Какие преимущества имеет плановый переход на онлайн-кассы (заранее) по сравнению с тем, если все делать в последний момент

Многие бизнесы имеют привилегии в виде отсрочки по обязательному применению онлайн-касс до июля 2018 или 2019 года. Поэтому, у них есть все условия для того, чтобы продумать эффективный план по внедрению инновационных ККТ.

Изучим то, из каких этапов данный план может состоять, и в чем преимущества его применения в сравнении с другими подходами по оснащению кассовым оборудованием торговой или сервисной точки.

Кто и когда переходит на онлайн-кассы

С 1 июля 2017 года обязанность по использованию онлайн-касс возложена в общем случае на все хозяйствующие субъекты. Но исключений из этого правила достаточно.

Так, онлайн-кассы вправе не применять:

1. Пока законом не будет установлено иного — налогоплательщики (ИП и юридические лица), поименованные в п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в текущей редакции.

2. До 1 июля 2018 года:

• налогоплательщики на ЕНВД (при условии выдачи клиентам товарных чеков вместо кассовых, которые бы распечатывались на онлайн-кассе);
• налогоплательщики, оказывающие услуги (при условии выдачи клиентам бланков строгой отчетности вместо кассовых чеков);
• налогоплательщики, поименованные в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в редакции от 08.03.2015 года.

3. До 1 июля 2019 года:

• налогоплательщики на ЕНВД (кроме тех, которые занимаются торговлей или ведут бизнес в сфере общепита);
• ИП на ЕНВД, работающие самостоятельно (не привлекая наемных работников) — в любых сферах бизнеса;
• ИП на ПСН.

При этом, пользоваться отсрочкой могут только те ИП на ПСН, которые не занимаются деятельностью, связанной:

• со сферой розничной торговли;
• с общепитом;
• с услугами по уходу за детьми и гражданами, нуждающимися в уходе по причине болезни;
• с услугами по уходу за престарелыми гражданами, инвалидами;
• с приемом стеклопосуды, вторсырья (кроме металлолома);
• с услугами по перемещению багажа и прочих предметов на железнодорожных, автобусных вокзалах, аэропортах, речных и морских портах.

При этом, если ИП на ПСН не имеет наемных работников, то он вправе пользоваться привилегией, о которой идет речь, и при ведении бизнеса в сфере торговли и общепите.

Подробнее об отсрочке по переходу на онлайн-кассы до 1 июля 2018 / 2019 года говорится в ЭТОЙ СТАТЬЕ.

Таким образом, указанные категории хозяйствующих субъектов уже сейчас могут запланировать то, как они будут переходить на онлайн-кассы.

Варианты перехода на работу с ККТ

Здесь можно, условно, выделить 2 подхода:

1. Плановый.

Он предполагает заблаговременное проведение хозяйствующим субъектом необходимых процедур, направленных на оснащение торговых и сервисных точек онлайн-кассами и приведение их в работоспособное состояние к моменту истечения срока пользования указанными привилегиями.

К главным его достоинствам можно отнести:

• возможность закупить онлайн-кассы в период отсутствия их дефицита, отсутствия намерений производителей и дистрибьюторов завышать цены на оборудование — в том числе, спекулятивными методами;
• возможность без спешки найти лучших специалистов на рынке по внедрению и обслуживанию онлайн-касс;
• наличие достаточного времени на обучение сотрудников, подготовку коммуникационной инфраструктуры — если в этом возникнет необходимость.

Индивидуальным предпринимателям на ЕНВД и ПСН предоставлена возможность использовать налоговый вычет в размере 18000 рублей за каждую онлайн-кассу.

К минусам планового подхода можно отнести:

• вероятность приобретения оборудования, которое к моменту начала обязательного применения онлайн-касс может устареть (вследствие чего бизнес уступит в конкурентоспособности в части эффективности проведения кассовых операций);
• необходимость относительно скорого выделения требуемого объема денежных средств на оснащение кассами (в то время как они могут пригодиться для решения иных задач по развитию бизнеса);
• отсутствие комфортных способов отреагировать на изменения в законодательстве, если они наступят после внедрения онлайн-касс.

2. Ситуационный.

Он предполагает отказ от действий, существенно более ранних относительно истечения срока рассматриваемых привилегий, по оснащению онлайн-кассами, и выработку хозяйствующим субъектом порядка действий по ситуации.

Если в законодательстве ничего не будет меняться — предполагается оперативное оснащение онлайн-кассами вплотную к сроку начала их обязательного применения.

К плюсам ситуационного подхода можно отнести:

• возможность выбора самого технологически совершенного оборудования и ПО из тех, что будут доступны на рынке к моменту начала работы над закупками онлайн-касс;
• возможность перенести расходы по оснащению онлайн-кассами на более поздний срок (и направить денежные средства на иные цели);
• возможность отреагировать на возможные изменения в законодательстве, регулирующего применение онлайн-касс, до начала работы по их внедрению.

Главный минус ситуационного подхода — в том, что расчетного времени между началом работы по оснащению онлайн-кассами и моментом начала их обязательного применения хозяйствующему субъекту может не хватить. Основные факторы здесь:

• вероятность возникновения дефицита онлайн-касс и фискальных накопителей на рынке;
• вероятность роста цен (в том числе спекулятивного) на рынке кассового оборудования и услуг по настройке касс и кассового ПО;
• высокая загруженность специалистов по настройке аппаратного и программного обеспечения на кассе;
• необходимость в проведении обучения и инструктажа сотрудников по вопросам пользования онлайн-кассами, которое может занять время;
• необходимость в переоснащении коммуникационной инфраструктуры торговой точки (например, установка более скоростных линий доступа в интернет).

