Финансовый, бухгалтерский и юридический документооборот стремительно переходит на электронные носители, и традиционные виды визирования документов печатью и подписью «от руки» практически отошли в прошлое.
Однако требования к деловым бумагам остались неизменными: каждый документ должен иметь подтвержденное авторство либо согласование сторон. И, в качестве гарантированного удостоверения авторства, подлинности и целостности документов сегодня используется электронная подпись (ЭЦП или ЭП), которая считается цифровым эквивалентом традиционных реквизитов.
Применение электронных реквизитов в онлайн-документообороте регламентировано ФЗ № 63 от 06.04.2011 г., согласно которому сегодня используются два вида ЭЦП:
- простая;
- усиленная (двух видов — неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП).
Чем они отличаются, какова специфика их законного использования, и что дает усиленная квалифицированная электронная подпись для юридических лиц, поговорим в нашей статье.
Как работает цифровая подпись для юридических лиц
Электронная цифровая подпись представляет собой набор зашифрованных данных (цифровая или буквенная комбинация, графическая или криптографическая картинка) и используется для:
- заверки договоров, платежных поручений, юридических и нотариальных бумаг;
- заказа и оплаты государственных услуг;
- участия в электронных тендерах и аукционах;
- ведения электронной отчетности всех видов.
Электронная подпись уникальна и решает три задачи: подтверждает авторство, аутентичность (непререкаемость факта визы конкретного человека) и целостность, то есть, отсутствие несанкционированных изменений или подделок.
ЭЦП выдается аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ) и состоит из трех взаимосвязанных элементов:
- средства ЭП — Е-токена (Рутокена) в виде набора крипто-алгоритмов на карте памяти флеш-носителя, USB-накопителя или смарт-карте;
- двух ключей (открытого и закрытого), которые алгоритмически связаны друг с другом и используются для шифрования и дешифровки ЭП;
- сертификата ключа (открытого) проверки подлинности (СКПЭП).
Как это работает?
- Закрытым (приватным) ключом Отправитель, то есть, владелец ЭП, формирует и шифрует электронную подпись.
- Открытый (публичный) ключ вместе с документом отправляется Получателю.
- Получатель открытым ключом активирует ЭП, проверяет ее корректность и целостность самого документа.
Сертификат (СКПЭП) подтверждает, что ключ проверки принадлежит именно Отправителю, то есть, «автору» ЭП. Он содержит всю информацию о своем владельце и выдавшем ключ УЦ, сферах применения и сроках действия подписи (обычно 12 месяцев).
То есть, созданы несколько уровней защиты и идентификации ЭП, которые практически исключают подделку или подмену подписи и визируемого ею документа.
Усиленная квалифицированная электронная подпись для юридических лиц: преимущества
Электронные цифровые подписи, как уже отмечалось выше, могут быть разными, с разными возможностями и степенями защиты.
Простая — создается на основе простого криптографического кодирования открытым ключом с последующим внедрением кода в информацию файла или привязки подписи отдельным файлом к документу. Удобна для внутреннего документооборота предприятия, не имеет юридической значимости и может признаваться во внешнем ЭДО только по взаимной договоренности с контрагентами. Для передачи важных или секретных документов не годится.
Усиленная — создается за счет преобразования данных по сложному криптографическому алгоритму закрытого (приватного) ключа. Имеет более сложную защиту и несколько степеней юридического статуса.
- Неквалифицированная (НЭП) — позволяет установить авторство документа, его целостность и, возможно, внесенные последующие изменения. Может выдаваться неаккредитованными УЦ, рассчитана на внутрикорпоративный документооборот, не признается судебными инстанциями, а между организациями может признаваться только при заключении дополнительного соглашения. С 2018 года в ЭДО не используется.
- Квалифицированная (КЭП) — требует только закрытого (приватного) ключа при генерации подписи и сертификата с открытым ключом проверки. Обладает самым высоким уровнем защиты, выдается только аккредитованными УЦ, имеет юридически статус личной подписи и принимается организациями всех уровней.
Когда возникает необходимость получить ЭЦП для юридических лиц, большинство представителей коммерческих компаний предпочитают именно усиленную квалифицированную подпись, которая обеспечивает максимальную защиту электронных документов.
Кому необходимо получить ЭЦП для юридических лиц
Получение ЭЦП для юридических лиц — скорее, необходимость, чем обязанность. Однако если ваш бизнес представлен в Интернете, а документооборот ведется в электронном виде, то получить электронную подпись вы просто обязаны, чтобы избежать проблем с подтверждением подлинности передаваемых и принимаемых онлайн-документов внутри компании и при работе с партнерами, контрагентами и клиентами.
