Электронную подпись используют все селлеры, которые участвуют в электронном документообороте с «Озоном». В октябре 2021 года маркетплейс отменил ЭДО для большинства поставок, но полностью от него не отказался. Электронный документооборот по-прежнему обязателен для некоторых категорий продавцов, торгующих со складов Ozon. Работа с ЭП остается для них актуальной. В статье рассмотрим, для каких операций на «Озоне» используется электронная подпись, как с ней работать и нужна ли она, если вы не участвуете в ЭДО.
Каким партнерам Ozon нужна электронная подпись, а кто может обойтись без нее
Поставщики маркетплейса используют электронную подпись только для ЭДО. Для работы с инструментами личного кабинета Ozon Seller ЭП не нужна. Торговая площадка принимает документы на поставки через электронный документооборот. Но это правило распространяется только на продавцов, выбравших схему поставок FBO. То есть когда продажи осуществляются со склада маркетплейса. Работа без ЭДО возможна для схем:
- FBS — товар хранится у поставщика. Когда поступает заказ от покупателя, селлер сам доставляет его в пункт приема маркетплейса. Оттуда посылку отправляют клиенту.
- realFBS — продавец хранит товары у себя и доставляет их покупателям через сторонние курьерские службы.
Сервис Ozon Rocket, через который поставщики, работающие по схеме FBS, могли отправлять свои заказы, работает до 15 сентября 2022 года!
С 7 октября 2021 года маркетплейс значительно упростил работу с электронным документооборотом. Продавцы FBO тоже могут обойтись без ЭДО. Ozon разрешил отправлять документы через ЛК без использования ЭП. Но послабление распространяется не на всех. Если селлер торгует по схеме FBO, он по-прежнему использует ЭДО для поставок ювелирных изделий и товаров:
- прослеживаемых через систему «Честный ЗНАК»;
- подлежащих сертификации во ФГИС «Меркурий»;
- отгружаемых на склады, в распределительные центры и дарксторы в Твери, а также на склад «Хоругвино_НЕГАБАРИТ».
Если у продавца Ozon совпадает хотя бы один пункт из этого списка, он обязан оформить ЭЦП и подключиться к системе электронного документооборота. Кроме того, без ЭДО поставщик не сможет получать закрывающие документы. В остальных случаях достаточно инструментов личного кабинета.
Так же, как селлеру необходима ЭП, ему нужен корректный учет продаж. Посмотрите видео от наших экспертов и узнайте все о правильном учете на маркетплейсах:
Мы регулярно проводим вебинары с участием успешных селлеров и экспертов по электронной торговле. И это бесплатно. Какие вебинары запланированы у нас на ближайшие дни, вы можете узнать на этой странице.
Для чего селлерам Ozon нужна ЭЦП
Партнеры «Озона», работающие по схеме FBO, используют ЭП для подписания универсальных передаточных документов (УПД-2) в системе ЭДО. УПД заменяет собой накладную или акт и служит для признания расходов в налоговом учете. Документ заполняется после оформления заявки на поставку.
Селлеры, которые отправляют на склад Ozon ювелирные украшения и маркированную продукцию, обязательно заверяют УПД электронной подписью и отправляют его через оператора ЭДО. То же касается всех поставок на склады в Твери и «Хоругвино», но в скором времени маркетплейс планирует отменить электронный документооборот и для них.
Запоминать эти исключения не нужно. Система сама определит, использовать ли ЭДО в вашем случае или нет.
При продаже продукции, прослеживаемой через «Честный ЗНАК», в УПД должны быть перечислены коды маркировки для каждого товара. Формат универсального передаточного документа отличается от стандартного УПД. Он должен быть оформлен в соответствии с требованиями Приказа ФНСПриказа ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, иначе маркетплейс не примет поставку.
