Действующим законом № 54 «О применении касс в Российской Федерации» предусмотрены определенные причины, требующие перерегистрации кассового оборудования. Эти ситуации описаны в статье 4.2:
- изменяются ранее отражённые в карточке регистрации кассы данные, журнал учета (например, изменяется адрес установки кассы, если она перемещена из одной торговой точки в другую);
- произведена переустановка фискального накопителя.
Согласно действующему законодательству, все онлайн-кассы должны быть оснащены таким накопителем.
Это устройство пришло на смену электронным контрольным лентам защиты (ЭКЛЗ) и представляет собой чип, в памяти которого хранится и шифруется информация обо всех кассовых операциях и выданных чеках. Кроме того, он обеспечивает формирование и проверку фискального признака (обязательного реквизита чека).
Период эксплуатации устройства ограничен. Поэтому владелец ККМ по истечении срока службы чипа должен установить новый.
Как мы видим из 54-ФЗ, при замене ФН требуется перерегистрация ККТ.
Требуется ли перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН?
Федеральный закон №-54 однозначно отвечает на этот вопрос: в связи с заменой ФН требуется перерегистрация ККТ. Более того, если данное условие не будет выполнено, в Административном кодексе (КоАП РФ) предусмотрены штрафные санкции:
- от 1 500 до 3 000 рублей — на ИП или должностное лицо компании;
- от 5 000 рублей до 10 000 рублей — на юридическое лицо.
Важно помнить, что фискальный признак, который необходим для отправки информации в налоговую, формируется только в период полной функциональности накопителя.
Определенный законом срок эксплуатации чипа зависит от применяемого режима налогообложения и вида деятельности.
36 месяцев — если компания или предприниматель оказывают населению услуги и применяют один из перечисленных ниже фискальных режимов:
- ПСН — система налогообложения по патенту;
- ЕНВД — налог на вмененный доход;
- ЕСХН — сельхозналог;
- УСН — упрощённая система, кроме подакцизных товаров.
13—15 месяцев — для представителей бизнеса, которые:
- применяют общую систему налогообложения (ОСН);
- являются платежными агентами;
- применяют в деятельности кассовые аппараты автономно, без передачи информации в налоговую через Интернет;
- ведут сезонную деятельность;
- реализуют подакцизную продукцию.
После истечения периода эксплуатации накопитель не формирует необходимой информации. Требуется срочно сменить ФН и перерегистрировать ККТ в связи с его заменой, чтобы не получить штраф.
Современные кассовые аппараты уведомляют о скором исчерпании памяти фискального накопителя. За месяц до окончания срока службы устройства при закрытии смены будет выводиться напоминание о заполнении памяти до 99 %.
Процедура перерегистрации ККМ с заменой ФН
Алгоритм и порядок действий владельца кассовой техники при повторной регистрации ККМ строго регламентированы.
Законодательство предусматривает два варианта взаимодействия с налоговиками: личное посещение и дистанционно.
В обоих вариантах потребуется сформировать и отправить пакет документов в налоговую инспекцию и соблюсти все сроки. Подробную инструкцию для перерегистрации ККТ с заменой ФН рассмотрим далее.
Инструкция по перерегистрации ККТ при замене ФН
Важно соблюсти сроки. Владелец ККМ должен помнить, что начать процедуру повторной регистрации нужно в течение одного рабочего дня после смены накопителя.
Шаг первый. Потребуется оформить заявление по установленной форме (как оформить заявление, чтобы перерегистрировать ККТ при замене ФН смотрите в следующем разделе).
Сведения могут быть поданы в любое отделение налоговой инспекции лично, либо удаленно — с использованием для отправки личного кабинета налогоплательщика на сайте nalog.ru. Если решите подать пакет документов дистанционно, помните, что датой подачи будет считаться дата, когда они были размещены на сайте.
Шаг второй. Необходимо приложить отчёты (об изменении регистрационных данных и о закрытии архива).
Отчеты формируются согласно рекомендациям производителей конкретного кассового оборудования. Перед началом формирования отчета важно отправить все сохраненные на фискальном устройстве чеки оператору фискальных данных.
Убедившись, что неотправленных документов нет, можно производить закрытие смены и установку нового блока (самостоятельно либо с помощью сотрудников сервисного центра).
Последний этап — создание отчета об изменении регистрационных данных о кассе.
