Как правильно пробить чек на кассе

Компании и предприниматели, продающие товары и оказывающие услуги, должны использовать онлайн-кассы, а значит, и выдавать чеки своим клиентам. Представителям отдельных сфер бизнеса, например интернет-магазинам и службам такси, правительство разрешило отправлять документ покупателю или пассажиру в электронном виде. Все остальные обязаны представить бумажный экземпляр, если клиент сам не попросит заменить его электронной копией до момента оплаты.

Рассказываем, как пробивать чеки по онлайн-кассам, чтобы не нарушить ФЗ от 22 мая 2003 года №54 (далее — Закон) и не нарваться на штрафы.

Как пробивать чеки по онлайн-кассам: общие правила

В соответствии со ст. 4.7 Закона, в чеке должен быть 21 обязательный реквизит. Все кассовые программы отвечают этому требованию. Пользователю остается только правильно выполнить стартовые настройки. А именно указать:

• место расчета;
• режим налогообложения;
• Ф. И. О. кассира и другие данные.

Образец правильного оформления:

Что требуется для создания чеков

Нужна любая онлайн-ККТ с фискальным накопителем (ФН) и термолента. ФН и формат фискальных данных (ФФД) выбирают в зависимости от реализуемых товаров. Так, продавцы маркированной продукции обязаны применять новые ФН-М и работать с ФФД 1.2, так как только этот формат содержит обязательные фискальные документы «Запрос о коде маркировки», «Ответ на запрос» и др. В чек добавляется дополнительный реквизит в виде буквы [М].

Продавцы других товаров пока не ограничены в выборе. Они могут применять ФФД 1.05, 1.1 и 1.2.

Какой чек нужно предоставить покупателю: бумажный или электронный

Продавец обязан пробить и выдать чек независимо от того, как расплатился покупатель: наличкой, пластиком, по QR-коду или с виртуального кошелька. Если все расчеты проходят в одном месте (где установлена ККТ), например в розничной точке или парикмахерской, то это должен быть бумажный документ. Продавец имеет право не печатать чек, а отправить его покупателю в цифровом виде при соблюдении 3 условий:

1. Клиент сам об этом попросил.
2. Клиент назвал номер телефона или email до того, как рассчитался.
3. Касса поддерживает функцию отправки электронных чеков.

Представителям некоторых сфер бизнеса Закон разрешает применять кассу удаленно. В числе льготников:

• интернет-коммерция;
• пассажирские перевозки;
• вендинг;
• те, кто оказывает услуги на выезде;
• торговля с курьерской доставкой.

В этих случаях вместо печати чеков предусмотрены альтернативные варианты выдачи документов. Например, можно прислать ссылку для скачивания или показать QR-код на экране смартфона, чтобы посетитель сам его отсканировал и получил информацию о покупке.

Клиент вправе запросить электронную копию чека вместе с бумажным

И продавец обязан обеспечить такую возможность. Непредставление цифрового дубликата по требованию покупателя — нарушение Закона. Электронный документ можно отправить по номеру телефона или на email, но клиент должен сообщить свои контакты до момента расчета.

Как проверить чек онлайн-кассы

Покупатель может сделать это с помощью бесплатного мобильного приложения «Проверка кассового чека» от ФНС. Предварительно необходимо отсканировать штрихкод камерой смартфона. Если в результате выяснится, что фискальный документ некорректный, сервис поможет пользователю отправить жалобу в налоговую.

Оказываем удаленно

Техническое сопровождение

8 000 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Подключение эквайринга

2 000 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Обучение работе на ККТ

1 200 ₽

Быстрый просмотр

Как выбивать чеки на онлайн-кассе при разных видах расчета

Порядок создания документа зависит от того, какой вид расчета используется. Со 100%-ной оплатой все просто: посетитель вносит полную стоимость покупки (наличкой или платеж по карте) и получает один фискальный документ с признаком расчета «Приход» и признаком способа расчета «Полный расчет». Теперь поговорим о других случаях.

