Федеральный закон 54-ФЗ регулирует не только порядок постановки на учет онлайн-касс, он также регламентирует и правила их эксплуатации.
Одно из обязательных условий использования онлайн-техники в рамках действующего законодательства — своевременная смена фискального накопителя. Срок действия этого модуля зависит от формы собственности бизнеса, сферы деятельности и наличия в ассортименте определенных групп товаров.
Ниже разберем основные требования законодательства и особенности замены ФН на кассовых аппаратах от компании Штрих.
ККМ Штрих-М: сроки замены ФН
Сроки замены фискальных накопителей для владельцев касс Штрих-М, как и для прочих субъектов хозяйствования, регламентированы нормативными актами. Главный документ, который следует учитывать в обращении с ККТ — 54-ФЗ.
Существующие нормы предусматривают для бизнесменов работу с «фискальником» разных периодов эксплуатации — 13 и 36 месяцев. Но на российском рынке также имеются модификации, рассчитанные на 15 месяцев: их используют те, кто должен покупать ФН на 13 месяцев, но их объема памяти недостаточно.
Давайте рассмотрим, кому и какие накопители положено устанавливать, чтобы вести свою деятельность в рамках существующего правового поля.
Устройства с увеличенным временем службы, то есть модули, рассчитанные на три года, должны применять:
- лица, деятельность которых имеет сезонный характер (к ним также относятся и реализаторы сезонных фруктов и овощей);
- бизнесмены, выбравшие в качестве основной системы налогообложения один из спецрежимов («вмененку», патент или упрощенный налог);
- владельцы бизнеса, занятые в сфере оказания услуг.
Исключение составляют ритейлеры, ассортимент продукции которых включает подакцизные товары.
Некоторые категории предпринимателей имеют право самостоятельно выбирать срок действия ФН. К ним относятся:
- компании и частники с сезонным характером занятости (хотя им рекомендуют блоки на 36 месяцев, они вправе устанавливать и элементы с меньшим эксплуатационным сроком);
- владельцы бизнеса, которые совмещают общую налоговую систему с одним из спецрежимов.
Бизнесмены, которые работают исключительно на ОСН, могут применять только чипы с минимальным сроком действия.
На какой бы эксплуатационный период ни был рассчитан модуль памяти, за 1—2 месяца до его окончания, аппарат Штрих сообщит, что в скором времени вам потребуется замена фискального накопителя.
Если вы хотите узнать точную дату окончания использования накопительного устройства, откройте драйвер ККТ и во вкладке «Состояние ФН» выберите команду «Запрос на срок действия». В нижней части экрана откроется вся интересующая вас информация.
За какое время до окончания срока действия нужно менять ФН
Чтобы избежать всевозможных проблем, связанных с переустановкой модуля, заменить его рекомендуется за 7—10 дней до завершения его периода эксплуатации. Это позволит избежать лишних затруднений и при возникновении непредвиденных ситуаций не переживать о том, что вы не успеете все сделать.
Давайте для примера рассмотрим наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются предприниматели во время перерегистрации ККМ при смене запоминающего устройства:
- Неотправленные чеки из-за неуплаты средств по договору с ОФД. В этом случае просто оплатите услуги оператора и дождитесь, пока передадутся все отчеты и чеки.
- Просроченная, потерянная или сломанная электронная подпись. Пока вы ее не восстановите, вы не сможете перерегистрировать вашу онлайн-кассу.
Устаревшая прошивка, проблемы с обновлением программного обеспечения, технические неполадки самого оборудования, проблемы с входом в личный кабинет на портале ФНС и пр. — хотя все это и не относится непосредственно к «фискальнику», но иногда приносит достаточно много проблем при его замене.
Именно для того, чтобы у вас был запас времени для устранения возможных неполадок, менять накопитель следует заблаговременно, а не в последний день.
Причины для замены фискального накопителя в ККМ Штрих
Завершение установленного эксплуатационного периода — это не единственная причина, по которой онлайн-касса может потребовать установки нового чипа. Существует еще ряд ситуаций, при которых Штрих-М потребует замены ФН.
