Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Как создавать задачи и проекты в «Битрикс 24» и работать с ними

Как создавать задачи и проекты в «Битрикс 24» и работать с ними

Задачи «Битрикс24» помогают сотрудникам планировать свою работу, а руководителям — отслеживать эффективность деятельности подчиненных. В программе можно создавать задачи, объединять их в проекты, добавлять в чек-листы и файлы. Благодаря гибким фильтрам любую из них можно найти за секунды.

Представляем пошаговые инструкции, которые помогут создавать задачи и проекты в «Битрикс 24» и работать с ними. Расскажем, как их связать между собой, а при необходимости удалить.

Внедрение и настройка «Битрикс24» под ключ. Бесплатная консультация!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    Как поставить задачу сотруднику в «Битрикс 24»

    Сначала поясним, как создать задачу в «Битрикс24». Перейдите в раздел «Задачи и проекты», выберите «Задачи», затем — «Добавить задачу».

    Укажите ее название. В нашем примере — «Проверка лицензии». В описании подробно объясните ответственному лицу, что от него требуется.

    Если задача срочная, поставьте галочку около надписи с огоньком (справа). Сотрудник увидит, что проблема требует незамедлительного решения.

    Если задача большая, составьте чек-лист. Он состоит из списка конкретных шагов — подзадач, на которые разбивается задача, и позволяет проконтролировать их исполнение. К чек-листу можно добавить файлы, указать участников для решения какой-то подзадачи. Например, если для ее выполнения требуется запросить юридические документы и организовать проверку компании. Один из соисполнителей занимается «бумажными» вопросами, другой — выполняет надзорные функции.

    Как поставить задачу сотруднику в «Битрикс 24»? В процессе ее создания укажите участников. Существуют 4 роли:

    • ответственный — исполнитель задачи;
    • постановщик — сотрудник, назначивший задачу и подтверждающий ее выполнение;
    • соисполнитель — работник, участвующий в решении задачи;
    • наблюдатель — сотрудник, который не принимает участие в выполнении задачи, но контролирует ее исполнение.

    Укажите сроки выполнения задачи. Нажмите на поле «Крайний срок» и выберите дату. С помощью ссылки «Планирование сроков» можно установить время вплоть до минуты.

    Во вкладке «Еще» можно настроить отдельные функции. Например, добавить задачу в план рабочего дня, разрешить ответственному менять сроки.

    Поставьте галочки около нужных функций. Если нажать на знак вопроса (размещен в конце каждого пункта), откроется детальное описание опции.

    При необходимости выставьте специальные настройки. Перейдите в раздел «Дополнительно» и выберите нужные опции. Можно:

    • добавить проект, чтобы связать с ним задачу;
    • активировать учет времени для выполнения задачи;
    • включить напоминание о задаче;
    • сделать задачу регулярной (настроить шаблон, чтобы не создавать одну и ту же вручную);
    • добавить элементы CRM (указать, к какому клиенту или компании относится задача);
    • сделать подзадачей (частью другой, главной задачи);
    • создать теги для удобного поиска и фильтрации;
    • добавить пользовательские поля;
    • визуально связать одну задачу с другой (об этом расскажем ниже);
    • запросить обязательный отчет по завершении задачи.

    Нажмите на кнопку «Поставить задачу».

    Как ставить задачи в «Битрикс24» сотруднику

    Если задачу ставит администратор портала, он выбирает ответственного и постановщика.

    Но ее также может создавать не администратор, а другой сотрудник. Перед тем как поставить задачу в «Битрикс 24», он может выбрать постановщика, но всегда будет в роли ответственного.

    Настроим «Задачи и проекты» в «Битрикс24» бесплатно при покупке лицензии!
    Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Как внешнему пользователю поставить задачу в «Битрикс 24»

      Внешние пользователи или заказчики могут создавать задачи, даже если не зарегистрированы в вашем «Битрикс24». Это нужно для удобного взаимодействия с людьми, которые не являются сотрудниками компании, но принимают непосредственное участие в ее бизнес-процессах. Для этого они отправляют письмо на email, который вы им предварительно сообщили.

      Перейдите в свой профиль и откройте «Безопасность».

