Главные отличия онлайн-касс от оборудования старого образца — возможность моментальной передачи данных обо всех транзакциях в налоговые органы через оператора фискальных данных и наличие фискального накопителя (ФН). Так как он работает автономно, при установке его необходимо правильно настроить и подключить к существующей системе, а в процессе эксплуатации — следить за сроком действия и объемом свободной памяти.
Основные функции ККТ и как работает онлайн-касса
Новая ККТ имеет ряд основных функций, которыми и обусловливаются особенности ее работы:
- моментальная передача информации о товарообороте (продажах и возвратах) в ФНС через аккредитованного оператора ФД;
- запись, хранение и шифрование данных о кассовых операциях;
- формирование и печать фискальных чеков, а также их отправка клиенту по электронной почте и через СМС;
- автоматизация продаж и освобождение рабочего времени персонала.
При этом вся информация должна передаваться по зашифрованным каналам связи.
Фискальный накопитель — неотъемлемая часть ККТ
Одна из основных характеристик нового оборудования — совместимость с ФН, который хранит информацию о проведенных платежах и поддерживает работу онлайн-кассы при проблемах с интернет-соединением. Эксплуатация кассового аппарата без ФН приравнивается к отсутствию онлайн-кассы. Максимальное время работы современной ККТ без доступа к сети составляет 30 календарных дней. В течение этого времени данные о транзакциях, совершенных без подключения к интернету, сохраняются в памяти ФН.
Принцип работы онлайн-касс
Если устаревшая ККТ печатала только бумажные чеки, то новое оборудование способно передавать фискальные данные на телефонный номер или e-mail клиента. Новые кассовые аппараты не только печатают чеки на ленте и передают информацию в территориальные налоговые органы, но и хранят данные о всех проведенных операциях. Предпринимателям в этом случае предстоит не реже одного раза в сутки закрывать смену. При этом не нужно больше хранить контрольные ленты.
Чтобы разобраться, как работает онлайн-касса, условно разделим цикл ее работы на несколько этапов.
- Ввод информации о покупке при помощи сканера штрих-кодов, сенсорной или кнопочной клавиатуры на онлайн-кассе.
- Ввод телефонного номера или электронного адреса покупателя (если он их предоставит).
- Формирование фискального чека. В этот же момент информация о покупке записывается на ФН и передается ОФД, который в свою очередь направляет их в ФНС.
- Оператору ККТ приходит сообщение о том, что сведения дошли до оператора ФД.
- В памяти онлайн-кассы формируется текстовый блок, который передается на печатающее устройство. Покупателю выдается бумажный чек.
- Электронный чек или его СМС-вариант покупатель получит позднее (после обработки операционных данных ОФД).
Распечатка бумажного чека и формирование соответствующей отчетности производится по аналогии со старой ККТ. Однако при проблемах с основными функциями онлайн-касс (запись и передача информации ОФД), последовательность действий может отличаться.
Проблемы при эксплуатации онлайн-кассы
Основная неприятность, которая возникает при работе с онлайн-кассами — отсутствие подключения к интернету. Если в течение 30 календарных дней оно не будет восстановлено, ФН заблокируется, и касса перестанет работать. Разблокировать накопитель до истечения его эксплуатационного срока (13, 15 или 36 месяцев) просто — достаточно устранить неполадку и подключить онлайн-кассу к интернету. Факт блокировки ФН — это повод для ФНС обратить внимание на вашу организацию и приехать с внеплановой проверкой.
Вторая распространенная проблема — поломка аппарата или отсутствие электричества. В этом случае законодательством предусмотрено единственное решение — письменное заявление в территориальные налоговые органы с указанием неполадок. Если этого не сделать, предпринимателю остается два варианта: прекратить торговлю до устранения неприятности или, в случае проверки, заплатить установленный КоАП РФ (ст. 14.5, п.2) штраф. Его величина для ИП составляет не менее 10 000 руб. и до 50 % от незарегистрированной выручки, для ООО — до 100 % вырученной суммы, но не менее 30 000 руб.
