Аптечный бизнес — прибыльная ниша, ведь спрос на лекарственные препараты (ЛП) всегда стабильно большой. Но в этой отрасли высокая конкуренция, и в борьбе за покупателя нужно использовать все доступные средства, в том числе автоматизацию. Проблема в том, что учет в аптеке и в обычном розничном магазине сильно отличаются. Есть много отраслевых особенностей: работа с Честным ЗНАКом, регламентированное ценообразование, контроль фальсификатов и т. д. Расскажем, какие программы и оборудование выбрать для автоматизации аптек , и как их внедрить без ошибок, штрафов и переплат.
Автоматизация работы аптеки: отраслевые особенности
Для автоматизации аптеки нужна товароучетная программа , в которой можно контролировать продажи и остатки, управлять ценами, планировать закупки и делать все остальное, что и в обычном магазине. Но кроме решения стандартных задач, нужно учитывать отраслевые особенности, в том числе:
- ЛП подлежат обязательной маркировке и прослеживанию через систему мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), это отдельная подсистема Честного ЗНАКа;
- государство регулирует цены на жизненно необходимые и важные лекарственные препараты (ЖНВЛП), устанавливая предельные надбавки в оптовой и розничной торговле;
- для контроля сроков годности ЛП нужно настроить партионный учет.
В аптеке необходимо автоматизировать два участка:
| Участок | Какие задачи нужно решать |
| 1. Первый стол (зона обслуживания покупателей) |
|
| 2. Склад |
|
В рамках комплексной автоматизации аптеки мы подберем готовое решение, которое позволит решать все складские и торговые задачи с учетом отраслевой специфики. В срок от 3 дней установим онлайн-кассу, настроим софт и выполним интеграцию с Честным ЗНАКом. Оставьте заявку на сайте и получите выгодное предложение!
Оборудование для автоматизации кассовых расчетов в аптеке
В зоне первого стола необходимо организовать удобное рабочее место фармацевта, где он сможет быстро находить нужные препараты и без задержек обслуживать покупателей. Какое оборудование для этого понадобится:
- Онлайн-касса . Главные критерии выбора — большой экран и быстрая печать. Можно выбрать готовую POS-систему или приобрести POS-терминал и подключить к нему фискальный регистратор (ФР). Вместо моноблока можно использовать и обычный персональный компьютер с кассовой программой.
- 2D-сканер . Аптеки должны сообщать в Честный ЗНАК о выбытии лекарств из оборота при розничных продажах. Для этого при оформлении чека нужно считывать код маркировки с помощью сканера штрихкодов , подключенного к онлайн-кассе.
- Терминал эквайринга или PIN-pad . Позволяет организовать прием безналичных платежей (с банковской карты или с помощью приложения на смартфоне).
- Принтер этикеток. Используется для печати ценников для товаров на витринах, этикеток с кодами маркировки (если наклейка повреждена), товарных ярлыков с номерами партий (для контроля сроков годности).
Чтобы сократить расходы на автоматизацию аптеки , рекомендуем приобретать комплект торгового оборудования сразу с сопутствующими услугами. Он обойдется минимум на 5 % дешевле, чем покупка и внедрение всех устройств по отдельности.
Лучшая программа для кассы в аптеке
Вы можете приобрести POS-систему сразу в комплекте кассовой программой или купить софт отдельно и самостоятельно установить его на компьютер или POS-моноблок.
Оптимальное решение для автоматизации продаж ЛП — « 1С :Розница 8. Аптека » . Этот софт поддерживает все базовые функции типовой конфигурации «1С:Розница» и учитывает особенности бизнеса.
В программе предусмотрен специализированный интерфейс рабочего места кассира для оформления розничных продаж (РМК). В нем учтены требования законодательства по отпуску рецептурных препаратов. При реализации таких ЛП необходимо вводить данные о рецепте: серию, дату и номер. Кассир сканирует код маркировки, и если товар рецептурный, открывается окно для ввода реквизитов.
