Особенности и правила выбора онлайн-кассы для розничного магазина

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ почти все торговые предприятия и ИП обязаны задействовать при расчетах со своими клиентами ККТ со специальным фискальным накопителем. В 2017 году использовать онлайн-оборудование должны были лишь организации на общей и упрощенной системе налогообложения, с 07.2018 применять эту аппаратуру должны и представители среднего бизнеса. С 2019 же года к ним присоединятся ИП на патентной системе и компании, уплачивающие ЕНВД. Поэтому покупка или аренда онлайн-кассы для розницы актуальна практически для каждого предпринимателя, главное — правильно выбрать ее модель.

Виды онлайн-касс для розничной торговли

В онлайн-кассе для розничной торговли в качестве хранилища данных используется не электронная лента, а специальный фискальный накопитель. Особенность новой кассовой техники в том, что она, посредством интернета, автоматически отправляет в ФНС всю информацию о проведенных чеках. Кроме приобретения онлайн-ККТ, предприятию потребуется:

• обеспечить стабильный доступ в интернет;
• заключить договор с лицензированным оператором фискальных данных;
• зарегистрировать аппаратуру в ФНС;
• приобрести чековую ленту;
• обучить персонал пользоваться оборудованием.

Модели одобренных Федеральной налоговой службой устройств обозначены в специальном реестре. По данным на 13.12.2018 утверждено 165 вариантов, но список периодически пополняется. Оборудование ККТ условно можно разделить на три отдельные категории:

1. Автономные или мобильные онлайн-кассы для розничного магазина. Аппарат объединяет в себе монитор, принтер для распечатки чеков и набор клавиш. Устройство оснащено процессором и картой памяти, коммуникационными модулями — Wi-Fi, 3G, Bluetooth. Некоторые модели дополнены портами для подключения периферийной техники — сканера штрихкода, электронных весов, ноутбука или планшета. Передача данных производится в режиме реального времени. Не требует подключения к POS-терминалу или персональному компьютеру.  Функционирует от электросети, аккумуляторных или одноразовых батарей.
2. Смарт-терминал. Представляет собой полноценное рабочее место со встроенным принтером для печати чеков и фискальным накопителем. Оснащен цветным дисплеем и центральным процессором с установленной профильной операционной системой. Заряда аккумулятора мобильных смарт-терминалов хватает от 10 часов до 2 суток беспрерывной эксплуатации, также возможно питание от электросети. Имеет встроенные порты USB, RS-232, RJ-11 для подключения весов, банковского терминала, сканера штрихкодов.
3. Фискальные регистраторы с функцией быстрой печати чеков. Выполняют все необходимые кассовые операции. Но в отличие от полноценного кассового аппарата, ФР работают в составе POS-системы, под управлением компьютера, планшета или ноутбука со специальным профильным ПО. После регистрации информации в ФН, автоматически передает ее обслуживающему оператору фискальных данных. Предоставляет возможность подключать дополнительное оборудование посредством портов USB и RS-323.

Главный элемент онлайн-кассы для магазина розничной торговли — фискальный накопитель, который по внешнему виду и функционалу похож на обыкновенную USB-флешку. Накопители также разделяются на несколько видов, утвержденных в реестре налоговой инспекции, и различаются по сроку использования — 13, 15, 18 или 36 месяцев. Элемент необходимо регулярно менять до истечения указанного периода, в противном случае касса подлежит автоматической блокировке. Каждый тип онлайн-ККТ имеет свои особенности и подбирается с учетом ряда факторов.

Как выбрать онлайн-кассу для розничной торговли

Для каждого предприятия законом предусмотрены допустимые виды фискальных накопителей. Прежде чем купить онлайн-кассу для розничной торговли, предпринимателю нужно учесть ряд критериев, чтобы выбрать оборудование не в ущерб качеству обслуживания клиентов. Особенно при том, что приобретать новые ККТ все компании обязаны за свой счет, за исключением ИП на патенте и ЕНВД. Они, согласно закону № 349-ФЗ, могут получить специальный налоговый вычет в сумме 18000 руб. за каждый купленный аппарат.