Как сделать чек на ККМ, если покупатель внес предоплату за товар.

Нужно напечатать два документа:

• 1-й — при получении денег, с признаком способа расчета «Предоплата»;
• 2-й — при передаче товара, с признаком «Полный расчет» и указанием общей суммы с учетом уже внесенной.

При получении предоплаты за маркированный товар код нужно указать только во втором чеке.

Как оформлять чек кассы, если покупатель расплатился бонусами.

Если клиент полностью оплатил покупку бонусами (то есть со 100%-ной скидкой), то операция классифицируется как расчет «Встречным предоставлением». В кассовом чеке должен стоять «0» в следующих строчках:

• цена предмета расчета;
• стоимость предмета расчета;
• сумма.

Если скидка меньше 100 %, нужно сформировать обычный фискальный документ и указать в нем фактически уплаченную сумму (то есть за вычетом бонусных рублей).

Как выбивать чеки на онлайн-кассе при продаже подарочной карты или сертификата.

Когда клиент покупает предоплаченный сертификат для вручения в качестве подарка, ему выдают квитанцию с реквизитами:

• способ расчета — «Аванс»;
• признак предмета расчета — «Платеж»;
• название предмета расчета — «Подарочная карта» или «Сертификат» (с указанием номинала карты).

Когда посетитель расплачивается сертификатом, продавец формирует чек и указывает в нем:

• признак способа расчета — «Полная оплата»;
• предмет расчета — «Товар».

По тегу «Сумма по чеку предоплатой» необходимо пробить номинал сертификата. Если его владелец доплачивает разницу, эту сумму тоже нужно отразить в документе.

Как выбить чек на кассе, если продали товар в кредит с отсрочкой платежа.

Необходимо сформировать несколько чеков. Первый — когда передаете товар. В документе укажите признак способа расчета — «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты с последующей оплатой в кредит». Другие — на каждый платеж. То есть придется формировать отдельные чеки с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит».

Чеки коррекции и возврата: какой из них выбрать в случае ошибки и как пробить

Если фискальный документ оформлен неправильно, в учете возникнут расхождения и от налоговой могут «прилететь» штрафы. Ошибки необходимо исправлять чеком коррекции или возврата. Какой из них выбрать, зависит от двух факторов:

1. ФФД, используемого на вашей кассе.
2. Вида ошибки.

Что и когда оформлять:

Чек с признаком расчета «Возврат прихода» доступен для любого ФФД, коррекции — для касс с форматом фискальных данных версии не ниже 1.1. Если вы работаете с ФФД 1.05, ошибку можно устранить только операцией возврата.

Пример: вы продали товар на 2 000 р., а на кассе случайно пробили на 20 тыс. р. Сначала нужно сделать возврат прихода на ККТ (как будто вы возвращаете деньги покупателю), а потом создать новый документ с корректной суммой.

Как правильно пробить чек коррекции на кассе:

1. Оформите служебную записку или акт в качестве юридического основания. Укажите в документе причину, по которой вы не провели покупку через ККТ, а также полную информацию о расчете: список товаров, количество, цены, дата.
2. Сформируйте чек коррекции. Укажите в нем номер и дату акта (служебной записки) и тип коррекции: «Самостоятельно» или «По предписанию» (если ошибку обнаружил инспектор ФНС).
3. Сообщите в налоговую о факте неприменения ККТ и передайте подготовленные документы.

Коррекционный документ нужен только ОФД и ФНС. Покупателю его не предоставляют.

Как сделать чек возврата на онлайн-кассе:

1. Примите от покупателя заявление на возврат и чек (при его наличии).
2. Сформируйте на кассе новый документ с признаком расчета «Возврат прихода».
3. Верните средства наличными или переведите на счет клиента. Если в кассе нет нужной суммы, у магазина есть 10 дней на возврат.

