Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Пополняем ассортимент магазина грамотно: к чему приводят «интуитивные заказы»

Хаотичные (или интуитивные) закупки — распространенная проблема малого и среднего бизнеса в ретейле. Если в управлении ассортиментом нет никакой стратегии, складские запасы приходится пополнять «на глаз». Это неизбежно приводит к дефициту, переизбытку и залежалости неликвидных товаров. Перечисленные проблемы можно решить с помощью прогнозирования спроса, анализа продаж, расчета оборачиваемости и других инструментов управления закупками. Для предпринимателей такие методы кажутся слишком сложными и затратными. На самом деле это не так. Есть программы, которые выполняют эти операции автоматически и сами формируют заказ поставщику. Рассказываем, как правильно пополнять ассортимент и какие программные средства для этого использовать.

Подберем конфигурацию «1С» для управления ассортиментом в магазине!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    К чему приводят «хаотичные» закупки

    Независимо от ассортимента, выделяют три ключевые проблемы бессистемного пополнения запасов: дефицит, переизбыток (профицит) и неликвидность. При неправильном планировании закупок эти проблемы могут возникать одновременно.

    Дефицит

    Речь идет в первую очередь о ходовых товарах. Если спрос превышает предложение, торговая организация теряет прибыль. Растет число недовольных клиентов и портится репутация.

    Пример. Ежедневно магазин реализует в среднем по 50 банок сметаны стоимостью 60 рублей. Сотрудник отдела закупок неправильно рассчитал объем заказа поставщику. Сметана закончилась раньше даты новой поставки — образовался дефицит. За каждый день отсутствия этого продукта на полках магазин теряет по 3 000 рублей в день. И это только по одному товару.

    Избыток (профицит)

    Профицит возникает, если продавец закажет слишком большую партию продукции, но спрос окажется ниже, чем сотрудник планировал. В итоге часть товаров залеживается на полках. Потраченные деньги «застревают» на складах. Кроме того, возникают дополнительные затраты на хранение невостребованной продукции.

    Пример. Есть два магазина формата «у дома» примерно с одинаковой проходимостью. Первый закупил партию из 5 тысяч банок рыбных консервов по 70 рублей каждая (стоимость закупки — 350 тыс. руб.). Средний спрос на эту продукцию составляет 30 банок в день. При такой среднесуточной норме, консервов хватит на 5,5 месяца. Если реализовывать их по 120 рублей, прибыль (выручка за минусом расходов на закупку) составит 250 тыс. руб. (за весь период) или 45,5 тыс. руб. (в месяц).

    Второй магазин закупил 4 000 банок консервов по той же закупочной цене на сумму 280 тыс. руб., а 70 тысяч вложил в продвижение товара. Благодаря рекламе среднесуточный спрос увеличился до 35 банок. Товар удалось распродать за 3,8 месяца по цене 120 рублей за единицу. Полученная прибыль — 198 000 р. Это меньше, чем у первого магазина, зато удалось быстрее распродать весь товар и вырученные средства вложить в закупку новой партии. Оптимальный размер заказа позволил увеличить среднемесячную прибыль на 52 тыс. руб. (198 тыс/3,8 месяца). Кроме того, удалось высвободить 70 тыс. руб. на развитие бизнеса.

    Неликвидность

    С этой проблемой сталкивается фуд-ретейл. Из-за неправильного планирования закупок часть продуктов выходит на просрочку (или срок хранения уже приближается к критической отметке). Магазин терпит убытки, так как вложенные деньги уже никак не вернуть.

    Пример. Торговой точкой было закуплено 12 тысяч банок консервированного горошка по 40 рублей за каждую. Средний объем продаж — 6 банок в день. На реализацию партии уйдет более 5,5 лет. Срок хранения горошка составляет 4 года. Это значит, что через 4 года останется примерно 3 300 просроченных банок, на которые сегодня потрачено 132 000 р. Сократив объем партии, владелец магазина мог бы потратить эти деньги на текущие нужды бизнеса, например, на обновление оборудования или рекламу.

    Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен.Получай первым горячие новости и лайфхаки!

    Анализируем ассортимент

    У каждого магазина есть базовый ассортимент с постоянным спросом, на который приходится основная доля продаж. Руководство торговой точки должно следить, чтобы эти товары всегда были на полках. «Интуитивные закупки» часто приводят к тому, что второстепенные товары заказываются в избытке, а на критически важные — не хватает средств.

    Для классификации товаров используются аналитические инструменты — ABC и XYZ. Расчет можно выполнить вручную, но это трудозатратная процедура. Гораздо проще сделать это в «1С» — оба инструмента доступны почти в каждой конфигурации.

