Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Возможности системы электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота

Счета, контракты, должностные инструкции, «первичка» — неотъемлемая составляющая работы маленьких, средних и больших компаний. Делопроизводство занимает много времени, сил и требует от сотрудников внимательности. Уйти от рутинной обработки бумажных документов, исключить действие человеческого фактора и легко контролировать бизнес-процессы позволяет система электронного документооборота (СЭД). Мы объясним, что нужно для ее внедрения. Также в статье расскажем о возможностях, видах, преимуществах и недостатках системы электронного документооборота.

Предоставим на выбор 3 проекта системы автоматизации электронного документооборота.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    СЭД: что это и для чего нужна

    Начнем с определений понятий. Электронный документ (ЭД) — это аналог бумажного, созданный при помощи программного обеспечения и подписанный цифровой подписью. ЭД делят на 2 группы:

    • неформализованные — документы в форматах .pdf, .doc, .xlsx, структура которых не подлежит жесткому государственному контролю;
    • формализованные — бланки установленной формы с расширением .xml, например, накладные или акты приемки, создаваемые по регламенту Налоговой службы РФ.

    Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами между организациями, отделами компании или между предприятием и федеральными контролирующими органами (ФНС, Росстатом и другими).

    Для организации ЭДО юрлицо или предприниматель заключает договор с оператором — структурой, которая обладает достаточными техническими и юридическими возможностями для хранения, создания и передачи юридически значимых форм «первички» с использованием цифровой подписи.

    Система электронного документооборота (СЭД) — это специальный софт или сервис, при помощи которого и происходит обмен цифровыми формами. Эти программы упрощают и структурируют документооборот, выполняют такие функции:

    • создание документов по готовым шаблонам;
    • импорт цифровых форм из почты или файлов, хранящихся на компьютере;
    • создание электронных документов по скан-копиям;
    • регистрация входящих и исходящих ЭД;
    • контроль за состоянием форм: «исполнено», «в обработке» и так далее;
    • хранение и распределение по группам или справочникам;
    • архивация устаревшей документации;
    • связь с бумажным документооборотом;
    • защита информации;
    • обмен между разными операторами ЭДО;
    • отправка отчетов;
    • сверка сведений о взаиморасчетах с контрагентами — большинство систем способно автоматически создавать акты и выдавать пользователю отчет о расхождениях.

    Электронный документооборот: виды систем

    По возможностям и решаемым задачам современные системы работы с электронными документами делятся на виды (условно):

    1. Для делопроизводства. Подходят для любых организаций, независимо от рода и сферы деятельности. Помогают управлять входящей, исходящей и внутренней документацией: обращениями клиентов, письмами, приказами. То есть призваны организовать эффективную работу канцелярии, упорядочить документооборот и заменить бумажное делопроизводство на электронное.
    2. Для координации операций, составляющих бизнес-процессы (Workflow). Подходят для средних и крупных компаний. Позволяют выполнять любые операции с формами, контролируют правильность заполнения, уведомляют руководителя или ответственного сотрудника о том, что у подчиненного нарушена последовательность обработки ЭД, допущена ошибка. Помогают найти причину и правильно выполнить весь процесс.
    3. Для полной автоматизации работы с электронными документами (ЕСМ). Подходят для крупных и средних предприятий. Позволяют управлять документами, совместно работать с ними, сканировать и обрабатывать бумажные формы, выполнять операции бизнес-процессов (Workflow), осуществлять поиск и хранение документов в архивах, управлять web-контентом.

    Существует еще одна классификация СЭД:

    1. Коробочные. Это готовые решения с базовым набором функций. Отличаются простой установкой и относительно небольшой стоимостью. Недостаток — не могут быть полностью настроены под потребности конкретной компании.
    2. Индивидуально разрабатываемые. Это ПО, которое создается четко под потребности и задачи конкретного предприятия, позволяет максимально эффективно настроить работу с ЭД. Недостатки — сложная установка, высокая цена, необходимость обучения персонала и покупки нового софта.
    3. Комбинированные. Это базовое решение, к которому разработаны дополнительные модули под запросы организации. Настраиваются проще индивидуальных систем, стоят дешевле их и при этом соответствуют потребностям конкретного предприятия.

