С 1 сентября 2022 года участники рынка молочной продукции перешли на объемно-сортовой учет (ОСУ). Новые правила распространяются на производителей, импортеров, оптовых и розничных продавцов. Все они должны подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО), чтобы обмениваться друг с другом УПД (универсальными передаточными документами). Через ЭДО информация о движении товара также отправляется в «Честный ЗНАК» («ЧЗ»). Как организовать все эти процессы и правильно перейти на ОСУ, рассказываем в статье.
Особенности объемно-сортового учета маркированных товаров
Учет маркированной продукции может быть поэкземплярным (поштучным) или объемно-сортовым (объемно-артикульным). И в первом, и во втором случае участники рынка должны передавать в «Честный ЗНАК» информацию:
- об отгрузке товаров;
- о приемке;
- выбытии из оборота по любым причинам, кроме продаж.
При поэкземплярном учете в «ЧЗ» предоставляют информацию о каждом товаре с указанием кода маркировки. При объемно-сортовом — достаточно сообщить сведения о партии, без конкретизации по каждой единице.
Вы можете узнать примерную стоимость внедрения маркировки для вашего бизнеса, ответив на несколько вопросов.
С 01.09.2022 ОСУ обязателен для всей «молочки»Постановление Правительства РФ от 26.03.2022 № 477 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в части поддержки участников оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации» с любым сроком годности. Для скоропорта он будет действовать на постоянной основе. Для продукции со сроком хранения более 40 дней — до 31 мая 2025 года, а с 1 июня по ней нужно будет вести поэкземплярный учет.
Как отчитываться в «Честный ЗНАК» об отгрузке и приемке
При передаче права собственности на товар оба участника сделки обязаны отчитаться в «ЧЗ». Продавец (производитель, дистрибьютор или оптовик) сообщает, кому и сколько продуктов он отгрузил, а покупатель (оптовик или розничный магазин) — о том, что он эти товары принял. Отправка данных осуществляется с помощью универсальных передаточных документов через ЭДО:
- Производитель или дистрибьютор перед отгрузкой создает электронную накладную (УПД) и отправляет ее контрагенту. Оператор электронного документооборота передает информацию в «Честный ЗНАК».
- Розничный магазин (или оптовик) проверяет партию: сканирует штрихкоды с групповых упаковок и сверяет фактические данные с указанными в УПД. При несоответствии — возвращает партию поставщику (полностью или частично). Если все сходится — заверяет УПД электронной подписью. Информация о приемке автоматически загружается в систему маркировки.
При объемно-сортовом учете в УПД указывают количество маркированных товаров в партии и GTIN — глобальный номер товарной группы в единой международной базе GS1.
Как зафиксировать выбытие
ОСУ обязателен для выбытия товаров по любым причинам, не связанным с розничной продажей через кассу, в том числе:
- при истечении срока годности;
- утере или повреждении;
- передаче кому-то на безвозмездной основе;
- использовании для собственных нужд (в том числе для производства).
В любом из этих случаев нужно отчитаться в «Честный ЗНАК» о выводе из оборота через личный кабинет:
- В разделе «Документы» нажмите кнопку «Добавить».
- Выберите из списка «Вывод из оборота».
- Укажите причину выбытия и GTIN позиции, которую необходимо списать.
После создания документа в столбце «Расход» на странице «Склад» появится количество товаров, выбывших из оборота.
Нужно ли вести ОСУ предприятиям общепита
Зависит от того, для каких целей используется молочная продукция. Если ее закупают только для приготовления блюд и не продают в розницу, вести ОСУ не нужно. Подключение к ЭДО пока тоже не требуется. В этом случае поставщик «молочки» сам выводит ее из оборота через свой личный кабинет на сайте «Честного ЗНАКа».
С 1 декабря 2023 года предприятия общепита и HoReCa тоже начнут вести объемно-артикульный учет и сообщать в «ЧЗ» о приемке (через ЭДО) и выбытии (через личный кабинет).
Если ресторан или кафе закупает молокопродукты для реализации, например, они продают в баре мороженое в упаковке, ОСУ обязателен. О приемке и выбытии они обязаны отчитываться уже сейчас наравне с другими участниками оборота.
