Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Как работать с шаблонами документов в Битрикс24

Как работать с шаблонами документов в Битрикс24

Пользователи Битрикс24 могут в пару кликов создавать договоры, сопроводительные и закрывающие документы прямо из CRM. Для этого в системе предусмотрены готовые шаблоны. Чтобы сформировать акт, счет-фактуру или накладную, достаточно зайти в карточку конкретной сделки, лида или клиента и выбрать нужный документ из списка. Готовая форма заполнится автоматически, и вам останется только отправить ее на печать.

В Битрикс24 можно редактировать встроенные шаблоны документов, а также создавать новые. Как это сделать, рассказываем в статье.

Внедрим и настроим «Битрикс24» под ваш бизнес!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    Как создавать закрывающие документы в Битрикс 24 с помощью шаблонов

    Работа с документами в Битрикс24 построена следующим образом:

    1. При добавлении поставщика или клиента (физлица, ИП или организации) вы создаете отдельную карточку. В ней указываете контактные данные, адрес и реквизиты (для юрлиц и предпринимателей). Для каждой сделки тоже формируется отдельная карточка. В нее загружается контактная информация и реквизиты клиента.
    2. Сделка проходит несколько этапов воронки продаж, например: подготовка и подписание договора, счет на предоплату, в работе, финальный счет, завершение.
    3. На любом этапе воронки менеджер может создать документ, например, счет-фактуру. Для этого не нужно вручную вводить реквизиты и другую информацию о клиенте. Все данные уже есть в карточке сделки. И они автоматически подгрузятся в документ при выборе соответствующего шаблона.

    В CRM есть предустановленные шаблоны:

    • коммерческих предложений;
    • доверенностей;
    • договоров: подряда, поставки, оказания услуг.

    Также в Битрикс 24 доступны шаблоны всех закрывающих документов. Это «бумаги», которые обе стороны должны подписать при заключении сделки. В их перечень входят:

    • акт;
    • счет-фактура;
    • накладная;
    • универсальный передаточный документ (УПД).

    Как создать документ по готовому шаблону:

    1. Перейдите в раздел «CRM» из левого бокового меню.
    2. Откройте вкладку «Сделки» и выберите нужную из списка.
    3. В карточке сделки нажмите кнопку «Документ» и выберите шаблон, например, «Счет».

    Система сформирует файл и добавит в него нужные данные из сделки.

    В счет будет добавлен QR-код, чтобы клиент смог оплатить товары через мобильное приложение.

    С файлом можно выполнять следующие действия:

    • скачать в формате PDF или DOCX;
    • отправить его в электронном виде по email или в виде ссылки;
    • распечатать, нажав на иконку принтера в верхней части формы;
    • отправить по WhatsApp, Viber или через другой мессенджер (если у вас подключена открытая линия);
    • добавить изображения печати и подписи руководителя (или главного бухгалтера).

    Если нужно оперативно внести изменения в счет, кликните по ссылке «Редактировать документ» в нижней части окна. Откроется форма, в которой можно откорректировать сумму, название, реквизиты и другие данные счета.

    Создавать, редактировать и настраивать шаблоны закрывающих документов можно на всех тарифах Битрикс24, в том числе на бесплатном.

    Как настроить шаблоны документов в Битрикс 24

    В CRM есть конструктор, с помощью которого можно отредактировать и настроить базовый макет. Откройте любую карточку в разделах «Сделки», «Лиды» или «Клиенты». Нажмите кнопку «Документ» и выберите «Добавить новый шаблон». Откроется полный список стандартных макетов. Выберите шаблон, который хотите настроить, и в меню слева нажмите «Изменить».

    Откроется форма редактирования.

    В ней можно выполнить следующие действия:

    • Восстановить версию шаблона по умолчанию.
    • Изменить название.
    • Добавить подпись и печать (изображения реквизитов).
    • Выбрать тип заполнения табличной части: «Товары», «Услуги», «Товары и услуги». Например, если вы выберите «Товары», то в табличной части не будут отображаться услуги (даже если в сделке они есть).
    • Указать, какие пользователи смогут работать с этим шаблоном. Можно открыть доступ всем сотрудникам или, например, только участникам определенной группы (проекта).
    • Настроить нумератор. Это инструмент, который присваивает порядковые номера закрывающим документам в Битрикс24. Номера формируются из следующих значений:
    • Привязать шаблон к конкретным элементам: «Компания», «Контакт», «Лид», «Сделка», «Счет» и т. д. Настроенный макет будет доступен только для выбранных сущностей.

    По завершении настроек нажмите «Сохранить».

    Обучим ваших сотрудников работе с «Битрикс 24»!
    Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Как добавлять новые шаблоны для закрывающих документов Битрикс24

      Если типовой шаблон не соответствует вашим запросам и не позволяет отобразить всю необходимую информацию, вы можете создать собственный макет с нуля и загрузить его в систему.

      Выберите шаблон из списка стандартных и нажмите «Скачать».

      Документ загружается на ваш ПК в формате DOCX и выглядит так:

      Параметры в фигурных скобках {} — это символьные коды. При формировании документа система подставляет вместо них конкретные значения.

      Для примера изменим шаблон — удалим верхнюю таблицу и добавим вместо нее код «Название компании».

      Перед изменением макета отключите в своем редакторе Word функцию автоматической проверки правописания.

      Сохраните отредактированный файл и добавьте его в CRM, нажав кнопку «Загрузить».

      Документ должен весить не более 2 МБ!

      После добавления шаблона система предложит его настроить. Эту процедуру мы описали выше. Главное на этом этапе — привязать шаблон хотя бы к одному разделу CRM.