    Для крупного и среднего бизнеса подходят комбинированные и индивидуально разрабатываемые СЭД, для малого лучше использовать коробочные.

    Оформим электронную подпись за один день без вашего участия!
    Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Преимущества и недостатки СЭД

      Основные цели системы электронного документооборота — оптимизация работы компании, исключение ошибок в договорах, «первичке», отчетах и контроль бизнес-процессов. И СЭД с успехом справляется с такими задачами. Преимущества работы в системе:

      • сокращение расходов на канцелярию;
      • оптимизация рабочего времени сотрудников — составление актов, отслеживание иерархии, сверка документов и другие подобные операции выполняются быстро и легко;
      • сокращение количества возвратов отчетности из налоговой и других госорганов — при заполнении форм автоматически высвечиваются ошибки и неточности;
      • организация прозрачной работы с документами — видны все выполненные действия, возможно определить эффективность работы каждого сотрудника;
      • интеграция с товароучетными и другими программными продуктами, например, возможна связь с «1С» и обмен информацией с ней;
      • контроль и своевременная обработка документов — виден статус формы («отказ от подписи», «доставлен», «подписан»);
      • сохранность всех договоров, счетов-фактур, других форм в электронном архиве и их и быстрый поиск при необходимости.

      У цифровой системы документооборота есть и недостатки:

      • если у контрагента, партнера не настроен ЭДО, тогда придется заполнять бланки и в бумажном, и в электронном виде;
      • внедрение системы электронного документооборота требует затрат на подключение самой СЭД и обучение сотрудников.

      Организация электронного документооборота с СЭД подходит крупным или средним компаниям. Для небольших предприятий и индивидуальных предпринимателей это может быть неоправданно дорого. Определить, эффективны ли для конкретной компании переход на ЭДО и подключение СЭД можно, воспользовавшись специальным калькулятором, размещенным на сайте Налоговой службы РФ.

      Как совместить электронный документооборот и бумажное делопроизводство

      При необходимости компания вправе использовать смешанный бумажно-электронный документооборот. То есть часть форм будет на физических носителях, а часть — в цифровой форме. При этом бумажные документы могут иметь электронные копии, выписки, сканированные варианты в СЭД. Это помогает быстро искать формы, сортировать, делать отчеты.

      Чтобы распознать, где ЭД, а где, например, копия обычного приказа, достаточно проставлять определенную букву в названии или номере документа. Файлы форм, которые существуют в бумажном варианте, можно удалять из СЭД в случае истечения срока их хранения.

      Программы электронного документооборота: какие и как выбрать

      На рынке СЭД представлено много программных продуктов, которые обеспечивают эффективную работу с документами в электронной форме, их хранение, контролируют бизнес-процессы и выполняют требования законодательства по маркировке продукции.

      Важно. Мы проанализировали 5 популярных систем. Выяснили, что входящие документы пользователи получают бесплатно, а вот за исходящие платят.

      В таблице приведена сравнительная характеристика систем ЭДО.

      От чего зависит ценаРабота техподдержкиНастройкаИнтеграция с «1С» и другими товароучетными программамиВид
      Контур. ДиадокОт количества форм — на минимальном тарифе их до 100 в месяц24 часа 7 дней в неделюПри помощи специального плагина, дополнительные настройки оплачиваются отдельноДаКоробочная с возможностью доработки
      ДЕЛООт количества нужных лицензий — 1 рабочее место = одна лицензияДаКоробочная с неограниченной настройкой
      TaxcomОт количества ЭД в месяц — в минимальном пакете их 150 шт.ДаКомбинированная
      СБИСОт количества пакетов с ЭД — 50 в квартал без ограничения объема вложенийДаКоробочная
      DocsVisionОт количества серверных лицензийДаКоробочная

      При выборе СЭД советуем обращать внимание на функциональность программы. Для перехода на электронное делопроизводство подойдет коробочная версия с функциями упорядочения, хранения и обработки входящих и исходящих форм. Для контроля всех процессов — ЕСМ-система, например «ДЕЛО».

