Автоматизация общепита направлена на решение технологических, управленческих, финансовых задач. Сложность заключается в распределении производственных процессов по нескольким уровням. Одна из целей автоматизации организации, оказывающей услуги общественного питания, — интеграция всех операций в единую систему.
Учет в общепите: основные моменты
Заведениям общепита в отсутствие автоматизированного учета характерна невысокая скорость обслуживания посетителей, что негативно сказывается на росте продаж. Много времени уходит на фиксацию данных о готовых блюдах (весе и объеме порций), на другие процессы, осуществляемые вручную. Определить популярные у клиентов продукты и блюда довольно сложно. Возникают трудности и во время контроля запасов на складе. А объединить несколько заведений в одну сеть вообще проблематично. Учет в общепите включает несколько взаимосвязанных между собой процедур, основными моментами являются:
- Обслуживание клиентов. Прием, обработка заказов, а также их фактическая выдача и расчет с посетителями.
- Приготовление блюд. Процедура отражает взаимодействие сотрудников внутри кухни и коммуникации между работниками разных структурных единиц предприятия. Например, склада либо зала обслуживания.
- Бухгалтерские операции, отчетность. Предусматривает все финансовые расчеты, осуществляемые на предприятии, формирование отчетов на их основе.
- Складской учет. Прием товаров от поставщиков, кооперация с кухней.
- Сотрудничество со сторонними компаниями и службами (контрагентами, ФНС и пр.).
Если взаимодействие процессов будет осуществляться автоматически, это облегчит и ускорит работу персонала, позволит руководителю предприятия удаленно контролировать свои заведения.
Автоматизация ресторанного бизнеса и предпринимательства в других сферах общественного питания предполагает использование различного периферийного оборудования и программного обеспечения.
Учет в ресторане: результаты автоматизации
Результаты внедрения автоматизированного учета в ресторане выражаются в увеличении прибыли заведения, которая покрывает затраты на реализацию процесса:
- повышается скорость обслуживания гостей заведения, в результате чего возрастает эффективность труда сотрудников и руководителя, возрастает лояльность клиентов;
- появляется возможность оперативно получать подробные отчеты по работе структурных единиц в любое время;
- обеспечивается удаленный контроль над работой сотрудников;
- начисляются штрафы и премии при расчетах с персоналом;
- упрощается контроль срока годности продуктов, что приводит к уменьшению издержек;
- формируется отчетность;
- упрощается и ускоряется инвентаризация без необходимости приостановки продаж;
- руководителю предоставляется детальная статистика по доходности и обороту товара за любой период.
Таким образом, автоматизация ресторана позволяет эффективно управлять предприятием общепита, увеличивая его производительность, доходность и обеспечивая прозрачность работы.
Оборудование для автоматизации ресторана
Автоматизация ресторана обеспечивается путем использования оборудования:
- Для обслуживания клиентов: ТСД, онлайн-касса, терминал для приема безналичных платежей (может быть встроен в корпус кассы), денежный ящик. При торговле алкоголем придется подключить УТМ.
- Для склада: сканер штрихкодов, электронные весы складского типа, ТСД.
- Для кухни: электронные весы, принтер заказов или дисплей.
Также понадобятся модули для обмена информацией между подразделениями — коммуникационные и вычислительные. Например, Wi-Fi-адаптеры, коммуникаторы, ПК. Руководителю предприятия доступны все операции и статистика удаленно, через ПК или другое устройство. Вышеперечисленный набор оборудования может дополняться другими техническими средствами при необходимости.
Стандартная схема операций проводится в следующей последовательности:
- Официант принимает заказ в зале обслуживания. Удобнее для этого использовать мобильный гаджет. Сформированный заказ передается на кухню по интернету.
- На кухне принимают заказ с помощью специального принтера или дисплея. Остатки запрашиваются на складе при использовании вычислительного и коммуникационного оборудования.
- Склад дает ответ о наличии требуемых продуктов, фиксирует их передачу на кухню.
- Когда заказ подготовлен, официант получает уведомление с кухни на мобильный гаджет.
- Официант приносит посетителям заказ, позднее предъявляет чек на оплату. Расчет с гостями осуществляется через кассовый аппарат. При безналичной оплате производится считывание банковской карты с помощью терминала эквайринга. Клиенту выдается кассовый чек.
Данные по проведенным операциям передаются управляющему для анализа и формирования отчетности (посредством своего оборудования). Также в деятельности заведения принимают участие бухгалтеры, маркетологи и другие специалисты.
