С различными проблемами движения денежных средств (ДДС) сталкиваются 80 % компаний. Каждый предприниматель понимает, что такое прибыль и как она образуется, но лишь малая часть может эффективно управлять денежными потоками, направлять их на успешное развитие бизнеса. Отсюда проблема кассового разрыва, который происходит при неправильном планировании доходов и расходов. В статье мы расскажем, что такое кассовый разрыв в бизнесе и на предприятии, как его предотвратить. Также вы узнаете о методах и программе, которые помогают спрогнозировать предстоящую разницу между доходами и расходами, своевременно выявить и решить проблему.
Кассовый разрыв в бизнесе и на предприятии: что такое и каковы причины возникновения
Кассовый разрыв — что значит и почему возникает? Эти вопросы задают собственники и управленцы компаний, столкнувшиеся с проблемой отсутствия необходимой суммы на счетах, когда нужно расплатиться с подрядчиками, поставщиками и сотрудниками. Организация работает в обычном операционном режиме, ежедневно обрабатывает заказы клиентов, несет затраты. В определенный момент она сталкивается с необходимостью покрытия каких-либо затрат, например, зарплата персоналу, погашение кредита, срочный ремонт оборудования, но средства в бюджете отсутствуют. Если образовался такой кассовый разрыв, это значит, что компания погрузилась в состояние неликвидности или низкой ликвидности.
Причинами могут стать:
- неправильное управление денежными потоками, не скоординированное планирование и распределение финансов;
- убыточные действия/операции, невыгодные сделки и инвестиции;
- проблемы скорости оборотов, задержки перечислений от контрагентов;
- внешнеэкономические факторы, санкции, тщательная проверка всех проводимых операций банками;
- незапланированные траты, например, на ремонт оборудования;
- отсутствие резервного фонда.
Что касается первой ошибки, здесь предприниматели часто следят за двумя показателями: выручка продаж и остатки на счете. То есть управление ведется по остаткам, а расходы не прогнозируются или превышают прибыль. Такое отношение к планированию бюджета и отсутствие системы контроля создают незаметные постоянные финансовые утечки до 5-10 % в месяц.
Также к ошибкам управления финансовыми потоками относят несинхронизированные циклы поступления денег и выплат. Например, цикл оплаты поставщикам меньше, чем цикл получения средств от покупателей.
Независимо от причины возникновения, разрыв кассы влечет задержку оплаты обязательств, потерю доверия со стороны поставщиков и банкротство предпринимателя. Вместо того чтобы бросить силы на эффективное развитие бизнеса, сфокусировать внимание на продажах, предприниматель вынужден решать проблему с нехваткой денежных средств.
Быстрые решения, такие как снижение цены, продажа в убыток, привлечение невыгодных кредитов и займов, приводят к еще более плачевным последствиям. Далее мы расскажем, как рассчитать кассовый разрыв в бюджете по формуле.
Как посчитать кассовый разрыв: формула расчета
Перед тем как посчитать кассовый разрыв, составьте грамотный финансовый отчет. Укажите в нем объем всех поступлений, количество контрагентов. Не забудьте указать плановые и внеплановые расходы, частоту критических остатков в кассе.
Формула для расчета разрыва выглядит так: ДС (остаток на начало рабочего дня)+ ПД (приходные операции) - ПП (расчетные операции) = ОДС (остаток в конце рабочего дня). Если при подсчете сумма ушла в минус, значит, произошел разрыв кассы.
Как спрогнозировать и предотвратить кассовый разрыв
Задача предпринимателя — оперативное планирование и контроль поступления и расходования средств за счет внедрения инструментов оперативного управления.
Например, оформление Платежного календаря в Excel, чтобы планировать конечный остаток. Составьте список статей движения денег: операционная деятельность, кредиты и займы (финансовая деятельность), единовременные выплаты и изъятия (капитальная деятельность). Первой строчкой укажите остаток на начало дня, затем по статьям разбиваете поступление, платежи по кредитам, налогу и прочие расходы.
Далее, нужно согласовать статьи движения денежных средств со статьями доходов и расходов.
Последним можно присвоить следующие признаки:
- постоянные (оплата аренды, кредита, налога);
- переменные (связанные с объемом деятельности, например, себестоимость проданных товаров);
- дискреционные (управляемые, когда есть выбор — потратить деньги или нет, например, на автоматизацию бизнеса, ремонт помещения, обучение персонала, реклама бизнеса).
Расставьте приоритеты в платежах. Например, вы решаете, куда направить бюджет — на покупку оборудования или рекламу. Оснащение предприятия — долгосрочная перспектива и инвестиции в бизнес, которые увеличивают прибыль. С рекламой не все так однозначно, поскольку она может не принести ожидаемых результатов. Приоритетом может стать и своевременный платеж ключевому поставщику, которого вы можете потерять из-за задержки оплаты.
Установите лимит расхода на непостоянные или незначимые статьи расхода, и сформируйте финансовый резерв.
Ведение платежного календаря вручную отнимает много времени, поэтому рекомендуем воспользоваться автоматизированным сервисом «План Факт». Он позволит заранее узнать о кассовых разрывах. Добавляете операции на будущее, а сервис сопоставляет запланированные платежи с остатками на счетах и в нескольких разделах детально информирует о состоянии каждого счета.
Выпадающее меню «Остатки на счетах» содержит текущие остатки по счетам, и в случае нехватки денежных средств заранее предупреждает о дате кассового разрыва. В разделе «Показатели» график остатков на счетах моментально покажет вам сумму на каждом счете за любую дату.
Раздел «Планирование» предоставит детальную информацию по любому счету, достаточно выбрать фильтр и движение денег, пролистать до строки «Остатки». Вы сразу поймете, какие операции приводят к разрыву, поэтому будет время среагировать и предотвратить его.