- Заполнение флеш-памяти. Устройства, рассчитанные на 13 месяцев использования, могут сохранять до 180 000 чеков. Это примерно 450 платежных операций ежедневно (включая возвраты, чеки коррекции и прочее). Благодаря особенностям записи и криптографическому чипу ни один сохраненный документ невозможно удалить, так как в него нельзя внести изменения. Поэтому, если свободное место в архиве заканчивается, вам остается только заменить модуль. Чтобы не понести потери из-за упущенной выгоды, примерно просчитайте динамику продаж торговой точки и заблаговременно закажите запасное запоминающее устройство.
- Смена собственника ККМ. При постановке на учет сведения о владельце кассы записываются в блок памяти. И одним из таких параметров, который вы в дальнейшем не сможете отредактировать, является ИНН. Поэтому при передаче прав пользователя следует установить другой накопительный модуль и заново зарегистрировать оборудование. Это не касается случаев, когда аппарат передают из головного офиса в подразделение или обратно, поскольку идентификационный номер при этом будет одинаковый.
- Ошибка при вводе регистрационных данных. Индивидуальный регистрационный код и номер налогоплательщика при постановке на учет в налоговой инспекции вы вводите всего один раз. Если вы сохраните неверные параметры при фискализации, вам придется покупать другой накопитель и заново проходить процедуру.
- Поломка накопительного элемента. Поводы для выхода из строя могут быть разные: начиная от заводского брака и заканчивая механическим воздействием. Но так или иначе, для обеспечения работы Штрих в режиме онлайн потребуется замена ФН (это условие актуально для любой контрольно-кассовой техники).
Существует мнение, что при блокировке аппарата за несвоевременное закрытие смены (более 24 часов) или отсутствие соединения с ОФД более 30 дней для восстановления работоспособности необходимо покупать новый «фискальник».
В действительности все обстоит совершенно иначе. Чтобы использовать ККМ в обычном режиме, достаточно всего лишь устранить причины ее блокировки: как можно быстрее сформировать отчет о закрытии или восстановить интернет-соединение и передать все неотправленные чеки.
Не забывайте, почему бы ни был установлен другой блок, в соответствии с законодательством, старое запоминающее устройство вы обязаны хранить не менее 5 лет.
Замена ФН в кассах Штрих: подробная инструкция
Поменять запоминающий элемент можно самостоятельно, или обратившись за помощью к специалистам. Второй вариант позволяет исключить все возможные проблемы при перерегистрации, а также гарантирует оперативное исправление любых неполадок (при их возникновении).
Для тех, кто решил сам обслуживать свою ККТ, мы подготовили подробную инструкцию по замене ФН в кассах Штрих.
- Подготовьте электронную цифровую подпись, проверьте оплату договора с ОФД, при необходимости обновите кассовое программное обеспечение.
- Закройте смену и убедитесь, что все чеки отправлены по назначению.
- Сформируйте «Отчет о закрытии накопителя». Некоторые цифры — номер, дата и время, фискальный признак, понадобятся вам при повторной регистрации ККТ.
- Извлеките «фискальник» из гнезда, предварительно отключив электропитание. Перед этим детально изучите договор с поставщиком оборудования и убедитесь, что самостоятельное извлечение деталей не снимает с продавца гарантийных обязательств.
- Установите новый запоминающий элемент в соответствии с инструкцией, которая прилагается к кассовой машине.
- Пропишите информацию для взаимодействия вашего аппарата с налоговой. Скорее всего, вам предстоит повторно указать все данные выбранного оператора и ввести значения, которые были указаны на ранее сформированном «Отчете о закрытии». Напечатайте «Отчет о регистрации».
- Перерегистрируйте оборудование на портале оператора фискальных данных и на оф. сайте налоговой службы. Обязательно при заполнении формы укажите причину перерегистрации.
Если с механическими работами (извлечением и установкой элемента из кассовой машины) все вполне понятно (этот процесс обычно проиллюстрирован в паспорте, который вы получили в комплекте со своей техникой), то программная часть и заполнение формы на портале ФНС требует более подробного объяснения.
Для начала рассмотрим типовую операцию, которую проводят все владельцы онлайн-оборудования, а именно — перерегистрацию кассы на сайте налоговой инспекции.
- Войдите в «Личный кабинет» и перейдите на страницу «Учет ККТ».
