Инвентаризация склада в одно касание, или 5 причин, зачем вам нужен ТСД

Работники неавтоматизированных складов вынуждены проводить инвентаризацию товаров по бумажным описям. Это часто приводит к ошибкам в учете, пересортице, недостачам и другим проблемам для бизнеса. Кроме того, на период проверки приходится закрывать склад и ставить на паузу другие важные задачи, например, сбор заказов. Всех этих проблем поможет избежать терминал сбора данных. В статье мы расскажем, как правильно провести инвентаризацию на складе с помощью ТСД. Рассмотрим, какое ПО для этого понадобится и как быстро автоматизировать учет с нуля.

Что такое инвентаризация на складе

Начнем с определения инвентаризации склада — это пересчет фактических остатков и сравнение их количества с данными из учетной программы. Такая проверка позволяет:

• понять, какие товары и в каком количестве есть на складе;
• своевременно выявить излишки и недостачи;
• оценить состояние и качество товаров;
• определить причину недостачи, отследить воровство и т. д.

Пересчет товара по бумажным ведомостям может занять несколько дней. При автоматизации с ТСД для инвентаризации большого склада понадобится не более одной рабочей смены.

Оставьте заявку на сайте или позвоните нам, и в течение дня мы подберем выгодное решение под ваши задачи и бюджет. Вот один из примеров, как с помощью наших услуг и внедрения ТСД удалось ускорить складские процессы и повысить оборачиваемость на 30 %.

Причины проведения инвентаризации

Как часто пересчитывать товары на складе, решает руководитель. Если магазин маленький, и за прилавком стоит сам предприниматель, можно проводить инвентаризацию раз в две недели или месяц. В крупной торговой точке с высокой проходимостью проверки проводят ежедневно. Управляющий выбирает отдел или определенную товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках.

Некоторые ситуации, например, смена руководства или ликвидация предприятия, требуют обязательной проверки.

Хит!

ТСД Urovo DT30

50 035 ₽ 43 890 ₽

Быстрый просмотр

Рекомендуем!

ТСД IData I3

29 030 ₽

Быстрый просмотр

для маркировки

ТСД АТОЛ Smart.Slim

25 700 ₽

Быстрый просмотр

Виды инвентаризации на складе

Проверки ТМЦ классифицируются по разным признакам. По объему выделяют следующие виды инвентаризации:

1. Полная ревизия склада — это пересчет всех ТМЦ компании.
2. Частичная инвентаризация — это сличение остатков по отдельной товарной группе. Если выявлены недостачи или излишки, спектр проверки расширяется.

По методу проведения инвентаризации бывают:

1. Сплошные — проверка всех товаров на складе или по конкретному месту хранения.
2. Выборочные инвентаризации — это пересчет товаров, закрепленных за конкретным материальным лицом, например, при смене МОЛ или выявлении кражи.

Еще инвентаризации бывают плановыми и внеплановыми. В первом случае график проверок утверждает руководитель, во втором — пересчет проводят при необходимости, например, из-за порчи имущества или смены МОЛ.

Также бывают циклические инвентаризации на складе — это когда для каждой товарной группы устанавливается определенная частота проверок (например, один раз в неделю).

Инвентаризационная опись: что это такое

Опись или акт инвентаризации — это документ с перечнем товаров, которые нужно пересчитать. В специальных программах, например, в 1С, она формируется за пару секунд по готовому шаблону. Также можно создать документ вручную по утвержденной форме ИНВ-3.

Порядок и регламент проведения инвентаризации на складе

Порядок проверки на складе зависит от выбранной методики проведения инвентаризации, но образец регламента для своей компании можно составить на основании методических указаний из Приказа № 49 от 13.06.1995Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» Документом утверждены стандартные этапы проверки:

1. Подготовка склада к инвентаризации, оформление приказа, распечатка описи, сбор комиссии.
2. Проведение проверки и определение фактического количества ТМЦ.
3. Заполнение ведомости.
4. Анализ полученных цифр, сравнение их с учетными данными.
5. Издание приказа об утверждении результатов инвентаризации (образец приведен на фото ниже).

Образец приказа об утверждении результатов инвентаризации

На завершающем этапе необходимо отразить результаты инвентаризации ТМЦ в бухучете с помощью специальных проводок. Пример: если виновник установлен, то недостачу можно провести следующим образом: Дт 73 Кт 94 (списание на материально ответственное лицо).

