Аптечный бизнес — прибыльная ниша, ведь спрос на лекарственные препараты (ЛП) всегда стабильно большой. Но в этой отрасли высокая конкуренция, и в борьбе за покупателя нужно использовать все доступные средства, в том числе автоматизацию. Проблема в том, что учет в аптеке и в обычном розничном магазине сильно отличается. Есть много отраслевых особенностей: работа с Честным ЗНАКом, регламентированное ценообразование, контроль фальсификатов и т. д.
Расскажем, какие программы и оборудование выбрать для автоматизации аптек, как их внедрить без ошибок, штрафов и переплат.
Содержание
Автоматизация работы аптеки: отраслевые особенности
Для автоматизации аптеки нужна товароучетная программа, в которой можно контролировать продажи и остатки, управлять ценами, планировать закупки и делать все остальное, что и в обычном магазине. Но кроме решения стандартных задач, нужно учитывать отраслевые особенности, в том числе:
- ЛП подлежат обязательной маркировке и прослеживанию через систему мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП) — это отдельная подсистема Честного ЗНАКа;
- государство регулирует цены на жизненно необходимые и важные лекарственные препараты (ЖНВЛП), устанавливая предельные надбавки в оптовой и розничной торговле;
- важно тщательно контролировать сроки годности ЛП, иначе можно нанести вред здоровью и создать угрозу жизни человека.
В аптеке необходимо автоматизировать два участка:
| Участок | Какие задачи нужно решать |
| 1. Первый стол (зона обслуживания покупателей) | Работать с каталогом ЛП Принимать оплату Применять скидки Пробивать чеки Работать с МДЛП: оформлять приемку, продажи и списания |
| 2. Склад | Проводить инвентаризации Контролировать сроки годности Вести учет остатков Оформлять заявки поставщикам. |
В рамках комплексной автоматизации аптеки мы подберем готовое решение, которое позволит решать все складские и торговые задачи с учетом отраслевой специфики. В срок от 3 дней установим онлайн-кассу, настроим софт и выполним интеграцию с Честным ЗНАКом. Оставьте заявку на сайте и получите выгодное предложение!
Оборудование для автоматизации кассовых расчетов в аптеке
В зоне первого стола необходимо организовать удобное рабочее место фармацевта, где он сможет быстро находить нужные препараты и без задержек обслуживать покупателей. Какое оборудование для этого понадобится:
- Онлайн-касса. Главные критерии выбора — большой экран и быстрая печать. Можно выбрать готовую POS-систему или приобрести POS-терминал и подключить к нему фискальный регистратор (ФР). Вместо моноблока можно использовать и обычный персональный компьютер с кассовой программой.
- 2D-сканер. Аптеки должны сообщать в Честный ЗНАК о выбытии лекарств из оборота при розничных продажах. Для этого при оформлении чека нужно считывать код маркировки с помощью сканера штрихкодов, подключенного к онлайн-кассе.
- Терминал эквайринга или PIN-pad. Позволяет организовать прием безналичных платежей (с банковской карты или с помощью приложения на смартфоне).
- Принтер этикеток. Используется для печати ценников для товаров на витринах, этикеток с кодами маркировки (если наклейка повреждена), товарных ярлыков с номерами партий (для контроля сроков годности).
Чтобы сократить расходы на автоматизацию аптеки, рекомендуем приобретать комплект торгового оборудования сразу с сопутствующими услугами.
Подробнее об автоматизации учета движения товаров на фармацевтическом складе можете прочесть в нашей статье.
Лучшая программа для кассы в аптеке
Вы можете приобрести POS-систему сразу в комплекте кассовой программой или купить софт отдельно и самостоятельно установить его на компьютер или POS-моноблок.
Оптимальное решение для автоматизации продаж ЛП — «1С:Розница 8. Аптека». Этот софт поддерживает все базовые функции типовой конфигурации «1С:Розница» и учитывает особенности бизнеса.
В программе предусмотрен специализированный интерфейс рабочего места кассира для оформления розничных продаж (РМК). В нем учтены требования законодательства по отпуску рецептурных препаратов. При реализации таких ЛП необходимо вводить данные о рецепте: серию, дату и номер. Кассир сканирует код маркировки, и если товар рецептурный, открывается окно для ввода реквизитов.
Продажа рецептурных препаратов
В программе для кассы в аптеке реализован механизм учета товаров, продаваемых совместно. Сопутствующие препараты можно подбирать автоматически или вручную. Например, при продаже антибиотика можно предложить подходящий пробиотик.
Продажа сопутствующих товаров
При отсутствии нужного препарата программа обеспечивает подбор аналогичных по действию лекарств.
Автоматизация учета движения товаров в аптеке
Конфигурация «1С:Розница 8. Аптека» подходит не только для автоматизации работы первостольника, но и для ведения товарного учета. Программа легко интегрируется с МДЛП и позволяет организовать продажи по всем требованиям Честного ЗНАКа.
Интеграция с МДЛП
Учет в «1С:Аптека» ведется по сериям, что дает возможность ввода дополнительных сведений и характеристик для каждой позиции отдельно. Также это упрощает контроль важных и жизненно необходимых препаратов в базе.
