Счета, контракты, должностные инструкции, «первичка» — неотъемлемая составляющая работы маленьких, средних и больших компаний. Делопроизводство занимает много времени, сил и требует от сотрудников внимательности. Уйти от рутинной обработки бумажных документов, исключить действие человеческого фактора и легко контролировать бизнес-процессы позволяет система электронного документооборота (СЭД). Мы объясним, что нужно для ее внедрения. Также в статье расскажем о возможностях, видах, преимуществах и недостатках системы электронного документооборота.
СЭД: что это и для чего нужна
Начнем с определений понятий. Электронный документ (ЭД) — это аналог бумажного, созданный при помощи программного обеспечения и подписанный цифровой подписью. ЭД делят на 2 группы:
- неформализованные — документы в форматах .pdf, .doc, .xlsx, структура которых не подлежит жесткому государственному контролю;
- формализованные — бланки установленной формы с расширением .xml, например, накладные или акты приемки, создаваемые по регламенту Налоговой службы РФ.
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами между организациями, отделами компании или между предприятием и федеральными контролирующими органами (ФНС, Росстатом и другими).
Для организации ЭДО юрлицо или предприниматель заключает договор с оператором — структурой, которая обладает достаточными техническими и юридическими возможностями для хранения, создания и передачи юридически значимых форм «первички» с использованием цифровой подписи.
Система электронного документооборота (СЭД) — это специальный софт или сервис, при помощи которого и происходит обмен цифровыми формами. Эти программы упрощают и структурируют документооборот, выполняют такие функции:
- создание документов по готовым шаблонам;
- импорт цифровых форм из почты или файлов, хранящихся на компьютере;
- создание электронных документов по скан-копиям;
- регистрация входящих и исходящих ЭД;
- контроль за состоянием форм: «исполнено», «в обработке» и так далее;
- хранение и распределение по группам или справочникам;
- архивация устаревшей документации;
- связь с бумажным документооборотом;
- защита информации;
- обмен между разными операторами ЭДО;
- отправка отчетов;
- сверка сведений о взаиморасчетах с контрагентами — большинство систем способно автоматически создавать акты и выдавать пользователю отчет о расхождениях.
Электронный документооборот: виды систем
По возможностям и решаемым задачам современные системы работы с электронными документами делятся на виды (условно):
- Для делопроизводства. Подходят для любых организаций, независимо от рода и сферы деятельности. Помогают управлять входящей, исходящей и внутренней документацией: обращениями клиентов, письмами, приказами. То есть призваны организовать эффективную работу канцелярии, упорядочить документооборот и заменить бумажное делопроизводство на электронное.
- Для координации операций, составляющих бизнес-процессы (Workflow). Подходят для средних и крупных компаний. Позволяют выполнять любые операции с формами, контролируют правильность заполнения, уведомляют руководителя или ответственного сотрудника о том, что у подчиненного нарушена последовательность обработки ЭД, допущена ошибка. Помогают найти причину и правильно выполнить весь процесс.
- Для полной автоматизации работы с электронными документами (ЕСМ). Подходят для крупных и средних предприятий. Позволяют управлять документами, совместно работать с ними, сканировать и обрабатывать бумажные формы, выполнять операции бизнес-процессов (Workflow), осуществлять поиск и хранение документов в архивах, управлять web-контентом.
Существует еще одна классификация СЭД:
- Коробочные. Это готовые решения с базовым набором функций. Отличаются простой установкой и относительно небольшой стоимостью. Недостаток — не могут быть полностью настроены под потребности конкретной компании.
- Индивидуально разрабатываемые. Это ПО, которое создается четко под потребности и задачи конкретного предприятия, позволяет максимально эффективно настроить работу с ЭД. Недостатки — сложная установка, высокая цена, необходимость обучения персонала и покупки нового софта.
- Комбинированные. Это базовое решение, к которому разработаны дополнительные модули под запросы организации. Настраиваются проще индивидуальных систем, стоят дешевле их и при этом соответствуют потребностям конкретного предприятия.
Для крупного и среднего бизнеса подходят комбинированные и индивидуально разрабатываемые СЭД, для малого лучше использовать коробочные.
Преимущества и недостатки СЭД
Основные цели системы электронного документооборота — оптимизация работы компании, исключение ошибок в договорах, «первичке», отчетах и контроль бизнес-процессов. И СЭД с успехом справляется с такими задачами. Преимущества работы в системе:
- сокращение расходов на канцелярию;
- оптимизация рабочего времени сотрудников — составление актов, отслеживание иерархии, сверка документов и другие подобные операции выполняются быстро и легко;
- сокращение количества возвратов отчетности из налоговой и других госорганов — при заполнении форм автоматически высвечиваются ошибки и неточности;
- организация прозрачной работы с документами — видны все выполненные действия, возможно определить эффективность работы каждого сотрудника;
- интеграция с товароучетными и другими программными продуктами, например, возможна связь с «1С» и обмен информацией с ней;
- контроль и своевременная обработка документов — виден статус формы («отказ от подписи», «доставлен», «подписан»);
- сохранность всех договоров, счетов-фактур, других форм в электронном архиве и их и быстрый поиск при необходимости.
У цифровой системы документооборота есть и недостатки:
- если у контрагента, партнера не настроен ЭДО, тогда придется заполнять бланки и в бумажном, и в электронном виде;
- внедрение системы электронного документооборота требует затрат на подключение самой СЭД и обучение сотрудников.