      Перейдите в раздел «Пересылка сообщений» и скопируйте адрес электронной почты в поле «Для создания задачи». Предоставьте ссылку внешнему пользователю.

      Внешний пользователь отправляет на полученный email письмо с названием задачи, ее подробным описанием и другой информацией. Обратите внимание, что адрес электронной почты — уникальный для каждого заказчика или клиента и используется только для создания задач.

      К письму можно прикрепить файлы. Максимальный размер — 14 МБ.

      Из письма будет создана задача. На роль постановщика и ответственного назначается тот, на чей адрес отправлено сообщение.

      Чтобы внешний пользователь мог создать пост в новостной ленте, вам также нужно передать ему адрес. Скопировать его можно в разделе «Пересылка сообщений».

      Внешний сотрудник отправляет на этот email письмо, где указывает заголовок поста, текст записи. При необходимости — прикрепляет файлы (максимальный размер — 14 МБ).

      Из письма будет создан пост в ленте новостей. Автор и получатель — тот, на чье имя оно отправлено.

      Как работать с задачами в «Битрикс 24»

      Рассмотрим на примере, как работать с задачами в «Битрикс 24».

      Каждый год в компании подводятся итоги о проделанной работе. Директор выступает с докладом о полученных результатах, рассказывает о будущих планах.

      Руководитель отдела продаж создает задачу: собрать данные о продажах за год, подготовить отчет. Добавляет ответственных сотрудников, а по завершении — принимает работу. Исполнитель выполняет задачу.

      Итак, как ставить задачу в «Битрикс24». Руководитель создает ее, указывает название («Подготовка к собранию») и описание:

      1. Проверить отчетность.
      2. Оплатить счета.
      3. Предоставить данные о продажах за 12 месяцев.

      Сделайте следующее:

      1. Укажите, что задача важная (поставьте отметку около изображения огонька).
      2. Перечислите всех ответственных лиц — им будет предоставлена отдельная копия задачи. Добавьте наблюдателя (директора компании).
      3. Установите сроки выполнения задачи.
      4. Если хотите настроить отдельные функции (например, указать, что задача требует проверки после выполнения), нажмите на ссылку «Еще».
      5. Поставьте галочку около опции «Принять работу после завершения задачи» — когда она будет выполнена, не закроется, а будет ждать действий постановщика.
      6. Добавьте к задаче теги (ежегодное собрание, отчетность, счета).
      7. Нажмите на кнопку «Выбрать».
      8. Нажмите «Поставить задачу».

      Задача выглядит следующим образом:

      Становится доступной ответственному сотруднику.

      Ответственный сотрудник также получает уведомление о том, что создана новая задача.

      Участник, ответственный за ее исполнение, должен составить чек-лист. Отразить в нем этапы выполнения работы.

      Нажать на кнопку «Начать выполнение».

      Добавить комментарии после проделанной работы. Прикрепить файл (в нашем примере — с годовым отчетом о продажах). Он будет доступен для скачивания всем исполнителям.

      Нажать на кнопку «Завершить».

      Когда сотрудник закрывает задачу, руководитель получает уведомление.

      Проверяет работу сотрудника, принимает ее или отправляет на доработку.

      Как связать задачи в «Битрикс 24»

      Если задач в «Битрикс24» много, трудно что-то планировать. Например, если одну не удается сделать вовремя, то выполнение другой начинается с задержкой. Сложно все контролировать «вручную». Рассказываем, как связать задачи в «Битрикс 24» в диаграмме Ганта, чтобы при необходимости сроки сдвигались автоматически.

      Выберите главную задачу. Остальные по отношении к ней — зависимые. От сроков ее выполнения будет зависеть, когда нужно начать или закончить другие. То есть если изменить даты старта и финиша у главной задачи, у зависимых они сдвигаются автоматически. Типы зависимостей:

      От финиша к стартуПри смещении конечного срока основной задачи переносится начало зависимой
      От старта к стартуОдновременное начало выполнения задач
      От финиша к финишуОдинаковый дедлайн
      От старта к финишуПри сдвиге старта основной задачи переносится дедлайн зависимой

      Наведите курсор мышки на любой из краев блока с задачей. Появится круг. Нажмите на него и перетяните пунктирную линию к старту или финишу другой задачи. Отпустите кнопку мышки — полоса станет сплошной.

