После вступления в силу поправок к 54-ФЗ и введения обязательных онлайн-касс для большей части российских предпринимателей, изменился и порядок их регистрации.
Раньше, чтобы узаконить использование нового оборудования, бизнесмен должен был прийти в территориальное управление ФНС и лично обратиться к инспектору. Сейчас для постановки на учет не нужно идти в налоговую и тратить на это свое личное время. Находясь дома или на работе, вы с легкостью можете сделать это в режиме онлайн.
Зачем нужна регистрация кассы в ИФНС
Измененное законодательство предусматривает новый принцип взаимодействия предпринимателей с государственными органами. Нынешняя схема работы в соответствии с 54-ФЗ выглядит следующим образом:
- После оплаты покупки, ККТ формирует чек и направляет его оператору фискальных данных (ОФД).
- Аккредитованный оператор проверяет корректность полученного чека и отсылает ответное сообщение с результатами обработки.
- Одновременно с ответом ОФД передает в федеральное управление данные о совершенной сделке.
- В это же время онлайн-касса печатает чек и при необходимости отправляет его копию покупателю в SMS или на указанный электронный адрес.
- После проведения сделки покупатель может в любой момент проверить на портале ФНС полученный чек и убедиться в его легальности.
Вся информация о проведенной продаже сохраняется не только в государственной базе, но и на установленном фискальном накопителе (ФН). Это позволяет покупателю в любой момент восстановить чек, обратившись в магазин, в котором была совершена покупка.
Для защиты передаваемой информации и возможности ее обработки, каждой единице техники для автоматизации бизнеса и установленному в ней накопителю присваивается индивидуальный номер.
Чтобы предприятия не использовали в своей работе поддельные устройства, а государство знало обо всей установленной контрольно-кассовой технике, обязательным требованием при регистрации является указание заводского номера оборудования.
Подготовка к регистрации кассы в ФНС
Прежде чем узаконить применение обновленного или только приобретенного устройства для автоматизации торговой деятельности, ответственное лицо должно провести подготовку. Она не зависит от того, будете ли вы подавать заявление инспектору лично или отправите все сведения в электронном виде.
- Покупая новое устройство или комплект модернизации для имеющейся машины, убедитесь, что выбранное оборудование включено в реестр ФНС.
- Выберите аккредитованного ОФД и заключите с ним договорное соглашение (это не обязательно для предпринимателей, которые по закону могут работать без подключения к интернету).
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете (ЛК) на портале налоговой инспекции (как физическим, так и юридическим лицам для этого потребуется цифровая подпись).
- Если у вас еще нет электронной подписи, оформите ее. Для этого свяжитесь с учреждением, которое занимается выдачей ЭП в вашем регионе, и закажите ее.
- После предварительной подготовки переходите к этапу подачи заявления. Ниже подробно рассмотрим, как поставить на учет модернизированные (в соответствии с нынешними требованиями) и новые устройства, и каких ошибок следует при этом избегать.
Порядок регистрации кассы онлайн: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция для регистрации кассы в налоговой инспекции в режиме онлайн включает всего семь этапов. Основные действия при этом проводятся на официальном портале ФНС nalog.ru.
- Оформление заявления. На портале федеральной службы перейдите в ЛК, откройте вкладку «Учет ККТ» и выберите пункт «Зарегистрировать».
В открывшемся окне вам предстоит вручную ввести всю требуемую информацию, включая адрес торгового предприятия, в котором будет установлена ККТ. Местоположение вам предстоит выбрать из имеющегося справочника.Наличие вашего адреса рекомендуем проверить заранее. Для успешного оформления, в представленном перечне должна быть хотя бы нужная вам улица. В противном случае вам следует обратиться в районную администрацию с просьбой включить адрес вашего предприятия в справочник ФИАС.
Также на этой странице есть графа для введения заводского номера ККТ. После его указания система автоматически проверяет подлинность индивидуального кода (все номерные обозначения выпускаемых онлайн-касс и ФН есть в базе ФНС).
- Введение особых параметров. Уделите этому пункту повышенное внимание, если вы планируете использовать ККМ в автономном режиме.
На такие льготы при применении ККМ могут рассчитывать предприниматели, коммерческие организации и частные торговые точки которых находятся в местности, удаленной от сетей связи. Перечень с указанием отдаленных территорий устанавливает администрация каждого региона.
Обязательно проверьте на этом этапе наличие отметки напротив пункта про автономное использование оборудования, потому что в дальнейшем изменить этот параметр будет невозможно.
- Выбор аккредитованного оператора. Из предложенного списка выберите ОФД, с котором вы уже заключили договор. Именно поэтому найти подходящего оператора и оформить соглашение следует еще до заполнения заявления.
- Внесение полученного номера в память ККМ. Если вы правильно ввели все сведения и предоставленная информация не противоречит требованиям действующего законодательства, налоговая служба присвоит вашей ККМ индивидуальный номер.
Полученный код, а также ИНН предстоит внести в память ККТ. Это можно сделать самостоятельно, следуя инструкции, которая прилагается к ККМ, или обратиться за помощью к сторонней организации.
Если вы допустите ошибку при вводе данных, то имеющийся ФН станет недействительным. Для завершения оформления вам придется установить новый накопитель. - Формирование отчета об успешной регистрации кассовой техники. После фискализации ККМ, распечатайте чек с указанием сохраненной информации (как это сделать, указано в инструкции к аппарату).
В распечатанном отчете отображаются параметры фискализации — десятизначный код напротив букв ФП или ФПД. Эти цифры, а также время, день, месяц и год формирования отчета, его порядковый номер укажите в соответствующих строках на странице «Отчет о регистрации» на портале федеральной инспекции.
