверждением открытия аккаунта на сайте оператора. Перейдя по ссылке, укажите в форме для авторизации пароль и логин – поступят на электронную почту. В личном кабинете заполните профиль требуемыми сведениями и нажмите на кнопку «Подписать договор». Соглашение скрепляется КЭП и вступает в силу после одобрения второй стороной.
Регистрация кассового аппарата в ФНС
Постановка на учет онлайн-кассы в налоговой происходит при личном визите в отделение или на ресурсе ФНС. Второй вариант более удобен, поскольку занимает меньше времени и позволяет пройти всю процедуру удаленно. Главное, знать правильный алгоритм действий.
На сайте
Перейдите на сайт nalog.ru, нажмите на кнопку «Личный кабинет» и авторизуйтесь. На главной странице выберите раздел «Зарегистрировать ККМ».
Откроется окно, где укажите:
- Адрес точки продаж или офиса, где будет установлена техника (местоположение выбирают из выпадающего списка).
- Название места использования оборудования – в произвольном виде, например, супермаркет «Продукты» или «Бухгалтерский отдел».
- Модификацию устройства, заводской номер. Их выбирают из выпадающего перечня. Если нет нужной онлайн-кассы, то данные введены с ошибкой или купленная техника не входит в реестр разрешенного контрольно-кассового оборудования.
- Модификацию ФН и номер – выбирают из выпадающего перечня.
- Особый режим использования устройства, например, разносная торговля или интернет-продажа.
- ОФД — название выбирают из доступного перечня аккредитованных организаций.
Заполнив все поля, обязательно проверьте указанную информацию. Если все верно, нажмите на «Подписать и отправить». Не закрывайте страницу ресурса: позже предстоит выполнить несколько дополнительных действий.
После проверки отправленных сведений поступит уведомление об оформлении устройства с присвоенным регистрационным номером.
Личное обращение
Вариант непосредственного обращения в отделение ФНС выбирают, когда нет реальной возможности поставить на учет устройство на портале nalog.ru или в ходе онлайн-процедуры невозможно выбрать адрес точки из-за его отсутствия в базе ФИАС.
При личном визите предоставляют ККТ для осмотра, заполняют заявление установленного образца и прилагают дополнительные документы:
- паспорт ИП или руководителя организации;
- паспорт на кассу и ФН;
- договор с ОФД.
В течение 5 дней после обращения представителю бизнеса выдают регистрационную карточку.
Завершение регистрации кассового аппарата: фискализация ККТ и постановка на учет в ОФД
Фискализация оборудования обязательна. По сути, это ввод ККМ с ФН в эксплуатацию путем обмена информацией с ФНС и реестрами ККТ и ФН. Для проведения процедуры используют специальную программу от производителя онлайн-касс. Например, к оборудованию Атол идет приложение для фискализации EcrRegistration.
Запустив программу, синхронизируйте с ее помощью время на компьютере и ККТ. Укажите в отдельном разделе приложения информацию о хозяйствующем субъекте:
- ИНН;
- название магазина или офиса;
- система налогообложения;
- адрес расположения онлайн-кассы и т.д.
Обязательно проверьте указанную информацию. Например, неверно вписав ИНН и проведя фискализацию, придется заменить ФН на новый и вновь вводить в программу данные.
Процедура фискализации предполагает печать тестового чека. Сведения из распечатки указывают на ресурсе ФНС — в ранее открытой вкладке.
В поля вносят следующее:
- дата и время создания тестового документа и параметр фискального признака;
- номер распечатки – 1 (поскольку первый созданный чек).
Указав требуемые сведения, нажмите на кнопку «Подписать и отправить». Далее, перейдите на портал ОФД и авторизуйтесь. В главном меню выберите вкладку «Зарегистрировать ККМ».
В форме укажите следующие сведения:
- выданный фискальным органом регистрационный номер;
- заводской номер и модель устройства и ФН.
Затем выберите тарифный план обслуживания у оператора, создайте счет и выполните оплату. После поступления средств на реквизиты ОФД, кассу активируют и ее можно будет использовать для пробивания чеков.
Срочная регистрация кассового аппарата без участия предпринимателя
Процедура получения КЭП, выбора оператора, постановки на учет купленного устройства имеет свои нюансы и отнимает немало времени. Для удобства владельцев бизнеса доступна комплексная услуга — «Регистрация кассового аппарата без участия владельца» — предлагается непосредственно на сайтах по продаже ККМ.
Преимущества услуги очевидны:
- Экономия времени. Особенно актуально, когда необходима срочная регистрация кассового аппарата. Все необходимые процедуры выполняют в самые сжатые сроки, без дополнительных проволочек.
- Удобство. Все, что требуется от хозяйствующего субъекта, — предоставить юридические данные и произвести оплату за онлайн-кассу и услуги.
- Исключены ошибки. Процедуру выполняют опытные специалисты, знающие все нюансы постановки на учет онлайн-касс в контролирующих органах.
- Возможность обучения кассиров особенностям работы с ККТ, что в последующем обеспечит при проведении продаж четкое соблюдение всех требуемых алгоритмов. Таким образом, исключены штрафные санкции за неправильное использование онлайн-кассы.
Стоимость такой услуги — в пределах нескольких тысяч рублей, что доступно каждому частному предпринимателю и организации.
Еще одна наша статья: Регистрация ККТ в отделении налоговой: пошаговая инструкция
Кассовый аппарат: новые положения о регистрации и обслуживании
Ранее регламенты законодательства обязывали владельцев онлайн-касс заключать договоры с центрами технического обслуживания. С внедрением онлайн-касс у бизнесменов есть выбор: подписать после регистрации кассового аппарата соглашение на обслуживание с ЦТО, найти частный сервис-центр и пользоваться его услугами по мере необходимости или обходиться силами квалифицированных специалистов в штате своей компании.
По каким вообще критериям выбрать оператора фискальных данных? Чтоб именно надёжный был.
Выбор ОФД зависит, в первую очередь, от бюджета и дополнительного функционала ЛК Оператора. Абсолютно все ОФД, которые содержатся в официальном реестре ФНС , являются надежными и отвечают требованиям ст.4 54-ФЗ. Там же, в общем доступе находятся и разрешения на обработку фискальных данных для каждого конкретного ОФД, поэтому, с точки зрения правовой составляющей, — все Операторы отвечают единым государственным требованиям.
Сначала вообще не понимал зачем ввели этот новый закон. Теперь всё таки считаю, что использование ККТ очень удобно. Ещё и ваша статья довольно помогла в работе. Благодаря ей, разобрался в регистрации и без посторонней помощи. Хотя очень боялся, что сам ничего сделать не смогу).
Коля, ККТ — это, конечно, безусловно удобно, но количество новой информации по этому поводу буквально сносит с ног. Мне пришлось еще очень много информации поднять в интернете, прежде чем я разобралась какие документы собирать и как все оформлять.