Автоматизация склада для инвентаризации: зачем нужен ТСД

На первый взгляд, инвентаризация ТМЦ на складе — это сложный процесс, который сопровождается оформлением кучи разных бумаг, требует много сил, внимания и времени. Но автоматизация учета с помощью ТСД позволяет максимально упростить и ускорить эту процедуру. Приведем вам еще 5 аргументов в пользу покупки терминала сбора данных и автоматизации склада:

1. Не нужно переплачивать персоналу за срочные переработки — инвентаризацию можно выполнить в течение рабочей смены, не закрывая склад.
2. С ТСД ручной ввод данных сокращается до минимума, а значит, снижается вероятность ошибок.
3. В любой момент кладовщик может загрузить опись на ТСД и проверить количество товаров в подконтрольной ему зоне хранения, не мешая другим сотрудникам. Это можно сделать в межинвентаризационный период, например, если требуется срочно передать дела коллеге перед отпуском.
4. Не нужно тратить время на ручной ввод данных в бухгалтерскую программу. Вся информация автоматически выгружается с ТСД.
5. Электронные документы сохраняются в памяти терминала сбора данных. Можно быстро найти нужную ведомость и посмотреть, какой сотрудник с ней работал.

Если на вашем складе организована система адресного хранения, инвентаризацию с ТСД можно провести в течение пары часов. В этом случае на устройстве отображается не только список товаров, но и адреса ячеек, в которых они лежат.

Подготовка к инвентаризации: какое оборудование и ПО выбрать

Для автоматизации склада необходимо приобрести следующее оборудование:

1. Принтер для печати этикеток. Для внедрения автоматизации нужно нанести на все товары наклейки со штрихкодами. Для их печати можно выбрать принтер с прямой термической или термотрансферной технологией.
2. Терминал сбора данных. При покупке обращайте внимание на емкость батареи. При интенсивных нагрузках она должна быть не менее 5 200 мАч. Если вы работаете в помещениях без Wi-Fi, то ТСД должен поддерживать мобильный интернет.

Чтобы устройство смогло обмениваться данными с товароучетной программой, получать из нее задания и выгружать документы, на ТСД нужно установить специальный мобильный софт. В качестве такого ПО мы рекомендуем продукт от компании «Клеверенс» — «Mobile SMARTS: Склад 15». Софт автоматизирует все стандартные складские процессы: приемку, сбор заказов, инвентаризацию, отгрузку и т. д. В программе можно создавать упаковочные листы, редактировать этикетки, вести учет по ячейкам, коробам, палетам и серийным номерам. Подробнее об этом продукте мы рассказали здесь.

1С:Управление торговлей 8

6 150 ₽ 4 100 ₽

Быстрый просмотр

Mobile SMARTS: Склад 15

3 450 ₽

Быстрый просмотр

Магазин 15

3 450 ₽

Быстрый просмотр

Как правильно и быстро провести инвентаризацию на складе с ТСД

Правила проведения инвентаризации на складе с ТСД предельно просты. Вам нужно просто сканировать штрихкоды, а ведомость будет заполняться автоматически. С описанным выше приложением от «Клеверенс» пересчет можно выполнять двумя способами: по заданию из 1С и по факту. Рассмотрим подробнее каждый вариант.

Алгоритм проведения инвентаризации на складе по заданию из 1С

Проверка по заданию выполняется следующим образом:

1. Из товароучетной системы на ТСД выгружается документ со списком товаров, которые нужно проверить.
2. Пользователь терминала заходит в приложение и в разделе «Инвентаризация» открывает нужную ведомость.
   

   Документ инвентаризации в приложении «Склад 15»

3. Поочередно сканирует штрихкоды с товаров, указанных в ведомости. Приложение автоматически заполняет количество в колонке «Факт». Если реальное значение сойдется с плановым, в этой графе будет стоять отметка ОК. Расхождения отмечаются красным шрифтом.
   

   Окно сканирования

После обработки всех позиций нужно завершить операцию, закрыть документ и отправить его в товароучетную программу.

Завершение инвентаризации

Этапы проведения инвентаризации по факту

Этот способ подойдет для выборочных проверок, например, если кладовщику нужно пересчитать все товары в конкретной зоне хранения. Порядок действий следующий:

1. Пользователь ТСД создает в приложении новый документ «Пересчет товаров».
   

   Создание документа «Пересчет товаров»

2. Открывает окно сканирования и поочередно считывает штрихкоды с товаров.
3. На экране ТСД в колонке «Факт» отображается реальное количество продукции (при необходимости это значение можно ввести вручную).

По завершении процедуры документ выгружается в 1С. Бухгалтер сверяет плановые и фактические значения, недостачи или излишки отражает в учете с помощью акта списания или оприходования.

Таким образом, терминал сбора данных упрощает не только саму инвентаризацию, но и ведение бухгалтерского учета, минимизирует ошибки и помогает экономить время.

Хотите считать остатки на складе за минуты? Позвоните нам по номеру 8 (800) 500-25-91 и мы подберем для вас подходящую модель ТСД и мобильный софт. Подключим и настроим оборудование и ПО, интегрируем с учетной системой и научим ваших сотрудников, как правильно проводить инвентаризацию на складе.