Как работает онлайн-касса: нюансы применения
Основные вопросы при использовании онлайн-касс возникают во время замены ФН. Если у вас нет достаточных знаний и опыта в этом вопросе, лучше доверить работу профессионалам.
Использованный ФН хранится в течение пяти лет. И только по прошествии этого времени его можно утилизировать, предварительно составив соответствующий акт.
Для законной эксплуатации онлайн-кассы ИП или ООО должны заключить договор с ОФД и зарегистрировать технику в территориальном налоговом управлении. Для этого инфраструктура торговой точки должна соответствовать установленным требованиям. В первую очередь это касается программного обеспечения: может потребоваться установка специальных драйверов или приложений как на кассу, так и на ПК или ноутбук, к которому она подключена.
Для обеспечения обмена данными между торговой организацией и налоговыми органами предпринимателю требуется электронная подпись. Она позволяет идентифицировать информацию, полученную от конкретного магазина. Оформить ее можно в любом из аккредитованных центров (АЦСК).
в течение 5 минут.
Подскажите. что будет, если в пятницу смену не закрыли и ушли на выходные? Говорят, штрафом грозит? Как можно сгладить наказание? Может заявление объяснительное написать в налоговую?
В соответствии с п.2 ст.4.3 54-ФЗ, длительность одной кассовой смены не может превышать 24 часов. Также, в соответствии со ст.14.5 КоАП, работа с ККТ вопреки установленным требованиям, или работа с нарушениями законодательства по порядку использования контрольно-кассовой техники чреваты:
— наложением предупреждения;
— наложением штрафа: для ИП 1 500 — 3 000 рублей; для юрлиц — 5 000 — 10 000 рублей.
Но административного штрафа можно избежать, если при обнаружении проблемы вы уведомите налоговую о незакрытой смене, подадите объяснительную, закроете смену без пробития чеков по ней и откроете новую как положено.
Такой вопрос у меня возник: как долго данные о продаже хранятся? К примеру, мне нужно поднять историю кассовых операций за определённый день 2 месяца назад. Такое вообще сделать возможно? И как это сделать на Атол Сигма 8, кто подскажет? Ещё подскажите, кто в курсе, как проверить передачу данных в ОФД? У меня просто на прошлой неделе зависла одна продажа, после перезагрузки кассы всё пришло в норму.Хотелось бы удостовериться, не зависли ли данные.
Дело в том, что ПО Сигмы предустановлено. Если вы не оплачивали дополнительных тарифов, то ККТ работает по тарифу «Старт».
Дополнительные функции Атол Sigma 8 учтены в тарифах «Развитие» и «Бизнес».
По функционалу и дополнительным опциям вы можете уточнить у менеджера 8 (800) 555-04-58
У меня уже полтора года стоят «Штрих-М». вычет за его покупку я не оформлял. На одном из семинаров сказали, что их можно прошить под новые требования. Скажите, в этом случае положен ли вычет? И входит ли затраты на фискальный накопитель в сумму из которой он рассчитывается?
Диана, да, в соответствии с Федеральным законом от 27.11.2017 №349-ФЗ, в налоговый вычет включены затраты предпринимателя на непосредственно ККТ, ФН, необходимое программное обеспечение, настройку и модернизацию кассы, подписание договора с ОФД.
Онлайн-кассы это максимально удобно. Я уже привык к особенностям их работы ( у меня стоят Эвоторы). Но, к сожалению, огорчает ограниченное время работы без Интернета.
Уважаемый пользователь, если интернета нет на протяжении нескольких часов, то вы можете продолжать печатать чеки. ККТ сохранит все данные о продажах и передаст в ФНС, как только соединение восстановится. В этой ситуации, чеки нужно передать до закрытия смены, иначе вас вправе оштрафовать.
Если в течение 24 часов соединение не удастся восстановить, подключите ККТ к интернету в другом месте, передайте данные и верните в торговую точку. После этого решайте вопрос с неполадками в самой кассе или с провайдером. Если информация не отправляется в налоговую дольше 30 суток, ФН заблокирует кассу, и чеки печататься не будут. Таков порядок работы всех касс, не только Эвоторов.