Работники неавтоматизированных складов вынуждены проводить инвентаризацию товаров по бумажным описям. Это часто приводит к ошибкам в учете, пересортице, недостачам и другим проблемам для бизнеса. Кроме того, на период проверки приходится закрывать склад и ставить на паузу другие важные задачи, например, сбор заказов. Всех этих проблем поможет избежать терминал сбора данных. В статье мы расскажем, как правильно провести инвентаризацию на складе с помощью ТСД. Рассмотрим, какое ПО для этого понадобится и как быстро автоматизировать учет с нуля.
Что такое инвентаризация на складе
Начнем с определения инвентаризации склада — это пересчет фактических остатков и сравнение их количества с данными из учетной программы. Такая проверка позволяет:
- понять, какие товары и в каком количестве есть на складе;
- своевременно выявить излишки и недостачи;
- оценить состояние и качество товаров;
- определить причину недостачи, отследить воровство и т. д.
Пересчет товара по бумажным ведомостям может занять несколько дней. При автоматизации с ТСД для инвентаризации большого склада понадобится не более одной рабочей смены.
Оставьте заявку на сайте или позвоните нам, и в течение дня мы подберем выгодное решение под ваши задачи и бюджет. Вот один из примеров, как с помощью наших услуг и внедрения ТСД удалось ускорить складские процессы и повысить оборачиваемость на 30 %.
Причины проведения инвентаризации
Как часто пересчитывать товары на складе, решает руководитель. Если магазин маленький, и за прилавком стоит сам предприниматель, можно проводить инвентаризацию раз в две недели или месяц. В крупной торговой точке с высокой проходимостью проверки проводят ежедневно. Управляющий выбирает отдел или определенную товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках.
Некоторые ситуации, например, смена руководства или ликвидация предприятия, требуют обязательной проверки.
Виды инвентаризации на складе
Проверки ТМЦ классифицируются по разным признакам. По объему выделяют следующие виды инвентаризации:
- Полная ревизия склада — это пересчет всех ТМЦ компании.
- Частичная инвентаризация — это сличение остатков по отдельной товарной группе. Если выявлены недостачи или излишки, спектр проверки расширяется.
По методу проведения инвентаризации бывают:
- Сплошные — проверка всех товаров на складе или по конкретному месту хранения.
- Выборочные инвентаризации — это пересчет товаров, закрепленных за конкретным материальным лицом, например, при смене МОЛ или выявлении кражи.
Еще инвентаризации бывают плановыми и внеплановыми. В первом случае график проверок утверждает руководитель, во втором — пересчет проводят при необходимости, например, из-за порчи имущества или смены МОЛ.
Также бывают циклические инвентаризации на складе — это когда для каждой товарной группы устанавливается определенная частота проверок (например, один раз в неделю).
Инвентаризационная опись: что это такое
Опись или акт инвентаризации — это документ с перечнем товаров, которые нужно пересчитать. В специальных программах, например, в 1С, она формируется за пару секунд по готовому шаблону. Также можно создать документ вручную по утвержденной форме ИНВ-3.
Порядок и регламент проведения инвентаризации на складе
Порядок проверки на складе зависит от выбранной методики проведения инвентаризации, но образец регламента для своей компании можно составить на основании методических указаний из Приказа № 49 от 13.06.1995Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» Документом утверждены стандартные этапы проверки:
- Подготовка склада к инвентаризации, оформление приказа, распечатка описи, сбор комиссии.
- Проведение проверки и определение фактического количества ТМЦ.
- Заполнение ведомости.
- Анализ полученных цифр, сравнение их с учетными данными.
- Издание приказа об утверждении результатов инвентаризации (образец приведен на фото ниже).
Образец приказа об утверждении результатов инвентаризации
На завершающем этапе необходимо отразить результаты инвентаризации ТМЦ в бухучете с помощью специальных проводок. Пример: если виновник установлен, то недостачу можно провести следующим образом: Дт 73 Кт 94 (списание на материально ответственное лицо).
Автоматизация склада для инвентаризации: зачем нужен ТСД
На первый взгляд, инвентаризация ТМЦ на складе — это сложный процесс, который сопровождается оформлением кучи разных бумаг, требует много сил, внимания и времени. Но автоматизация учета с помощью ТСД позволяет максимально упростить и ускорить эту процедуру. Приведем вам еще 5 аргументов в пользу покупки терминала сбора данных и автоматизации склада:
- Не нужно переплачивать персоналу за срочные переработки — инвентаризацию можно выполнить в течение рабочей смены, не закрывая склад.
- С ТСД ручной ввод данных сокращается до минимума, а значит, снижается вероятность ошибок.
- В любой момент кладовщик может загрузить опись на ТСД и проверить количество товаров в подконтрольной ему зоне хранения, не мешая другим сотрудникам. Это можно сделать в межинвентаризационный период, например, если требуется срочно передать дела коллеге перед отпуском.
- Не нужно тратить время на ручной ввод данных в бухгалтерскую программу. Вся информация автоматически выгружается с ТСД.
- Электронные документы сохраняются в памяти терминала сбора данных. Можно быстро найти нужную ведомость и посмотреть, какой сотрудник с ней работал.