Ассортимент товара

Для магазинов с небольшим количеством товаров будет достаточно функционала автономного онлайн-аппарата. Автоматически устройство не печатает наименование продукции, но, при внесении товара в номенклатуру, кассу можно подключить к ПК и присвоить код самостоятельно. Для отображения в чеке соответствующего наименования во время продажи, сотруднику также придется вводить код вручную. Но, перед тем как выбрать онлайн-кассу для розничной торговли, стоит учесть, что по требованиям ФНС с 2019 года вводится обязательная маркировка таких товаров:

• одежда;
• табачные изделия;
• парфюмерия;
• автомобильные покрышки;
• фототехника.

Одновременно эти категории должны быть добавлены в перечень реализуемой продукции. Функционал автономных ККТ не позволяет загружать данные по предъявленным требованиям. Поэтому их в любом случае со временем нужно будет заменить смарт-терминалами или устройствами с фискальным регистратором. Только такие ККТ рекомендованы и магазинам с большим количеством наименований, так как автономные модели замедлят работу, будут приводить к ошибкам. В смарт-терминалах товары добавляются автоматически, загрузкой готового файла с перечнем ассортимента. Провести загрузку можно и в ручном режиме, просканировав штрихкод, а программа аппарата сама найдет продукцию в общем справочнике и внесет ее в складские остатки.

для маркировки

Фискальный регистратор Штрих On-Line

15 990 ₽

Быстрый просмотр

Качество интернет-соединения

Для стационарных торговых точек лучше выбрать проводное соединение. Оно обеспечивает стабильную связь и поддерживается как смарт-терминалами наподобие «МТС.Касса 7», так и автономными устройствами, фискальными регистраторами. Когда рассматривается соединение посредством Wi-Fi, подойдет смарт-терминал, доукомплектованный специальным модулем связи автономный аппарат или фискальный регистратор. Последний можно задействовать и без модуля, если подключить его к компьютеру, ноутбуку или планшету.

Для передвижных торговых точек или курьерских служб следует выбирать онлайн-кассу со встроенным слотом под SIM-карту. До 30 дней допустимо применение онлайн-кассы при розничной торговле и без выхода в интернет — в офлайн-режиме. Информация о произведенных транзакциях будет сохраняться в памяти устройства, а после возобновления интернет-соединения автоматически передастся в ФНС.

Количество наименований в чеке

В торговых точках с небольшим ассортиментом, где не предполагаются массовые покупки, продавец может вбить код наименования вручную или выбрать его на экране устройства. Но в магазинах с большим количеством разномастного товара такие манипуляции будут занимать слишком много времени. Для ускорения процедуры рекомендуется дополнительно купить считыватель штрихкодов, или выбрать кассу со встроенным сканером, например, смарт-терминал.

Клиентопоток торговой точки

В магазинах с низкой посещаемостью скорость печати чеков не играет особой роли, но в крупной рознице, например в супермаркетах, этот показатель имеет решающее значение для качества обслуживания. Чтобы не задерживать клиентов и производить быстрые операции по оплате, потребуется подключенный к платежному терминалу и компьютеру фискальный регистратор — POS-система. Он будет быстро печатать чеки и автоматически выводить на экран сумму покупки. Для умеренного клиентопотока подойдет комплексное решение — смарт-терминал. Примерные рекомендации, какая онлайн-касса лучше для розницы относительно проходимости магазина:

• Небольшим торговым точкам с проходимостью до ста человек в сутки, а также службам курьерской доставки или развозной торговли подойдут автономные аппараты с низкой скоростью печати до 90 мм/с, такие модели как «MSPOS-K», «Элвес ФМ» или «Меркурий 1155Ф».
• Магазинам с посещаемостью до 500 клиентов в сутки рекомендованы устройства средней скорости — 90—150 мм/с. Например, «Эвотор 10» или «Атол Sigma 10».
• Для супермаркетов и крупных сетевых торговых точек понадобятся модели, скорость печати которых начинается от 150 мм/с — это фискальные регистраторы типа «Атол 25Ф» или «Вики Принт 80 плюс Ф».

Выбирая, какая онлайн-касса лучше для розницы нужно учитывать, что скорость обслуживания будет зависеть и от способа ввода товара. Ускорить процесс помогут интегрируемые считыватели штрихкодов, подключаемые посредством USB или micro-USB портов. Для магазинов же с большим клиентопотоком лучше приобретать POS-систему со встроенным сканером.