- Получение регистрационной карты. После того как вы сохраните сведения о фискализации, вы получите соответствующую карточку, в которой отображается вся информация о вашем оборудовании, включая время замены ФН.
До получения карты у вас есть физическая возможность пользоваться ККМ, но не стоит этого делать. Если по какой-либо причине госрегистрация закончится неудачно, через 30 дней ваш аппарат будет заблокирован, так как до окончания оформления вы не можете передавать необходимые сведения ОФД. - Предоставление полученных данных ОФД. После того как оформление вашей кассовой машины будет завершено, окончите подписание соглашения с выбранным оператором.
Для этого сведения, полученные от ФНС, пропишите в соответствующих графах в личном кабинете на сайте ОФД. Только после этого оператор начнет получать от вас данные о совершенных продажах и передавать их в налоговую.
Представленное описание дает общее представление о проведении этой процедуры. При оформлении заявления на государственном портале, будет подробно указано, какие именно сведения вы должны предоставить. Процедура фискализации ККМ должна быть описана в технической документации (поставляется в комплекте).
Основные ошибки при регистрации контрольно-кассовой техники
Есть несколько наиболее распространенных ошибок, которые пользователи допускают при постановке оборудования на учет. Чтобы не допустить них, необходимо быть внимательными и перепроверять все введенные сведения.
- Отличие внесенных данных от реальных параметров техники. На сайте ФНС информацию вы вводите самостоятельно, и с вашим аппаратом она никак не синхронизируется. К примеру, если вы укажете недействительное место установки ККТ, то аппарат не будет работать в соответствии с 54-ФЗ.
- Неправильный индивидуальный код или ИНН. Даже после получения регистрационной карты большую часть введенной информации вы можете изменить в ЛК. А вот переписать некоторые данные, сохраненные на ФН, у вас не получится. Если вы допустите ошибку при фискализации оборудования (неправильный присвоенный номер или ИНН), вам придется устанавливать новый накопитель.
- Несоблюдение сроков внесения и передачи информации. После получения индивидуального кода вы должны записать его в память кассовой техники в течение одного рабочего дня. Передать сведения о фискализации нужно не позднее следующего рабочего дня после проведения операции.
- Частая перерегистрация кассы без замены фискального накопителя. Это можно сделать при смене фактического адреса использования устройства или при заключении договора с другим ОФД. Каждый раз при этом нужно перерегистрировать кассу и записывать на ФН новые данные. Но перерегистрация с одним накопителем осуществляется не более 12 раз (это условие обычно указывается в паспорте ФН).
Если вы не хотите самостоятельно ставить на учет новую или модернизированную технику, обратитесь за помощью к специалистам. Многие компании, реализующие ККМ, помогают своим клиента заключить соглашение с ОФД, получить ЭП и узаконить использование ККТ.
Регистрация кассового аппарата в налоговой
Если по каким-либо причинам вы не можете поставить на учет устройство в онлайн-режиме (отсутствует доступ к интернету, вашего адреса нет в базе и пр.), сделайте это лично в любом территориальном управлении ФНС.
Регистрация кассового аппарата в налоговой одинакова как для ИП, так и для ООО. Отличия бывают лишь в перечне необходимой документации: частные предприниматели обычно самостоятельно занимаются оформлением всех нужных документов, в то время как в крупных организациях для этого есть специальные люди. При обращении в налоговую, третьим лицам обязательно нужна доверенность от компании. Все остальные пункты, вне зависимости от формы собственности, будут идентичны.
Ответственное лицо должно принести в ФНС заполненное заявление. Установленную форму данного документа предварительно скачайте по ссылке. Также необходимо представить документы на кассу и ФН, собственный паспорт и бумаги, подтверждающие полномочия, договор с ОФД
После передачи заполненного заявления инспекторы в течение пяти рабочих дней оформят вам регистрационную карточку, информацию с которой нужно записать в ФН. Для этого надо предоставить инспектору технику для ее осмотра и фискализации. Затем отправить полученные данные ОФД. На этом оформление можно считать законченным.
Как именно ставить на учет оборудование — решать только вам. Но новое законодательство дает возможность сделать этот процесс максимально удобным. Разрешение на подачу заявления в электронном виде является значимым преимуществом измененного порядка применения ККМ.
У меня еще на этапе оформления заявки все ошибки устранены были. Все адреса вроде в системе у ФНС, если ваша организация в Роспотребнадзор подавала сведения. А при наличии ошибок, просто не даст вам ИНН внести. Видимо общий сбой был, поэтому и ошибки пропустили.
Приобрел для своих парикмахерских онлайн-кассы. Две уже зарегистрировал через ФНС онлайн, что очень удобно и намного быстрее, чем посылать человека в налоговую с пакетом документов. сейчас регистрирую последнюю кассу и столкнулся с тем, что при заполнении заявки ввел случайно адрес другой точки. То есть юридический адрес один и тот же, а фактический отличается. Ошибку сначала не заметил, и ФНС шлет ответ, что заявка принята. Пытался позвонить туда, говорят приезжайте с пакетом документов и внесем изменения. МОжно как-то открыть доступ и внести изменения самому в личном кабинете?
Ольга, в вашем случае дождаться карточки регистрации, закончить процесс регистрации, фискализировать кассу. А затем на сайте ФНС подать заявление о перерегистрации в связи со сменой адреса. Карточка регистрации обновится, в ней появится запись о первой перерегистрации.
Ольга, в вашем случае лучше действительно сделать так, как вам ответили. У меня была такая же ситуация, случайно ошибся номером дома, заявку приняли, а ошибку заметили уже позже. Приезжали в ФНС лично, пришлось приходить туда несколько раз с этим вопросом, стоять в очередях и доносить документы. Проще все сделать онлайн, поверьте — много нервов себе сбережете.