Организация электронного документооборота с СЭД подходит крупным или средним компаниям. Для небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей это может быть неоправданно дорого. Определить, эффективны ли для конкретной компании переход на ЭДО и подключение СЭД можно, воспользовавшись специальным калькулятором, размещенным на сайте Налоговой службы РФ.
Как совместить электронный документооборот и бумажное делопроизводство
При необходимости компания вправе использовать смешанный бумажно-электронный документооборот. То есть часть форм будет на физических носителях, а часть — в цифровой форме. При этом бумажные документы могут иметь электронные копии, выписки, сканированные варианты в СЭД. Это помогает быстро искать формы, сортировать, делать отчеты.
Чтобы распознать, где ЭД, а где, например, копия обычного приказа, достаточно проставлять определенную букву в названии или номере документа. Файлы форм, которые существуют в бумажном варианте, можно удалять из СЭД в случае истечения срока их хранения.
Программы электронного документооборота: какие и как выбрать
На рынке СЭД представлено много программных продуктов, которые обеспечивают эффективную работу с документами в электронной форме, их хранение, контролируют бизнес-процессы и выполняют требования законодательства по маркировке продукции.
Важно. Мы проанализировали 5 популярных систем. Выяснили, что входящие документы пользователи получают бесплатно, а вот за исходящие платят.
В таблице приведена сравнительная характеристика систем ЭДО.
| От чего зависит цена | Работа техподдержки | Настройка | Интеграция с «1С» и другими товароучетными программами | Вид | |
| Контур. Диадок | От количества форм — на минимальном тарифе их до 100 в месяц | 24 часа 7 дней в неделю | При помощи специального плагина, дополнительные настройки оплачиваются отдельно | Да | Коробочная с возможностью доработки |
| ДЕЛО | От количества нужных лицензий — 1 рабочее место = одна лицензия | Да | Коробочная с неограниченной настройкой | ||
| Taxcom | От количества ЭД в месяц — в минимальном пакете их 150 шт. | Да | Комбинированная | ||
| СБИС | От количества пакетов с ЭД — 50 в квартал без ограничения объема вложений | Да | Коробочная | ||
| DocsVision | От количества серверных лицензий | Да | Коробочная |
При выборе СЭД советуем обращать внимание на функциональность программы. Для перехода на электронное делопроизводство подойдет коробочная версия с функциями упорядочения, хранения и обработки входящих и исходящих форм. Для контроля всех процессов — ЕСМ-система, например «ДЕЛО».
Не стоит выбирать ПО иностранных производителей — принципы делопроизводства в них отличаются от отечественных. В российских программах используют вертикальный. Правило обработки в том, что пока форма дойдет до исполнителя, она проходит ряд согласований и визирований руководителями разных уровней. А в зарубежном софте — горизонтальный принцип, предусматривающий децентрализацию, когда документ поступает непосредственно исполнителю, минуя руководство.
СЭД: как внедрить документооборот
Подключение к системе электронного документооборота проходит поэтапно. Первые шаги — подготовительные:
- анализ текущей ситуации на предприятии и определение направлений работы;
- адаптация софта под потребности компании или разработка дополнительных модулей.
Этапы внедрения системы:
- Подключение.
- Проверка работоспособности, тестирование.
- Обучение персонала и руководства.
- Корректировка функциональности и настроек в процессе эксплуатации.
Чтобы вложение в СЭД было оправданным, мы рекомендуем провести анализ эффективности ее внедрения. Это можно сделать своими силами или обратиться к нашим специалистам-маркетологам. Главное, они помогут понять, какие процессы нужно автоматизировать, что даст подключение к СЭД, какие выгоды это принесет в будущем.
Важно! Участники системы электронного документооборота могут обмениваться юридически значимыми счетами, накладными, договорами. Юридическая значимость — свойство, которое позволяет использовать документ в качестве полноценного правового аргумента, например, в суде или при решении споров с контрагентами.
Чтобы предприятия могли обмениваться такими формами, нужно выполнить 2 условия:
- Подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью.
- Передавать информацию через оператора ЭДО.
Системы цифрового документооборота интегрируются с оператором ЭДО через специальный шлюз.
Как выбрать оператора ЭДО
Найти подходящего оператора ЭДО можно в официальном перечне, размещенном на портале ФНС. Услуги, предоставляемые компаниями-операторами идентичны. Различаются только скоростью обслуживания и некоторыми дополнительными возможностями при настройке документооборота.
Если партнеры, контрагенты компании уже пользуются услугами конкретного оператора, а вы не хотите заключать договор с ним и выбрали другого — не проблема. Главное, чтобы он поддерживал связь с остальными компаниями из списка.
Электронная подпись для ЭДО
Для работы в СЭД нужна электронная подпись. Бывает простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Получить ЭП можно в аккредитованном центре сертификации ключей.
| Документооборот | Простая подпись | НЭП | УКЭП |
| С физлицами | + | + | + |
| Внутренний | + | + | + |
| Первичные бумаги с контрагентами | + | + | + |
| Счета-фактуры и юридически значимые бумаги | — | — | + |
| Отчетность и документация для федеральных служб: налоговой, статистики и других | — | — | + |
Таким образом, только УКЭП подходит для заверки каких угодно электронных форм. Но если компания хочет организовать только внутренний ЭДО, можно обойтись и простой подписью.
