Работа с кассовым терминалом в магазине и ресторане: подключение и эксплуатация

Каждая точка продажи, независимо от проходимости и размера, должна быть оснащена современным оборудованием. Как правильно выбрать и подключить кассовый терминал для магазина, как он работает и обслуживается, чем отличается от обычной ККМ, нужен ли кассовый чек при оплате через терминал? Ответы на эти вопросы вы получите после ознакомления с материалами статьи.

Устройство кассового терминала, особенности работы и преимущества

В настоящее время во многих магазинах, в кафе и в ресторанах, для расчёта с посетителями применяются моноблочные POS-терминалы, включающие в себя встроенный системный блок, сенсорный экран, считыватель магнитных карт и принтер чеков.

Рассмотрим устройство кассового терминала, его функционал и принцип работы на примере моноблока Атол Sigma 10.

С помощью Атол Sigma 10 сотрудник торговой точки получает возможность оформлять сделку и печатать кассовые чеки установленного образца.

При поставке в комплект входят блок питания, рулон чековой ленты, гарантийный талон и паспорт ККТ с номером кассового терминала, а также полный набор ПО, которое можно затем использовать в процессе торговли при учёте продукции и работе с базами данных. Фискальный накопитель, если он не был приобретён ранее отдельно, может быть поставлен одновременно с кассой.

Внешний вид

Корпус чёрного цвета позволяет терминалу достойно выглядеть в помещении с любым дизайном. IPS-экран с диагональю 10 дюймов устойчив к механическим воздействиям, нормализует нагрузку на зрение оператора. Высокочувствительный сенсор быстро реагирует на прикосновение.

Элементами управления этого вида ККТ является кнопка включения питания и клавиша громкости. В нижней части расположены панель интерфейсов и углубление для ФН. Благодаря шарнирному креплению, можно задавать нужный угол наклона и расположение дисплея.

Корпус устройства изготовлен из пластика, устойчивого к механическому воздействию, сохраняющего свой цвет в течение длительного времени.

Интерфейс

Панель моноблока не позволяет проводам ломаться и перегибаться. В ней есть порты для четырёх USB-разъёмов для присоединения электронных весов, дисплея покупателя, сканера всех видов штрихкодов (QR и DataMatrix) и банковского платёжного терминала. При помощи порта RJ-12 подключается ящик для хранения денег.

Все порты могут работать одновременно. Устройство кассового терминала позволяет подключать периферию через установленный в корпусе Bluetooth-модуль. Выход в сеть —  Wi-Fi, 2G и 3G-модули или посредством Ethernet-порта.

Особенности работы кассового терминала для магазина

Благодаря компактным габаритам, Атол Sigma 10 можно установить в любом помещении. С учётом простого интерфейса, обучение пользователя займёт минимум времени. Настройка всех параметров отличается простотой, что позволяет продавцу-кассиру в любое время получить справочные данные, нажав соответствующую клавишу меню.

На рабочем месте устанавливается кассовый терминал с экраном для продавца. К нему подключается меньший по размерам дисплей, на котором покупатели видят наименование товара, стоимость покупки или оказанной услуги.

К каждому товару, на который нанесён соответствующий QR или DataMatrix-штрихкод, продавец подносит сканер, подключенный к системному блоку, после чего наименование и стоимость отображаются на мониторе.

При помощи системного ПО все покупки суммируются, и идёт команда на подключенный принтер, печатающий фискальный чек. Этот обязательный подтверждающий документ должен выдавать каждый продавец, принимающий платёж у потребителя. Чек должен содержать установленную ФНС обязательную информацию. Распечатка выдаётся покупателю, а информация о совершённой сделке сохраняется в ФН, откуда автоматически поступает к оператору фискальных данных, с которым заранее заключен договор. После её анализа ОФД направляет данные в ФНС.

Весовой товар взвешивается на специальных электронных весах, затем информация поступает в системный блок и отражается в чеке, напротив наименования. Принятые от покупателя наличные деньги хранятся в денежном ящике, который тоже подключен к системному блоку. Ящики для хранения денежных средств могут иметь разные размеры, разное количество ячеек, отличаться по конфигурации и материалу изготовления.

-43% на услуги

Litebox 5

17 600 ₽

Быстрый просмотр

Преимущества моноблочного кассового терминала

Благодаря этому устройству деятельность  кассира становится быстрее и легче. Работа с кассовым терминалом в магазине обеспечивает следующие возможности:

• полностью автоматизировать проводимые операции, контролировать их процесс при помощи удобного сенсорного экрана, не допуская при этом ошибок, а также осуществлять раздельную или совместную оплату счетов;
• легко и быстро добавить любой товар в чек, используя поиск по первым буквам наименования продукта или путём сканирования штрихкода;
• вносить в базу кассы любое количество товарных позиций;
• оформлять возврат, отложенный чек, принимать смешанную оплату;
• автоматически считывать процент скидки или выдаваемую сдачу, а также работать с бонусными программами;
• работать в офлайн-режиме без доступа в интернет, в результате чего выданные чеки сохраняются в памяти, а после восстановления связи автоматически перенаправляются ОФД;
• подключить любую товароучётную программу, благодаря которой автоматизируется ведение документов, складской учёт, аналитика, отпуск маркированной продукции;
• продавать крепкий алкоголь с учётом генерации QR-кода и приобретения соответствующего оборудования.

