Замена фискального накопителя онлайн-касс: причины и решения

Федеральный закон № 54-ФЗ регламентирует не только установку онлайн-касс, но и замену в них фискального накопителя — главной конструкционной особенности современной ККТ. Рассмотрим, в каких случаях необходима установка нового элемента и как правильно это сделать.

Онлайн-кассы: когда нужна замена фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) имеет свой срок службы, но замена может потребоваться и до его истечения. В случае серьезной поломки устройства, оно не поддается ремонту, так как ФН проектировался для одноразового использования и продолжительного хранения и защиты информации. Причин для замены накопителя может быть несколько.

• Ошибка ввода регистрационного номера. Данную информацию записать на накопитель можно один раз, в тот момент, когда вы ставите ее на учет. Изменить или переписать ее в силу технических особенностей устройства невозможно. Цена такой ошибки будет эквивалентна стоимости ФН.
• Заполнение памяти ФН. На накопитель, рассчитанный на 13 месяцев, записывается до 180 000 проведенных товарно-кассовых операций. Это соответствует 450 ежедневно выданным чекам. Хранящиеся в памяти накопителя данные не могут быть стерты. Каждая корректировка информации занимает еще одну ячейку памяти. Если вы выполняете ежедневно более 450 операций, просчитайте скорость заполнения накопителя и оформите на него предзаказ.
• Окончание эксплуатационного срока. Фискальные накопители рассчитаны на 13, 15 и 36 месяцев работы. За один–два месяца до окончания этого срока онлайн-касса предупреждает о необходимости замены. В силу ограниченного ресурса памяти устройства рекомендуем самостоятельно высчитывать время его работы и заблаговременно оформлять заказ.

• Смена собственника ККТ. Один и тот же фискальный накопитель не может работать с разными ИНН. Прежний владелец оборудования закрывает свой ФН и перенаправляет данные в налоговую и оператору фискальных данных. Новый пользователь перед перерегистрацией оборудования на себя устанавливает новый накопитель и уже с ним отправляет информацию об онлайн-кассе в ФНС.
• Поломка фискального накопителя. Это может быть сбой в передаче данных оператору, отказ в печати чеков или оформлении возвратов. В большинстве случаев проблема решается после обращения в техподдержку. Но бывают и сложные ситуации, при которых требуется замена старого ФН на новый.
• Блокировка фискального накопителя. Происходит при открытой смене более 24 часов, отсутствии соединения с ОФД на протяжении 30 суток или в случае, когда разница во времени между таймером кассового аппарата и временем на двух, выданных подряд фискальных чеках или отчетом об открытии рабочего дня и первым кассовым документом, превышает 5 минут. Во всех этих случаях блокировка ФН снимается сразу же после устранения ее причин (восстановления доступа в Интернет и связи с ОФД, изменения настроек).

Вне зависимости от причины порядок установки нового накопительного элемента в онлайн-аппаратах идентичен.

Онлайн-кассы: алгоритм замены фискальных накопителей

Установить новый ФН в современных кассовых аппаратах можно двумя способами: самостоятельно или обратившись к квалифицированным специалистам сервисного центра. Второй способ считается приоритетным в том случае, если на кассовую технику или фискальный накопитель еще действует гарантия.

Первый вариант сопряжен с некоторыми рисками: если вы допустите ошибку при настройке оборудования, его стоимость не будет возмещена производителем. Но в обоих случаях порядок действий будет одинаковый.

Читайте также: Фискальный накопитель для онлайн-касс

Для замены ФН вам потребуются:

1. ПК, ноутбук или планшет, подключенный к кассовой технике (если она не является автономной);
2. новое накопительное устройство;
3. стабильное интернет-соединение;
4. электронная цифровая подпись;
5. отвертка для демонтажа и монтажа ФН.

Если вы решили действовать самостоятельно, учтите, первая процедура вряд ли пройдет быстро. Но типовая инструкция поможет избежать критических ошибок.

1. Передайте всю имеющуюся на устройстве информацию вашему нынешнему оператору. Получение данных должно быть подтверждено ОФД. Если вас не устраивает текущий оператор, в процессе перерегистрации кассы вы вправе заключить договор с другим ОФД.
2. Закройте архив ФН. Это следует сделать через стандартное меню ККТ. Подробный алгоритм действий описан в инструкции, прилагающейся к кассовой технике. В случае блокировки ФН перед закрытием архива переведите часы техники на 23:55 последнего рабочего дня.
3. Обновите программное обеспечение устройства (при необходимости). В ККТ образца 2017 года использовался формат ФД 1.0. С первого января 2019 года все онлайн-кассы должны работать на ФФД 1.05. При обновлении ПО предыдущие настройки ККТ могут быть стерты (ИНН, название ИП или ООО, регистрационный номер и пр.). Поэтому предварительно распечатайте эту информацию.
4. Отключите онлайн-кассу от электросети и изымите старый накопитель. В разных устройствах расположение ФН может отличаться. Обычно он находится в нижней части оборудования, но бывают и другие варианты. К примеру, в кассах Эвотор этот элемент расположен возле чековой ленты.
5. Установите новый фискальный накопитель, подключите оборудование к сети и введите необходимые настройки. Обычно прописываются только актуальное время и дата. Все остальное касса сделает самостоятельно.
6. Заново зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте аккредитованного оператора ФД или на портале ФНС. При повторной регистрации потребуется ввести ее причину. В данном случае — это замена ФН.

Не забудьте, что заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе можно только на тот элемент, который соответствует требованиям закона № 54-ФЗ.

Старый фискальный накопитель выбрасывать нельзя. Согласно действующему законодательству, вы обязаны его хранить в течение пяти лет после замены.