Нужно ли вести объемно-сортовой учет розничных продаж маркированной продукции
Нет. При продаже конечному покупателю нужно сканировать код маркировки с каждой упаковки и фиксировать выбытие через онлайн-кассу. Это требование вступило в силу для молочной продукции 1 сентября 2022 года. Информацию о выбытии в «Честный ЗНАК» передает оператор фискальных данных, с которым вы заключили договор. Это может быть тот же ОФД, который отправляет ваши чеки в ФНС.
Объемно-сортовой учет в рознице ведется только для отражения приемки и выбытия из оборота по любым причинам, кроме продаж.
Что нужно для объемно-сортового учета и передачи данных в систему маркировки
Чтобы работать по новым правилам, участникам рынка нужно купить соответствующее ПО, установить оборудование для считывания Data Matrix и настроить все бизнес-процессы в соответствии с требованиями «ЧЗ». Предлагаем вам чек-лист, который поможет правильно подготовиться к ведению ОСУ.
Шаг 1. Оформление электронной подписи (ЭП)
Для работы с маркировкой понадобится усиленная квалифицированная ЭП, выпущенная на имя руководителя предприятия или ИП. Для ее получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к его доверенным партнерам. Сама ЭП выдается бесплатно. Пользователь покупает только физический носитель (USB-токен) для ее записи и ПО для криптозащиты (например, КриптоПро CSP).
Шаг 2. Регистрация на портале «Честный ЗНАК»
Для создания личного кабинета нужна только ЭП. Заполненная анкета обрабатывается не более суток, ответ приходит на email, после чего можно начинать работу.
Шаг 3. Подключение к ЭДО
Для передачи и получения УПД к электронному документообороту должны быть подключены оба контрагента. Розничные магазины не отправляют УПД, а только принимают, но настроенный ЭДО должен быть и у них.
Для небольших предприятий представлен бесплатный сервис «Эдо Лайт» от ЦРПТ. Он встроен в личный кабинет участника «Честного ЗНАКа» и интегрируется с внешними системами по API. Есть ограничения, из-за которых сервис не подходит крупным компаниям: за год из «товароучетки» по API можно отправлять не более 1 000 документов.
Оператор ЭДО должен поддерживать минимальный перечень функций по работе с маркировкой:
- возможность создания УПД и УКД (универсальных корректировочных документов);
- отправка УПД и УКД;
- возможность интеграции с товароучетной системой для автоматического обмена данными с «ЧЗ».
На сайте «Честного ЗНАКа» приведен список проверенных операторов, которые соответствуют перечисленным требованиям. В их числе — «Тензор», «Контур.Диадок», «Такском» и другие. «Диадок» предлагает самую гибкую систему тарифов. Можно приобрести пакет на любое количество исходящих (от 250). Все входящие — бесплатные.
Если ваши контрагенты работают с другими операторами ЭДО, для обмена данными необходимо настроить роуминг. Заранее уточните, с какими роуминг-партнерами сотрудничает ваш оператор. В «Контур.Диадок» доплата за роуминг не предусмотрена.
Шаг 4. Покупка сканера 2D-штрихкодов или терминал сбора данных
При объемно-сортовом учете молока в УПД не перечисляют коды маркировки для каждого продукта. Но на самих товарах они должны быть. Перед отгрузкой поставщику желательно проверить, корректно ли они считываются. Для этого нужен сканер или ТСД.
Магазин перед приемкой тоже должен проверить хотя бы несколько продуктов — есть ли на них штрихкоды, насколько они яркие и четкие, плотно ли этикетки наклеены на упаковку. Если идентификаторы плохо напечатаны, они могут не «дожить» до продажи, и магазину придется их заново заказывать, печатать и клеить. Поэтому рекомендуем сразу проверять их с помощью сканера.
Шаг 5. Внедрение товароучетной системы
Для автоматизации объемно-сортового учета и создания УПД понадобится специальное ПО, которое поддерживает интеграцию с системой маркировки. Можно выбрать облачное решение для работы из браузера или коробочную программу для установки на ПК. Одно из самых популярных ПО для работы с «Честным ЗНАКом» — 1С.
На завершающем этапе протестируйте процессы. Проверьте работу ЭДО — проведите с контрагентом пробный цикл отправки-принятия документов.