      Чтобы убрать связь между задачами, наведите курсор на линию и нажмите «Удалить».

      Как удалить задачу в «Битрикс 24»

      Посмотрим, как удалить задачу в «Битрикс 24». Можно убрать одну или несколько сразу. Сделайте следующее:

      1. Перейдите в список задач и отметьте галочками те, которые нужно удалить.
      2. Нажмите «Выберите действие».
      3. Кликните по строке «Удалить» во всплывающем окне.
      4. Нажмите на кнопку «Применить».

      Умеете ставить задачи в «Битрикс 24», но не знаете, как дать доступ к ним сотрудникам, настроить пользовательские поля, назначить администратора? Мы сделаем это за вас. Действует акция: при покупке лицензии на «Битрикс24» настройка раздела «Задачи и проекты» — в подарок.

      Обучим ваших сотрудников работать в «Битрикс24»!
      Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

        Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

        Оцените, насколько полезна была информация в статье?

        Наш каталог продукции

        У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
        кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

        Посмотреть весь каталог

        Мероприятия

        Все мероприятия

        Добавить комментарий

        4 комментариев к записи "Как создавать задачи и проекты в «Битрикс 24» и работать с ними"
        • Миша С.
          09.12.2022

          На бесплатном тарифе Битрикс24 есть функции по работе с задачами?

          Ответить
          • Онлайн-касса.ру
            11.12.2022

            Добрый день, да, есть, но возможности работы с задачами отличаются от платных тарифов. В первых 100 задачах можно пользоваться всем функционалом. Начиная со 101, некоторые инструменты становятся недоступными. Вы не сможете:
            — добавлять соисполнителей и наблюдателей;
            — делегировать задачи;
            — использовать регулярные задачи и шаблоны с подзадачами;
            — настраивать права доступа в группах и проектах;
            — просматривать сведения во вкладках «Руковожу» и «Эффективность»;
            — принимать работу после завершения задачи.
            Чтобы использовать полный функционал в бесплатной версии «Битрикс24», если у вас больше 100 задач, удалите часть старых в корзину.

            Ответить
        • Рита Пахова
          09.12.2022

          Мне сказали, можно создавать шаблоны задач, если они типовые и часто повторяются. Не подскажете, как это сделать?

          Ответить
          • Онлайн-касса.ру
            11.12.2022

            Добрый день! Чтобы создать шаблон задачи, откройте раздел «Задачи и проекты», затем «Еще» и «Шаблоны». В правом верхнем углу нажмите кнопку «Добавить» и заполните форму шаблона. Выбранные параметры сохранятся, поэтому их не придется вбивать заново в следующий раз.
            Затем в поле «Крайний срок» укажите период, когда задача должна быть завершена. При необходимости можно включить опцию «Сделать задачу регулярной», чтобы задачи создавались автоматически.

            Ответить
        вверх
        Подпишитесь на рассылку

        Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
        Каждый месяц честный обзор нового кассового
        оборудования и программного обеспечения.

        Есть вопросы?

        Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
        Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
        оборудование, решим технические сложности.

        Задать вопрос

          Хотите избежать штрафов по маркировке?

          Получите решение «под ключ»
          от наших экспертов!

          Отправляя форму вы принимаете условия
          обработки персональных данных.

            Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

            Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

              Хотите попробовать? Получите тестовый доступ к программе на 14 дней.

              Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                Ваш бизнес уникален! Внедрим программное обеспечение 1С именно под ваши задачи.

                Настроим, обучим и поможем в решении проблем

                Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                  Битрикс24 для бизнеса под ключ

                  Получите платформу и настройку от экспертов под ваши задачи

                  Отправляя форму, вы принимаете условия обработки персональных данных

                    Не тратьте время
                    на поиски кассы!

                    Оставьте номер, и мы подберем оборудование под ключ по лучшей цене

                    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                      Нет времени разбираться? Подберем решение для автоматизации от 10 000₽

                      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.