Этот список может быть расширен. К примеру, при использовании в ресторанах, после установки специальной программы, можно бронировать места или управлять распределением и обслуживанием столов.

Вам будет интересно: POS-терминалы для кафе и вендинга: обзор лучших бюджетных моделей

Подключение платёжного терминала к кассовому аппарату

Для безналичного расчёта используются платёжные терминалы, подключаемые к ККМ. Они бывают стационарными, портативными или виртуальными (для оплаты интернет-покупок). Их приобретение, подключение и использование требует отдельного рассмотрения.

Сегодня очень трудно найти торговую точку, в которой отсутствует модуль для безналичных платежей, поскольку такой расчёт удобен для большинства потребителей.

Однако статья 16.1 № 112-ФЗ О ЗПП позволяет отдельным предпринимателям не подключать такое устройство. Это могут быть объекты торговли, находящиеся в отдаленных и труднодоступных местностях, где нет интернета, или же те торговые точки, выручка которых за предыдущий календарный год меньше пяти миллионов рублей. При невыполнении этих требований предусмотрен административный штраф. Все эквайринговые аппараты отличаются своими правилами установки, подключения и эксплуатации.

Производители предлагают различные модификации платёжных кассовых терминалов для ИП:

• портативный, имеющий чекопечатающее устройство, требующий распечатки одного чека на самом аппарате, а второго — на ККМ;
• интегрированный, подключаемый к кассе — без печати чека не предназначен для автономной работы (получил название PIN-Pad);
• мобильный, работающий с ККМ, в которых имеется Bluetooth-модуль.

Выбор зависит от требований предпринимателя. При интенсивном клиентопотоке, лучше приобрести полноценный стационарный эквайринговый аппарат с PIN-Pad и комбинированными интернет-каналами. Тогда при отсутствии проводного интернета, для безналичной оплаты можно воспользоваться GPRS-сигналом.

Для супермаркета лучше всего подойдут такие модели эквайринговых модулей, как Ingenico iWL 220 или 250, которые подключаются к компьютерному блоку при помощи провода или через Bluetooth-канал. Они без проблем интегрируются в систему, распечатывают чеки, обеспечивают быстрое и качественное обслуживание покупателей. При этом стоит учесть, что подключить платежные терминалы или один терминал вместо кассового аппарата ни для ИП, ни для организации  недопустимо. Аппарат для эквайринга не выдает кассовый чек, а списывает средства с расчетного счета покупателя. Чековый принтер кассы, в свою очередь, формирует фискальный документ установленного образца, распечатывает его и отправляет все данные о проведенной операции в ФНС.

Это относится, в том числе, и ко всем расчётам ООО и ИП с клиентами в интернете при помощи электронных платёжных средств. Продавая товары или оказывая любые виды услуг через интернет-магазины, нужно обязательно использовать ККТ.

Для установки платёжного терминала необходимо обратиться в банковское учреждение, предоставляющее такие услуги. Для этого нужно написать заявление, заполнить анкету и представить соответствующие уставные документы с реквизитами ИП или компании. Как только заявление будет рассмотрено, между сторонами заключается договор на подключение и обслуживание.

Обратите внимание! Независимо от того, было ли эквайринговое оборудование приобретено за полную стоимость или взято в аренду, настройку, тестирование, подключение и дальнейшее обслуживание проводит компания-эквайер. Перед вводом устройства в эксплуатацию сотрудники предприятия проходят инструктаж и обучение.

Выбор кассового терминала для магазина и ресторана (ИП и ООО)

При выборе кассы для магазина, необходимо придерживаться нескольких критериев. Основной из них — надёжность каждого компонента. Если выбирать самую дешёвую комплектацию, то оборудование будет чаще ломаться, что приведет к простоям в работе и, соответственно, к уменьшению прибыли.

Для продуктового магазина

Остановить свой выбор следует на функциональной и удобной онлайн-кассе, которая позволит без создания очередей обслуживать большой поток покупателей. Для эффективной работы к моноблоку подключают необходимое периферийное оборудование. К рекомендуемым относится модель LiteBox 7 с дисплеем на 7 дюймов, работающая в системе ЕГАИС, к которой подключается нужное торговое оборудование.