      Не стоит выбирать ПО иностранных производителей — принципы делопроизводства в них отличаются от отечественных. В российских программах используют вертикальный. Правило обработки в том, что пока форма дойдет до исполнителя, она проходит ряд согласований и визирований руководителями разных уровней. А в зарубежном софте — горизонтальный принцип, предусматривающий децентрализацию, когда документ поступает непосредственно исполнителю, минуя руководство.

      СЭД: как внедрить документооборот

      Подключение к системе электронного документооборота проходит поэтапно. Первые шаги — подготовительные:

      • анализ текущей ситуации на предприятии и определение направлений работы;
      • адаптация софта под потребности компании или разработка дополнительных модулей.

      Этапы внедрения системы:

      1. Подключение.
      2. Проверка работоспособности, тестирование.
      3. Обучение персонала и руководства.
      4. Корректировка функциональности и настроек в процессе эксплуатации.

      Чтобы вложение в СЭД было оправданным, мы рекомендуем провести анализ эффективности ее внедрения. Это можно сделать своими силами или обратиться к нашим специалистам-маркетологам. Главное, они помогут понять, какие процессы нужно автоматизировать, что даст подключение к СЭД, какие выгоды это принесет в будущем.

      Важно! Участники системы электронного документооборота могут обмениваться юридически значимыми счетами, накладными, договорами. Юридическая значимость — свойство, которое позволяет использовать документ в качестве полноценного правового аргумента, например, в суде или при решении споров с контрагентами.

      Чтобы предприятия могли обмениваться такими формами, нужно выполнить 2 условия:

      1. Подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью.
      2. Передавать информацию через оператора ЭДО.

      Системы цифрового документооборота интегрируются с оператором ЭДО через специальный шлюз.

      Как выбрать оператора ЭДО

      Найти подходящего оператора ЭДО можно в официальном перечне, размещенном на портале ФНС. Услуги, предоставляемые компаниями-операторами идентичны. Различаются только скоростью обслуживания и некоторыми дополнительными возможностями при настройке документооборота.

      Если партнеры, контрагенты компании уже пользуются услугами конкретного оператора, а вы не хотите заключать договор с ним и выбрали другого — не проблема. Главное, чтобы он поддерживал связь с остальными компаниями из списка.

      Электронная подпись для ЭДО

      Для работы в СЭД нужна электронная подпись. Бывает простая, неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Получить ЭП можно в аккредитованном центре сертификации ключей.

      ДокументооборотПростая подписьНЭПУКЭП
      С физлицами+++
      Внутренний+++
      Первичные бумаги с контрагентами+++
      Счета-фактуры и юридически значимые бумаги+
      Отчетность и документация для федеральных служб: налоговой, статистики и других+

      Таким образом, только УКЭП подходит для заверки каких угодно электронных форм. Но если компания хочет организовать только внутренний ЭДО, можно обойтись и простой подписью.

      Доставка и установка ПО, настройка оборудования от 3 дней.
      Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

        Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

        Оцените, насколько полезна была информация в статье?

        Наш каталог продукции

        У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
        кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

        Посмотреть весь каталог

        Мероприятия

        Все мероприятия

        Добавить комментарий

        вверх
        Подпишитесь на рассылку

        Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
        Каждый месяц честный обзор нового кассового
        оборудования и программного обеспечения.

        Есть вопросы?

        Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
        Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
        оборудование, решим технические сложности.

        Задать вопрос

          Хотите избежать штрафов по маркировке?

          Получите решение «под ключ»
          от наших экспертов!

          Отправляя форму вы принимаете условия
          обработки персональных данных.

            Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

            Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

              Хотите попробовать? Получите тестовый доступ к программе на 14 дней.

              Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                Ваш бизнес уникален! Внедрим программное обеспечение 1С именно под ваши задачи.

                Настроим, обучим и поможем в решении проблем

                Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                  Битрикс24 для бизнеса под ключ

                  Получите платформу и настройку от экспертов под ваши задачи

                  Отправляя форму, вы принимаете условия обработки персональных данных

                    Не тратьте время
                    на поиски кассы!

                    Оставьте номер, и мы подберем оборудование под ключ по лучшей цене

                    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                      Нет времени разбираться? Подберем решение для автоматизации от 10 000₽

                      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.