Шаг третий. В течение максимум 10 рабочих дней после отправки в финансовое ведомство всех бумаг, контролеры проверяют полноту и корректность указанных сведений. Если ошибок не выявлено, формируется обновленная регистрационная карточка кассового аппарата. Она может быть направлена владельцу кассы онлайн — в личном кабинете или через ОФД. Пользователь также может получить в инспекции бумажный экземпляр регистрационной карточки.
В законе отдельно прописаны ситуации, при которых инспекторы могут отказать перерегистрировать ККМ в связи с заменой ФН:
- если в специальном реестре нет информации об используемом оборудовании;
- если в документах были указаны не все данные, или допущены ошибки.
Оформляем заявление на перерегистрацию ККТ при замене ФН
Формат заявления на перерегистрацию ККТ при замене ФН установлен Приказом ФНС России N MMB-7-200/484@ от 29.05.2017.
В первом разделе требуется указать общую информацию:
- ОГРН или ОГРНИП, ИНН и КПП предпринимателя или компании;
- вид документа;
- причина повторной регистрации, ее код (всего их 8, причине «смена фискального накопителя» присвоен код 4);
- полное название организации или ИП;
- количество страниц с приложением всех отчетов;
- информацию о лице, подтверждающем достоверность и полноту отчетности (пользователь ККМ или его представитель);
- регистрационная информация об оборудовании (дата регистрации, регистрационный номер, модель фискального накопителя, его заводской номер, адрес, где он установлен и др.).
Во втором разделе заявления указываются сведения об использовании кассы (варианты использования приведены в тексте, нужно только выбрать подходящий).
Следующий раздел (2.1) заполняется сведениями об используемых автоматических устройствах для расчетов. В этом разделе указываются номер устройства, адрес его установки).
Третий раздел содержит пункты об операторе фискальных данных (ОФД) (его наименование, ИНН).
Далее включаются сведения, содержащиеся в отчетах о закрытии и об изменении параметров регистрации).
На этом форма заканчивается. Заполнить ее просто, если имеются все необходимые отчёты.
Заявление может быть оформлено как вручную (с использованием чернил синего либо черного цвета), так и с помощью компьютера.
Позиция налоговой по перерегистрации ККТ при замене ФН
Налоговая неоднократно издавала разъясняющие письма о перерегистрации ККТ, в том числе при замене ФН.
Большая часть разъяснений носят уточняющий характер. Так, ФНС напоминает о необходимости следить за сроком службы фискального накопителя и вовремя начинать процедуру повторной регистрации.
Есть и более интересные заключения налоговиков. Например, ФНС в письме от 26 сентября 2017 г. N ЕД-4-20/19359@ уточняет, что в случае, когда расчеты выполняются через Интернет, при заполнении бумаг на регистрацию KKT необходимо указывать все доменные имена сайтов, для которых используется ККМ. Для этого в соответствующем поле отведено 256 ячеек.
В письме Минфина от 26 сентября 2017 г. N ЕД-4-20/19359@ дополнительно напоминают, что подать заявление можно в любое отделение ФНС.
Перерегистрация ККТ после замены ФН: важно подать документы вовремя
Как уже было отмечено ранее, начать процедуру перерегистрации ККТ требуется в однодневный срок после замены ФН. В противном случае, владельцу кассовой техники может грозить штраф.
Исключение составляет лишь поломка фискального накопителя. В этом случае закон позволяет обратиться с заявлением в течение пяти дней со дня ее обнаружения. Кроме того, потребуется обратиться за заключением о причинах поломки к производителю. На это отводится еще 30 календарных дней.
Если у вас поломка на кассе, то вы должны обратиться в сервисный. Это в случае если устранить ее не получилось и вы приостановили работу на ней. Сервисный вам даст подстверждение, что касса неисправна, а вот с ним уже в налоговую. Сообщить лучше сразу, как только вам дали документ. А все кассовые документы в положенный срок предоставите.
Уточните, в случае поломки я могу обратиться в налоговую в течение пяти дней, но у меня уже должно быть на руках заключение из сервисного центра? И в каком формате этот период диагностики в сервисном центре мне проводить платежи? Нужно ли уведомлять налоговую в день поломки, как в случае отсутствия Интернета, что мы работаем не по кассе? Я имею в виду, когда в случае отсутствия сигнала проводим платежи и фиксируем в кассовой книгу, мы ее потом несем в налоговую, как подтверждение, что операции мы фисксировали?