С начала 2022 года для участников оборота маркированной продукции многое поменялось. Теперь они не могут напрямую отправлять в «Честный ЗНАК» документы о приемке и отгрузке. О переходе прав собственности от одного участника к другому можно сообщать только через систему электронного документооборота (ЭДО). Это значит, что каждый участник должен заключить договор с оператором ЭДО.
Сейчас это требование распространяется только на некоторые товары, подлежащие маркировке. Но со временем это коснется всей продукции, прослеживаемой через «Честный ЗНАК».
Рассказываем, как изменилась работа с маркировкой, кому придется использовать ЭДО и как к нему подключиться.
В статье вы встретите аббревиатуры:
- ЭДО — электронный документооборот;
- ЧЗ — «Честный ЗНАК»;
- УПД — универсальный передаточный документ;
- УКД — универсальный корректировочный документ;
- КМ — коды маркировки;
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- ОФД — оператор фискальных данных.
Что такое ЭДО и для чего он нужен в системе маркировки
ЭДО — обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи через интернет. В этой системе есть 2 важных звена:
- Электронная подпись — реквизит цифрового файла (аналог подписи от руки на бумажных документах).
- Оператор ЭДО — организация, которая обеспечивает защищенную систему хранения и передачи данных.
Прежде чем разобраться, для чего нужен ЭДО в работе с «Честным ЗНАКом», рассмотрим, как участники системы обмениваются друг с другом информацией.
Сегодня маркировке подлежат: табак, шубы, кожаная одежда, отдельные группы товаров легпрома, лекарства, шины и покрышки, парфюмерия, фототехника, обувь, «молочка» и упакованная вода. К 2024 году вся основная потребительская продукция, произведенная или импортированная в РФ, будет прослеживаться через «Честный ЗНАК» («ЧЗ»).
Для идентификации товаров выбран штрихкод Data Matrix. Покупатель может отсканировать его и убедиться, что изделие легальное и продавец работает законно.
Участники рынка должны отчитываться в «ЧЗ» обо всех операциях с маркированным товаром:
- о вводе и выводе из оборота,
- о передаче прав собственности от одного юрлица (или ИП) к другому.
За ввод в оборот отвечают производители и импортеры. Они должны сообщить в «ЧЗ», что продукция выпущена и отгружена другому участнику (дистрибьютору, розничному продавцу) для продажи.
Сведения о вводе в оборот необходимо подавать через личный кабинет «ЧЗ» — вручную или загрузкой файлов формата XML и CSV.
Вывод товара из оборота возможен по разным причинам:
- продажа конечному потребителю;
- утилизация;
- списание;
- безвозвратная утеря по причине кражи;
- использование для собственных нужд предприятия, например, для маркетинговых акций.
Розница сообщает о выбытии товара путем продажи через онлайн-кассу (с помощью оператора фискальных данных). Остальные операции отражаются через личный кабинет на сайте «ЧЗ». Это делается вручную или автоматически из «товароучетки» путем интеграции по API.
Между вводом и выводом из оборота товар проходит определенный путь. Дистрибьюторы могут продавать его другим оптовикам, оптовики — розничным сетям, сети — перемещать между своими точками. Когда один участник рынка продает товар другому, переход права собственности нужно отразить в системе. Раньше (до 1 января) это делали путем отправки универсального передаточного документа (УПД) через личный кабинет «ЧЗ». С начала 2022 года эту информацию нужно отправлять в систему маркировки только через ЭДО.
Кто обязан использовать ЭДО для передачи данных в систему маркировки «Честный ЗНАК»
Итак, каждый раз, когда юрлицо передает право собственности на товар другой организации, участники сделки обязаны отчитаться в «ЧЗ». Это требование указано в Распоряжении Правительства от 28.04.2018 г. № 791-р и в ФЗ № 488 от 25.12.2018. Продавцы сообщают, какие товары и кому продали. Покупатели уведомляют, что они эти товары приняли.
С 2022 года передача такой информации в систему маркировки возможна только через ЭДО. Об этом сказано в Постановлении Правительства от 31.12.2020 г. № 2464. Требование распространяется на товарные группы:
В ближайшее время по бутилированной воде, «молочке» и другим товарам, подлежащим маркировке, также ожидается переход на ЭДО. Пока участники оборота этой продукции могут действовать по старинке — передавать информацию об обороте в «ЧЗ» через личный кабинет.
Как с 1 января происходит передача данных в систему маркировки через ЭДО
В электронном документообороте участвуют все участники оборота маркируемых товаров: производители, импортеры, дистрибьюторы, оптовые компании и розничные продавцы. Роль и функции каждого в обмене данными описаны в таблице.
| Производитель | — Наносит коды маркировки (КМ) на товары, формирует и отправляет универсальный передаточный документ дистрибьютору (или оптовику) через ЭДО. — Перед этим заверяет его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Оператор ЭДО передает УПД получателю и в «ЧЗ». В системе маркировки фиксируется информация о том, что товары отправлены другому юрлицу |
| Дистрибьютор | — Сканирует штрихкоды с каждого товара или групповой упаковки, сверяя фактическую информацию с данными из УПД. — Если все сходится, приемщик подписывает документ своей УКЭП. Оператор ЭДО сообщает в систему «Честный ЗНАК» о переходе права собственности. — Если есть несоответствия, например, неверно указаны КМ или стоимость, получатель передает отправителю запрос на уточнение данных. В ответном сообщении приходит универсальный корректировочный документ (УКД) или новый УПД |
Срок оформления и передачи УПД со стороны отправителя — 3 дня с даты отгрузки.