Продажа рецептурных препаратов
В программе для кассы в аптеке реализован механизм учета товаров, продаваемых совместно. Сопутствующие препараты можно подбирать автоматически или вручную. Например, при продаже антибиотика можно предложить подходящий пробиотик.
Продажа сопутствующих товаров
При отсутствии нужного препарата программа обеспечивает подбор аналогичных по действию лекарств.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Автоматизация учета движения товаров в аптеке
Конфигурация « 1С:Аптека » подходит не только для автоматизации работы первостольника, но и для ведения товарного учета. Программа легко интегрируется с МДЛП и позволяет организовать продажи по всем требованиям Честного ЗНАКа.
Интеграция с МДЛП
Учет в «1С:Аптека» ведется по сериям, что дает возможность ввода дополнительных сведений и характеристик для каждой позиции отдельно. Также это упрощает контроль важных и жизненно необходимых препаратов в базе.
С помощью дополнительного сервиса «1С:Номенклатура» вы можете быстро заполнить справочник товаров, а потом регулярно его обновлять, не тратя времени на ручной ввод данных. Для работы с сервисом нужна подписка на « 1С:КП Медицина » («ИТС Медицина»).
Загрузка препаратов из «1С:Номенклатура»
За пару минут в программу можно загрузить актуальный список фальсификатов (из системы Росздравнадзора). При поступлении новой партии программа сопоставит данные, выявит подделки и просроченные ЛП.
Приемка товаров оформляется на основании приходных накладных от поставщика. Номенклатура из документа сопоставляется с данными в вашей базе. Если такого товара нет в справочнике, «1С:Аптека» предложит создать новую номенклатуру. Характеристики автоматически выгружаются из электронной накладной.
При поступлении маркированных лекарств можно автоматически создать уведомление о приемке и отправить информацию в Честный ЗНАК.
Уведомление о приемке в МДЛП
В программе реализован механизм для планирования закупок в соответствии с расчетом потребностей. На основании спроса и текущих остатков система определяет, сколько товаров нужно заказать, и автоматически создает заявку поставщику.
Заказ поставщику
В «1С:Аптека» можно устанавливать формулы расчета розничных цен с учетом категории препаратов. Для ЖНВЛП действуют строгие ограничения по надбавкам. Программа позволяет задать способ расчета с использованием диапазона. Наценка устанавливается автоматически в зависимости от региона.
Расчет розничной цены
Для удобства работы фармацевта можно настроить адресное хранение товаров. Каждой ячейке задается свой адрес (номер шкафа, полки и ящика). Это упрощает процесс инвентаризации и поиск товаров при продаже на кассе.
Поиск товара по ячейкам
В «1С:Аптека» доступно более 30 видов аналитических отчетов с детальными расшифровками по всем видам операций. Особое внимание уделяется анализу продаж в разрезе товарных категорий, групп покупателей, менеджеров и оценке эффективности применяемых скидок.
Аналитика по динамике продаж
Маркировка лекарственных препаратов и БАДов в 2025 году
Все лекарственные препараты для медицинского применения подлежат обязательной маркировке с 1 июля 2020 года. Исключения составляют лекарственные средства, произведенные до этой даты — они могут реализовываться без маркировки до истечения срока годности.
Особый режим действует для препаратов, которые нужны для лечения редких и тяжелых заболеваний (перечень ВЗН), для которых маркировка была введена еще с 1 октября 2019 года. В системе фиксируется только их поступление в медучреждение и конечная выдача пациенту, без отслеживания каждого внутреннего перемещения.
Список лекарственных препаратов и БАДов, подлежащих маркировке в 2025 году:
- Все лекарственные препараты для медицинского применения — с 1 июля 2020 года.
- Препараты высокозатратных нозологий — с 1 октября 2019 года.
- Иммунологические препараты — с 1 июля 2020 года.
БАДы (первый этап):
- БАДы по кодам ТН ВЭД (российского производства) — с 1 октября 2023 года.
- БАДы по кодам ТН ВЭД (импортные) — с 1 ноября 2023 года.