Остальные поставщики FBO получили право самостоятельно решать, нужна ли ЭЦП для «Озона» или нет. Торговая площадка предоставила селлерам возможность передавать УПД через личный кабинет, не заверяя их электронной подписью. Несмотря на такое послабление, не все селлеры спешат отказываться от электронного документооборота, так как он дает ряд неоспоримых преимуществ:
- избавляет от ручного заполнения документов в ЛК — их можно отправлять прямо из «товароучетки»;
- увеличивает скорость согласования и утверждения УПД;
- позволяет отслеживать документ на каждом этапе его движения;
- исключает дублирование;
- сокращает количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
С помощью ЭП в ЭДО можно заверять не только УПД, но и другие документы, в том числе:
| Структурированные | Неструктурированные |
| Акты сверки взаимных расчетов | Прайс-листы |
| Акты разногласий и расхождений | Договоры, допсоглашения и приложения к ним |
| Акты взаиморасчета | Доверенности |
Без ЭДО и электронной подписи могут обойтись мелкие поставщики и ИП, которые только пришли на маркетплейс и не готовы нести дополнительные затраты на них на старте.
Какая ЭЦП нужна для «Озона»
Для ЭДО с Ozon поставщику необходимо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она создается с использованием средств криптозащиты, поэтому ее почти невозможно подделать или украсть. Документы, заверенные УКЭП, считаются юридически значимыми и имеют такую же силу, как и бумажные аналоги с «живой» подписью и печатью.
Остальные виды ЭП — простая и усиленная неквалифицированная — не подойдут для подписания УПД.
Если у вас уже есть подпись для отправки отчетности в налоговую или другие госорганы, можете использовать ее. Для обмена документами с маркетплейсом необязательно оформлять новую УКЭП.
При оформлении новой ЭП вы получите:
- закрытый ключ;
- открытый ключ проверки;
- сертификат открытого ключа (в нем указана информация о владельце).
Электронные средства можно записать на обычный USB-накопитель или получить на электронную почту. Но самый безопасный вариант — хранить их на защищенном носителе (USB-токене). Наиболее популярные варианты токенов — Рутокен и JaCarta.
Для работы с электронной подписью на компьютере должна быть установлена специальная программа — криптопровайдер. Он принимает непосредственное участие в создании ЭП. В качестве такого ПО обычно выбирают «КриптоПро CSP».
ЭЦП для работы с «Озоном»: как и на кого ее получать
Желательно, чтобы цифровая подпись для «Озона» была выпущена на того сотрудника, который отвечает за оформление заявок на поставки. Это может быть сам ИП или руководитель компании, главный бухгалтер или любое другое уполномоченное лицо.
Теоретически директор может передавать подчиненным свою УКЭП для заверки УПД. Но мы не рекомендуем использовать такой вариант, так он небезопасен, например, сотрудник может использовать ключ не по назначению.
Как сделать электронную подпись для работы на «Озоне»:
| На кого оформляется | Где получить | Какие документы нужны для оформления |
| На руководителя компании или ИП | В удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных партнеров | Паспорт и СНИЛС, USB-токен для записи ключей и сертификата |
| На уполномоченного сотрудника (правила оформления до 2023 года) | В любом коммерческом УЦ, аккредитованном Минцифры | Паспорт физлица, СНИЛС, ИНН и доверенность, на основании которой сотрудник получает право пользоваться УКЭП от имени компании |
| На сотрудника (с 2023 года) | Паспорт, СНИЛС и ИНН |
До 2023 года подпись для уполномоченных лиц можно оформить на имя компании. В сертификате указываются реквизиты юрлица (или ИП) и данные физлица, действующего по доверенности.
С 2023 года сотрудники будут получать УКЭП на свое имя (без информации о работодателе). Подпись физлица будет действительна в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Каждый раз при заверке электронного документа с помощью ЭП сотрудник должен прикреплять к файлу МЧД. Инструменты для работы с машиночитаемой доверенностью уже реализованы в некоторых сервисах ЭДО, например, в «Контур.Диадок».