- Из перечня техники выберите ту, которую вам необходимо перерегистрировать.
- Перейдите в соответствующий раздел и откройте заявление на перерегистрацию.
- В представленном бланке укажите причину повторной регистрации, сведения о выбранном операторе (адрес сайта, порт и пр.), информацию (номер, время, дата и пр.), указанную в отчете, сформированном на вашей ККМ.
- Пропишите информацию о новом накопителе (заводской номер, модель).
- Подтвердите введенные сведения электронной подписью и завершите регистрацию.
В соответствии с подсказками на сайте вашего оператора, интегрируйте подключенную и настроенную технику с вашим ОФД (для каждого оператора этот процесс будет несколько отличаться).
Когда нельзя перерегистрировать кассу Штрих из-за замены ФН онлайн?
Как было сказано выше, за один-два месяца до конца использования накопителя аппарат предупреждает о необходимости его замены. Если проигнорировать это сообщение и заранее не установить новый блок памяти, по окончании срока службы элемент будет заблокирован. Также блокировка произойдет, когда на устройстве закончится свободное место для записи сведений про проведенные операции.
Если блокировка произошла и ККМ выдала ошибку 234, без дополнительных операций у вас не получится закрыть архив. В этом случае вам предстоит следующее:
- Получить заключение о том, что устройство неисправно и не может формировать фискальные документы. Экспертиза, скорее всего, будет платной.
- Адрес центра, в котором можно провести экспертизу, лучше уточнить у производителя вашего накопителя.
- В течение 30 дней после обращения в сервисный центр вам будет выдано заключение.
- Составьте в бумажном варианте заявление для ФНС в соответствии с Приказом № ММВ-7-20/484 и передайте его вместе с заключением экспертного центра в отделение налоговой.
Сотрудники ФНС могут обязать предпринимателя произвести иные действия, которые позволят оценить обстоятельства, приведшие к невозможности снятия отчета.
Стоит отметить, что подобное заявление не нужно направлять в ФНС, если невозможность получения распечатки обусловлена одной из следующих причин:
- потеря «фискальника» вследствие обстоятельств, на которые вы не могли повлиять, в том числе и кража кассы;
- нарушение работы накопителя (с него невозможно считать информации и с его помощью нельзя сформировать требуемый отчет) вследствие заводского брака.
При обосновании одной из этих причин у вас на руках должно быть ее документальное подтверждение. При наличии заводского брака необходимо экспертное заключение (в этом случае производитель выдает его бесплатно).
Для аппаратов, которые используются в автономном режиме (без передачи сообщений ОФД), предусмотрена как онлайн-перерегистрация (по схеме, описанной выше), так и смена «фискальника» после личного обращения в ФНС.
Во втором случае сотрудники налоговой инспекции самостоятельно сформируют необходимые отчеты и считают с устройства все непереданные данные.
Инструкция по замене ФН в Штрих-М с помощью драйвера ККТ
Некоторые модели техники позволяют менять «фискальники» как при подключении ККМ к ПК, так и используя для этого только возможности самой кассы. Но наиболее удобный вариант при перерегистрации любой техники — ее подключение к персональному компьютеру через драйвер ККМ.
- Подключите оборудование к ПК или ноутбуку и запустите «Тест драйвера ККТ». В левом столбце выберите раздел «ФН» и перейдите во вкладку «ОФД».
- Убедитесь, что у вас нет непереданных сообщений подключенному оператору. Если у вас остались чеки, ожидающие отправки, проверьте подключение ККМ к интернету.
- В этом же разделе откройте меню «Фискализация» и запросите итоги предыдущей регистрации (четвертый пункт в меню справа). Утилита автоматически считает идентификационный и регистрационный номер, режим работы и прочую информацию. Это позволит при установке другого модуля не вводить повторно все необходимые сведения.
- В подразделе «Состояние» сначала выберите «Начать закрытие фискального режима», а потом закройте его, кликнув по соответствующей кнопке. На этом этапе ККТ распечатает документ, с которого вам предстоит вводить информацию в «Личном кабинете» на сайте ФНС.
- Отключите оборудование от сети, отсоедините старый «фискальник» и установите новый. Снова включите питание и подключите технику к компьютеру.
