Что такое ОФД и зачем они нужны для кассовых аппаратов

Принцип работы нового кассового оборудования потребовал назначения посредника между точками продаж и Федеральной налоговой службой. Мы расскажем обо всех функциях оператора фискальных данных, принципах работы, условиях подписания договора и стоимости обслуживания.

Что такое ОФД для кассовых аппаратов

Оператор фискальных данных (далее ОФД) — аккредитованная организация с высокотехнологичным оборудованием для получения информации с онлайн-касс, фиксирования, обработки и перенаправления данных в ФНС. Важно, что такие кассовые аппараты для соединения с ОФД обеспечиваются стабильным интернет-каналом и фискальным накопителем, сохраняющим в памяти финансовую информацию о транзакциях.

Операторы взяли на себя функции, упрощающие взаимодействие предпринимателей и контролирующих налоговых органов. Отчетность происходит в режиме онлайн, а состояние работы кассы постоянно отслеживается. Предпринимателю доступны данные обо всех транзакциях в «Личном кабинете». Анализ статистики позволяет отслеживать работу бизнеса и улучшить показатели.

В качестве ОФД выступают исключительно аккредитованные организации с разрешением на обработку фискальных данных (ст. 1 Закона 54-ФЗ).

Аккредитованные ОФД: обязательные требования для работы с кассовыми аппаратами

По данным официального сайта ФНС, в число аккредитованных ОФД на начало 2018 года входило 15 организаций, а на начало июня в реестре уже 18 операторов. Среди них известные: «Яндекс», «Эвотор», «Контур», «Вымпел-Коммуникации» (Билайн) и др. Войти в число претендентов сегодня могут организации, занятые в сфере высокоточных технологий, электронного оборота данных, крупные торговые сети, производители кассовой техники.

Условия получения аккредитации оператором фискальных данных:

1. нахождение на территории России;
2. разрешение Федеральной службы безопасности на обработку и обеспечение защитой конфиденциальных финансовых данных;
3. наличие сертифицированного технического оборудования и лицензионного программного обеспечения, что фиксируется в экспертном заключении.

Все организации-операторы должны иметь официальный интернет-ресурс с доменом первого уровня (например, kontur.ru).

При нарушениях требований деятельность оператора может быть приостановлена на срок до 2 месяцев. Если ОФД лишается лицензии, предприниматель должен перейти к другому оператору в течение 20 дней. В это время касса продолжает работу в автономном режиме.

Принципы работы ОФД для кассовых аппаратов

Регламентированный Законом № 290-Ф3 от 03.07.2016 г. процесс взаимодействия цепочки «онлайн-касса — ОФД — налоговые органы» включает несколько этапов:

1. Кассиром сканируется штрих-код товара или набирается на клавиатуре.
2. В момент покупки в кассе оформляется транзакция, формируется чек. Информация автоматически сохраняется на фискальном накопителе и моментально передается ОФД.
3. Оператор фиксирует данные, формирует документ, который передается на онлайн-кассу. Подтверждение — регистрационный номер, который присваивается транзакции.
4. Фискальный накопитель получает обратную связь с ОФД и завершает оформление чека с регистрационным номером.
5. Данные о продаже оператор кодирует и пересылает в налоговые органы.
6. Покупателю выдается чек и, по запросу, его электронный вариант.
7. На чеке нового образца присутствуют адрес ссылки и QR-код. С помощью этих данных покупатель получает полную информацию о продаже.

ОФД сохраняет информацию фискальных чеков в базе данных на протяжении 5 лет и обеспечивает ее защиту. Для этого требуется выделенный сервер.

Сколько стоят услуги ОФД для кассовых аппаратов

Стоимость обслуживания у всех операторов в 2018 г. единая — 3 000 рублей в год за единицу техники при условии единоразового платежа. Некоторые организации предлагают вносить оплату за расчетный период ежемесячно, ежеквартально, за полгода. С поэтапной системой расчетов годовая стоимость будет на 10 – 20 % выше. Варианты тарифных планов вполне оправдывают себя при сезонном бизнесе.

Для удобства предпринимателей предлагается посуточный тариф — в среднем 16 – 17 рублей. Вариант актуален в случае работы с подменной/арендованной кассой, когда основная вышла из строя.

Как подключиться к ОФД: требования к кассовым аппаратам для работы с удаленным оператором

С переходом на современную кассовую технику важно зарегистрировать оборудование в ФНС и подписать соглашение с ОФД. Предприниматель в Удостоверяющем органе получает квалифицированную электронную подпись, записанную на USB-накопитель. На следующем этапе проходит регистрация в «Личном кабинете» на интернет-портале выбранного ОФД и вносится оплата за услуги.

Для работы важно обеспечить стабильное интернет-соединение. Касса должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к оборудованию нового образца. Для этого необходимы:

1. Регистрация кассы в территориальных налоговых органах.
2. Наличие в ККТ встроенного фискального накопителя (далее ФН). Это позволит не приостанавливать работу бизнеса в случае разрыва интернет-соединения. В памяти устройства до 72 часов хранятся данные фискальных чеков, выданных в офлайн-режиме. После восстановления онлайн-доступа информация моментально будет передана оператору.
3. Лицензионное программное обеспечение, адаптированное для работы с ФН и ОФД.
4. Возможность работы со ссылками и QR-кодами чека.

Для работы по новым требованиям необязательно приобретать современную ККТ. Некоторые модели старого образца допускают модернизацию в соответствии с современными требованиями.