Если на вашем складе организована система адресного хранения, инвентаризацию с ТСД можно провести в течение пары часов. В этом случае на устройстве отображается не только список товаров, но и адреса ячеек, в которых они лежат.
Подготовка к инвентаризации: какое оборудование и ПО выбрать
Для автоматизации склада необходимо приобрести следующее оборудование:
- Принтер для печати этикеток. Для внедрения автоматизации нужно нанести на все товары наклейки со штрихкодами. Для их печати можно выбрать принтер с прямой термической или термотрансферной технологией.
- Терминал сбора данных. При покупке обращайте внимание на емкость батареи. При интенсивных нагрузках она должна быть не менее 5 200 мАч. Если вы работаете в помещениях без Wi-Fi, то ТСД должен поддерживать мобильный интернет.
Чтобы устройство смогло обмениваться данными с товароучетной программой, получать из нее задания и выгружать документы, на ТСД нужно установить специальный мобильный софт. В качестве такого ПО мы рекомендуем продукт от компании «Клеверенс» — «Mobile SMARTS: Склад 15». Софт автоматизирует все стандартные складские процессы: приемку, сбор заказов, инвентаризацию, отгрузку и т. д. В программе можно создавать упаковочные листы, редактировать этикетки, вести учет по ячейкам, коробам, палетам и серийным номерам. Подробнее об этом продукте мы рассказали здесь.
Как правильно и быстро провести инвентаризацию на складе с ТСД
Правила проведения инвентаризации на складе с ТСД предельно просты. Вам нужно просто сканировать штрихкоды, а ведомость будет заполняться автоматически. С описанным выше приложением от «Клеверенс» пересчет можно выполнять двумя способами: по заданию из 1С и по факту. Рассмотрим подробнее каждый вариант.
Алгоритм проведения инвентаризации на складе по заданию из 1С
Проверка по заданию выполняется следующим образом:
- Из товароучетной системы на ТСД выгружается документ со списком товаров, которые нужно проверить.
- Пользователь терминала заходит в приложение и в разделе «Инвентаризация» открывает нужную ведомость.
Документ инвентаризации в приложении «Склад 15»
- Поочередно сканирует штрихкоды с товаров, указанных в ведомости. Приложение автоматически заполняет количество в колонке «Факт». Если реальное значение сойдется с плановым, в этой графе будет стоять отметка ОК. Расхождения отмечаются красным шрифтом.
Окно сканирования
После обработки всех позиций нужно завершить операцию, закрыть документ и отправить его в товароучетную программу.
Завершение инвентаризации
Этапы проведения инвентаризации по факту
Этот способ подойдет для выборочных проверок, например, если кладовщику нужно пересчитать все товары в конкретной зоне хранения. Порядок действий следующий:
- Пользователь ТСД создает в приложении новый документ «Пересчет товаров».
Создание документа «Пересчет товаров»
- Открывает окно сканирования и поочередно считывает штрихкоды с товаров.
- На экране ТСД в колонке «Факт» отображается реальное количество продукции (при необходимости это значение можно ввести вручную).
По завершении процедуры документ выгружается в 1С. Бухгалтер сверяет плановые и фактические значения, недостачи или излишки отражает в учете с помощью акта списания или оприходования.
Таким образом, терминал сбора данных упрощает не только саму инвентаризацию, но и ведение бухгалтерского учета, минимизирует ошибки и помогает экономить время.
Хотите считать остатки на складе за минуты? Позвоните нам по номеру 8 (800) 500-25-91 и мы подберем для вас подходящую модель ТСД и мобильный софт. Подключим и настроим оборудование и ПО, интегрируем с учетной системой и научим ваших сотрудников, как правильно проводить инвентаризацию на складе.
а могу я выгрузить на терминал ведомость без плановых остатков? Чтобы этот столбец был пустой и сотрудник не смог подогнать количество?
Здравствуйте! Да, вы можете выгрузить из 1С на ТСД с установленным ПО «Склад 15» ведомость без плановых остатков. Для этого при настройке нового бизнес-процесса в 1С отключите выгрузку поля «КоличествоПлан» в табличной части (снимите галочку в соответствующей строке).
Или другой вариант. Для инвентаризационной ведомости предусмотрено специальное поле в шапке документа: DontDisplayExpectedQty, которое надо выгрузить с значением true.
Добрый! У меня вопрос по приложению для тсд. Заполненная ведомость с терминала напрямую выгружается в 1С? Как происходит интеграция?
Здравствуйте! Чтобы загрузить инвентаризационную ведомость из ПО «Склад 15» в 1С:
1. После того, как инвентаризация окончена, завершите документ. Это необходимо для того, чтобы можно было отправить его на сервер Mobile SMARTS. Незавершенный документ отправить нельзя.
2. После отправки на сервер документ загрузите в товароучетную программу для дальнейшей работы. Это можно выполнить автоматически по заранее настроенным правилам обмена документами или вручную.
При ручной загрузке:
— выберите в «Склад 15» документы и нажмите «Загрузить в 1С»;
— выберите тип документа 1С;
— отметьте нужную строку «Загрузить в новый документ» или «Загрузить в существующий документ».