- После включения проверьте правильность введенных параметров в подменю «Фискализация». В строке «Тип отчета» должен значиться «отчет об изменении параметров кассы из-за смены накопителя».
- Создайте отчет о регистрации, нажав кнопку с идентичным названием в меню, расположенном с правой стороны.
- После формирования документа ваш аппарат выведет его на печать. Основные реквизиты также предстоит прописать в личном кабинете на портале ФНС при перерегистрации.
С инструкцией по замене ФН в Штрих-М без подключения к персональному компьютеру вы можете ознакомиться в «Руководстве пользователя», которое поставляется в комплекте с онлайн-техникой. Если у вас по какой-либо причине отсутствует данная документация, скачать ее всегда можно на официальном портале производителя ККМ.
Давно уже пользуемся Штрихом — дешево и сердито. Это касса для людей, которые не хотят беспокоится, что где-то что-то поцарапается или стукнется, вот честно. Простой аппарат, легок в пользовании. С заменой ФН тоже справились сами с первого раза по инструкции.
Заметил, что Штрих — максимально простой аппарат. Это относится не только к работе с ним, но и к обслуживанию — в том числе и к смене ФН.
Валерий, в статье указано, что имеют право выбирать срок самостоятельно компании и частники с сезонным характером занятости (хотя им рекомендуют блоки на 36 месяцев, они вправе устанавливать и элементы с меньшим эксплуатационным сроком); владельцы бизнеса, которые совмещают общую налоговую систему с одним из спецрежимов. Если вы не занимаетесь этим видом бизнеса и не соблюдаете сроки действия ФН, то тогда вам придётся выплатить штраф.
Мне непонятно, кто имеет право самостоятельно выбирать срок ФН? Мне бы намного удобнее было бы приобрести его на несколько месяцев или, на 2 года. Ничем не обусловленное абсолютно неудобное правило.
Валерий, говоря официальным языком, в соответствии с № 54-ФЗ, использовать ФН сроком действия не менее 36 месяцев могут все организации и предприниматели, кроме тех, кто торгует подакцизными товарами. Для продавцов подакцизных товаров предназначены фискальные накопители сроком действия не менее 13 месяцев (т.е. в том числе и ФН на 15 мес.). Пунктом 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ зафиксирована обязанность использовать ФН сроком действия не менее 36 месяцев для организаций и ИП, оказывающих услуги, а также применяющих специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН). Этим же пунктом Закона № 54-ФЗ данные пользователи наделены правом использовать ФН сроком службы не менее 13 месяцев при наличии хотя бы одного из следующих оснований: сезонный характер работы, использование ККТ в автономном режиме, совмещение с ОСН,
если они являются платежными агентами или субагентами (Постановление Правительства РФ от 25.01.2017 № 70).
Законом не предусмотрено ограничений для организаций и предпринимателей на общем режиме налогообложения, таким образом, они вправе использовать любой фискальный накопитель: на 13, 15 или 36 месяцев.
Алекс, пока у вас есть время — бегите звонить мастеру. Иначе вам придётся переплачивать и покупать новую кассу. Возможно, вам просто нужно как-нибудь перенастроить или просто поменять данные. Или просто вы купили не тот ФН. В любом случае, Штрих — простая касса и проще её починить, немного заплатив эксперту, чем покупать новую и настраивать заново.
Столкнулся с первой заменой фискальника. Удовольствие, скажу я вам, не из дешёвых. Фискальный накопитель на 36 месяцев: 12 000; услуга по перерегистрации кассы в ФНС в ЦТО: 1200 (сама не стала лезть в эти дебри, предпочла обратиться к спецам ЦТО. Просто помню, как самостоятельно ставила кассу на учет в ФНС, и сразу отказалась от повторного прохождения этого квеста =). Продление цифровой подписи: 1500; ОФД: 3000 рублей (продление на один год) Итого: 17 700 рублей за процедуру замены ФН. Между прочим, кругленькая сумма выходит для простого ИП-шника.
Татьяна, а зачем вы взяли сразу такой дорогой ФН? Есть варианты на поменьше сроком и подешевле. Тем более, раз это у вас первый раз и вы ИП. Кстати, сейчас государство некоторым ИП возмещает стоимость кассы в пределах 18к, проверьте, может быть вы попадаете под данную категорию.