Дистрибьютор (оптовик) формирует новый УПД и отправляет его розничному продавцу тоже через ЭДО. Магазин принимает товары по аналогичной схеме и подписывает документ с помощью УКЭП. Вывод товара из оборота фиксируется при продаже на кассе через ОФД.
О чем нужно помнить, используя ЭДО для маркировки
Рассмотрим несколько нюансов, о которых нельзя забывать, когда вы работаете с маркировкой через ЭДО.
| Отправителям (производителям, импортерам, оптовикам) | Получателям (оптовикам, розничным продавцам) |
| Добавить в УПД коды маркировки.
В УПД можно указать агрегированный код (для групповых упаковок) или несколько КМ для каждого товара. | Сверить КМ на товаре с кодами в УПД.
Есть риск, что поставщик указал неверные коды в УПД или отгрузил не тот товар. Даже если получатель примет партию, он не сможет потом ее продавать, т. к. в системе «ЧЗ» не будет зарегистрировано его право собственности именно на эти товары |
| Убедиться, что контрагент зарегистрирован в системе «Честный ЗНАК».
Это особенно важно, если отправитель впервые сотрудничает с получателем. Если регистрации нет, система не обработает такой УПД. | Подписать УПД или отказать в его приеме.
После того как КМ проверены, получатель должен или подписать УПД, или передать отправителю запрос на уточнение. Если об этом забыть, в «ЧЗ» не зафиксируется продажа. Дальнейшая реализация таких товаров незаконна |
Еще одна рекомендация относится ко всем участникам. Нужно всегда проверять статусы обработки документа в «Честном ЗНАКе». Это можно сделать через личный кабинет. До завершения обработки УПД право собственности на товар формально принадлежит отправителю, а получатель еще не может его продавать.
Как перейти на ЭДО для работы с маркировкой
Для подключения к электронному документообороту нужно:
- Заключить соглашение с оператором ЭДО. Придется оформить УКЭП. Все участники оборота могут выбирать оператора самостоятельно.
- Пригласить контрагента участвовать в ЭДО. Убедиться, что партнер может принять УПД через ЭДО. Если у него не настроен электронный документооборот, продавец не сможет передать право собственности на товар. Контрагент должен отправить приглашение на участие в ЭДО или принять его, если оно уже инициировано партнером.
- Протестировать процессы. Проверить, как работает документооборот, т. е. провести с партнерами полный цикл выгрузки-принятия документов через ЭДО.
Какое-то время потребуется на внедрение системы ЭДО: настройку бизнес-процессов, обучение персонала и организацию обмена. Зато потом можно оценить все преимущества ЭДО для бизнеса, в том числе в работе с системой маркировки «Честный ЗНАК».
Как выбрать оператора ЭДО для маркировки
Оператор системы маркировки ЦРПТ предлагает бесплатный сервис для малого бизнеса — «ЭДО Лайт». Он позволяет работать с электронными документами через ЛК «Честного ЗНАКа». Но:
- поддерживает только стандартные форматы УПД и УКД;
- в год можно отправлять и принимать не более 1 000 пакетов.
Для крупных предприятий этого недостаточно. Также сервис не подойдет, если ЭДО не ограничивается документами с КМ. Тогда лучше использовать коммерческий сервис.
При выборе оператора учитывайте следующие факторы:
| Роуминг | Если контрагент уже пользуется ЭДО, для организации обмена нужно подключиться к тому же сервису или настроить роуминг. Не все операторы совместимы друг с другом. Роуминг упрощает работу с документами за счет унификации основных форм |
| Типы документов | Уточните, какие типы документов поддерживает система ЭДО. Сравните формализованные и произвольные формы с теми, которые используются в вашей компании |
| Хранение документов | Документы, подписанные УКЭП, получают юридическую силу. Их можно хранить в электронном виде. Уточните у оператора цену, период хранения и вместительность электронного архива |
| Внедрение | Электронный документооборот нужно внедрить в текущую автоматизированную систему. Обратите внимание на возможности интеграции с внутренней «товароучеткой». Узнайте, насколько совместимо решение с IT-инфраструктурой компании и какие доработки нужны |
| Интерфейс | Оцените удобство программы для пользователей — чем проще и логичнее интерфейс, тем меньше времени нужно на обучение персонала и внедрение сервиса |
| Надежность | На сайте ФНС есть реестр операторов ЭДО. Это компании, подтвердившие свою надежность. Выбирайте операторов из этого списка |
| Цена | Сравните тарифы и входящие в них опции. Важно еще до заключения договора изучить дополнительные услуги. Возможно, некоторые будут нужны постоянно. Часть операторов предлагает скидки при оформлении нескольких услуг пакетом |
Пользователи «1С» могут отправлять УПД из «товароучетки» сразу после их формирования. Для этого разработан сервис «1С-ЭДО», который поддерживается всеми популярными конфигурациями. Оплата — только за исходящие письма. Если за месяц отправлено не более 5 комплектов, счет за услугу не выставляется. Все входящие в «1С-ЭДО» — бесплатные.
Главная сложность в том, что не все операторы электронного документооборота поддерживают этот сервис. Но эту проблему можно решить с помощью межоператорского роуминга.
Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги по подключению, настройке и обучению работе с ЭДО, а также его интеграцию с «1С». Закажите бесплатный звонок на нашем сайте, и мы предложим вам персональное решение для работы с системой маркировки!
А розничный магазин должен подключать ЭДО? Он же никому не отправляет документ, а только принимает?
Добрый день! ЭДО обязателен для розницы. Раньше можно было ставить маркированные товары на баланс и выводить их из оборота через личный кабинет в «Честном ЗНАКе». Но эту возможность закрыли с 1 января 2022 года (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464).