    ABC-анализ

    Этот метод основан на законе Парето (20/80). Цель — определить ключевые товары, на которые приходится основная часть дохода. О запасе этих позиций следует озаботиться в первую очередь. В результате анализа исследуемые группы товаров классифицируются на три группы:

    1. А — наиболее ценные, составляют 20 % ассортимента и приносят 80 % от общего дохода.
    2. В — промежуточные (малоценные) продукты (15 % от ассортимента дают 30 % от всей выручки).
    3. С — невостребованные (50 % от ассортимента — 5 % от объема продаж).

    Для АВС-анализа нужны следующие показатели: общая прибыль и объем прибыли на каждую исследуемую позицию. Необходимо рассчитать долю товара в общей прибыли и ранжировать позиции по убыванию. Полученные результаты позволяют предприятию сфокусировать ресурсы на самых прибыльных продуктах.

    • 1СРозница 8

      13 отзывов

      1С:Розница 8

      3 300
      Добавить в избранное
      ЗаказатьПодробнее
      Есть в наличии
    • Онлайн-касса МТС

      6 отзывов

      Онлайн-касса МТС

      2 390
      Добавить в избранное
      ЗаказатьПодробнее
      Есть в наличии
    • Приложение для смарт-терминала Эвотор "МойСклад"

      Приложение для смарт-терминала Эвотор «МойСклад»

      750
      Добавить в избранное
      ЗаказатьПодробнее
      Есть в наличии

    XYZ-анализ

    Для получения объективной картины рекомендуем использовать АВС в комплексе с XYZ-анализом. Первый определяет товары, приносящие самый большой вклад в прибыль компании, а второй — продукцию с самыми стабильными продажами:

    • X — наиболее устойчивый объем продаж за весь период анализа (точность прогноза — от 90 %);
    • Y — прогнозируемый, но изменчивый объем продаж (точность прогнозирования спроса — от 75 %);
    • Z — товары со случайным спросом.

    Для исследования необходимо взять несколько равных периодов (недель, месяцев, кварталов и т. д.) и объемы продаж для каждого анализируемого товара. Для оценки стабильности спроса нужно рассчитать коэффициент вариации — чем он ниже, тем стабильнее продажи. Наиболее ценные для магазина товары — те, которые попали в группы «А» и «Х» одновременно.

    После выявления значимых и менее ценных позиций необходимо для каждой рассчитать оптимальный объем запасов и выбрать методы их пополнения. Но для начала важно определиться, какие инструменты для этого использовать.

    Инструменты для управления запасами и закупками

    Правильное планирование закупок строится на выявлении потребности в товарах. Мелкие торговые точки зачастую делают это интуитивно, «вслепую». Если потребность оценили слишком высоко, возникает переизбыток запасов, если слишком низко — неудовлетворение покупательских запросов. Чтобы найти «золотую середину», необходимо систематизировать процесс закупок. В первую очередь, следует определиться — как вы будете вести учет товарных остатков, управлять ассортиментом и планировать новые закупки. Это можно делать вручную или с использованием специальных программ.

    Первый способ. Мелкие розничные точки продолжают вести учет в тетрадках. Они планируют закупки каждого товара в соответствии с объемами их продаж за прошлые периоды. Даже при небольшом ассортименте этот способ нельзя назвать эффективным — он не дает полной картины о приоритетных товарах, их оборачиваемости и рентабельности. Несмотря на это, учет «на коленке» ведет не только микророзница, но и некоторые магазины с большим объемом продаж.

    Второй способ — таблицы в Excel. Они позволяют проводить сложные расчеты и обрабатывать большие массивы данных, но есть недостатки:

    • перед началом работы придется самостоятельно написать функции для учетных операций;
    • не получится выгружать данные из «1С» или другой «товароучетки» — нужно вводить их вручную;
    • не все процессы подлежат автоматизации в Excel.

    Для начальной автоматизации можно обойтись электронными таблицами, но при расширении ассортимента рано или поздно придется переходить на специализированные программы.

    Третий способ — автоматизация в «1С» и других товароучетных системах. Почти в каждой конфигурации ПО есть модуль для управления закупками. Возможности зависят от версии, например, в «1С: Розница» реализована типовая система закупок, в «1С: Управление торговлей» — расширенный набор функций. Главный недостаток — сложность в освоении. Для настройки софта требуются услуги программистов. Кроме того, в базовых версиях «товароучеток» нет инструментов для решения индивидуальных задач, например, сезонных коэффициентов для прогнозирования спроса.

    Четвертый способ — самописный софт. Это дорогое решение, но при этом самое эффективное. Используется, в основном, в крупных розничных сетях, где нужно централизованное управление закупками для всех точек продаж. В самописном ПО закладываются специализированные функции с учетом потребностей конкретного бизнеса, но на создание, внедрение и устранение ошибок софта потребуется много времени и денег.