Как вести объемно-сортовой учет молока в 1С УТ и других конфигурациях 1С
Работу с маркировкой и ОСУ поддерживает большинство конфигураций 1С. Для некрупного бизнеса в сфере оптовой торговли, розницы и производства подойдет «1С:Управление нашей фирмой». Это недорогое решение, в котором можно оформлять отгрузку, приемку и вывод из оборота в разрезе объемно-сортового учета.
Для магазинов, торгующих молочной продукцией, рекомендуем «1С:Розницу 3.0». Она позволяет автоматизировать продажи и товароучет как в отдельной точке, так и в торговой сети. В одной программе можно фиксировать любые этапы перемещения молочных продуктов, а также выполнять кассовые расчеты (подключая сканер и фискальный регистратор).
Объемно-сортовой учет также доступен в «1С УТ». Эта конфигурация по большей части предназначена для оптовой торговли.
Для ведения ОСУ в 1С любой конфигурации необходимо:
- Включить учет маркируемой продукции по товарной группе.
- Подключить и настроить ЭДО.
- Проверить или завести GTIN в карточки номенклатуры.
Интеграция 1С с «Честным ЗНАКом» настраивается в разделе «Администрирование». Из списка маркируемых товаров выберите «Молочная продукция».
При ведении ОСУ в накладной проставляется только GTIN товара и его количество, а маркировочные коды не указываются.
Перед отправкой товаров необходимо провести в 1С документ реализации (УПД) и отразить отгрузку. Количество отгружаемых товаров можно заполнить тремя способами:
- Автоматически на основании документа реализации.
- Вручную.
- С помощью торгового оборудования.
Рассмотрим первый вариант:
- Зайдите в раздел «Реализация», выберите нужный документ.
- Кликните по ссылке «Проверка и подбор».
- Перейдите во вкладку «Молоко и молочная продукция».
- Выберите «Объемно-сортовой учет» → «Заполнить количество по документу».
Количество продуктов, отгружаемых по объемно-сортовому учету, будет заполнено по документу реализации.
При ведении ОСУ пользователю также доступен подбор по маркировочным кодам. Ему остается только указать режим добавления этих кодов перед их сканированием. Для этого на той же странице «Подбор и проверка» откройте вкладку «Структура упаковок». Нажмите на ссылку «Учитываются поштучно» и выберите режим.
Эта настройка позволяет заполнять количество отгружаемых товаров с помощью сканера, поочередно считывая их штрихкоды.
После заполнения завершите подбор, проведите документ и отправьте его через свой сервис ЭДО.
Получатели оформляют приемку по ОСУ в разделе «Поступление». Для этого нужно выбрать соответствующий УПД, кликнуть по ссылке «Проверить поступившее молоко и молочную продукцию» и нажать «Заполнить количество по документу».
Количество товаров будет заполнено на основании УПД от поставщика. Если оно совпадает с фактическим, нажмите «Завершить проверку» и проведите документ. После этого завизируйте УПД электронной подписью и отправьте через ЭДО.
За нарушение требований по ведению ОСУ грозит административная ответственность. Если компания передает партию молочных продуктов без УПД и не фиксирует сделку в «Честном ЗНАКе», она может получить от 50 000 до 100 000 рублей штрафа. Санкция для ИП — до 10 000 рублей или предупреждение. Такие же штрафы предусмотрены и для компаний (и ИП), которые принимают товары без подписания УПД.
Если вы еще не разобрались в тонкостях ОСУ, оставьте заявку на нашем сайте и получите бесплатную консультацию.
Мы автоматизируем объемно-сортовой учет маркированной молочной продукции за 1 день. Подключим вас к ЭДО «Контур.Диадок», настроим интеграцию 1С с «Честным ЗНАКом» и подберем необходимое оборудование для работы с кодами маркировки.
А в 1С Бухгалтерии есть возможность работать с маркировкой и вести объемно сортовой учет?
Добрый день, да. Согласно Постановлению Правительства от 15.12.2020 г. № 2099, объемно-сортовой учет маркированных товаров реализовали во многих конфигурациях 1С, в том числе «Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0» , версия 3.0.119 от 24.08.2022.