Возможности системы электронного документооборота

Счета, контракты, должностные инструкции, «первичка» — неотъемлемая составляющая работы маленьких, средних и больших компаний. Делопроизводство занимает много времени, сил и требует от сотрудников внимательности. Уйти от рутинной обработки бумажных документов, исключить действие человеческого фактора и легко контролировать бизнес-процессы позволяет система электронного документооборота (СЭД). Мы объясним, что нужно для ее внедрения. Также в статье расскажем о возможностях, видах, преимуществах и недостатках системы электронного документооборота.

СЭД: что это и для чего нужна

Начнем с определений понятий. Электронный документ (ЭД) — это аналог бумажного, созданный при помощи программного обеспечения и подписанный цифровой подписью. ЭД делят на 2 группы:

• неформализованные — документы в форматах .pdf, .doc, .xlsx, структура которых не подлежит жесткому государственному контролю;
• формализованные — бланки установленной формы с расширением .xml, например, накладные или акты приемки, создаваемые по регламенту Налоговой службы РФ.

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами между организациями, отделами компании или между предприятием и федеральными контролирующими органами (ФНС, Росстатом и другими).

Для организации ЭДО юрлицо или предприниматель заключает договор с оператором — структурой, которая обладает достаточными техническими и юридическими возможностями для хранения, создания и передачи юридически значимых форм «первички» с использованием цифровой подписи.

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальный софт или сервис, при помощи которого и происходит обмен цифровыми формами. Эти программы упрощают и структурируют документооборот, выполняют такие функции:

• создание документов по готовым шаблонам;
• импорт цифровых форм из почты или файлов, хранящихся на компьютере;
• создание электронных документов по скан-копиям;
• регистрация входящих и исходящих ЭД;
• контроль за состоянием форм: «исполнено», «в обработке» и так далее;
• хранение и распределение по группам или справочникам;
• архивация устаревшей документации;
• связь с бумажным документооборотом;
• защита информации;
• обмен между разными операторами ЭДО;
• отправка отчетов;
• сверка сведений о взаиморасчетах с контрагентами — большинство систем способно автоматически создавать акты и выдавать пользователю отчет о расхождениях.

Электронный документооборот: виды систем

По возможностям и решаемым задачам современные системы работы с электронными документами делятся на виды (условно):

1. Для делопроизводства. Подходят для любых организаций, независимо от рода и сферы деятельности. Помогают управлять входящей, исходящей и внутренней документацией: обращениями клиентов, письмами, приказами. То есть призваны организовать эффективную работу канцелярии, упорядочить документооборот и заменить бумажное делопроизводство на электронное.
2. Для координации операций, составляющих бизнес-процессы (Workflow). Подходят для средних и крупных компаний. Позволяют выполнять любые операции с формами, контролируют правильность заполнения, уведомляют руководителя или ответственного сотрудника о том, что у подчиненного нарушена последовательность обработки ЭД, допущена ошибка. Помогают найти причину и правильно выполнить весь процесс.
3. Для полной автоматизации работы с электронными документами (ЕСМ). Подходят для крупных и средних предприятий. Позволяют управлять документами, совместно работать с ними, сканировать и обрабатывать бумажные формы, выполнять операции бизнес-процессов (Workflow), осуществлять поиск и хранение документов в архивах, управлять web-контентом.

Существует еще одна классификация СЭД:

1. Коробочные. Это готовые решения с базовым набором функций. Отличаются простой установкой и относительно небольшой стоимостью. Недостаток — не могут быть полностью настроены под потребности конкретной компании.
2. Индивидуально разрабатываемые. Это ПО, которое создается четко под потребности и задачи конкретного предприятия, позволяет максимально эффективно настроить работу с ЭД. Недостатки — сложная установка, высокая цена, необходимость обучения персонала и покупки нового софта.
3. Комбинированные. Это базовое решение, к которому разработаны дополнительные модули под запросы организации. Настраиваются проще индивидуальных систем, стоят дешевле их и при этом соответствуют потребностям конкретного предприятия.

Для крупного и среднего бизнеса подходят комбинированные и индивидуально разрабатываемые СЭД, для малого лучше использовать коробочные.

Преимущества и недостатки СЭД

Основные цели системы электронного документооборота — оптимизация работы компании, исключение ошибок в договорах, «первичке», отчетах и контроль бизнес-процессов. И СЭД с успехом справляется с такими задачами. Преимущества работы в системе:

• сокращение расходов на канцелярию;
• оптимизация рабочего времени сотрудников — составление актов, отслеживание иерархии, сверка документов и другие подобные операции выполняются быстро и легко;
• сокращение количества возвратов отчетности из налоговой и других госорганов — при заполнении форм автоматически высвечиваются ошибки и неточности;
• организация прозрачной работы с документами — видны все выполненные действия, возможно определить эффективность работы каждого сотрудника;
• интеграция с товароучетными и другими программными продуктами, например, возможна связь с «1С» и обмен информацией с ней;
• контроль и своевременная обработка документов — виден статус формы («отказ от подписи», «доставлен», «подписан»);
• сохранность всех договоров, счетов-фактур, других форм в электронном архиве и их и быстрый поиск при необходимости.