    Автоматизация товароучета «под ключ». Консультации 24/7!
    Оставьте заявку и получите консультацию.

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Выбираем метод управления запасами

      Автоматизированное планирование закупок — предпочтительный вариант для любого магазина. Он требует затрат на внедрение, но быстро окупает себя. Ниже мы рассмотрим основные методы управления закупками, которые реализованы в программе «1С».

      Вместо «интуитивных» заказов, которые приведут к излишкам или дефициту, пользователь получает готовую программу, позволяющую мгновенно рассчитать оптимальный объем запасов и покажет, какое количество товаров нужно заказать. При этом вы можете сами выбрать в настройках метод пополнения запасов с учетом специфики своего магазина.

      Метод фиксированного объема заказа

      Этот способ применим для предельно важных ассортиментных групп — они всегда должны присутствовать на складе в достаточном количестве. Заявку на новую партию необходимо отправлять поставщику, когда запас падает до определенного уровня (если вы используете «1С», этот параметр задается в программе). При этом неважно, сколько времени прошло с даты последней поставки — товары могут закончиться в любой момент (в зависимости от интенсивности спроса).

      Если учет ведется вручную или в Excel, неснижаемый остаток придется отслеживать самостоятельно. В «1С» все происходит автоматически — «товароучетка» сама выявит потребность в очередной закупке.

      Метод фиксированной периодичности

      Эта модель рекомендована для второстепенных товаров, которые отличаются непостоянным спросом и имеют незначительную долю в общем объеме продаж. Заказы на поставку такой продукции осуществляются через одинаковые промежутки, заданные в программе. Нет необходимости постоянно отслеживать остатки. Достаточно раз в период проверить их и пополнить запас (это легко сделать даже без товароучетной программы).

      Комбинированный метод (Min-Max)

      Для каждого продукта задается минимальный и максимальный остаток. Запасы проверяют с определенной периодичностью, например, раз в две недели. Если остатки упали до критического значения (или ниже), запрашивается очередная поставка в объеме, достаточном для максимального целевого уровня. Этот вариант чаще всего используется в магазинах у дома с небольшим ассортиментом.

      • абонентское обслуживание 1с

        2 отзыва

        Абонентское обслуживание 1С

        2 000
        Добавить в избранное
        ЗаказатьПодробнее
        Есть в наличии
      • настройка базы 1с_1

        Настройка базы 1С

        2 500
        Добавить в избранное
        ЗаказатьПодробнее
        Есть в наличии
      • Техническое сопровождение

        9 отзывов

        Техническое сопровождение

        6 000
        Добавить в избранное
        ЗаказатьПодробнее
        Есть в наличии

      Определяем минимальный товарный запас

      Выше мы рассмотрели три принципа пополнения товарных запасов. В рамках одного магазина можно использовать их все одновременно. Осталось понять, как определить минимальный остаток. Он всегда должен быть на складе, чтобы в полном объеме удовлетворить покупательский спрос и не потерять клиентов. По самой упрощенной схеме он считается по формуле:

      Прогноз дневного спроса × реакция от поставщика

      Пример. Вы планируете продавать в магазине в среднем по 30 пакетов молока в день, а время доставки новой партии от поставщика — 3 дня. Запас продукции должен быть 90 пакетов (30 × 3). Этот расчет приблизительный, а чтобы получить более точную информацию, необходимо учесть показатель оборачиваемости — скорость, с которой товар попадает со склада в руки покупателя.

      Также важно знать, что товарный запас включает в себя:

      • рабочий запас — для обеспечения плана;
      • страховой запас (СЗ) — на случай, если спрос превысит предложение, поставщик задержит партию и т. д.

      Для расчета СЗ обычно используется следующая формула:

      Средний объем продаж в день × Средний срок поставки × (% — Вероятность увеличения продаж + % — Вероятность задержки поставки)

      Проценты вероятности можно рассчитать на основании накопленной статистики колебаний продаж и нарушений сроков доставки. Например, если поставщик надежный и всегда доставлял товар вовремя, вероятность задержки можно поставить минимальную — 2–3 %.

      Оптимальный товарный запас складывается из СЗ и прогнозируемого спроса на предстоящий период (неделю, месяц и т. д.). Расчет можно выполнить в Excel с помощью алгоритма Хольта-Винтерса, который учитывает не только основную тенденцию продаж, но и периодические колебания (сезонность) спроса. Но это довольно трудоемкий процесс.

      Вместо Excel рекомендуем использовать программу «1С» (например, «Управление торговлей»). «Товароучетка» самостоятельно рассчитает запас:

      • по норме — задается СЗ и дневная норма потребления;
      • по статистике — используются данные из базы «1С» (история продаж, списаний и др.).