С помощью дополнительного сервиса «1С:Номенклатура» вы можете быстро заполнить справочник товаров, а потом регулярно его обновлять, не тратя времени на ручной ввод данных. Для работы с сервисом нужна подписка на « 1С:КП Медицина » («ИТС Медицина»).
Загрузка препаратов из «1С:Номенклатура»
За пару минут в программу можно загрузить актуальный список фальсификатов (из системы Росздравнадзора). При поступлении новой партии программа сопоставит данные, выявит подделки и просроченные ЛП.
Приемка товаров оформляется на основании приходных накладных от поставщика. Номенклатура из документа сопоставляется с данными в вашей базе. Если такого товара нет в справочнике, «1С:Аптека» предложит создать новую номенклатуру. Характеристики автоматически выгружаются из электронной накладной.
При поступлении маркированных лекарств можно автоматически создать уведомление о приемке и отправить информацию в Честный ЗНАК.
Уведомление о приемке в МДЛП
В программе реализован механизм для планирования закупок в соответствии с расчетом потребностей. На основании спроса и текущих остатков система определяет, сколько товаров нужно заказать, и автоматически создает заявку поставщику.
Заказ поставщику
В «1С:Аптека» можно устанавливать формулы расчета розничных цен с учетом категории препаратов. Для ЖНВЛП действуют строгие ограничения по надбавкам. Программа позволяет задать способ расчета с использованием диапазона. Наценка устанавливается автоматически в зависимости от региона.
Расчет розничной цены
Для удобства работы фармацевта можно настроить адресное хранение товаров. Каждой ячейке задается свой адрес (номер шкафа, полки и ящика). Это упрощает процесс инвентаризации и поиск товаров при продаже на кассе.
Поиск товара по ячейкам
В «1С:Аптека» доступно более 30 видов аналитических отчетов с детальными расшифровками по всем видам операций. Особое внимание уделяется анализу продаж в разрезе товарных категорий, групп покупателей, менеджеров и оценке эффективности применяемых скидок.
Аналитика по динамике продаж
Маркировка лекарственных препаратов и БАДов в 2025 году
Все лекарственные препараты для медицинского применения подлежат обязательной маркировке с 1 июля 2020 года. Исключения составляют лекарственные средства, произведенные до этой даты — они могут реализовываться без маркировки до истечения срока годности.
Особый режим действует для препаратов, которые нужны для лечения редких и тяжелых заболеваний (перечень ВЗН), для которых маркировка была введена еще с 1 октября 2019 года. В системе фиксируется только их поступление в медучреждение и конечная выдача пациенту, без отслеживания каждого внутреннего перемещения.
С 1 октября 2023 года стартовала маркировка медицинских изделий. Сначала она коснулась обеззараживателей — очистителей воздуха, обуви ортопедической и вкладных корригирующих элементов для нее. С 1 марта 2024 года — остальных медизделий (слуховых аппаратов, коронарных стентов, компьютерных томографов, гигиенических средств при недержании). В их отношении (кроме средств при недержании) уже действует поэкземплярный учет.
С 1 марта 2025 года маркируют медицинские перчатки. Они уже «обзавелись» кодами Data Matrix. Отчитываться в Честный ЗНАК поэкземплярно бизнес, работающий с медицинскими перчатками и санитарно-гигиеническими изделиями, используемыми при недержании, будет лишь с 1 марта 2026 года.
С 1 сентября 2025 года полностью завершено внедрение обязательной маркировки БАДов. В их отношении действует поэкземплярный учет.
На каждую упаковку наносится уникальный двухмерный код Data Matrix размером минимум 16 × 16 мм. Код содержит 83 символа и включает международный идентификатор товара, серийный номер, ключ поставки и проверочный код. Маркировка наносится на вторичную упаковку, а при ее отсутствии — на первичную.
Все участники оборота (производители, импортеры, дистрибьюторы, розничные продавцы) обязаны зарегистрироваться в системе мониторинга и использовать электронную цифровую подпись для передачи данных.
Нарушение требований маркировки влечет административную и уголовную ответственность согласно российскому законодательству.
в конфигурации Розница Аптека можно работать с картами лояльности?
Здравствуйте! В «1С: Розница 8. Аптека» можно работать с бонусными и скидочными картами.
Добрый день!!! Подскажите, что делать если на некоторых упаковках стерся код маркировки??? Мы сами в аптеке должны их получать, перепечатывать и клеять на лекарства? За это надо платить?
Здравствуйте! Реализация лекарственных препаратов (ЛП) с испорченным кодом маркировки недопустима. Такие ЛП подлежат списанию или возврату поставщику (если дефект с кодом маркировки произошел до поставки). Если код не читается при приемке, то не рекомендуется принимать такой товар, необходимо вернуть его поставщику (в МДЛП при этом регистрируется отказ от приемки или возврат товара).
Примечание: В случае, если datamatrix-код был повреждён на стороне поставщика (во время транспортировки), но, тем не менее принят на баланс получателем, то необходимо вернуть лекарственный препарат поставщику.
В ином случае, если поврежденный/испорченный лекарственный препарат (ЛП) будет передан на уничтожение, то необходимо использовать схемы 541542. Если ЛП не будет уничтожен, то необходимо использовать схему 552 с указанием withdrawal_type (Тип вывода из оборота) 13 – списание без передачи на уничтожение.