Как работать с ЭДО и ЭЦП для «Озона»
Поставщик может выбрать любого оператора ЭДО, но Ozon рекомендует сотрудничать с теми, с кем у него настроен прямой обмен: «Контур.Диадок» и «СберКорус» («СФЕРА Курьер»). Если вы работаете с другим оператором, придется настраивать роуминг, а это дополнительные расходы.
Рассмотрим на примере «Контур.Диадок», как создать УПД для «Озона» в ЭДО и подписать его с помощью ЭЦП. Для начала необходимо добавить сертификат электронной подписи в систему ЭДО.
Как начать работу
Перед тем как подписывать документы в ЭДО, необходимо добавить сертификат в систему «Контур.Диадок». Как это сделать:
- Установите сертификат на свой рабочий ПК, с которого планируете отправлять документы на «Озон».
- Зайдите на сайт «Диадок» и авторизуйтесь с помощью своей ЭП.
- Выберите сертификат, который будете использовать для заверки документов в ЭДО.
- В личном кабинете зайдите в раздел «Настройки» → «Сотрудники» и проверьте полномочия пользователя на вкладке «Сертификаты и доверенности».
При необходимости полномочия можно редактировать.
Создание и подписание документов
Как создать и отправить УПД:
- Зайдите в ЛК «Контур.Диадок», откройте вкладку «Документы» и кликните по кнопке «Новый документ».
- Внизу страницы в блоке «Редактор» нажмите на ссылку УПД.
- В новом окне введите произвольный номер документа (может быть любой, но обычно указывают № по порядку) и дату его создания.
- В выпадающем списке в графе «Функция» выберите пункт «Передаточный документ».
- Ниже, в этой же форме заполните блоки: «Продавец» (1) — данные о компании или ИП; «Покупатель» (2) — реквизиты «Озона» (ООО «Интернет Решения»: ИНН, КПП и адрес); «Грузополучатель» (3) — информацию о складе, на который отправляете товар.
- Заполните раздел «Дополнительные сведения ко всему документу»: в графе «Тип» введите текст «номер_заявки», в «Значении» укажите 8-значный номер заявки из ЛК «Озона».
- Ниже на этой же странице укажите данные о товарах, которые собираетесь поставить на склад маркетплейса: название, единицу измерения, количество в поставке, цену.
- В графе «Доп. сведения к позиции» введите текст «ID товара» и вставьте число, скопированное из описания заявки в ЛК Ozon (ID для конкретного товара).
- В следующем блоке введите общее количество позиций в поставке. В поле «Содержание операции» укажите «Товары переданы». В «Основании отгрузки» — реквизиты договора с маркетплейсом.
- В самом низу страницы нажмите на кнопку «Перейти к отправке». Откроется новое окно. В поле «Получатель» укажите «ООО “Интернет Решения”».
- Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
На завершающем этапе система предложит использовать для подписания УПД сертификат электронной подписи, который был добавлен в ЛК «Контур.Диадок». Подтвердите свое согласие, после чего сервис отправит документ получателю.
УПД необязательно создавать в ЛК системы ЭДО, можно загрузить в сервис уже готовый документ из товароучетной системы.
Использование УКЭП и ЭДО позволяет существенно сократить ручной труд и сэкономить время. При оформлении УПД в личном кабинете маркетплейса селлеру нужно сначала скачать шаблон, потом заполнить его (или сразу сформировать в «1С») и загрузить в ЛК.
Мы выпустим ЭЦП физлица на сотрудников вашей компании, установим программу «КриптоПро CSP» и настроим подпись для работы с «Озоном» за 1 день!
а что насчет FBS? для каких операций используется ЭДО? или вообще не нужен?
Добрый день! ЭДО обязателен только для FBO, когда селлеры продают товары со склада маркетплейса. При работе по схеме FBS можно обойтись без ЭДО.