      Нажмите на кнопку «Сохранить». Ваш макет станет доступен в общем списке, и вы сможете выбирать его для создания документов.

      На картинке мы видим, что вместо верхней таблицы с реквизитами в счете теперь отображается название нашей компании.

      Таким образом можно создавать индивидуальные шаблоны документов в Битрикс 24.

      Полный список символьных кодов для разных параметров представлен в разделе «Список шаблонов». Нажмите на значок шестеренки и выберите «Список полей».

      Через фильтр найдите элемент CRM, для которого вы добавляете шаблон. В строке поиска введите нужный параметр, например, адрес доставки. Скопируйте код и вставьте его в свой макет.

      Как добавить в шаблон подпись, печать и другие изображения

      Скачайте образец, который хотите отредактировать. В шаблоне будут стоять произвольные изображения печати и подписи. Нужно сделать так, чтобы вместо них отображались ваши реквизиты. Загрузите эти изображения заранее: зайдите в «CRM» → «Настройки» → «Мои реквизиты». В поле «Реквизиты» нажмите «Подробно» и загрузите сканы или фото вашей печати и подписи.

      В загруженном шаблоне правой кнопкой мыши нажмите на картинку печати, выберите «Формат рисунка». Откройте вкладку «Замещающий текст» и в поле «Описание» введите символьный код {MyCompanyUfStamp}.

      То же самое сделайте и с подписью. Код для нее — {MyCompanyRequisiteRqSignature}.

      Сохраните форму и загрузите ее обратно в CRM. Теперь в каждом счете будет стоять ваша подпись и печать.

      Права на доступ к шаблонам документов Битрикс24

      По умолчанию все пользователи Битрикс24 могут просматривать и редактировать шаблоны закрывающих документов. Чтобы сотрудники не смогли бесконтрольно вносить изменения в настроенные формы, создайте роли с ограниченными правами.

      Перейдите в карточку любого элемента CRM. Откройте «Документ» → «Добавить новый шаблон». Кликните по значку шестеренки и выберите «Права доступа».

      В разделе «Список ролей» нажмите «Добавить», чтобы создать новую роль. Укажите должность (роль) пользователя и настройте его права.

      В полях «Настройки» и «Документы» выберите один из двух вариантов: есть доступ или нет доступа.

      В графе «Шаблоны» можно выбрать:

      • нет доступа — у пользователя есть право на ознакомление с шаблоном документа Битрикс24, но он не сможет его изменить;
      • свои — сотрудник может корректировать только те шаблоны, которые добавил сам;
      • свои и своего отдела — разрешено редактировать все файлы, которые создали участники одной с ним группы (или отдела);
      • любые — можно вносить изменения во все макеты, которые есть в системе.

      Кликните по ссылке «Добавить право доступа» и примените созданную роль к конкретному сотруднику или отделу.

      Настраивать права доступа можно только на платных тарифах!

      Остались вопросы по работе с шаблонами документов в Битрикс24? Задайте их в комментариях или оставьте заявку на нашем сайте! Мы предоставим вам бесплатную консультацию, подберем тариф с учетом бюджета, настроим шаблоны документов CRM и другие параметры системы под ваши задачи!

      Оцените, насколько полезна была информация в статье?

      Наш каталог продукции

      У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
      кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

      Посмотреть весь каталог

      Мероприятия

      Все мероприятия

      Добавить комментарий

      4 комментариев к записи "Как работать с шаблонами документов в Битрикс24"
      • Женя
        25.02.2023

        Можно создавать коммерческие предложения по шаблону на бесплатном тарифе?

        Ответить
        • Онлайн-касса.ру
          28.02.2023

          Добрый день, к сожалению, нельзя. Функция коммерческих предложений доступна на тарифе «Стандартный» и выше.

          Ответить
      • Анна Величко
        25.02.2023

        Добрый день! Я пробую создать счет, формируется документ, но в нем почему то нет реквизитов нашей компании. Как их автоматически добавлять в счет?

        Ответить
        • Онлайн-касса.ру
          28.02.2023

          Добрый день! Добавить реквизиты компании можно на странице CRM в разделе «Настройки», «Мои реквизиты». Введите основную информацию об организации: название, телефон, email и адрес сайта. Затем выберите шаблон для реквизитов: для компании или частного лица. От этого зависит, какие поля будут в реквизитах.
          Укажите ИНН компании, остальные поля должны заполниться автоматически из базы ФНС. Если в списке вашей компании нет, введите данные вручную. Загрузите изображения с подписью и печатью, добавьте банковские реквизиты и сохраните.

          Ответить
      вверх
      Подпишитесь на рассылку

      Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
      Каждый месяц честный обзор нового кассового
      оборудования и программного обеспечения.

      Есть вопросы?

      Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
      Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
      оборудование, решим технические сложности.

      Задать вопрос

        Хотите избежать штрафов по маркировке?

        Получите решение «под ключ»
        от наших экспертов!

        Отправляя форму вы принимаете условия
        обработки персональных данных.

          Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

          Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

          Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

            Хотите попробовать? Получите тестовый доступ к программе на 14 дней.

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

              Дарим 5 000 рублей
              на настройки 1С!

              При покупке версии ПРОФ — 
2 часа работы эксперта 
по настройке ПО бесплатно

              Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                Битрикс24 для бизнеса под ключ

                Получите платформу и настройку от экспертов под ваши задачи

                Отправляя форму, вы принимаете условия обработки персональных данных

                  Не тратьте время
                  на поиски кассы!

                  Оставьте номер, и мы подберем оборудование под ключ по лучшей цене

                  Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                    Нет времени разбираться? Подберем решение для автоматизации от 10 000₽

                    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.