Алёна, к сожалению упростить данный процесс не выйдет. Сначала необходимо поменять ФН и произвести регистрацию, потом поменять ОФД и провести перерегистрацию. Или наоборот, но поменять одновременно и фн и офд не получится. Стоимость замены ФН зависит от ЦТО, в который вы обратитесь, от модели аппарата, от типа ФН, но как правило она варьируется от 1000 до 3000 руб. (без стоимости самого фискальника). Поменять ФН, конечно, можно и самостоятельно согласно инструкциям, но в случае каких-либо поломок, сбоев, неполадок кассы ЦТО уже не несёт за это ответственности. Поэтому обратиться к специалистам безусловно надёжнее.
Возникла такая проблема: на кассу штрих М-02ф требуется замена фн и офд, но времени на это очень мало, как всегда. Позвонила мастеру фискализации, он поставил свой срок на выполнение, меня этот срок не устраивает. Есть ли вариант сделать одновременно перерегистрацию фн и офд? Либо офд менять до или после замены фн?И ещё такой вопрос, сколько обойдётся именно замена ФН? Без его личной стоимости, без замены ОФД.
Алёна, важный момент, если ваш ФН еще пригоден к использованию, а он очевидно пригоден, раз вы говорите о наличии срока на его замену, то вы можете свободно сменить ОФД. При смене ОФД необходимо провести перерегистрацию онлайн-кассы в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой инспекции указав причину перерегистрации «Перерегистрация ККТ в связи со сменой оператора фискальных данных», а на самой кассе произвести перерегистрацию фискального накопителя указав новые данные ОФД. При смене ОФД нет необходимости менять фискальный накопитель (за исключением ситуации, когда в фискальном накопителе исчерпано возможное количество перерегистраций).
Затем вы можете просто более оперативно заменить ФН — специалисты учтут сроки, подходящие именно вам и бизнес не будет простаивать. Оставьте контактные данные в форме обратной связи на сайте или заполните заявку,специалист свяжется с вами в течение 5-10 минут. Ознакомиться с предложением до консультации с менеджером вы можете тут.
Светлана, при покупке устройства необходимо внимательно изучить технические характеристики, поскольку именно в них четко указываются сроки использования этой модели, вид деятельности, по которым допускается применять конкретную модель накопителя, количество чеков, которое аппарат способен будет произвести. Фактически срок службы может оказаться значительно меньше предполагаемого, поскольку зависит это и от объёма операций, проводимых на кассе. Чем больше проводится чеков, тем быстрее заполняется память устройства. Поэтому, безусловно единственное решение вашей проблемы — менять фискальный накопитель. Можно ли поменять ФН в рассрочку, зависит от сервисного центра, в который вы будете обращаться. Некоторые центры действительно практикуют оплату частями, разделив её на несколько месяцев.
Когда покупали фиксальник, продажи в день были невеликие, взяли на 36 месяцев, чтоб подольше не менять. И походу здесь прогадали. Сейчас ситуация поменялась и спустя два года память Штриха закончилась. Её нельзя как-то продлить? Или обязательно менять фискальный накопитель? Если вдруг скажут обязательно менять, а мы окажемся к этому финансово не готовы, можно поменять в рассрочку хотя бы на пару месяцев? Если да, то рассрочка беспроцентная или мне придётся переплатить за замену?
Светлана, такие случаи не редкость. Прогноз заполняемости памяти фискального накопителя можно сделать только исходя из количества пробитых фискальных документов. В паспорте ФН указана его емкость, а собственнику рекомендуется периодически проверять отчеты кассы при закрытии и смотреть на номер последнего документа. Например, в паспорте прописано, что его емкость – 260 тысяч чеков, торговая точка за пол года сделала 200 — соответственно, замена ФН ожидаема в следующем месяце.
Естественно вы можете приобрести ФН в рассрочку, вся информация по рассрочке тут. Но удобнее всего оставить контактные данные в форме обратной связи или заполнить заявку на сайте, менеджер свяжется с вами в течение 5-10 минут и вы сможете обсудить выбор ФН, задав все интересующие вопросы.