Критерии выбора оборудования
При выборе оборудования важно обращать внимание на такие основные факторы:
- поток клиентов — чем больше посетителей, тем производительнее должны быть устройства;
- требование к автономности — необходимость длительного использования техники в автономном режиме определяет повышенные требования к емкости ее аккумулятора;
- модули коммуникации — проводной или беспроводной интерфейс;
- возможность интеграции с государственными информационными системами;
- стоимость — цена оборудования зависит как от необходимого набора функций, так и от финансовых возможностей владельца предприятия.
Количество технических средств определяется масштабами и структурой предприятия общественного питания. При приеме заказов онлайн предполагаются дополнительные расходы на интеграцию CRM-систем и устройств в офисе.
Правильный выбор оборудования позволит равномерно распределить рабочие процессы между подразделениями заведения, избежать очередей и добиться желаемой эффективности.
Автоматизация ресторанного бизнеса и других предприятий общепита
Автоматизация ресторанного бизнеса состоит из:
- аппаратной части — установка подходящего оборудования;
- программной части — настройка ПО.
Для работы официантов потребуются мобильные онлайн-кассы, желательно со встроенным терминалом эквайринга. Это позволит принимать заказы за столами и перемещать аппарат по залу без необходимости подключения к электросети, а также принимать оплату безналичным способом. Подходящие модели — смарт-терминалы MSPOS-E-Ф, LiteBox 5 с модулем эквайринга. Бюджетный вариант — ньюджеры от компании АТОЛ. Они же подойдут предприятиям, специализирующимся на доставке продуктов.
При расчетах в определенном месте можно выбрать стационарную модель (например, Эвотор 7.2) или POS-систему, работающую на базе фискального регистратора (АТОЛ Оптима Маркет).
При реализации алкоголя касса должна поддерживать УТМ ЕГАИС и работу со сканером двумерных штрихкодов (Sunlux XL-3200, Vioteh VT1401).
Подразделение, отвечающее за прием и выдачу продуктов для приготовления блюд, оснащается складскими весами (OHAUS Defender 3000, СКЕ-Н-500-6080). Кухня оборудуется порционными или фасовочными весами (Cas SW-10, Cas SW-2).
Программы для общепита: Poster Pos, АТОЛ Еда, iiko и другие.
Автоматизация кафе
В отличие от ресторана, ассортимент блюд в кафе менее разнообразный. Присутствие официанта необязательно. Посетитель часто самостоятельно заказывает и забирает заказ в барной зоне. В таком случае достаточно установить стационарную онлайн-кассу.
Если же официанты присутствуют в штате, автоматизация кафе также предполагает оснащение мобильными устройствами для обеспечения возможности обслуживания за столиками. Учитывая ограниченный ассортимент блюд и относительно небольшой поток посетителей, к производительности оборудования для кафе предъявляется меньше требований, чем в ресторане.
Автоматизация столовой
Столовая характеризуется еще более ограниченным ассортиментом, чем кафе, отличается отсутствием официантов, сравнительно низкими ценами. Меню может различаться по дням недели. Как правило, реализуют уже готовые блюда. Столовые рассчитаны на офисных работников, школьников, студентов.
Автоматизация столовой предполагает установку стационарного оборудования непосредственно в месте выдачи блюд. Для этих целей вполне подойдет бюджетный POS-терминал.
Автоматизация фаст-фуда
Фастфуд относится к заведениям быстрого питания, которое необязательно предусматривает наличие столов. Его преимущества заключаются в высокой скорости приготовления блюд и их сравнительно низкой стоимости.
Автоматизация фаст-фуда сводится к установке минимального набора оборудования. Зачастую достаточно смарт-терминала с предустановленным ПО для общепита.
Автоматизация бара
Под баром понимают предприятие общественного питания с барной стойкой. Ассортимент заведения составляют алкогольные и безалкогольные напитки, коктейли, горячие и холодные закуски. Количество блюд ограничено. Большую часть продуктов питания занимают готовые покупные изделия.
Как в столовой или кафе, автоматизация бара предполагает установку кассовой техники за барной стойкой. По желанию владелец может нанять официантов. Но они, как правило, не производят расчеты за столами. Их задачи сводятся к тому, чтобы приносить заказы и содержать свободные столики в чистоте.
Поскольку такое заведение, как бар, заранее предусматривает продажу алкоголя, подключение к ЕГАИС, установка сканеров двумерных штрихкодов — обязательные условия.