Вид деятельности предприятия

Для непродовольственных магазинов закон не предъявляет особых требований, можно выбирать онлайн-кассу на свое усмотрение. В торговых же точках, где продукция подлежит ветеринарному контролю, необходимо использовать модели, функционирующие с ФГИС. Магазины, реализующие спиртные напитки, должны фиксировать их поступление и продажу в ЕГАИС. Поэтому для них нужно подбирать аппараты с универсальным транспортным модулем, сканером и специальным товароучетным программным обеспечением, работающим с ЕГАИС. Этим критериям соответствуют модели смарт-терминалов и фискальных регистраторов.

К магазинам, ведущим торговлю через сеть Интернет, предъявляются особые требования — онлайн-ККТ должны поддерживать функцию приема оплаты электронными средствами. Устройства, предназначенные для таких способов расчета, по закону не могут использоваться для иных платежей и видов деятельности. Бумажный чек в данных аппаратах не печатается — он, как и бланк строгой отчетности, отправляется клиенту в электронном виде на номер телефона или e-mail. Если доставка и оформление платежа осуществляется курьером, рекомендуется выбирать мобильные варианты. Интернет-магазинам отлично подойдут такие модели, как онлайн-терминал «Эвотор», «MSPOS-K», «Ярус ТК», «ars.Vera 01Ф».

Вам будет интересно: Регистрация онлайн-кассы в налоговой инспекции: пошаговая инструкция

Как работает онлайн-касса в розничной торговле

Прежде чем приступить к обслуживанию клиентов, сотрудник предприятия должен разобраться и понять, как работает онлайн-касса для розничной торговли. Необходимо ознакомить его с типовыми правилами эксплуатации кассовой машины, и подписать с ним договор о полной материальной ответственности. Эти действия не являются обязательными на законодательном уровне, но крайне рекомендованы, так как онлайн-ККТ — это новые технологические устройства со специфическим функционалом и принципом работы. Не зная тонкостей работы с онлайн-кассой, сотрудник может повредить аппарат, но что важнее — допустить серьезные ошибки в проведении операций, а они в дальнейшем приведут к проблемам с налоговой службой.

Работа с онлайн-ККТ подразумевает три основных этапа:

1. Открытие смены. При открытии смены в устройстве формируется специальный отчет, который содержит данные сотрудника, и показатели счетчиков на начало рабочего дня. Он вместе со всеми произведенными за рабочий день операциями будет отправлен в ОФД, а затем в ФНС.
2. Прием оплаты и выдача чеков. Сотрудник сканирует товар или вводит его вручную, в зависимости от используемой модели онлайн-кассы, принимает оплату и формирует кассовый чек.
3. Закрытие смены, инкассация. Согласно законодательству, период времени между открытием и закрытием рабочей смены не должен превышать 24 часов. При закрытии смены сотрудник создает отчет и формирует приходно-кассовый ордер, при необходимости внося этот документ и его показатели в кассовую книгу. Данные отчета автоматически отправляются в ФНС в режиме реального времени.

В случае необходимости сотрудник магазина может отправить электронную копию чека на e-mail или смартфон клиента. Для упрощения процедуры указания своих персональных данных, покупатель может воспользоваться специальным приложением от ФНС. Программное обеспечение передает информацию посредством сканирования QR-кода на мобильном устройстве клиента. Если покупатель совершает оплату комбинированным способом, то есть часть платежа вносит наличными, а часть банковской картой, то кассир создает один чек, но в нем указываются оба варианта оплаты и сумма по каждому из них.

Аренда онлайн-кассы для розницы

Если, рассматривая доступные модели, предприниматель не определился, какая онлайн-касса нужна на розничную торговлю и будет наиболее удобна и приемлема в его случае, он может не спешить с покупкой, а оформить аренду устройства. Эта возможность подойдет и тем, кому касса нужна на определенное время, а не в постоянное пользование, например, при сезонной торговле. Таким образом, предприниматель сэкономит средства на приобретении оборудования, не нарушив закона. Сэкономленная сумма будет зависеть от модели и модификации устройства, к примеру, аренда онлайн-кассы ПТК-MSPOS-K обойдется в 1700 руб./мес., а ее полная стоимость составит от 8800 до 22900 руб. в зависимости от комплектации и срока действия фискального накопителя.