Все указанные факторы могут существенно замедлить процедуру внедрения онлайн-касс. Как показала практика внедрения инновационных ККТ бизнесами, обязанными сделать это к 1 июля 2017 года, данные факторы самым очевидным образом сработали.

С учетом того, что количественно число закупаемых онлайн-касс к 2018 и 2019 годам не сильно уступит показателю в 2017 году (все-таки бизнесов на ЕНВД — миллионы, как и оказывающих услуги), правомерно ожидать едва ли не большего дефицита устройств.

При этом, совершенно нет оснований ожидать, что ФНС вновь проявит лояльность к бизнесам, не успевшим оснаститься инновационными кассами. На этот раз налоговики могут справедливо заявить о достаточном количестве времени у налогоплательщиков на решение данной задачи, и при наличии повода — по всей строгости оштрафовать торговую или сервисную точку.

Таким образом, плановый подход с учетом имеющегося опыта бизнесов по переходу на онлайн-кассы видится более целесообразным. Изучим то, каким образом он может быть реализован на практике.

Схема перехода на онлайн-кассы по плану (заранее)

Рассматриваемый план может состоять из следующих этапов:

1. Подготовки к закупке, подключению и регистрации онлайн-кассы.

В рамках данного этапа желательно:

• оформить квалифицированную электронную подпись КЭП (которая нужна для регистрации кассы в ФНС);
• обеспечить магазин надежным каналами связи с интернетом (по возможности — продублировать их, например, через мобильные решения).

Следует иметь в виду, что ЭЦП в общем случае действует 1 год. Следовательно, следующие этапы нужно реализовать не позднее срока истечения ее действия.

Отметим, что для регистрации онлайн-касс подойдет ЭЦП, используемая для налоговой отчетности (для входа в личный кабинет на официальном сайте Налоговой службы РФ). Если она у вас уже есть, то нет необходимости оформлять новую.

Интернет для корпоративных заказчиков во многих случаях существенно дороже соответствующих услуг связи для частных лиц. Поэтому, чтобы не переплачивать за простаивающие линии, оформление контракта на услуги интернета по возможности имеет смысл оттянуть прямо к моменту реализации следующего этапа.

Но нужно иметь в виду, что с момента заключения договора с провайдером и появлением возможности пользования услугами связи, как правило, нужно подождать 1-2 рабочих дня.

2. Закупить онлайн-кассы и фискальные накопители (если они не поставлены в одном комплекте), инсталлировать их с учетом особенностей коммуникационной инфраструктуры, протестировать (в нефискальных режимах), оснастить кассовым программным обеспечением.

В минимальный комплект кассового оборудования (на 1 рабочее место кассира) могут входить:

• собственно, онлайн-касса с фискальным накопителем (стоимость — ориентировочно от 20 тыс. рублей);
• любой более или менее производительный компьютер, ноутбук, клавиатура и иные устройства для ввода данных (от 20 тыс. рублей);
• коммуникационные модули - Wi-Fi-роутеры, проводные маршрутизаторы, мобильные модемы (от 5 тыс. рублей);
• сканер штрих-кода, без которого оперативность обслуживания покупателей существенно снизится (от 2 тыс. рублей), принтер штрих-кодов (от 12 тыс. рублей).

Разумеется, коммуникационные модули и принтеры штрих-кодов в большинстве можно задействовать в режиме общего доступа — на несколько онлайн-касс. Поэтому, данная статья расходов может быть ниже в расчете на 1 рабочее место.

К моменту следующего этапа онлайн-кассы должны быть качественно настроены (так, чтобы кассирам не пришлось самостоятельно вносить какие-либо корректировки в настройки оборудования), протестированы (так, чтобы выявить все вероятные неисправности и определить порядок их устранения), при необходимости — неоднократно.

Длительность рассматриваемого этапа может быть существенной. Оптимально заложить под его проведение порядка 3 рабочих дней (если условиться, что поставщик онлайн-касс расположен в городе ведения бизнеса заказчиком, а если нет, то времени может потребоваться существенно больше).

3. Провести обучение или инструктаж кассиров.

Данную процедуру, в свою очередь, следует максимально приблизить к моменту начала пользования кассами — так, чтобы навыки специалистов не забылись. Вместе с тем, непосредственно к моменту начала обучения кассы должны быть полностью настроены и протестированы.

Скорее всего, магазину потребуется отвести на обучение кассиров целый рабочий день.

4. Заключить договор с Оператором фискальных данных (ОФД), зарегистрировать онлайн-кассу в Налоговой службе.

Регистрацию ККТ можно провести как самостоятельно — через сайт ФНС, так и при содействии специалистов ОФД (вполне возможно, что при бесплатном — либо не увеличивающем стоимость пакета основных услуг Оператора). Указанные процедуры предполагают полную готовность онлайн-касс к работе и, в свою очередь, полную готовность кассиров к применению ККТ.

Процедуры по рассматриваемому этапу, как правило, длятся не дольше 1 рабочего дня.

Меркурий 115Ф

8 663 ₽ 7 875 ₽

Быстрый просмотр

Эвотор 7.2

30 276 ₽ 26 100 ₽

Быстрый просмотр

Выводы

Таким образом, расчетная длительность процедуры оснащения магазина онлайн-кассами — порядка 5-7 дней.

Но на практике она может значительно вырасти — как при сохранении непрерывности рассматриваемых этапов, так и при вынужденных паузах между ними (связанных, к примеру, с необходимостью ожидания поставок онлайн-касс из другого города, организационными проблемами — как вариант, с обучением сотрудников).

Оптимально, если реализация планового подхода будет начата за 1-2 месяца до истечения срока рассмотренных нами выше сроков перехода на применение контрольно-кассовой техники.

Накладки в работе могут быть самыми разными и их не всегда возможно предусмотреть даже в составе самого совершенного плана внедрения онлайн-касс.