Для цветочной лавки

Для небольшого цветочного бутика необходимо выбирать компактную мобильную ККМ, способную работать при помощи беспроводной интернет-связи и долгое время не подзаряжаться. Подойдут недорогие мобильные модели онлайн-ККМ LiteBox 5 или 7, которые используют в том числе и при доставке товара на дом или в офисы.

Для магазина стройматериалов

Лучше всего, чтобы ККТ поддерживала наличный и безналичный вариант оплаты и несколько способов выхода в интернет. Выбрать в этом случае можно такую модель, как LiteBox 5, способную функционировать автономно и с возможностью подключения внешнего POS-терминала. Пригодится беспроводной сканер для считывания кодов с крупногабаритных упаковок.

Для алкомаркета или торговой точки продажи разливного пива

Выбирать ККТ для продажи любого вида алкогольной продукции необходимо с учётом соблюдения требований законодательства. Поэтому надо убедиться, что аппарат подойдёт для работы в системе ЕГАИС и будет оснащён соответствующей товароучётной программой. Одним из удачных решений станет модель LiteBox 7, к которой легко и быстро подключается любое периферийное оборудование. Этот аппарат позволит полностью автоматизировать приём, списание, выравнивание остатков и учёт алкогольной продукции.

Кассовый терминал для ресторана

Контрольно-кассовую технику, с которой работают официант или администратор, устанавливают как в отдельном помещении, так и в самом зале, недалеко от обслуживаемых столиков. Сканеры штрихкодов в ресторанах не используются. Касса должна работать с высокой скоростью, чтобы не допускать задержки в обслуживании посетителей.

В ресторанах продают алкоголь, поэтому используемая там ККТ должна быть совместима с ЕГАИС. Владельцам заведений общественного питания нужно позаботиться о том, чтобы установленное оборудование было надёжно защищено от попадания влаги и пыли.

Благодаря интеграции с системами автоматизации R-Keeper или iiko, возможен расчёт с клиентами непосредственно возле столиков.

Для таких целей будет оптимален кассовый терминал для ресторана — LiteBox 5, работающий от аккумулятора, с подключением эквайринга.

Еще одна наша статья: Обзор POS-терминалов для ИП и ООО: модели, характеристики, ПО

Аренда и обслуживание кассовых аппаратов и терминалов

Если бизнес предпринимателя связан с продажами товаров через интернет-магазины и пункты самовывоза, вместо приобретения лучше арендовать ККТ. В этом случае арендодатель несёт ответственность не только за доставку и исправное состояние, но и за установку ККМ в торговой точке. Предпринимателю необходимо приобрести и зарегистрировать в налоговом органе фискальный накопитель, и ежемесячно оплачивать аренду в размере от 2 тысяч рублей.

Если же продажи ведутся исключительно через интернет, то сайт онлайн-магазина можно без проблем интегрировать с виртуальной ККТ. В этом случае собственнику онлайн-ККМ не нужно заботиться о ремонте, о внезапном отключении электричества и интернет-соединения. За всё будет отвечать арендодатель. В данном случае арендовать ККТ дешевле, чем покупать.

Взять в аренду платёжный POS-модуль тоже просто. Для этого нужно, как и при покупке, подать в онлайн или офлайн-режиме заявление в банк, предоставить паспорт, свидетельство о госрегистрации ИП или ООО, а также ИНН. После получения согласия заключается письменный договор с эквайером. В назначенное время сотрудники финансового учреждения устанавливают оборудование на каждом объекте и проводят инструктаж пользователей. После этого деньги от покупателей приходят на расчётный счёт арендатора в оговоренный контрактом срок

Аренда терминалов и кассовых аппаратов выгодна для начинающих ИП, у которых нет денег для приобретения собственной кассы. Перед заключением договора найма получите консультацию специалиста банковских учреждений, предоставляющих оборудование в пользование.

Обслуживание кассовых терминалов

После установки ККМ и постановки на учёт в налоговом органе стоит позаботиться о регулярном и аварийном техническом обслуживании. ЦТО предлагают индивидуальные пакеты техподдержки, регламентные и ремонтные работы. Консультацию по эксплуатации программного обеспечения можно получить по телефонам «горячих линий» кассовых сервисов для работы терминалов или круглосуточно через онлайн-связь. Если бизнес предполагает наличие нескольких ККМ (более 10), стоит задуматься о том, чтобы принять в штат специального техника.

Резюме

Особенности выбора зависят не только от размера торговой точки, но и от нескольких важных критериев, о которых обязаны знать собственники бизнеса. После установки и подключения, предприниматели обязательно регистрируют в налоговом органе ККТ и входящие в их состав фискальные накопители, а после этого получают подтверждающие документы. Техническое обслуживание кассовых терминалов и изменение настроек впоследствии необходимо доверить сотрудникам сервисных центров.