Для чего юрлицу электронная подпись? Она необходима для:
- быстрого обмена информацией и отчетностью с государственными контролирующими органами (ЕИАС, ФНС, ФСС, ЕФРСБ, ПФЛ, ЕФРСДЮЛ);
- удаленного пользования государственными услугами и взаимодействия с органами власти;
- удаленных платежей и кредитно-финансовых операций через банковские организации;
- удаленного управления сторонними офисами и подразделениями компании;
- ведения всего объема электронного документооборота онлайн;
- обмена корпоративными и юридическими документами с внешними партнерами;
- участия в электронных торгах, госзаказе, аукционах и тендерах.
В связи с тем, что только КЭП обладает максимально высоким юридическим статусом (принимается в государственных и судебных органах) и уровнем защиты, а сроки хранения документов, завизированных этой ЭП практически неограниченны, в ряде профессиональных сфер деятельности (например, ЭЦП для таможни для юридических лиц, для нотариусов, судебных исполнителей и т. п.) КЭП заменяет другие виды удостоверения документов.
Получение ЭЦП для юридических лиц: порядок оформления
Как оформить электронную подпись для юридических лиц, насколько это сложный и длительный процесс? Как и большинство цифровых услуг в наше время, процедура проста и отнимает минимум времени. Единственное отличие от процедуры для физических лиц — владельцам коммерческих компаний потребуются документы, подтверждающие их юридический статус.
Цифровая подпись для юридических лиц имеет следующий алгоритм получения:
- Выбираете универсальный для конкретного бизнеса вид подписи.
- Уточняете статус уполномоченного центра (для получения КЭП требуется обращение в аккредитованный УЦ).
- Оформляете и подаете заявку с сопроводительным пакетом бумаг.
- Уплачиваете государственную пошлину.
- Получаете ЭЦП.
Выдаваемая большинством УЦ электронная подпись имеет срок годности 12-24 месяцев, после чего требуется повторное обращение в центр для перевыпуска. Аналогично, понадобится обратиться в центр за получением новой ЭЦП, если действующая утеряна (порядок подачи заявки — тот же).
Сколько стоит ЭЦП для юридических лиц
Сколько стоит электронная подпись для юридических лиц? На цену будет влиять:
- выбранный вид подписи (простая или усиленная);
- цели и задачи использования подписи (для торгов, госуслуг, судебных органов и т.п.);
- тип ключей и наличие сертификатов проверки подлинности;
- срок «годности» подписи;
- наличие носителя ЭЦП.
Сколько стоит усиленная квалифицированная ЭЦП для юридических лиц? Поскольку это универсальный вариант цифрового реквизита, стоимость будет чуть выше, чем у подписей с низшим статусом.
Резюме
Итак, квалифицированная электронная подпись для юридических лиц — это гарантированная защита документов и максимальный юридический статус. Однако при выборе варианта КЭП для бизнеса, важно четко понимать что:
- У каждого вида ЭЦП свои специфические возможности и ограничения.
- Выбирать электронную подпись необходимо с учетом особенностей и структуры имеющегося ЭДО.
- Правильный выбор статуса электронной подписи — это дополнительные стимулы для развития и расширения бизнеса в Интернете.
Сложно пересадить привыкших людей к одному формату на что то новое, на фоне этого возникают разные трения и сбои в работе. В нашем случае мы еще долго будем переходить на новый формат подписи, так как уже все налажено, а кого то увольнять только потому что он привык по старому не причина.
Использование ЭЦП экономит много времени в документообороте, когда было много бумаг, необходимо было тратить время, чтобы все их подписать. Теперь это делается нажатием пары клавиш. Мы перешли на ЭЦП уже давно, когда это не было популярно и сталкивались с некоторыми трудностями работая с партнерами, но теперь тема ЭЦП вытесняет бумажный документооборот.
Много слышал о том, что ЭЦП — это еще недоработанный продукт и писалось много негативных отзывов. Я решил попробовать и могу сказать, что очень удобно, не представляю как раньше обходился без этого! Автоматизация работы процентов на 30%, множество встреч теперь провожу онлайн.
А чем подпись для юр. лица отличается от обычной подписи? Смогу ли я пользоваться ЭЦП для юр. лица для решения своих повседневных вопросов или она исключительно для подписания документов и для остального мне нужно завести другой ключ? Идея с заменой личной подписью на электронную — интересна, но ещё уж слишком мало информации об этом. Возможно, очереди теперь везде сократятся, а дела можно будет решать как-то побыстрее.