Еще понадобится заполнить накладную на возврат. Обычно это тоже делает кассир. Форма накладной у каждой организации своя.

Выдача кассового чека при возврате денег обязательна. За несоблюдение этого требования продавцу грозят штрафные санкции: для должностного лица или ИП — 25−50 % (минимум 10 000 руб.), для организации — 75−100 % (минимум 30 000 руб.) от суммы продажи без чека.

Как аннулировать чек на кассе.

Аннулирование на ККТ возможно, пока чек еще не пробит. Кассовый софт допускает корректировки до тех пор, пока документ не будет распечатан и передан ОФД.

Если чек отправлен на печать, аннулировать его нельзя, так как операция по приему платежа уже фискализирована, а ОФД получил данные о продаже. Если есть ошибки, нужно использовать чеки коррекции или возврата, как описано выше.

Нужно ли пробивать чеки эквайринга и как это делать

Когда клиент рассчитывается через терминал эквайринга, продавец должен выдать ему слип — бумажный корешок, подтверждающий, что безналичная оплата прошла успешно. Это требование прописано в Положении ЦБ РФ. Слип нужен покупателю при возникновении спорных ситуаций, например, если в платежной системе произошел сбой и деньги не поступили на счет продавца. Клиент сможет легко доказать, что оплатил покупку.

Слип предоставляется вместе с кассовым чеком и не заменяет его.

При проведении расчета кассир выбирает команду «Банковская карта». Терминал печатает два слипа — для продавца и покупателя, а после этого ККТ выдает кассовый чек.

Многие торговые сети («Азбука вкуса», «Магнит», «Лента» и другие) переходят на электронный документооборот с банками-эквайерами, чтобы не печатать слипы. Если потребитель решит опротестовать покупку, бумажный корешок ему не понадобится. Он может обратиться в банк, а тот потребует у продавца копию слип-чека. Таким образом ретейлерам удается и соблюсти требования законодательства, и сэкономить на чековой ленте.

Как сделать чек и отменить покупку на онлайн-кассе: пример

Порядок действий зависит от конкретной модели ККТ. Рассмотрим основные операции на примере онлайн-кассы Эвотор.

Как сформировать чек:

1. Откройте главное меню и выберите команду «Продажа».
2. Отсканируйте штрихкод на этикетке или выберите номенклатуру в базе смарт-терминала.
3. После добавления всех позиций нажмите «К оплате».
4. Выберите способ оплаты: наличные или карта.
5. При приеме наличных укажите сумму, чтобы кассовое ПО рассчитало сдачу.
6. Кликните кнопку «Оплатить». Касса распечатает чек.

Рассмотрим следующую ситуацию: продавец забыл провести продажу через ККТ. Как исправить ошибку и сформировать чек коррекции по онлайн-кассе Эвотор:

1. Откройте раздел «Настройки» → «Обслуживание кассы» → «Дополнительные операции».
2. Выберите пункт «Чек коррекции продажи».
3. Выберите способ оплаты.
4. В открывшемся окне укажите сумму сделки.
5. Выберите тип коррекции: по своей инициативе или по предписанию налоговой.
6. Укажите причину коррекции (отсутствие электроэнергии, неполадки на кассе и т. д.).
7. Укажите дату и номер документа (акта или служебной записки), который служит основанием коррекции.

После подтверждения операции онлайн-ККТ сформирует и распечатает чек коррекции.

Как отменить покупку чеком возврата:

1. Из главного меню перейдите во вкладку «Возврат».
2. Найдите чек, который был выдан при продаже возвращаемого товара.
3. Выберите товар, подлежащий возврату (если в чеке несколько позиций) или все позиции.
4. Нажмите на кнопку «К возврату».
5. Верните клиенту деньги и отдайте чек.

У онлайн-касс интуитивно понятный интерфейс, и все перечисленные действия легко выполнить. Но если у вас возникли проблемы, мы обучим работе с ККТ и поможем разобраться с задачами любой сложности.