У цифровой системы документооборота есть и недостатки:

• если у контрагента, партнера не настроен ЭДО, тогда придется заполнять бланки и в бумажном, и в электронном виде;
• внедрение системы электронного документооборота требует затрат на подключение самой СЭД и обучение сотрудников.

Организация электронного документооборота с СЭД подходит крупным или средним компаниям. Для небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей это может быть неоправданно дорого. Определить, эффективны ли для конкретной компании переход на ЭДО и подключение СЭД можно, воспользовавшись специальным калькулятором, размещенным на сайте Налоговой службы РФ.

1С:СтартЭДО

3 000 ₽

Быстрый просмотр

Обучение работе в 1С с ЭДО

3 300 ₽

Быстрый просмотр

Как совместить электронный документооборот и бумажное делопроизводство

При необходимости компания вправе использовать смешанный бумажно-электронный документооборот. То есть часть форм будет на физических носителях, а часть — в цифровой форме. При этом бумажные документы могут иметь электронные копии, выписки, сканированные варианты в СЭД. Это помогает быстро искать формы, сортировать, делать отчеты.

Чтобы распознать, где ЭД, а где, например, копия обычного приказа, достаточно проставлять определенную букву в названии или номере документа. Файлы форм, которые существуют в бумажном варианте, можно удалять из СЭД в случае истечения срока их хранения.

Программы электронного документооборота: какие и как выбрать

На рынке СЭД представлено много программных продуктов, которые обеспечивают эффективную работу с документами в электронной форме, их хранение, контролируют бизнес-процессы и выполняют требования законодательства по маркировке продукции.

Важно. Мы проанализировали 5 популярных систем. Выяснили, что входящие документы пользователи получают бесплатно, а вот за исходящие платят.

В таблице приведена сравнительная характеристика систем ЭДО.

При выборе СЭД советуем обращать внимание на функциональность программы. Для перехода на электронное делопроизводство подойдет коробочная версия с функциями упорядочения, хранения и обработки входящих и исходящих форм. Для контроля всех процессов — ЕСМ-система, например «ДЕЛО».

Не стоит выбирать ПО иностранных производителей — принципы делопроизводства в них отличаются от отечественных. В российских программах используют вертикальный. Правило обработки в том, что пока форма дойдет до исполнителя, она проходит ряд согласований и визирований руководителями разных уровней. А в зарубежном софте — горизонтальный принцип, предусматривающий децентрализацию, когда документ поступает непосредственно исполнителю, минуя руководство.

Настройка 1С:СтартЭДО

3 300 ₽

Быстрый просмотр

Платформа ЭДО (Платформа ОФД)

1 000 ₽

Быстрый просмотр

СЭД: как внедрить документооборот

Подключение к системе электронного документооборота проходит поэтапно. Первые шаги — подготовительные:

• анализ текущей ситуации на предприятии и определение направлений работы;
• адаптация софта под потребности компании или разработка дополнительных модулей.

Этапы внедрения системы:

1. Подключение.
2. Проверка работоспособности, тестирование.
3. Обучение персонала и руководства.
4. Корректировка функциональности и настроек в процессе эксплуатации.

Чтобы вложение в СЭД было оправданным, мы рекомендуем провести анализ эффективности ее внедрения. Это можно сделать своими силами или обратиться к нашим специалистам-маркетологам. Главное, они помогут понять, какие процессы нужно автоматизировать, что даст подключение к СЭД, какие выгоды это принесет в будущем.

Важно! Участники системы электронного документооборота могут обмениваться юридически значимыми счетами, накладными, договорами. Юридическая значимость — свойство, которое позволяет использовать документ в качестве полноценного правового аргумента, например, в суде или при решении споров с контрагентами.

Чтобы предприятия могли обмениваться такими формами, нужно выполнить 2 условия:

1. Подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью.
2. Передавать информацию через оператора ЭДО.

Системы цифрового документооборота интегрируются с оператором ЭДО через специальный шлюз.

Как выбрать оператора ЭДО

Найти подходящего оператора ЭДО можно в официальном перечне, размещенном на портале ФНС. Услуги, предоставляемые компаниями-операторами идентичны. Различаются только скоростью обслуживания и некоторыми дополнительными возможностями при настройке документооборота.

Если партнеры, контрагенты компании уже пользуются услугами конкретного оператора, а вы не хотите заключать договор с ним и выбрали другого — не проблема. Главное, чтобы он поддерживал связь с остальными компаниями из списка.

Электронная подпись для ЭДО

Для работы в СЭД нужна электронная подпись. Бывает простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Получить ЭП можно в аккредитованном центре сертификации ключей.

Таким образом, только УКЭП подходит для заверки каких угодно электронных форм. Но если компания хочет организовать только внутренний ЭДО, можно обойтись и простой подписью.