БАДы (второй этап — расширенный перечень) действует с 1 марта 2025 года для следующих категорий:
- Растения и их части;
- Пектиновые вещества;
- Рыбий жир твердые фракции;
- Жиры животного происхождения;
- Экстракты мяса и рыбы;
- Шоколадные изделия с начинкой для БАД;
- Готовые пищевые продукты с какао менее 40%;
- Неактивные дрожжи в таблетках;
- Воды с добавками сахара;
- Напитки с жирами;
- Прочие органические соединения;
- Альбумины;
- Желатин и его производные;
- Активированный уголь;
- Ионообменные смолы.
На каждую упаковку наносится уникальный двухмерный код DataMatrix размером минимум 16×16 мм. Код содержит 83 символа и включает международный идентификатор товара, серийный номер, ключ поставки и проверочный код. Маркировка наносится на вторичную упаковку, а при ее отсутствии — на первичную упаковку товара.
Все участники оборота (производители, импортеры, дистрибьюторы, розничные продавцы) обязаны зарегистрироваться в системе мониторинга и использовать электронную цифровую подпись для передачи данных.
С 1 июня 2025 года для лекарств и с 1 ноября 2024 года для БАДов введен обязательный контроль продажи через онлайн-проверку кодов маркировки на кассах. При невозможности онлайн-проверки применяется режим офлайн-контроля по локальной базе данных.
Новая важная норма действует с 1 сентября 2025 года: все участники оборота биологически активных добавок обязаны вести поэкземплярный учет с передачей сведений о каждой единице маркированного товара в систему мониторинга. Производители, импортеры, дистрибьюторы, оптовики, розничные продавцы, организации интернет-торговли, маркетплейсы и аптеки должны использовать электронный документооборот в процессах отгрузки и приемки маркированной продукции и обеспечивать сканирование кодов на кассах при продаже с передачей сведений через онлайн-кассы. Исключение — товары в потребительской упаковке цилиндрической формы с размерами до 7 см в длину и 2 см в диаметре, для которых сохраняется объемно-сортовой учет.
Нарушение требований маркировки влечет административную и уголовную ответственность согласно российскому законодательству.
Мы выполняем комплексную автоматизацию аптек , подбираем оборудование и программное обеспечение с учетом бюджета и конкретных задач. В срок от 3 дней полностью подготовим вас к работе по всем требованиям законодательства:
- установим онлайн-кассу, зарегистрируем ее в налоговой;
- настроим товароучетную программу для аптеки ;
- подключим все необходимые сервисы 1С для автоматизации учета;
- интегрируем «товароучетку» с Честным ЗНАКом;
- обучим персонал работе в новой систем;
- настроим аналитические отчеты для эффективного управления бизнесом.
Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 и получите бесплатную консультацию!
в конфигурации Розница Аптека можно работать с картами лояльности?
Здравствуйте! В «1С: Розница 8. Аптека» можно работать с бонусными и скидочными картами.
Добрый день!!! Подскажите, что делать если на некоторых упаковках стерся код маркировки??? Мы сами в аптеке должны их получать, перепечатывать и клеять на лекарства? За это надо платить?
Здравствуйте! Реализация лекарственных препаратов (ЛП) с испорченным кодом маркировки недопустима. Такие ЛП подлежат списанию или возврату поставщику (если дефект с кодом маркировки произошел до поставки). Если код не читается при приемке, то не рекомендуется принимать такой товар, необходимо вернуть его поставщику (в МДЛП при этом регистрируется отказ от приемки или возврат товара).
Примечание: В случае, если datamatrix-код был повреждён на стороне поставщика (во время транспортировки), но, тем не менее принят на баланс получателем, то необходимо вернуть лекарственный препарат поставщику.
В ином случае, если поврежденный/испорченный лекарственный препарат (ЛП) будет передан на уничтожение, то необходимо использовать схемы 541542. Если ЛП не будет уничтожен, то необходимо использовать схему 552 с указанием withdrawal_type (Тип вывода из оборота) 13 – списание без передачи на уничтожение.