Держать под контролем финансовые потоки также поможет программа «1С:УФН» с внедренным платежным календарем. Он содержит информацию о поступлениях, а также данные о выбытиях и остатках.
Как избежать кассового разрыва и быстро выйти из него, если он все же наступил? Это можно сделать путем внедрения регулярного планирования финансовых потоков. В любом бизнесе есть три ключевых управленческих финансовых отчета: баланс, прибыли и убытки, ДДС. Балансовый является основным, но другие позволяют управлять двумя денежными потоками. Крайне важно организовать ежедневное эффективное управление ДДС.
Как быстро и эффективно устранить кассовый разрыв
Решение проблемы осуществляется в три этапа: выяснение причины, ее устранение, ликвидация последствий. Самая распространенная ошибка ИП и ООО — начинать сразу с последствий, без выявления причины.
Начнем с первого шага и разберемся, что входит в финансы компании. Все деньги бизнеса условно разделены на три сектора: основные фонды (ОФ), оборотные средства (ОС), прибыль. Первый сектор — это хозяйственный объект, оборудование, мебель, в общем, все, что нужно для организации бизнеса. Сюда нужно ежемесячно отчислять средства на амортизационные расходы. Оборотные финансы — конкретная сумма, которая нужна для текущей деятельности компании. Прибыль — чистый доход предприятия, который образуется в результате правильных операционных процессов.
Кассовый разрыв возникает в секторе с оборотными средствами. Чтобы эффективно устранить его, вы должны знать, как выявить причину по бух отчетности.
Проанализируйте направление денежных потоков. Возможно, вы забираете из бюджета больше денег, чем фактически зарабатываете, либо развиваете ОФ за счет оборотных средств, а не прибыли. Еще одной причиной может быть изначальное недостаточное обеспечение компании нужным объемом ОС. Как определить, какой именно объем нужен сейчас вашему бизнесу?
Для наглядного примера составим в Excel 2 таблицы для подсчета прямых и косвенных затрат.
Прямые затраты.
Обратите внимание на колонку «Гипотеза». Сюда вносите предложения по оптимизации прямых затрат и наблюдаете, как это отражается на итоговой сумме. Например, договорились с поставщиками, что оплачивать материал будете не в день оформления заказа, а при поступлении на склад. Сократили срок оплаты готовой продукции клиента с 5 до 3 дней, значит, повысили загрузку производства на 20 % (со 100 до 120 тысяч рублей). В итоге эти действия привели к сокращению затрат практически на 50 %. Дополнительно можете сократить срок изготовления продукции, повлиять на себестоимость закупки запасов.
Косвенные затраты. Сюда вносим бюджеты по каждой подсистеме бизнеса, а также указываем запас прочности — на какой срок нужно профинансировать предприятие по косвенным затратам. В первую очередь срок зависит от сезонности деятельности. Например, если основную прибыль бизнес получает летом, то есть всего 3 месяца в году, то запас прочности — не менее 9 месяцев, чтобы вырученной прибыли хватило на весь год.
Рассчитайте необходимый бюджет по приведенным ниже формулам:
- Плановый объем ОС = Прямые затраты + Косвенные затраты.
- Фактический объем ОС = Складские запасы + Незавершенное производство+Готовая продукция.
Теперь ваша задача — восполнить недостаток ОС, поэтому переходим ко второму шагу.
Накопившуюся задолженность перед контрагентами вносите в отдельную таблицу. Договариваетесь с ними о заморозке долга на время восстановления ОС. Это занимает 3-6 месяцев, в зависимости от недостающей в ОС суммы. Все текущие поставки и работы оплачиваете в момент приема.
Главное, восстановить работу, максимально оптимизировать производственные или торговые процессы. Для этого переводите клиентов на предоплату, насколько можно сокращаете сроки поставки, изготовления, отгрузки/доставки. По возможности находите более выгодных поставщиков, ликвидируете дебиторскую задолженность. Пересмотрите все бюджеты с точки зрения экономии, а полученную прибыль реинвестируйте на восстановление сектора ОС.
Только после этого можно перейти к устранению последствий: возвращаете «замороженные» ранее долги контрагентам, погашаете задолженности по кредитам и прочие обязательства.
Теперь вы знаете, что такое разрыв кассы. Мы надеемся, что рекомендации из статьи помогут избежать эту проблему и правильно управлять финансовыми потоками.
Эмиль , интересно, а как руководство должно контролировать бухгалтерию? Наверное с этой целью и берут на работу главного бухгалтера, как вы думаете? Если руководитель ещё и кассовые разрывы будет проверять, то зачем тогда персонал?Поверьте, нам забот и без этого вполне хватает.
Я думаю, что кассовый разрыв возникает от плохого контроля. Хороший руководитель каждый процесс должен контролировать.
Очень чётко прописано, как спрогнозировать кассовый разрыв. Способы решения проблемы тоже достаточно понятны. Плановые и косвенные затраты раньше были для меня одним понятием. Теперь понимаю, НАСКОЛЬКО эти понятия разные.
Татьяна, поскольку проблемы движения денежных средств актуальны для более чем 80% предпринимателей, грамотное планирование способно предотвратить утечки, казалось бы, небольших сумм (до 10%), но этим самым уберечь бизнес от провала. Используя приведенную формулу можно внедрить в организации оперативное планирование, а также контролировать поступление и расходование средств.
Я уже забыл времена когда всем этим занимались вручную, писали на листочках, считали на калькуляторах. Сейчас всё реально в разы проще и без лишних денежных и временных трат
Алекс, оперативное управление, грамотный финансовый контроль и своевременная внутренняя финотчетность — это гарантии рентабельности бизнеса в новых экономических реалиях РФ.