      В «товароучетке» можно выбрать опцию поддержания запаса или формирования заказов по потребностям. В первом случае программа сама отследит, когда нужно пополнить запасы, а во втором — пользователю нужно это делать вручную и самостоятельно отправлять заявку поставщику.

      Какие программы использовать для управления ассортиментом

      Управление запасами и планирование закупок — сложные и трудозатратные процессы, но только в том случае, если они не автоматизированы. На рынке уже давно есть множество программных решений, призванных избавить нас от ведения громоздких таблиц в Excel и необходимости разбираться в сложных формулах. Программа самостоятельно проанализирует продажи, выявит ходовые товары и рассчитает целевой запас. Рассмотрим несколько таких решений.

      «1С: Розница»

      Программа «умеет» анализировать потребности покупателей и автоматически формировать заказы поставщикам. Функции для изучения спроса доступны в разделе «Анализ продаж и формирование заказов». Здесь можно выбрать поставщика и номенклатуру, для которой нужно пополнение запасов, задать желаемую дату поставки с учетом остатков.

      Программа самостоятельно рассчитывает потребность в товарах на основании исследований эффективности продаж за прошлые периоды. При необходимости пользователь может отсортировать заказы по сумме, а продукцию — по степени ценности.

      В программе реализованы инструменты для учета движения на складах. За счет гибкой системы перемещения можно легко перераспределить запасы между магазинами. Эта функция актуальна для розничных сетей.

      Кроме управления закупками и запасами, в «1С: Рознице» есть рабочее место кассира (для автоматизации расчетов с покупателями), модули ценообразования, управления персоналом, начисления зарплаты, складского учета и аналитической отчетности.

      Приложение «Мой Склад»

      Для управления ассортиментом необязательно покупать коробочную «товароучетку». На рынке есть специальные облачные решения для малого бизнеса, которые можно внедрить за 5 минут. К числу таких программ относится «МойСклад». Ее не нужно устанавливать на ПК и покупать лицензию — достаточно оплатить ежемесячную подписку и получить доступ к веб-сервису.

      Учетные операции осуществляются в личном кабинете — им можно пользоваться на ПК и смартфонах в любой точке, где есть интернет. Программа по умолчанию совместима со смарт-терминалами Эвотор. Чтобы начать работу, необходимо зарегистрировать кассу в ЛК. Никаких дополнительных настроек не требуется.

      Все данные о продажах автоматически попадают в базу, на основании этих цифр и данных из первичной документации программа определяет складской остаток и потребность в следующей закупке.

      Управление заказами доступно на странице «Закупки». Интерфейс максимально прост даже для начинающих пользователей. Все данные поделены на графы:

      • название товара, артикул, единица измерения;
      • история продаж: количество, сумма, себестоимость, прибыль, рентабельность;
      • текущий остаток;
      • прогноз (запас и оптимальный объем для заказа).

      Пользователь может отправлять заявку поставщику на основании значения «Заказать» или самостоятельно вводить данные.

      Онлайн-касса МТС

      Производители смарт-терминалов поставляют оборудование уже с предустановленным софтом. Также они предоставляют доступ к фирменному сервису, в котором можно вести полноценный товароучет (экономя на покупке отдельной программы). Это решение идеально подойдет для небольших розничных магазинов. Онлайн-кассу МТС тоже можно подключить к облачному сервису. По части управления ассортиментом программа позволяет:

      • отследить остатки на складе и в торговом зале;
      • просмотреть отчеты по маржинальным и неликвидным товарам (в Excel на это потребуется несколько часов, а в облачной программе — пара минут);
      • рассчитать минимальный объем запасов по каждой единице;
      • просмотреть закупочные и отпускные цены за любой период и т. д.

      Набор функций зависит от тарифа. При необходимости можно перейти на расширенную подписку, доплатив разницу в цене.

      Описанные выше программы помогают систематизировать процессы закупок: поддерживать запасы в нужном количестве, устранять излишки и сокращать расходы на хранение неликвида. Затраты на внедрение этих программ в разы ниже, чем те потери, которые несет магазин из-за «хаотичных» закупок.

      Индивидуальные проекты по автоматизации складского учета. Консультации 24/7!
      Оставьте заявку и получите консультацию.

        Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

        Оцените, насколько полезна была информация в статье?

        Наш каталог продукции

        У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
        кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

        Посмотреть весь каталог

        Добавить комментарий

        вверх
        Подпишитесь на рассылку

        Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
        Каждый месяц честный обзор нового кассового
        оборудования и программного обеспечения.

        Есть вопросы?

        Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
        Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
        оборудование, решим технические сложности.

        Задать вопрос

          Хотите избежать штрафов по маркировке?

          Получите решение «под ключ»
          от наших экспертов!

          Отправляя форму вы принимаете условия
          обработки персональных данных.

            Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

            Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.